HVA ER EDI (Electronic Data Interchange)?

HVA ER EDI (Electronic Data Interchange)?

Den Elektroniske Datautvekslingen ELLER EDI er en teknologi som hjelper handelsorganisasjoner og partnere med å få gjort mer raskere ved å påskynde logistikktidslinjer og eliminere manuelle feil gjennom automatisering av forretningskommunikasjon. EDI tillater organisasjoner som produserer, sender, kjøper og selger varer eller tilbyr tjenester som forhandlere, produsenter, forsikringsselskaper, helsepersonell, flyselskaper og mer.

EDI har vært i bruk siden 1960-tallet, men DET er å finne ny bruk i dag ved å aktivere supply chain automation og fungere som en viktig del av arbeidsflyten for business process automation. Ved slutten av dette blogginnlegget bør du ha en ganske solid forståelse AV EDI og en introduksjon til grunnleggende EDI-teknologi.

Datamaskin-Til-Datamaskin Datautveksling

EDI ER en automatisert datamaskin-til-datamaskin utveksling av standard elektroniske forretningsdokumenter som skjer mellom forretningspartnere over en standardisert og sikker tilkobling.

med datamaskin til datakommunikasjon er det ikke nødvendig å stole på manuelle alternativer som e-post, fakta og post. Dokumenter flyttes direkte fra avsenderens dataprogram til mottakerens dataprogram. For eksempel kan en kjøper sende over en innkjøpsordre og leverandøren vil automatisk sende over en faktura.

Tusenvis av standard forretningstransaksjonsdokumenter kan brukes automatisk MED EDI. Vanlige eksempler er innkjøpsordrer (EDI 850), forsendelsesstatuser (EDI 214), fakturaer tollinformasjon, betalingsbekreftelser (EDI 820) og lagerdokumenter.

standard EDI-format gjør det mulig for datamaskiner å behandle EDI-dokumenter. Standarder beskriver hver del av data og format, slik som type dokument, involverte parter, datoen felles og handlinger for å ta. Bruken av standarder eliminerer selskap til selskap variasjoner slik at hver forretningspartnere datasystem snakker et felles språk.

EDI-systemer bruker en rekke standarder for ulike regioner, bruker bur og næringer. EDI-standardene har forskjellige versjoner, SÅ EDI-partnere må bruke samme standard og versjon for at dataene skal flyte riktig.

BLANT de mest populære standardene er ANSI X12 brukt i Usa, UN/EDIFACT som brukes globalt, og bransjespesifikke standarder, SOM HIPAA.

EDI bruker en rekke sikre protokoller for dokumentutveksling. Partnere må bli enige om protokollen som skal brukes og sørge for at de bruker samme protokoll før DE kan utveksle EDI-filer. Hvis de ikke gjør det, må de jobbe med en mellommann for å lette utvekslingen mellom de to protokollene.

Visse EDI-sikkerhetsprotokoller krever mer teknologi enn andre, men BRUK AV EDI-programvare som ESSBUS Connect kan lette et bredt utvalg av utvekslinger uten en stor investering.

disse protokollene spenner fra den lenge etablerte file transfer protocol (FTP) eller secure FTP (stfp) som brukes til å laste opp innhold til en vertsserver for et nettsted, TIL API-baserte systemer som AS4, nettbasert Via A2 og andre alternativer, inkludert mobil EDI.

SELV OM EDI selv kan bli svært teknisk, vil investering i det for din bedrift betale for seg selv på kort tid. Hastigheten som du vil være i stand til å behandle bestillinger og fakturaer vil dramatisk forbedre, slik at du kan kutte lønnskostnader og fokusere arbeidskraft innsats på andre verdiskapende oppgaver.

EDI og Automatisering

EDI-meldinger kan automatiseres med forhåndskonfigurerte arbeidsflyter. For eksempel, så snart en innkjøpsordre er merket sendt, kan leverandøren sende et forsendelsesvarsel, etterfulgt av en faktura.

vanligvis bruker bedrifter EDI-oversettere, enten gjennom en tjenesteleverandør eller programvare for å oversette EDI-dokumentene for bruk med interne applikasjoner for å muliggjøre automatisert behandling. Prosesser kan utvides til å fungere med arbeidsflyter og integrasjoner i bedriften. For eksempel, når et selskap mottar en innkjøpsordre via EDI, genererer logistikksystemet automatisk en oppgave for lagerpersonalet å flytte varene fra lager til frakt. Når du har flyttet til frakt, genereres en forsendelsesetikett automatisk, og forsendelsesinformasjonen sendes tilbake til kunden som har lagt inn bestillingen.

VED HJELP AV EDI Sammenlignet Med Tradisjonelle Manuelle Prosesser

med en tradisjonell metode som papir eller e-post, vil kjøperen motta et varsel om å legge inn en bestilling eller kan bestemme at de må legge inn en bestilling etter å ha sjekket lagernumre.

kjøperen legger inn informasjon i et innkjøpssystem for å opprette innkjøpsordren, og enten skriver og sender den til selgeren, eller sender den til dem via e-post.

leverandøren mottar PO, enten dager senere eller via e-post, sammen med annen kommunikasjon. Når mottatt, går leverandøren manuelt det inn i deres salgssystem.

leverandøren skriver ut en faktura og inkluderer den enten med forsendelsen eller sender den separat, enten via e-post eller post.

kjøperen legger inn fakturaen manuelt i leverandørgjeldssystemet.

på dette tidspunktet har papirsystemet lagt til en uke eller mer frem og tilbake leveringstid til prosessen. Både papir og e-post er svært utsatt for feil, noe som legger til bestillingstiden.

med EN EDI-prosess genererer kjøperens EDI-aktiverte innkjøpssystem automatisk OG sender EN EDI-formatert PO når lageret når det forhåndsinnstilte nivået for å utløse systemet. I løpet av minutter mottar leverandørens salgsordresystem, utstyrt MED EDI-programvare, PO.

leverandørens system varsler automatisk lagerpersonalet om å pakke og sende varene. Når de er pakket og klare til å sendes, genererer fraktsystemet Advanced Ship Notice (ASN) og sender det til kjøperens mottaksavdeling. Derfra oppretter leverandørens ERP-system EN EDI-faktura som går inn i kjøperens leverandørgjeldssystem.

Hele denne prosessen tar omtrent en time, i stedet for en uke eller mer.

Fordeler MED EDI

EDI tilbyr en rekke fordeler for alle organisasjoner som bruker DEN.

EDI kan øke konjunkturene med 61%. Teknologien tillater transaksjoner i minutter i stedet for dager eller uker. Ved å automatisere papirbaserte oppgaver frigjøres de ansatte til oppgaver med høyere verdi, slik at de kan bli mer produktive. Automatisering av datautveksling på tvers av forsyningskjedene sikrer at kritiske data sendes i tide og spores i sanntid. Ved å forkorte ordrebehandling og leveringstider kan du redusere lagerbeholdningen.

BRUK AV EDI reduserer transaksjonskostnadene fordi det ikke lenger er behov for å betale for papir, blekk, kopier, arkivering og lagring, porto og dokumenthenting. Dette kan hjelpe bedriften din med å spare mer enn 35% på transaksjonskostnader alene. Hvis du håndterer et høyt volum av transaksjoner, kan dette også hjelpe deg med å spare millioner av dollar årlig som følge av tidlig betalingsrabatter. VED HJELP AV EDI teknologi eliminerer også feil som kan koste mye penger som tapte bestillinger, feil tatt telefon bestillinger, dataregistrering feil, eller uleselige fakser.

EDI bidrar til å forbedre leverandørrelasjoner fordi selgere drar nytte av reduserte ordre-til-kontant-sykluser og forbedret kontantstrøm som reduserer feil, sparer partnerens tid og frustrasjon ved håndtering av datatvister.

EDI gir også en rekke strategiske fordeler for bedriften din fordi du har sanntidssynlighet i transaksjonsstatus som gjør det enklere å ta datadrevne beslutninger raskere. EDI effektiviserer også prosessen med å gå inn i nye territorier på grunn av det felles verdensomspennende forretningsspråket det bruker.

EDI-teknologi fremmer bærekraft og reduserer karbondioksidutslipp ved å erstatte papirbaserte prosesser med digitale alternativer. På grunn av økt driftseffektivitet er det også mindre energiavfall.

HVORDAN EDI Fungerer

EDI krever tre trinn:

• Forbered dokumentene.
• Oversett dem til ET EDI-format.
• Overfør dem til en partner.

ved å bruke innkjøpsordrer som et eksempel, forbereder kjøperen sin innkjøpsordre ved å samle og organisere alle dataene, så det fungerer MED EDI. I stedet for å skrive ut en innkjøpsordre, oppretter systemet en elektronisk fil med all informasjon som kreves for å bygge ET EDI-dokument.

når dokumentet er opprettet, må det mates GJENNOM EDI-oversettelsesprogramvaren for å konvertere interne data til EDI-standardformatet. Hvis DU ikke har EDI-programvare internt, kan du sende dataene til EN EDI-tjenesteleverandør for å oversette dokumentet til RIKTIG EDI-format for deg.

ETTER at PO er oversatt til STANDARD EDI – bestillingsformat, overføres det til leverandøren. Leverandøren bruker EDI med forskjellige dokumenter, for eksempel den avanserte fraktmeldingen og fakturaen, for å varsle kjøperen om at bestillingen er sendt og å spørre kjøperen om betaling.

Implementere EDI I Organisasjonen

for å sikre EDI-samsvar må du konfigurere EDI-infrastrukturen, justere EDI-oppsettet med handelspartnernes og overholde felles standarder.

for å komme i gang MED EDI må du ha:

• EDI-programvare for kommunikasjon
• INTERNETT-kommunikasjon, VAREBIL, som kreves av dine ulike partnere
• den nødvendige lokale maskinvaren, inkludert en server eller PC, kommunikasjonsenheter og eksterne enheter,
• Sikret kontorlokaler Med overvåkede sikkerhetskopier av sikkerhetsdata og redundant strøm slik at systemet kan kjøre pålitelig
• Programvare for å integrere noen av de edi-transaksjoner med back-office-systemer for enkel edi-integrasjon
• kart for hver edi-dokumenttype Som Utveksles med partnere for å kartlegge edi-poster til brukbar virksomhet dokument.

DIN EDI er bare så verdifull som dine integrasjoner med dine partnersystemer. Du må bestemme HVILKE IDI-protokoller du vil bruke til å sende og motta dokumentene. Du velger og implementerer utvekslinger for de riktige dokumentene eller transaksjonen. Du vil også spikre ned brukstilfeller der du vil sende og motta HVERT EDI-dokument.

Kommuniser med leverandører og IT-teamet for å finne de nødvendige trinnene FOR EDI-implementering i organisasjonen.