Hvordan Lage Et Nyhetsbrev Som Blir Lest

Linda Benedict
Extension And Agricultural Information

et nyhetsbrev kan være et fantastisk kommunikasjonsmiddel. Forskning viser konsekvent folk som nyhetsbrev. Folk liker å få rettidig informasjon tilpasset deres interesser-informasjon som er rask og enkel å lese.

men for å kommunisere, må et nyhetsbrev bli lest. Det kan ikke bli kastet bort før de blir åpnet, eller forvist til å-være-lese haug.

du vil at nyhetsbrevet skal være et viktig stykke kommunikasjon som folk ser frem til å motta. Dette skjer bare gjennom planlegging og engasjement.

(åpnes i nytt vindu)Kjenn ditt publikum

det første trinnet i å planlegge et nyhetsbrev blir altfor ofte oversett: Kjenn ditt publikum. Hvem er de egentlig? Hva er de interessert i? Hva har de til felles? Hva kan nyhetsbrevet gjøre for dem?

publikum kan være ganske variert demografisk, men de må ha noen felles grunnlag som du adresserer med nyhetsbrevet ditt.

for eksempel vil du kanskje utvikle et nyhetsbrev for folk som må vedta et lavt kolesterol diett eller for bønder som ønsker å lære å bruke datamaskiner. Publikum for et nyhetsbrev distribuert nasjonalt kalt “The Sproutletter” er folk som liker å spise spirer. Det er så spesialisert et publikum kan være.

hvis målgruppen din allerede er definert for deg, for eksempel kunder for bedriften din eller medlemmer av en bestemt organisasjon, må du sørge for at du kjenner deres interesser. Finne. Møt med noen av dem eller send ut et kort spørreskjema.

(åpnes i nytt vindu)Definer formålet

etter at du har definert målgruppen din, er det neste du må gjøre å definere formålet ditt. Den samme regelen gjelder: vær spesifikk.

for eksempel kan nyhetsbrevet være for folk som gjør håndverk for lønn. Hensikten kan være å hjelpe dem med å markedsføre disse håndverkene. Du vil inkludere informasjon om kommende håndverksshow og passere tips fra vellykkede håndverkere.

eller publikum kan være folk som hjemme-kan mat. Ditt formål er å holde dem informert om den nyeste forskningen på trygge hjem-hermetisering prosedyrer, nytt utstyr og oppskrifter ekspertene anser trygt.

jo mer spesifikk formålet ditt er, desto lettere blir det å forberede nyhetsbrevet ditt. Ditt sinn blir innstilt på biter av informasjon som kan gjøre gode artikler. Legg merke til disse i en fil. Hver gang du setter nyhetsbrevet sammen, er alt du trenger å gjøre grave i filen for materialet du trenger.

(åpnes i nytt vindu)Finn ut om noen leser

Selv om du kanskje har ditt klare publikum og formål, er du fortsatt ikke klar til å lansere et nytt nyhetsbrev før du har funnet ut en evalueringsplan. Du må finne ut om noen der ute leser deg. Å komme opp med en plan før du begynner å publisere, vil bidra til å sikre at du holder deg til publikum og formål uten å gå av sporet.

Bruk tre evalueringsnivåer. Lag en plan for alle tre.

Nivå 1
Få regelmessig tilbakemelding
Skriv minst en artikkel per utgave som krever noe svar fra leseren. Eksempler kan være:

Inkluder en ordre blank og be leserne om å sende inn navnene på bekjente som kanskje har lyst til å motta nyhetsbrevet.

Publiser en publikasjon du har i antall, og se hvor mange forespørsler du får på grunn av artikkelen.

Be om spørsmål fra leserne og inkluder spørsmål-og-svar-artikler i nyhetsbrevet.

en driftig forlengelse spesialist I Missouri startet et nyhetsbrev kalt “Beginnings” for nygifte par å hjelpe dem å få sine økonomiske føtter på bakken.

i ett nummer hadde hun denne artikkelen:

(åpnes i nytt vindu)Hva gjør du?

hvordan håndterer dere to penger og regninger? Er du fornøyd med ditt nåværende system? Hvis du ønsker å dele systemet med andre, send meg en linje eller ring-jeg vil inkludere det i neste måneds ” Beginnings.”

i en utgave av det nasjonale nyhetsbrevet “Communications Concepts” ba forfatteren leserne om å sende inn ordspill slik at han kunne gi “moro i ordspillprisene” til de verste og beste ordspillene som ble sendt inn.

Nivå 2
gjør en undersøkelse
Gjør dette en gang i året. Spør hva leserne leser og ikke leser, liker og ikke liker om nyhetsbrevet ditt. Bruk denne informasjonen til å forbedre den.

du vil kaste bort tiden din, men hvis du ikke utformer undersøkelsen på riktig måte. Det er en kunst å gjøre det. Her er noen tips:

Spør bare hva du vil vite og ingenting ekstra.

Hold undersøkelsesskjemaet så kort som mulig-ikke mer enn ett 8-1 / 2 x 11-tommers ark. Baksiden av et postkort er best.

Gjør det enkelt for folk å komme tilbake. Inkluder en selvadressert, stemplet konvolutt. En selv adressert, stemplet postkort har fordeler fordi det kan settes inn i en av dine problemer.

Folk er slått av ved spørsmål om alder og inntekt. Hvis denne informasjonen er viktig for deg, ikke spør den først. La dem varme opp til undersøkelsen først. Så når du spør det, gi områder, for eksempel en alder mellom 30 og 39 eller en inntekt mindre enn $30.000 per år.

Et annet tips for en undersøkelse er at du ikke trenger å spørre alle. Hvis du har et tilfeldig utvalg, kan du ekstrapolere resultatene til hele befolkningen. Velg hvert tiende navn fra adresselisten din, for eksempel.

Det er også viktig å gjøre en tørrkjøring før du sender spørreundersøkelsen til posten. Test undersøkelsen på en håndfull mennesker for å sikre at spørsmålene dine er forståelige.

Nivå 3
Finn ut om noen gjør noe annerledes på grunn av nyhetsbrevet
Dette er det vanskeligste evalueringsnivået. Det må være nøye orkestrert. Finne ut en ting du ønsker å kampanje for i nyhetsbrevet. Så raskt finne ut om din valgkamp gjorde noe bra. Her er trinnene:

• Fremme noe. Du vil kanskje bruke to, tre eller flere problemer for å gjøre dette.
• Finn ut Om noen gjør hva du er fremme på grunn av nyhetsbrevet.
• Husk å finne ut raskt. De kan begynne å gjøre det. Men de vil glemme de fikk ideen fra nyhetsbrevet med mindre du tid evalueringen og kampanjen tett sammen. Ideelt sett bør timingen være innen 30 dager etter kampanjens slutt – eller sikkert innen tre måneder.
• for effektivitetens skyld vil du kanskje inkludere denne evalueringen i den årlige undersøkelsen.

Hva du velger å kampanje for, avhenger av publikum og formål. Hvis publikum er nygift og formålet er å hjelpe dem å få en god start økonomisk, kan det være lurt å kampanje for dem å sette opp et budsjett.

det kan være lurt å kampanje for å hjelpe weight watchers holde av vekt, røykere slutte å røyke eller bønder vedta visse jord bevaring praksis. Et sykehusansatt nyhetsbrev gjennomførte en kampanje for å fremme høflighet i heiser. Uansett hva det er, hvis du finner ut at folk har forandret livet på grunn av nyhetsbrevet, det er litt av en bragd. Slike resultater kan hjelpe deg med å få en økning eller flere abonnenter. Uansett, du har satt deg opp for nyhetsbrev stjernestatus.

(åpnes i nytt vindu)Markedsfør nyhetsbrevet

den neste planen du må utarbeide, er hvordan du markedsfører nyhetsbrevet ditt. En effektiv måte å gjøre dette på er gjennom direkte postmarkedsføring. Du trenger e-postlister. Hvis ditt valgte publikum tilhører organisasjoner som vil dele e-postlister med deg, er du klar. Men hvis du prøver å nå et publikum hvis medlemmer ikke allerede er organisert på noen måte, så har du arbeidet kuttet ut for deg.

her er noen tips for å hjelpe deg å få en mailingliste i gang:

Få publisitet i publikasjoner som når publikum. Hvis du kan få dette gratis, flott. Hvis ikke, må du kanskje kjøpe litt annonseplass. Rubrikkannonser er rimeligere enn vise annonser og kan gi et betydelig antall navn.

Legg inn kuponger i hver utgave av nyhetsbrevet ditt og be leserne om å sende navn til venner eller slektninger som kan være interessert i å abonnere.

Sjekk med nøkkelpersoner som har kontakt med publikum du er ute etter. Se om de ville være villige til å hjelpe deg med å komme opp med navn og adresser. For eksempel, for nyhetsbrevet” Beginnings ” for unge ektepar, gikk forfatteren til ministre som ba om navn.

når du har en adresseliste, kan du fortsette å markedsføre nyhetsbrevet og oppfordre abonnement. Design en direktereklame flyer og følgebrev som forklarer leseren hva han eller hun vil få fra nyhetsbrevet. Svar på dette gamle spørsmålet for leseren, “Hva er det for meg?”Her er en formel du kanskje vil følge når du skriver din kopi:

• Lov en fordel.
• Fortell leserne hva de vil få. Tantalize dem.
• Sikkerhetskopier uttalelsene dine med bevis.
• Omformulere den sterkeste fordelen ved avslutningen.
• Oppfordre handling NÅ.

Ideelt sett bør din direkte postmarkedsføringspakke inneholde:

• et følgebrev.
• en direktereklame.
• et portobetalt, selvadressert abonnementskort.
• en prøveutgave av nyhetsbrevet.

hvis nyhetsbrevet har vært tilgjengelig en stund,og du søker flere abonnenter med direktereklame-kampanjen, så kan du innlemme teknikken av testimonial. Finn ut fra leserne hva de har fått fra nyhetsbrevet. Hvis du har gjort en god jobb med å evaluere, bør du ha slike sitater allerede i filene dine. Inkluder disse sitatene i direktereklame flyer design.

(åpnes i nytt vindu)Start nyhetsbrevet

ok, du kjenner målgruppen din og har et klart formål. Du har tenkt gjennom en evaluerings-og markedsføringsplan. Nå, hvordan organiserer du nyhetsbrevet og skriver det?

den mest effektive tilnærmingen til organisering av et nyhetsbrev låner fra både avisen verden og magasinet verden. Du låne fra avisen verden nyheter tilnærming til å bestemme prominence av artiklene dine. Din beste, mest betimelig og viktig artikkel går først. Resten av artiklene følger.

du låne fra magasinet verden teknikken av avdelings. Det vil si at du legger visse typer informasjon under forhåndsbestemte overskrifter. For eksempel, i “Nyhetsbrev På Nyhetsbrev,” forfatteren har en avdeling kalt ” Nyhetsbrev Vurderinger.”I det forteller han om nye nyhetsbrev, publikum, formål, format og abonnementsinformasjon.

Andre eksempler på avdelinger kan inkludere spørsmål-og-svar-kolonner, personlighetsprofiler for ansatte i måneden eller gjestekolonnister. Du bestemmer avdelingene dine basert på publikum og formålet med nyhetsbrevet ditt.

avdelingsteknikken gjør nyhetsbrevet enklere og raskere å lese. Avdelinger også hjelpe deg i å sette ut nyhetsbrevet. Du vet nøyaktig hvor du skal sette visse biter av informasjon uten å måtte gjenoppfinne hjulet hvert problem.

(åpnes i nytt vindu)Skriv om de riktige tingene

Skriv om hva publikum ønsker og trenger å vite. Tenk på disse fem behovene som alle har:

folk som anerkjennelse
Bruk navn i nyhetsbrevet ditt. Folk liker å lese om seg selv først, så om folk de kjenner og til slutt om folk som er berømte. Dra nytte av dette behovet. Innlemme navn når du kan. Gi eksempler på hvordan ekte mennesker gjør de tingene du ønsker å markedsføre i nyhetsbrevet ditt.

For eksempel, en forlengelse tekstiler spesialist I Missouri gjorde et nyhetsbrev for profesjonelle syersker. I hvert nummer brukte hun navnet på noen som hadde spurt henne et spørsmål eller som hadde gitt henne et verdifullt tips.

en forlengelse husdyr spesialist I Missouri brukte samme teknikk. Han ville finne bønder gjør hva slags praksis han ønsket å fremme og deretter brukt navnene deres i sitt nyhetsbrev.

Folk liker å gjøre og spare penger
uansett hva publikum eller formål, gi en økonomisk vinkel til nyhetsbrevet. Minst en referanse i hvert problem skal hjelpe folk å spare eller tjene penger.

Personer som sikkerhet
Inkluderer sikkerhets-eller helseinformasjon i en artikkel eller har en avdeling på tips. Folk ser ut til å være mer bevisst på sikkerhet og helse enn noensinne.

Folk liker å spare tid
Omtrent alle har langt mer å gjøre enn timer på dagen. Dette gjelder spesielt for nyhetsbrev publikum. Det er derfor de abonnerer på nyhetsbrev. Lett-å-lese tips om å spare tid kan endear nyhetsbrevet til leserne.

Folk liker å ha det gøy
når forfattere nærmer seg nyhetsbrevet som et middel til å kommunisere med en venn, er de mer sannsynlig å skrive bedre kopi og bli lest mer. Hvis du kan bringe et smil til noens ansikt, har du vunnet en venn. Legg litt humor til nyhetsbrevet ditt. Skriv en smart overskrift. Inkluder en poke-fun avdeling. Pass på en morsom situasjon som noen løst.

for eksempel skrev en utvidelsesadministrator i Missouri et nyhetsbrev for sine ansatte og inkluderte alltid en” Månedens Tyrkia ” – avdeling der han innrømmet noen feil eller boo-boo han hadde gjort.

navnet på ansatt nyhetsbrev For San Diego Sea World er ” The Whale Street Journal.”En forlengelse meieri spesialist med tittelen sitt nyhetsbrev” Ingen Bull-Juret Fakta.”

en forlengelse husdyr spesialist ville legge til et tilbud på slutten av sitt nyhetsbrev som filler. Men i stedet for å bruke en av de uskyldige anonyme sitater, han alltid sitert en ekte person fra en spøk hørt over kaffe på den lille byen restaurant hvor han ville ofte samles med bønder.

(åpnes i nytt vindu)Skriv for å bli lest raskt

Folk vil at nyhetsbrev skal være en rask lesning. De ønsker å kunne forstå informasjonen du har presentert raskt. Skriv artiklene dine for å hjelpe leseren til å lese raskere.

Start med et smell
ikke slå rundt bushen. Kom til poenget. Nyhetsbrevartikler trenger ikke blomstrende introduksjoner. Så lån den konsise skrivestilen til avisjournalistikk.

Bruk det mer kjente og kortere ordet.

Skriv for å uttrykke, ikke imponere. Hvorfor si “bruk” når “bruk” vil gjøre?

Skriv på et nivå litt under hva publikum er i stand til å lese. Leserne setter pris på dette fordi lesing går raskere, og dette sparer dem tid. Selv slike stellar publikasjoner Som Wall Street Journal ikke overstige en high school lesing nivå. Gjør det som kalles en “tåkeindeks” på nyhetsbrevet ditt. Dette er en teknikk for å sjekke klassetrinn det er skrevet for.

Skriv måten du snakker
Hold stilen uformell. Tross alt er dette et brev.

Rediger kopien din
La den sitte minst 24 timer og deretter gå tilbake og bli kvitt ordgyteri og rydde opp teksten for klarhet. Hvis mulig, har minst en annen person redigere kopien for deg. Det er vanskelig å være sin egen redaktør.

den viktigste delen av artikkelen din er den første setningen. Etter at du har skrevet det første utkastet til artikkelen, gå tilbake og sørg for at den første setningen griper oppmerksomhet.

enda viktigere enn den første setningen er overskriften. Overskrifter kan gjøre eller ødelegge nyhetsbrevet. Hva gjør folk når de skanner en publikasjon? De leser overskriftene. Det bestemmer hva de vil lese – hvis de leser noe.

(åpnes i nytt vindu)Kamp for gode overskrifter

Skrive gode overskrifter er en kamp. Det tar ofte mer tid enn å skrive artikkelen. Men hva du finner er at når du skriver overskriften, du skjære gjennom til essensen av artikkelen. Forfattere går ofte tilbake og skriver om den første delen av artiklene sine for å matche de gode overskriftene. Overskrift skriving hjelper deg å gjøre poenget så konsist som mulig. Her er noen regler for god overskrift skriving:

Bruk handlingsverb
Verb som “grab”, “strike”, “stir” og “build” er alle verb som innebærer handling. Hold deg unna statiske verb som ” er ” og ” er.”En overskrift er enda dullere hvis den ikke inneholder et verb i det hele tatt. Disse overskriftene kalles “etikettoverskrifter” og kan være dødelige med mindre de brukes i kombinasjon med en tilhørende overskrift, ofte i mindre type, som inkluderer et verb.

• Dårlig
  Annual Meeting News
• Bedre
  Plot Din Vei Til Portland For Annual Meeting

Bruk presens
Hold verb i presens. Dette er stilen leserne er vant til i aviser. Presens tar vanligvis opp mindre dyrebar plass, også.

Kom til poenget
Fortell hva artikkelen handler om. Vær smart hvis du kan. Men ikke lure leseren om poenget med artikkelen. For eksempel overskriften for en artikkel om hvordan å skrive en god cv ble tittelen ” Ikke la en cv krampe filen.”Dette er et smart ordspill, men fortsatt fortalt hva artikkelen handlet om .

(åpnes i nytt vindu)Utvikle en stil

for å gjøre skrivingen enklere, må du etablere visse retningslinjer, kjent i forlagsbransjen som stil. Dette betyr at du alltid gjør visse ting på samme måte, slik at du ikke trenger å tenke på hvordan du gjør dem.

stilen din inkluderer for eksempel folks titler. Ved første referanse kan Kilden din Være John Smith; Og ved andre referanse, Mr. Smith Eller Smith. Det kan være lurt å referere til alle kvinner med tittelen Ms. Eller kan det være lurt å la av titler helt. Det er ingen rett eller galt om noen av disse valgene. Bare bestem deg og hold deg til det. Dette gjør også skrivingen lettere å lese. Leseren plukker ubevisst opp stilen din og blir ikke forvirret.

I tillegg til titler, kan du også ta avgjørelser om hvordan du skriver tall og hvordan du angir stater.

hvis du ikke vil ta alle disse avgjørelsene selv, bare vedta stilen til noen andre. En populær stil guide Er Washington Post Deskbook På Stil. Mange aviser bruker disse stilbøkene. Begge disse er lett tilgjengelig på bokhandlere eller kan enkelt bestilles for deg.

Andre ting som er spesielle for nyhetsbrevet ditt, vil ikke bli dekket i en standard stilbok. Så lag ditt eget supplement. I det kan være slike ting som hva akronymer du ikke stave ut og hvordan du refererer til en organisasjon på andre referanse. FOR EKSEMPEL HAR MU en supplerende stilbok der reglene om andre referanse til universitetet er avklart: bruk ENTEN MU eller Mizzou.

Følg disse tipsene, og du er på vei til et velskrevet, godt organisert og godt lest nyhetsbrev.

(åpnes i nytt vindu)Bibliografi

• Strand, Merke. Redigere Nyhetsbrevet: Hvordan Lage En Effektiv Publikasjon Ved Hjelp Av Tradisjonelle Verktøy og Datamaskiner. Kyst Til Kyst Bøker, 1988.
• Benedict, Linda Og Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic Og John Barry. Nyhetsbrev Publisering Med Pagemaker. Dow Jones-Irwin, 1988.
• Fransk, Christopher W., Redaktør. Associated Press Stylebook Og Ærekrenkelse Manual, 1987.
• Goss, Frederick. Suksess I Nyhetsbrev Publisering: En Praktisk Guide. Nyhetsbrev Forening, 1985.
• Hudson, Howard. Publisering Av Nyhetsbrev. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting: En Praktisk Veiledning. William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren Og Duncan McDonald. Når Ord Kolliderer: En Journalists Guide Til Grammatikk og Stil Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Redaktør. The Washington Post Deskbook på Stil. McGraw-Hill, 1978.
• Hvit, Jan. Redigering Av Design: En Guide Til Effektiv Ord-Og-Bilde-Kommunikasjon for Redaktører og Designere. R. R. Bowker Co., 1982.
• Hvit, Jan. Bruke Diagrammer og Grafer. R. R. Bowker Co., 1984.