Hva er en endringskontrollprosess og hvordan bruker du den?

en endringskontrollprosess er en måte for prosjektledere å sende forespørsler til interessenter for gjennomgang, som deretter godkjennes eller avslås. Det er en viktig prosess for å håndtere store prosjekter med flere bevegelige deler.

når det gjelder å administrere flere prosjekter, kan ting bli komplisert. Fra å koordinere arbeidstidslinjer til å spore mål og resultater, er det siste du vil håndtere en stor prosjektendring. Men med en endringskontrollprosess på plass, er det en bris å sende inn prosjektendringsforespørsler.

endringskontrollprosessen er avgjørende for store initiativer der mange lagkamerater jobber på tvers av avdelinger. La oss dykke inn i prosessen og konkrete eksempler for å hjelpe deg med å implementere en endringskontrollprosedyre.

Hva betyr endringskontrollprosessen?

Endringskontroll er en prosess som brukes til å håndtere endringsforespørsler for prosjekter og store initiativer. Det er en del av en change management plan, som definerer rollene for å håndtere endring i et team eller selskap. Mens det er mange deler til en endringsprosess, er den enkleste måten å tenke på det at det innebærer å opprette en endringslogg der du vil spore prosjektendringsforespørsler.

i de fleste tilfeller vil enhver interessent kunne be om en endring. En forespørsel kan være så liten som en liten endring i prosjektplanen eller så stor som en ny leveranse. Det er viktig å huske på at ikke alle forespørsler vil bli godkjent, da det er opp til viktige interessenter å godkjenne eller avslå endringsforespørsler.

siden endringskontrollprosessen har mange bevegelige deler og er forskjellig fra bedrift til bedrift, er det nyttig å implementere verktøy som kan hjelpe livssyklusprosessen til å flyte jevnt. Verktøy som programvare for arbeidsflyt kan hjelpe deg med å administrere arbeid og kommunikasjon på ett sted.

Endringskontroll vs. endringsledelse

Forvirret av forskjellen mellom endringskontroll og endringsledelse? Vi klandrer deg ikke. Det er mange forskjeller mellom endringskontroll og en endringsplanlegging. Endringskontroll er bare en av de mange delene av en endringsledelsesstrategi.

• Endringskontroll: en endringskontrollprosess er viktig for enhver organisasjon å ha, og kan bidra til informasjonsflyten når det gjelder prosjektendringer. En vellykket prosess bør definere suksessberegninger, organisere arbeidsflyten, gjøre det mulig for team å kommunisere og sette teamet opp for fremtidig suksess.

• Change management: en change management plan består av å koordinere budsjett, tidsplan, kommunikasjon og ressurser. Så mens en endringskontrollprosess består av et formelt dokument som skisserer en forespørsel om endring og virkningen av endringen, er endringsledelse den overordnede planen.

som du kan se, er en endringskontrollprosess bare en liten del av en større endringshåndteringsplan. Så mens relatert, de to begrepene er forskjellige.

Les: hva er endringsledelse? 6 trinn for å bygge en vellykket endringsledelsesprosess

hva er fordelene med en endringskontrollprosess?

Implementering av en endringskontrollprosess kan bidra til å organisere teamet ditt med støtte fra organisasjonsprogramvare og effektivitet rundt prosjektleveranser og forfallsdatoer. Det er også viktig når man vurderer konsekvensene av endring som ikke styres effektivt.

en endringsprosess kan hjelpe deg med å utføre en ressursstyringsplan eller andre arbeidsmål. Her er noen ekstra fordeler med å implementere en endringskontrollprosess.

Økt produktivitet

en endringskontrollprosess vil eliminere forvirring rundt prosjektleveranser og la fokuset være på å utføre i stedet for å samle inn informasjon. Dette resulterer i økt produktivitet og effektivitet, spesielt ved hjelp av produktivitetsprogramvare.

uten en prosess på plass kan produktiviteten lide på grunn av tid brukt på arbeid om arbeid. Med begrenset båndbredde tilgjengelig for det viktigste arbeidet, blir over en fjerdedel(26%) av tidsfrister savnet hver uke.

Effektiv kommunikasjon

riktig dokumentasjon av endring kan bidra til å lindre kommunikasjonsproblemer. Når mål og mål er klart definert, kan teamkommunikasjon blomstre. Husk at en endringskontrollprosess ikke løser alle kommunikasjonsproblemer. Det kan være nyttig å også innlemme arbeid programvare for å holde kommunikasjon om prosjekter på ett sted.

en endringskontrollprosess kan da også deles med ledende interessenter for å enkelt gi kontekst for endringsforespørsler.

Les: 12 tips til effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen

Bedre samarbeid og samarbeid

ikke bare er effektiv kommunikasjon en fordel i seg selv, men det kan også bidra til å forbedre samarbeidet. Med tydelig kommunikasjon om prosjektendringer er det enklere å samarbeide og samarbeide.

for eksempel, når endringer kommuniseres tydelig første gang, har interessenter mer tid til å fokusere på kreativitet og samarbeid. Uten effektiv kommunikasjon er interessenter tvunget til å bruke tid på å sette sammen informasjon i stedet for å jobbe kreativt med teammedlemmer.

Vil du styrke samarbeidet ytterligere? Par din endringskontrollprosess med oppgavehåndteringsprogramvare for å sette teamet opp for suksess.

de fem trinnene i en endringskontrollprosess

I Likhet med de fem prosjektledelsesfasene er det fem viktige trinn når det gjelder å opprette en endringskontrollprosess. Selv om noen prosesser er litt forskjellige, inneholder de alle noen få viktige elementer. Fra initiering til implementering hjelper hver enkelt av disse grunnleggende trinnene endringsforespørsler til å bevege seg effektivt gjennom pipelinen og forhindre unødvendige endringer.

Prøv prosjektledelse Med Asana

noen foretrekker å vise prosedyren i en prosessflyt for endringskontroll, noe som kan være lettere å visualisere. Uansett hvordan du velger å se på det, vil resultatet bli en endelig beslutning om en endringsforespørsel er godkjent eller avslått.

la oss dykke inn i de fem trinnene som gjør en effektiv endringskontrollprosess og hva som er inkludert i hver.

initiering Av endringsforespørsel

i startfasen av endringskontrollprosessen blir det bedt om en endring. Det er mange grunner til at du kan be om en endring. For eksempel tar en kreativ levering lengre tid enn forventet. En forespørsel vil da bli gjort for å justere leveringsfristen. Mens en forespørsel kan være mer sannsynlig å komme fra en interessent eller prosjektleder, kan en foreslått endring bli forespurt av noen.

et teammedlem som ønsker å gjøre en forespørsel, bør sende inn en via et endringsforespørselsskjema. Som prosjektleder bør du lagre endringsloggen på et sted som er enkelt å finne og alle har tilgang til.

når forespørselsskjemaet er fylt ut, vil du oppdatere endringsloggen med et navn, en kort beskrivelse og eventuelle andre detaljer du finner passende, for eksempel dato og navn på forespørgeren. Loggen er en oversikt over alle prosjektendringer, noe som kan være gunstig for å håndtere flere prosjekter som spenner over mange måneder.

her er et eksempel på ulike felt du kan inkludere i et skjema for endringsforespørsel.

• Prosjektnavn

• Dato

• Forespørsel beskrivelse

• Forespurt av

• Endre eier

• Prioritet

• Virkningen av endring

• Tidsfrist

feltene du inkluderer, avhenger av hvor grundig du vil at endringsloggen skal være og hvilken type endringer du kommer over.

endre forespørselsvurdering

når forespørselen er fylt ut og det opprinnelige skjemaet er sendt inn og godkjent, vil forespørselen deretter bli vurdert. Dette er forskjellig fra den opprinnelige skjemainnleveringen siden vurderingen er når den faktiske endringen vil bli vurdert.

vurderingsfasen er ikke nødvendigvis der en beslutning fattes, men heller vurdert for grunnleggende informasjon. Informasjonen vil sannsynligvis bli vurdert av et prosjekt eller avdelingsleder, som vil gjennomgå detaljer som ressursene som trengs, virkningen av forespørselen, og hvem forespørselen skal sendes videre til.

hvis endringsforespørselen passerer den første vurderingen, vil den da bli sendt videre til analysefasen der en faktisk beslutning vil bli gjort.

analyse Av endringsforespørsler

endringspåvirkningsanalysefasen er der det vil bli en endelig beslutning om forespørselen er godkjent eller avslått av den aktuelle prosjektlederen. Selv om du også kan gi innspill på beslutningen, er det en god ide å få offisiell godkjenning fra en leder også. I noen tilfeller kan det til og med være et endringskontrollkort som har kontroll over eventuelle endringsgodkjenninger.

en godkjent endringsforespørsel vil kreve signoff, og derfra, bli kommunisert til teamet og fortsette gjennom resten av fem-fase prosessen. Det skal dokumenteres på endringsloggen og andre steder prosjektkommunikasjon lever for å sikre at alle prosjektinteressenter forstår skiftene som trengs.

hvis endringsforespørselen avslås, skal den også dokumenteres i endringsloggen. Selv om det ikke er nødvendig å kommunisere en nektet forespørsel til teamet, kan det være nyttig for å forhindre forvirring.

implementering Av endringsforespørsel

hvis endringsforespørselen er godkjent, går prosessen videre til implementeringsfasen. Det er her du og prosjektets interessenter vil jobbe for å gjøre prosjektendringen.

Implementering av en endring vil se annerledes ut avhengig av hvilket stadium prosjektet er i, men det består vanligvis av å oppdatere prosjekttidslinjer og leveranser, samt informere prosjektgruppen. Da kan det faktiske arbeidet begynne. Det er en god ide å evaluere prosjektets omfang for å sikre at eventuelle endringer i tidslinjen ikke vil ha stor innvirkning på projiserte mål.

det er best å spre forespørselens informasjon i et delt arbeidsområde og endringsloggen for å sikre at produktiviteten ikke går tapt ved å prøve å lete etter ny informasjon. Du kan selv ønsker å sende ut en revidert business case for å dekke alle baser.

endringsforespørsel avslutning

når forespørselen er dokumentert, spredt og implementert, er forespørselen klar til å bli stengt. Mens noen lag ikke har en formell avslutningsplan på plass, er det nyttig å ha en for å lagre informasjon på et sted som alle teammedlemmer kan referere til i fremtiden.

i avslutningsfasen skal all dokumentasjon, endringslogger og kommunikasjon lagres i et delt område som kan nås senere. Du bør også lagre det første endringsskjemaet og eventuelle reviderte prosjektplaner du opprettet underveis.

når dokumentene er på riktig sted, kan du lukke alle åpne aktiviteter og arbeide med å fullføre prosjektet. Noen prosjektledere er også vert for et post mortem-møte før prosjektet offisielt avsluttes.

Prøv prosjektledelse Med Asana

eksempel På Endringskontrollprosess

Nå som du forstår de fem trinnene i en endringskontrollprosess, er det på tide å sette dem i gang. Vi har satt sammen et eksempel for å gi deg et konkret sted å starte.

før du setter sammen din egen plan, er det viktig å evaluere dine nåværende prosesser og verktøy for å sikre at de passer for teamet ditt. Du kan selv ønsker å lage en business case eller prosjektplan for å presentere til selskapets interessenter.

oppføringene du inkluderer i endringsloggen, kan variere avhengig av hvilke typer endringer du ofte kommer over og hvor kompliserte prosjektene er. Mens kompliserte prosjekter som spenner over måneder kan kjøre inn i flere endringsforespørsler, kan mindre engangsprosjekter ikke trenger så detaljert av en endringslogg.

her er et eksempel på endringslogg for å gi deg en ide om hva du skal inkludere og hvordan du formaterer din egen. Dette endringskontrolleksemplet inkluderer:

• Prosjektnavn

• Oppgave navn

• Oppdragsgiver

• Forfallsdato

• Prioritert status

• Progress status

• Endre type

dette enkle formatet er et flott utgangspunkt for en endringslogg, men du kan velge å legge til flere felt avhengig av prosjektets kompleksitet.

hvis du vil opprette din egen endringslogg, kan du opprette en egendefinert mal eller se galleriet for prosjektmaler.

når du skal bruke en endringskontrollprosess

det er lurt å merke seg når du skal bruke en endringskontrollplan, slik at du er forberedt når tiden kommer. Det er mange forskjellige typer endringer som du kan komme over, avhengig av eventuelle nye tiltak og verktøyene på plass.

Vanlige endringer kan omfatte forespørsler om å forlenge tidslinjer, omorganisering av informasjon eller en endring i leveransene. Her er noen flere tilfeller der du kanskje vil bruke en endringskontrollprosess.

• Overomfang: du vil kanskje vurdere å bruke denne prosessen når et prosjekt går overomfang, også kjent som omfangskryp.

• uoverensstemmelser I Prosjektet: hvis du oppdager uoverensstemmelser under et prosjekt, kan det å be om en endring hjelpe deg med å unngå å måtte omarbeide leveringer senere.

• Bratte mål: I noen tilfeller Kan OKRs være utenfor rekkevidde, og det er en god ide å flagge disse problemene før prosjektet er fullført.

• Nye verktøy: Hvis det er nye prosesser eller verktøy på plass, kan endring være uunngåelig mens du utarbeider nye problemer i løpet av de første prosjektene dine.

Prøv prosjektledelse Med Asana

Be om din måte å endre

mens endringer er uunngåelig, er den gode nyheten en endring trenger ikke å avspore ditt neste prosjekt. Ved å implementere en endringskontrollprosess kan du sikre at prosjektet holder seg på sporet og at kommunikasjonen er tydelig og effektiv. Dette vil styrke produktiviteten og redusere forvirring om prosjektleveranser.

i tilfelle du går inn i endring, er det betryggende å vite at du har de riktige prosessene på plass for å håndtere situasjonen. Når du har en endringsplan klar til å gå, kan du redusere de negative konsekvensene forbundet med et skifte i strategi og fortsette å fokusere på å levere effekt.