Hvordan Lage En Effektiv RFP

det kan være tider når organisasjonen trenger ekspertisen til en ekstern leverandør eller konsulent. Å finne den rette er ikke alltid lett.

EN RFP – en forespørsel om forslag-kan hjelpe.

Skrive EN RFP er enklere enn det høres ut – og mye enklere enn å rydde opp senere fordi leverandøren du leide var en dårlig passform.

når du skriver EN RFP, husk bare ” søppel ut, søppel tilbake.”Leverandørene som skal svare må ha en klar forståelse av organisasjonen og dens behov .

en velskrevet RFP vil avklare dine mål og omfanget av tjenestene du søker. Det vil også gi et strukturert format der leverandøren skal presentere sine evner, kostnader og forventninger. RFP-maler er tilgjengelige På Internett som kan hjelpe deg.

Skrive RFP

det første trinnet i å lage EN RFP er å definere prosjektet og dine spesifikke behov. Hva vil du at en leverandør skal gjøre? Hvordan? Når? Hvor?

Rfper har vanligvis følgende deler, men disse kan endres noe avhengig av prosjektets natur:

Introduksjon. Forklar potensielle budgivere i brede termer hvorfor du setter UT EN RFP og hva du håper å oppnå ved å ansette en av dem. Du kan også oppsummere viktige punkter fra andre deler, for eksempel når svarene forfaller og når prosjektet vil starte.

Bakgrunnsinformasjon. Denne delen inneholder informasjon om organisasjonen og historien til det nåværende prosjektet, som fører til behovet FOR RFP.

Krav. Dette er en detaljert forklaring på hva du vil at leverandøren skal gjøre, og en liste over informasjonen du forventer å motta fra kandidatene.

det er den viktigste delen og krever vanligvis mest tid – både for deg å skrive og for leverandørens svar. Det kan skrives enten som imperative setninger (“List alle dine steder.”) eller forhør (“Hvor er grenene dine plassert?”).

struktur av svaret. Presenter strukturen av hvordan du vil motta svaret. Hvis prosjektet er komplekst eller svært teknisk, kan du bryte ut kravene i punkter som leverandørene forventes å svare på.

et typisk format for svaret kan inkludere:

• Sammendrag (oversikt på høyt nivå med nøkkelpunkter)
• Bakgrunnsinformasjon For Leverandørfirmaet
• Foreslåtte tjenester eller leveranser (hvordan leverandøren vil oppfylle RFP-kravene)
• Priser
• Referanser (tidligere kunder)

utvalgskriterier. Fortell leverandorer hvordan vinnende budgiver vil bli valgt. Dette gir deg en sjanse til å markere dine prioriteringer, dine must-haves og nice-to-haves, for å veilede leverandørens svar.

Tidslinjer. Angi fristen for å motta sine svar, datoen du vil kunngjøre den vinnende budgiver, og datoen prosjektet vil begynne.

Husk at jo lengre RFP er, og jo mer detaljert svar som kreves av budgivere, jo mer tid du trenger for å tillate dem å forberede en grundig respons.

Evaluering Av Leverandører

evalueringsprosessen starter faktisk før DU mottar EVENTUELLE RFP-svar-det vil si når du bestemmer hvem mottakerne AV RFP skal være. Gjør litt lekser for å få noen gode utsikter.

du vet kanskje allerede hvem leverandørene av interesse er. Hvis ikke, prøv de relevante profesjonelle organisasjonene, spør pålitelige kolleger og andre leverandører som ikke er i konkurranse, eller til og med gjør et online søk.

Få nok informasjon til å utelukke leverandører som åpenbart ikke passer. Men begrense mottakere slik at du ikke ender opp med reams av svar som skaper en masse skuffet parter som aldri sto en sjanse. På den annen side er det godt å ha mangfold. Send det til noen store nasjonale leverandører og til noen små regionale, for eksempel.

ikke velg en leverandør basert på pris alene. Når DU har lest RFP svar, begrense listen ned til de beste og intervjue dem.

Ansikt-til-ansikt intervjuer gir mest informasjon. Hva er kjemien mellom dere? Hvor godt synes de å lytte til dine bekymringer? Sjekk referanser. Spør spisse spørsmål. De kan være motvillige til å si noe negativt, men hva de ikke sier kan være like nyttig.

Til Slutt, når du velger en leverandør, skrive en god kontrakt som staver ut alle opplysninger og beskytter både dine interesser og de av leverandøren. DIN RFP og leverandørens svar på det danner rammen av kontrakten din. HVIS RFP er godt skrevet, bør kontraktsforhandlingsprosessen gå mer jevnt.