Hva Er Hensikten Med Et Innkjøpsordresystem?

Hva Er Hensikten Med Et Innkjøpsordresystem?

på et tidspunkt i løpet av småbedrifter, vil du definitivt trenger å kjøpe varer eller tjenester fra et annet selskap. Enten det er en haug med små kjøp eller noen få store kjøp, trenger du en måte å spore ordrene på. Et innkjøpsordresystem lar deg opprette og utføre ordrene – fra innkjøpsrekvisisjonen hele veien til leverandørbetaling for å effektivisere innkjøpsprosessen.

Hvordan Et Innkjøpsordresystem Fungerer

når du har satt opp systemet med alle brukerne i organisasjonen – fra ansatte som kan be om varer til avdelingsledere som skal godkjenne kjøp, til innkjøpsavdelingen som skal håndtere større kjøp, blir det enkelt å automatisere godkjenningsprosessen og sende ting til leverandøravdelingen for å håndtere fakturabetaling.

Innkjøpsrekvisisjon

når noen krever varer eller tjenester for virksomheten, oppretter de en innkjøpsrekvisisjon som beskriver hva de trenger, hvem de trenger Det fra, når de trenger det, hvor det skal leveres og hvor mye det koster.

Derfra går det til riktig medarbeider for godkjenning. Hvis den ikke er godkjent, kan den ansatte notere hvorfor den ble avvist, eller be om endringer før godkjenning.

Innkjøpsordre

når innkjøpsrekvisisjonen er godkjent, blir den en offisiell innkjøpsordre som sendes til leverandøren. Når det er akseptert av leverandøren, blir det en juridisk bindende kontrakt og krever at leverandøren sender varene eller tjenestene som er bestilt.

hver PO er tildelt et bestillingsnummer for enklere sporing gjennom systemet. Den inneholder alt fra rekvisisjonen, sammen med faktureringsadressen og eventuelle tilleggsvilkår.

Ordre Oppfylt

på dette tidspunktet har leverandøren sendt varene eller levert de bestilte tjenestene. Leverandøren skal levere sporingsinformasjon, slik at organisasjonen vet når du kan forvente at forsendelsen skal ankomme.

Varer Mottatt

når forsendelsen ankommer, bekrefter noen i organisasjonen mottak av varene. Fordi varer kan komme i flere forsendelser, er det viktig å sjekke følgeseddelen mot varer som ble bestilt hver gang, for å sikre at du bare mottok varer du bestilte, og bare betale for det du mottar.

Fakturabehandling

innkjøpsordresystemet skal automatisere prosessen med treveis matching, sammenligne innkjøpsordren med mottatte varer, til leverandørfakturaen. I tilfelle at noe ikke samsvarer, er det flagget for manuell inngripen.

når alt stemmer overens, sendes det automatisk til leverandøravdelingen for betaling. Dette sikrer at ingen fakturaer faller gjennom sprekkene, slik at du raskt kan betale alle leverandørene dine, og dermed styrke leverandørrelasjoner og potensielt tillate deg å fange tidlig betalingsrabatter.

i organisasjoner hvor en avdeling håndterer budsjettet, en annen foretar kjøp, og enda en betaler regningene, lar et innkjøpsordresystem alle se hva som skjer i sanntid, mens papirsystemer gir god plass til feil.

Fordeler Med Et Bestillingssystem

Forbedre Bestillingsnøyaktigheten

Det er lovlig å Sende en bestilling til leverandøren din for å foreta et kjøp. Hvis leverandøren godtar bestillingen, danner den et juridisk dokument mellom deg og leverandøren. Inntil leverandøren aksepterer bestillingen, er det ingen kontrakt.

bruk av innkjøpsordrer gir nøyaktig dokumentasjon av hva som er bestilt, i tilfelle tvist. PO viser mengder, varebeskrivelser, pris, rabatter, leveringsdato og instruksjoner, så det er redusert potensial for feil i forhold til en muntlig ordre.

Å Sikre at detaljene på PO er riktige, vil også gjøre det enklere å betale den tilhørende fakturaen.

Bedre Kjøpshåndtering

SIDEN PO-systemet skisserer kostnader før en jobb begynner, er det lettere å se hvordan budsjetter påvirkes. Du kan legge inn en bestilling for et enkelt prosjekt, eller flere prosjekter samtidig.

når du bestiller varer eller tjenester for et prosjekt, må du bruke prosjektreferansen til bestillingen slik at du kan koble varene på bestillingen til prosjektet. Dette automatiserer allokering av lager og kostnader til prosjektet i alle faser av innkjøpsordrenes livssyklus, slik at du kan gi nøyaktige anførselstegn.

Hvis Du Vil At POs skal være nøyaktig, må du beregne faktiske innkjøpsordreantall for å bestemme kostnadene før et prosjekt starter.

Spar Tid Og Penger

når leverandører sender fakturaer som refererer TIL PO-nummeret ditt, trenger ikke ansatte å bruke tid på å sjekke at regningen er legitim. FORDI PO blir en kontrakt når leverandøren aksepterer det, eliminerer det enhver tvist i den forbindelse.

på GRUNN av PO-prosessen skal fakturaen legges inn i ditt regnskapssystem med henvisning til den opprinnelige PO, registrere levering og oppdatere lagernivåer automatisk. Raskere betalingstider betyr at du sparer penger når det gjelder fakturabehandlingskostnader fordi det tar mindre tid å behandle dem, slik at teamet ditt kan være produktivt med andre oppgaver.

Gjør Forretninger Med Offentlige Etater

de fleste offentlige etater betaler ikke fakturaer før de mottar en gyldig innkjøpsordre. Uten muligheten til å skape POs, er du begrenset når det gjelder forretningsmuligheter.

hvis du produserer innkjøpsordrer, forteller du andre at du er på toppen av din økonomi og kontantstrøm, slik at du kan få mer tillit over bedrifter som ikke bruker et innkjøpsordresystem.

Effektivisere Lager

med en effektiv innkjøpsordreprogramvare på plass, kan du enkelt se din økonomiske investering på lager for bedre lagerstyring. Du vil kunne se gjeldende lagernivåer, omordne nivåer, lager på vent og gratis lager. Dette gir deg et nivå av klarhet og kontroll som mange bedrifter mangler – noe som fører til lagermangel. Ved å bruke innkjøpsordrer får du oversikt over alle disse områdene, i tillegg til kostnader og salgsprosesser, slik at du bedre kan se fortjenestemarginene på hvert av produktene dine.

Oppdag Dine Beste Leverandører

vet du at dine beste leverandører er? Vet du hvem du bestiller de fleste produktene dine fra? Vet du hva du har betalt for tidligere produkter, og om du skal motta rabatter per kontrakten eller på grunn av kjøpsvolumet ditt?

mange bedrifter la disse spørsmålene ubesvarte, og som sådan gjør seg selv en stor bjørnetjeneste.

innkjøpsordresystemet ditt lar deg raskt og enkelt se hvilke leverandører som tar vare på de fleste av dine behov. Du vil også kunne bestemme hvilke leverandører som ikke holder opp sin del av handelen – gjennom konsekvente sene leveranser, utsolgte varer og så videre.

denne informasjonen lar deg se når det er på tide å slippe en leverandør til fordel for en annen leverandør, eller når det er på tide å forhandle bedre betalingsbetingelser med noen av leverandørene dine.

Å Operere med et solid innkjøpsordresystem sikrer at virksomheten din har tilgang til mye informasjon for å hjelpe deg med å ta datadrevne beslutninger. Med informasjon om hva du bruker, hvor du bruker det, og hvem du bruker det med, vil du hjelpe deg med å informere valg i fremtiden for å akselerere veksten og forbedre lønnsomheten.