Hva ER P2P syklus ? – 12 Trinn I SAP Procure-To-Pay Syklus

EN P2P syklus er en prosess for hvordan en organisasjon eller et selskap går om å skaffe varer og tjenester,betale leverandøren og motta varene.

syklusen starter med å be om tilbud fra leverandører før du oppretter bestillinger som sendes til leverandører. Når mottatt, kvalitetskontroller er gjort før utstedelse fakturaer etterfulgt av betaling.

Denne artikkelen diskuterer hvert trinn i p2p-syklusen i detalj.

Hva ER P2P-prosedyre?

procure-to-pay cycle (p2pcycle) er forretningsprosessaktiviteter som oppstår mens du oppretter og aksepterer innkjøpsordrer, betalinger for varer eller tjenester.

dette inkluderer alt fra innkjøp av produkter til betalende leverandører etter å ha mottatt levering av disse varene; det kan til og med innebære reverserte transaksjoner der tidligere kjøpte varer returneres før de sendes ut!

Alle moderne ERP-systemer, INKLUDERT SAP, opprettholder gode p2p-prosessautomatiseringsfunksjoner.

i dette innlegget er P2P-syklusen SAP MM tatt som referanse.

Trinn i p2p syklus

DU finner DE 12 trinnene I SAP Procure-To-Pay Cycle detaljer nedenfor.

Prosessen Med Procure-To-Pay eller P2P syklusen starter når en kjøper finner behov for noen varer eller tjenester.

Kravidentifikasjon

kravidentifikasjonen er det første trinnet i p2p-syklusen.

når det er mangel på råvarer eller tjenester eller deler som trengs for å fortsette driften, vil den ansvarlige identifisere materialets behov eller fordel.

materiellet eller tjenestens behov blir deretter informert til innkjøpsavdelingen ved å opprette en kjøpsforespørsel.

kjøpsforespørselen vil bli sendt til innkjøpssjefen.

Godkjenning av bestillingen

innkjøpsansvarlig evaluerer mottatt bestilling.

Avhengig av betydningen og kostnaden av materialet eller tjenesten, vil det bli sendt til ledere på seniornivå for revisjon.

her kan bestillingen enten godkjennes eller avvises.

godkjenning Av Bestilling

Anta at innkjøpsansvarlig får godkjenning fra sine eldre. I så fall vil han godkjenne innkjøpsordren og sende PO til innkjøpsavdelingen.

innkjøpsavdelingen sjekker forespørselsskjemaet for å forstå kravet.

Shortlisting leverandørene

avhengig av typen av forespørselen, vil enten en ny liste over leverandører bli shortlistet, eller innkjøpsavdelingen kan gå direkte til den eksisterende leverandøren for materialet.

Shortlisting av leverandørene avhenger av deres troverdighet, leverandør vurdering, kvaliteten på produktet eller tjenesten, og priser.

Tar sitater fra leverandørene

her sender kjøperen RFPs til alle de kortlistede leverandørene for å forklare kravene. Leverandørene blir deretter bedt om å gi sine sitater.

Leverandørvalg

her evalueres leverandørens svar PÅ RFP, vilkår og tilbud forhandles med leverandørene.

leverandøren hvis tilbud og kjøper aksepterer vilkårene er nominert, og avtalen vil bli signert.

Forsendelsesvarsel

når avtalen er signert, og PO er bekreftet, sender leverandøren forsendelsesvarselet til kjøperen. Varsel informere om varer eller tjenester som de leverer.

På dette tidspunktet er vi halvveis gjennom innkjøps-til-betal-syklusen. Forsendelsesmeldingen inneholder alle detaljer som en beskrivelse av varene, Forsendelsesdato.

Motta varene

selskapet mottar varene fra leverandøren. Materialene eller tjenestene som er oppnådd, blir inspisert for å kontrollere kvaliteten på materialene.

leveringsteamet sammenligner PO med forsendelsesmeldingen for å validere om de to samsvarer. Hvis de samsvarer, utsteder selskapet kvitteringen til leverandøren.

men hvis det er uoverensstemmelser, kan selskapet kontakte leverandøren og be om refusjon eller erstatning.

Opptak av fakturaen

etter mottak av kvitteringen fra firmaet sender leverandøren fakturaen for betaling. Fakturaen vil ha alle betalingsdetaljer knyttet til varene som leveres.

3 Way Match

når fakturaen er mottatt Fra leverandøren, må alle relaterte dokumenter som innkjøpsordre og forsendelsesvarsel gjennomgås av selskapets regnskapsavdeling.

Foreta en betaling til leverandøren

Anta at avdelingen for betalbar konto finner samsvar mellom alle dokumentene med hensyn til pris, antall og vilkår og betingelser. I så fall vil betalingen bli gjort til leverandøren i henhold til de avtalte vilkårene.

Rapportering

når leverandøren foretar betalingen, dokumenteres hele prosessen, og rapporter opprettes.

Fordeler med anskaffelses-til-betal-syklus

purchase-to-pay-syklusen hjelper bedriften din med å vokse med følgende fordeler.

Forbedrer kjøpsprosessen: procure-to-pay-syklusen definerer klart trinnene som er involvert i kjøpsprosedyren. Dermed øker den samlede effektiviteten av innkjøpsprosessen.

Reduserer behandlingskostnader: ERP-innkjøpsmodul bidrar til å redusere innkjøpsprosedyrens behandlingskostnad ved å gi lagersporing uten papirarbeid.

sin online bestilling evne hjelper brukeren til å justere lagernivåene så snart bestillinger er anskaffet.

gir åpenhet: Purchase-to-pay-syklusen hjelper innkjøpsfolkene og leverandørene til å se hvor rekvisisjonen er. På denne måten bringer det og øker synligheten i forsyningskjeden.

Øker forholdet til leverandøren: kjøp-til-betaling-prosessen sørger for at ordrene er gjort nøyaktig og betalinger for leverandørene er riktig opprettet.

det gjør det også mulig for leverandører og kjøpere å kommunisere og samarbeide enkelt for å løse tvister raskt. Disse viktige tingene fører til å forbedre forholdet til leverandøren.

Gir en sjanse til å forhandle prisen: Siden det forbedrer forholdet til leverandøren, kan kjøpere be om å forhandle pris og kontraktsvilkår.

gjør datarapportering enkelt: når du har et skybasert lagerstyringssystem, kan du enkelt hente sanntidsrapporter som lønnsomhetsrapporter, kostnadsrapporter og avfallsrapporter.

denne informasjonen gjør det mulig for ledere å ha full kontroll over kontantstrømmen og ta riktige kjøpsbeslutninger.

Forbedrer produktiviteten: som det optimaliserer kjøpsprosessen, som bidrar til å forbedre produktiviteten.

Bidrar til å gjøre levering på tid: når produktiviteten forbedres, vil du levere produktet eller tjenestene i tide.

hvordan forbedrer du innkjøps-til-betal-syklusen?

ved å følge fremgangsmåten nedenfor, kan du forbedre kjøp-til-betal-prosessen.

• Behold gjennomsiktigheten i prosessen
• Implementer den beste programvaren for kjøp for å betale
• Øk leverandørengasjementet
• Har velorganisert kontraktstyring
• Forbedre varelager

Automatisering AV P2p-Syklus

kjøp-til-betal-syklusen involverer mange avdelinger i organisasjonen, samt mange leverandører.

Siden det er en lang prosess med mye papirarbeid og administrative oppgaver, krever det mye penger og tid.

ved å automatisere p2p-syklusen kan organisasjoner optimalisere hele prosessen ved hjelp av teknologi.

Redusert papirarbeid og menneskelig innblanding ved å automatisere p2p-prosessen hjelper bedrifter med å redusere driftskostnadene.

Parametere for å velge programvare for procure-to-pay syklus

du må velge den beste teknologien FOR P2P prosessen. Mens du velger programvaren, bør du vurdere følgende parametere.

• Programvarens Hastighet: Velg programmet som fungerer raskt, Slik at det bidrar til å redusere tiden det tar for prosessen og redusere lagstyrken.
• fleksibiliteten til programvaren: Velg programmet som kan oppfylle alle dine forretningsbehov og følg forretningsreglene. Programvaren skal oppgraderes til den nye versjonen og lett tilpasses etter dine behov.
• Åpenhet: søknaden skal gi god innsikt til å gjøre arbeidet ditt. Det bør tillate deg å ha riktig informasjon for å redusere oppfølging både i og utenfor selskapet.
• Jevn deling av oppgaver: Sørg For at programvaren deler oppgaven likt blant gruppemedlemmene dine. Programvaren skal ha muligheten til å sende rekvisisjoner automatisk til leverandøren avhengig av tidligere kjøpshistorikk.
• Leverandørkommunikasjon: programmet skal hjelpe deg med å kommunisere med leverandørene dine, og det bør også tillate leverandørene å sjekke fakturaene, sitatgodkjenninger, betalinger av seg selv.

Liste over procure-to-pay programvareleverandører

Mange leverandører leverer programvaren i markedet. Jeg liste noen beste leverandører.

• SAP Ariba
  • DET gir enkel, rask og brukervennlig teknologi.
  • den integreres effektivt med ANDRE ERP-systemer.
  • Det tilbyr fleksible prosesser med budsjettkontroll og godkjenningsadministrasjon.
  • Det gir absolutt kvittering og gjenforening prosessen.
• GEP Smart
  • det er bygget av kompetanse i anskaffelsesprosessen.
  • Det gir omfattende teknologi for direkte og indirekte anskaffelsesprosesser.
  • Det gir en skyplattform med enhetlig oppstrøms sourcing og nedstrøms anskaffelsesprosess.
• Coupa bsm platform
  • Det gir programvare som har full synlighet og holder på anskaffelsesprosessen.
  • Det gir en moderne design opplevelse.

Hva er utfordringene med en procure-to-pay-syklus?

en organisasjon står overfor mange problemer under behandling av purchase-to-pay. Her skal jeg liste opp utfordringer i anskaffelsesprosessen.

Konsolidere systemet og prosessen

du vet at en organisasjon har mange avdelinger, og hver avdeling vil ha sine systemer og verktøy. Det gjør integrering av data vanskelig.

Fravær av myndighet og samsvar

vanligvis påvirker styring og overholdelse fleksibiliteten i anskaffelsesprosessen.

Ubekymret av ledelsen

generelt mener ledelsen at innkjøpsprosessen ikke er en kritisk prosess. Så ledelsen gir mindre prioritet til å forbedre prosessen med oppgraderte teknologier.

Fravær av adopsjon

Vanligvis designer en person som vet mye mer om innkjøp og dets kompleksiteter innkjøpsverktøy eller programvare.

derfor vil programvaren være helt fokusert på funksjonene, ikke på brukervennlighet. Så noen ganger kan brukerne finne problemer med å bruke innkjøpssystemet.

Brukere har ikke nok trening til å bruke systemet riktig. På grunn av alle disse problemene, vil flere bedrifter ikke vise interesse i å vedta Purchase-to-pay-teknologi.

Mangel på kommunikasjon

i mange organisasjoner vil endringer i hele organisasjonen ikke kommunisere med brukere eller ansatte. Så noen ganger vil organisasjonen mislykkes i å velge riktig innkjøpsprogramvare for det.

derfor vil den valgte teknologien ikke oppfylle og tilfredsstille brukerkravene. Videre påvirker det kvaliteten og på tid levering av produksjonen.

hvordan håndtere utfordringene?

Følgende er noen forslag til å håndtere de ovennevnte utfordringene i kjøp-til-betal-syklusen.

Automatiser prosessen

det er den beste ideen å automatisere hele kjøp-til-betal-prosessen. Det bidrar til å øke effektiviteten og redusere prosesskostnadene.

Konvertering av innkjøpsrekvisisjon til innkjøpsordre vil bli gjort automatisk.

godkjenningsprosessen, fakturering og andre prosesser finner sted uten komplikasjoner og avbrudd. Derfor er den egnet for både leverandører og organisasjonen.

dette automatiserte systemet gjør at innkjøpsteamet kan konsentrere seg om mer verdifulle arbeider. Det gjør det også mulig for kontoavdelingen å øke produktiviteten og redusere utgiftene.

teknologien betaler leverandøren i tide. Derfor er det ingen risiko for sen betaling. Det bidrar til å binde kunden og leverandøren med et godt bånd.

på grunn av tidlig betaling kan du også få noen rabatter, noe som bidrar til å redusere kostnadene.

Vurder brukeropplevelsene

Automatisering av prosessen blir vellykket og verdig bare når den tjener sin hensikt. Derfor bør det være nyttig og enkelt å bruke for de ansatte.

dersom de ansatte synes det er vanskelig å bruke systemet eller teknologien, nytter det ikke å implementere den automatiserte prosessen.

derfor, når du implementerer et nytt system, bør du Vurdere ansattes eller brukernes opplevelse.

Tenk på riktig design

Vedta en arbeidssentrisk metode for å designe anskaffelsesprosessen. Det bidrar til å utvikle et system som vurderer bruker og brukervennlighet. Det vil være enkelt å bruke for arbeideren som tiden går.

Adopt cloud system

du vet at for en organisasjon er masterdatasikkerhet mye viktigere. Cloud-teknologi hjelper organisasjonen til å standardisere forretningsprosessen.

det forbedrer effektiviteten og reduserer prosesskostnader. Det gjør det også mulig for organisasjonen å endre systemet raskt og effektivt.

Hold prosessen fleksibel

i den gamle kjøpsprosessen ble prosessen bare gjort internt med en eller to enheter.

i Dag begynner ansatte å spørre tilgangen hvor som helst, når som helst, uavhengig av enheter.

slik at den ansatte kan jobbe hvor som helst og når som helst, og dermed forbedrer anskaffelsesprosessen i full fart.

Konklusjon

dette blogginnlegget har gitt deg en grunnleggende forståelse av DE 12 trinnene som er involvert I SAP Procure-To-Pay-syklusen.

Procure-To-Pay-syklusen er en prosess for å flytte varer fra kjøpsstedet til levering. Det foregår i flere stadier og kan gjøres mer effektivt gjennom automatisering.

Fremtidig teknologi kan være blockchain i procure-to-pay for å øke gjennomsiktigheten.

blockchain er en åpen, distribuert hovedbok som kan registrere aktiviteter mellom to parter verifiserbare og uforanderlige.

IKKE BARE SAP MM, p2p syklus Oracle apps, PeopleSoft, og lignende enterprise programvareløsninger gir P2P funksjonalitet.

Du vil også like:

• Liste over topp 7 erp moduler detalj
• ERP Innkjøp Modul og dens funksjoner
• Hva Er Årlig Fysisk Beholdning?
• Hva Er Kundeordre?
• Hva Er Etterspørselsstyring?