Hvordan Gjennomføre En Effektiv Gap Analyse

• Sharlyn Lauby
• 7 Jul 2020

jeg var nylig tilrettelegge et talent oppkjøp seminar og vi diskuterte bemanningsplanlegging. Under diskusjonen nevnte jeg å gjøre en tradisjonell gapanalyse, og noen spurte spørsmålet ” Hvordan gjør du en gapanalyse?”. Det er et flott spørsmål. Hvor mange ganger snakker vi om å “bygge bro over gapet “eller” lukke gapet ” uten å gå gjennom prosessen med å gjøre det riktig?

så kom jeg opp med fem trinn som kunne bidra til å gjøre en gapanalyse. Jeg delte det med seminardeltakerne, og jeg ønsket å dele det med deg også.

FORMÅL: formålet med en gapanalyse er å identifisere hvor organisasjonen er i dag og hvor den ønsker å være (dvs. “gapet” mellom nåværende og ønsket tilstand).

FORDELER: En gapanalyse kan hjelpe organisasjonen med å identifisere forbedringsområder, avdekke forskjeller mellom forretningsoppfattelser og virkelighet, etablere prioriteringer og sikre at prosjektkravene oppnås.

Trinn For En Gapanalyse

Trinn 1. Identifiser målet eller problemet som skal undersøkes. Hva er omfanget av analysen? Svaret kan ikke være alt, det er bare for bredt. For eksempel, i en bemanningsanalyse er det å forstå gapet mellom nåværende og fremtidige arbeidsstyrke ferdigheter.

Trinn 2. Evaluer nåværende tilstand. Det er kritisk under dette trinnet å ikke anta. Selv om du tror at du kjenner nåværende tilstand, bruk denne muligheten til å bekrefte antagelsene dine. Vær forberedt på å stille mange spørsmål. Og vær oppmerksom på at dette ikke er tiden for å foreslå noen løsninger.

Trinn 3. Etablere den ideelle fremtidige tilstanden. Organisasjonen bør nå enighet om spørsmålet: “Hvis alt fungerte etter planen, hvor ville vi være ?”Når det gjelder en bemanningsplan, blir spørsmålet:” Hvis alt fungerte i henhold til vår plan, hvordan ville vår arbeidsstyrke se ut når det gjelder tilgjengelige ferdigheter?”

MERK: Konsensusbygging betyr ikke at alle i organisasjonen trenger å elske svaret. Det betyr ganske enkelt at alle må kunne leve med svaret. Stor forskjell!

Trinn 4. Sammenlign nåværende tilstand med fremtidig tilstand. Og kvantifisere gapet. La oss si at vi analyserer alle ansatte i organisasjonen vår og innser at 20% av dem ikke er dyktige i teknologikompetansen (i.e. lite eller ingen kunnskap om tekstbehandling programvare og regneark). Vi kan oppdage det av dette 20%:

• Utilstrekkelig opplæring forårsaket 5%,
• Bemanningsutfordringer forårsaket 7%,
• budsjettkutt forårsaket 2%, og
• Ledere som ikke sendte ansatte til opplæring forårsaket 14%.

Trinn 5. Oppsummer resultater og gi anbefalinger. Resultatene fra trinn fire gir oss en vei mot å “bygge bro over gapet” og prioritere vår innsats. Organisasjoner kan vurdere å bruke et verktøy SOM SMART for å utvikle mål. SMART står for spesifikk, målbar, handlingsbar, ansvarlig og tidsbundet. Det kan holde organisatoriske innsats og ressurser på sporet.

Organisasjoner kan bruke en gapanalyse for mange situasjoner, og å ha en konsekvent prosess vil bidra til å holde samtalene fokusert. Dette gjør at organisasjonen kan bruke organisatoriske ressurser effektivt, opprettholde en rimelig tidslinje og produsere et resultat som samsvarer med virksomheten.

Bilde tatt av Sharlyn Lauby mens du utforsker gatene I Fort Lauderdale, FL