Hvordan Organisere En Konferanse

de beste konferansene inspirerer delegatene med engasjerende presentasjoner og gode nettverksmuligheter. bidra til å generere en buzz rundt nye ideer og bringe folk sammen. Konferanser må være stimulerende, interaktive og engasjerende, og må tilfredsstille interessenter. De forventes også å bli snudd raskt og bli levert på stadig strammende budsjetter. Konferanseplanlegging er ikke lett, og din rolle som konferansearrangør bør ikke tas lett på. Vår guide utstyrer deg med all informasjon og råd du trenger for å presse frem og organisere en vellykket konferanse.

Sett Deltakerne Først!

Før vi kommer i gang med moduler og outs av konferansen planlegging, tror vi det er verdt å si – sette deltakerne først. Representanten og deres behov bør veilede hver beslutning du gjør.

• hvorfor deltar delegater på konferanser?
• Hvorfor skal de delta på konferansen din?
• Hva ønsker de å få ut av det?
• Hvordan kan du levere dette?
• Hva kan du gi som er unikt verdifullt for dem?

det er viktig å sette deltakeren i hjertet av organiseringen. Deres tid er dyrebar, og du må sikre at de får mest mulig ut av hvert minutt de er på konferansen.

du bør allerede ha en grundig forståelse av målgruppen din og hva som appellerer til dem. f ikke, ta deg tid til å finne ut mer om hva de forventer og hva de vil. Til slutt ønsker de å nyte svært relevante og engasjerende økter og finne unik verdi i alle aspekter av konferansen.

for å organisere en vellykket konferanse er det et par ting å vurdere, inkludert følgende:

Konferansebudsjetter

Konferansetemaer

Velge Et Konferansested

Konferansetalere

Lage en konferanseplan

Fremme En Konferanse

Konferanseregistrering

nettverk på en konferanse

konferanseteknologi

Vi Vil Bryte Disse Ned I Vår Guide.

Planlegger En Konferanse

vi forstår at du kanskje ikke er en erfaren konferanseplanlegger. Og det er sant at vi alle må starte et sted. I neste del av vår konferanseplanleggingsguide skal vi dekke viktige områder som budsjett, sponsorer og valg av sted.

Konferansebudsjetter

Mye av stresset du vil oppleve når du organiserer en konferanse, kommer fra å prøve å levere alt du har lovet på et budsjett. Penger er en stor faktor, og du må være grundig når det gjelder alle aspekter av budsjettering.
det er to beslutninger du må ta når du fullfører et budsjett: vil konferansen gå over en eller to dager? Vil det være alt basert i ett auditorium, eller vil det foregå over to eller flere separate stadier? Kostnadene vil øke avhengig av hvordan du ønsker å sette opp konferansen.

På 20 Bedford Way, tilbyr vi gode priser for multi-stream hendelser, med flere sammenhengende områder tilgjengelig for bruk, inkludert flaggskipet Logan Hall theatre. Kontakt oss i dag.

kostnadene du kan forvente å møte er som følger:

• Utleie Av Lokaler
• Catering
• Logistikk-og arrangementslag
• utleie Av Utstyr
• Foredragsholdere koster f. eks. hotell; transport; avgifter
• Underholdningskostnader
• Utskrift – Disse bør være minimale

Heldigvis er Det Mange ting du Kan gjøre for å holde kostnadene lave og maksimere konferansebudsjettet. Fra å finne sponsorer til å velge et rimelig sted, deler vi kostnadsbesparende løsninger gjennom hele denne veiledningen.

Billettpriser For En Konferanse

pengene som du vil motta vil komme fra sponsorer, utstillere (mer om det senere) og billettsalg. Nå, hvis du er heldig nok til å motta store bidrag fra sponsorer uten at integriteten til konferansen, så du kan være i stand til å tilby din viktigste konferansen gratis.

Ellers må du ta betalt for billetter. Det viktigste spørsmålet du vil ønske å svare, er hvor mye? Det er selvfølgelig vanskelig å nevne en figur, men budsjettet ditt skal gi deg en indikator på hvor mye penger du trenger å hente for å bryte jevn. Det er viktig å sette dine forventninger basert på hvor mange personer du tror du kan komme til å delta, størrelsen på lokalet og det faktum at du ikke vil selge ut.

uansett hvor mye du bestemmer deg for å lade, bør du rabatt et begrenset antall billetter i en første early bird run. Dette bør være tidlig i markedsføringen av konferansen før alle høyttalere blir annonsert.
Peter-Paul Koch, konferansearrangør og høyttaler, anbefaler å unngå fristelsen til å sette billettprisene for lave og i stedet pris billettene slik at du går i stykker når 60 til 75% av spillestedets kapasitet er tatt.’

Få Sponsorer For Konferansen

Sponsorer, og pengene de gir, kan være svært viktig når det gjelder å bo på budsjettet. Med dette i bakhodet må du opprette en liste over potensielle sponsorer. Det du leter etter er organisasjoner som ønsker eksponering for publikum. Gjør din forskning og du vil bli belønnet.

når du legger til dem, vær tydelig på hvilken støtte du trenger, om dette er økonomisk eller en tjeneste. Du må også være eksplisitt om hva du er villig til å tilby i retur for pengene sine. Dette vil trolig inkludere utbredt bruk av deres logoer, legge til goodie bag, samt et stativ hvis du har utstillere.

når du har finpusset din markedsføring meldinger å være konsekvent og overbevisende, målrette de sponsorer som vil ha nytte av å være involvert. Hvis du kan dekke de fleste kostnader med sponsing så gir du deg selv den beste muligheten til å gjøre en fortjeneste. En ting å være klar over er at, oftere enn ikke, sponsorer vil ønske å presentere på arrangementet. Hvis dette er tilfelle, så sørg for at deres snakk har verdi og ikke er rent salgsfremmende. Det er ingenting som undergraver en konferanse mer enn salgsfremmende presentasjoner som føles som salgssteder i stedet for en ekte økt på et relevant emne.

Jason Zook undersøker hvordan å få sponsorer i denne podcasten:

Flere tips om å få sponsorer for en hendelse kan bli funnet i vår guide.

Konferansetemaer

Konferanser har potensial til å bli virkelig spennende arrangementer der delegatene oppdage, dele og debatt ideer rundt et bestemt tema. Disse ideene kan til og med ha makt til å forme eller omdefinere en bransje. Med lidenskapelige mennesker kommer lidenskapelige presentasjoner, friske ideer og en ekte buzz. Å skape denne atmosfæren på konferansen skjer ikke bare.

alt begynner med emnet eller temaet. Du har kanskje oppdaget et gap i markedet eller besluttet å ta en ny tilnærming på et eksisterende emne.

det er ikke et spørsmål om å definere temaet ditt, da mye av dette vil bli gjort andre steder, men sørg for at du har det til å bruke i markedsføring av arrangementet og kjøre det gjennom konferansen.

Dette må være nært knyttet til dine overordnede mål og interessentenes mål. Men når du utvikler et tema, vil det bidra til å knytte alt sammen. Å ha et klart definert tema vil også gjøre noen markedsføringsmeldinger mer effektive.

Konferanse Utstillere

skal du ha utstillere på konferansen din? Dette kan være en ekstra inntektsstrøm, men det er viktig å velge utstillere som vil tilføre verdi for delegatene. Du må også sørge for at lokalet har en passende plass for utstilling står på liten eller ingen ekstra kostnad. Denne plassen vil avgjøre hvor mange utstillere du kan være vert. Når du kjenner plassen, må du designe en utstillingslayout.

eventuelle potensielle utstillere vil ha detaljer om demografiske av deltakere og USPs. De vil sannsynligvis ha en rekke spørsmål for å hjelpe dem med å avgjøre om utstilling på konferansen er verdt så vær forberedt på å svare på dem eller enda bedre tildele noen til å håndtere utelukkende med utstillere.

Les mer om håndtering av utstillere på konferanser.

Ansette Event Ansatte For Konferansen

Organisere en konferanse er hardt arbeid og stressende. Ikke engang vurdere å gjøre det alene. Du bør sette sammen et team av kolleger og frivillige for å hjelpe deg med å gjennomføre konferansen i planleggingsstadiet, så vel som på dagen. Det er også en god ide å bruke interne ressurser på konferansestedet.

hver person bør ha en klart definert rolle frem til og på konferansedagen. Dette bør gjøres så tidlig som mulig i planprosessen. EN av de viktigste rollene på dagen ER MC som vil ønske folk velkommen til konferansen, introdusere høyttalere, administrere overleveringer og overvåke tidspunkter for presentasjoner. Du vil også trenge løpere, sceneledere og av-teknikere.

Valg Av Konferansested

konferansestedet er ekstremt viktig. Noen mennesker velger å bruke konferansested finnerne å finne arenaer, men du er bedre å gjøre forskning selv og besøke potensielle steder i person. På denne måten kan du forhandle kontrakten, spare penger og ha kontroll over utseendet på lokalet. Det er fornuftig å ha et sett med spørsmål å stille lokalet for å sikre at det kan levere akkurat det du trenger og møte publikumets behov, for eksempel:

• er det skjulte kostnader? f. eks parkeringsavgifter eller WIFI
• Er det tilgang for funksjonshemmede? Dette er viktig.
• er det noe annet som foregår i eller rundt lokalet i løpet av konferansen din? Det kan påvirke arena tilgang eller transport?
• hvor bærekraftig er lokalet? Er det lett å komme seg til via offentlig transport?

Pass på at lokalet er stort nok-ikke bare hovedauditoriet, men andre rom som utstillingsrom og avslapningsrom. Det er ingenting verre enn å bli sto på baksiden av et rom prøver desperat å høre programleder eller enda verre glipp av en økt helt.

Hvilke Fasiliteter Er Inkludert i Et Konferansested?

ditt konferansested må tilby flere fasiliteter for å gjøre hver konferanse til en suksess. Dette inkluderer AV-utstyr, Wi-Fi, catering, en scene og, selvfølgelig, komfortable seter.

Wi-Fi – En av de største vanskelighetene med større konferanser er å finne arenaer Med Wi-Fi som kan takle kravene til mange delegater. Det er ingen tvil om at Kvaliteten På Wi-Fi er bedre i arenaer, spesielt I London og andre store byer, men det er vel verdt å få en ærlig ide Om Wi-Fi-evner. Mange steder tilbyr gratis Wi-Fi i dag, som er gode nyheter hvis det fungerer!

Konferanse Catering – Bestem om du skal gi catering. Dette kan være en stor kostnad for deg, men også en stor fordel for delegater. Hvis du ikke velger å gi lunsj catering (te og kaffe i pausene er avgjørende) må du gi informasjon om nærliggende spise alternativer.

hvis du velger å gi lunsj på konferansen, er det fornuftig å møte med cateringfirmaene og diskutere alternativene dine. Du vil at maten skal se og smake godt, men husk alltid budsjettet ditt. Det er viktig å alltid gi vegetariske og plantebaserte alternativer. Du bør også bekrefte tallene tre dager før konferansen.

Her på 20 Bedford Way er våre cateringtjenester uovertruffen. Vårt ekspertteam av kokker bruker sunne, etisk hentet ingredienser for å produsere et overdådig utvalg av måltider for dine gjester. Les mer om våre cateringtjenester i dag.

Iscenesettelse, Belysning – AV-presentasjonene må finne sted på en scene som gir et godt siktlinje for publikum og alt AV-utstyret høyttalerne trenger. Dette vil inkludere en stor projektor, en festet mikrofon som forsterkes GJENNOM PA. En ekstra bonus hvis du velger et teaterstilsted er at den har profesjonell belysning og AV som kan legge til en ekte wow-faktor og forbedre presentasjonene for publikum.

med tilbøyelighet til mobiltelefoner, tabletter og bærbare datamaskiner på konferanser i dag, er det viktig å ha stikkontakter tilgjengelig for delegater å lade sine elektroniske enheter også.

hvordan velge en dato for konferansen

når du vet hvor du skal være vert for konferansen, må du låse inn en dato. Den mest populære tiden for konferanser er Mellom Mars og November, med sommerkonferanser i juli og August ofte avvist på grunn av helligdager. Ha noen potensielle datoer i tankene i tilfelle din foretrukne arena er utilgjengelig. Disse datoene bør ikke kollidere med andre relaterte konferanse eller arrangement, så husk å gjøre din forskning.

Peter-Paul Koch sier at: “en konferanse skal holdes på en torsdag og fredag eller en mandag og tirsdag. Dette gjør at deltakerne kan spille turist, også. Hvis du bare går for en dag, er det fredag.”

Konferansehøyttalere

Når du har bekreftet datoene dine og et depositum er betalt til lokalet, kan du nå bekrefte tilgjengeligheten med konferansehøyttalerne dine.

Høyttalere kan gjøre eller ødelegge konferansen din, så du må investere tid og krefter på å finne det aller beste. Engasjerende presentasjoner har potensial til å virkelig inspirere delegater og slå alle ideer og skriblet notater til virkelige handlinger og ekte endring. Den rette presentasjonen kan være katalysatoren til delegater tilpasse sin virksomhet, og de bør huske hvor det hele begynte.

Noen ganger kan det være altfor lett å velge fra samme rotasjon av høyttalere, spesielt som kjente foredragsholdere kan hjelpe skift billetter. Men å ha en stor høyttaler som publikum ikke har sett før, gir reell verdi. Du kan også være lurt å vurdere å bringe noen off-topic høyttalere inn i programmet for å riste ting opp litt. Det er alltid mulighet for headhunting noen gjør inspirerende arbeid i ditt felt som ikke er en erfaren høyttaler. Det de kanskje mangler i å presentere erfaring, kan de gjøre opp for i lidenskap og kvalitet på ideer.

Det er noen måter du kan gå om å kjøpe en god høyttaler. Du kan slå Til PeerIndex Og BlueNod. Når du nærmer deg en høyttaler, gjør det gjennom en kontakt der det er mulig og ikke ut av det blå.

når høyttalerne er bekreftet, er det viktig å behandle dem godt. Vær tydelig med dem om hva du tilbyr fra starten. På et minimum må du dekke alle sine utgifter som reise og overnatting. Sørg for at deres losji er tilgjengelig, komfortabel, og er nær konferansested, hvis mulig. Du ønsker ikke å risikere høyttalere kjører sent fordi de kommer fra den andre siden av byen.

Utover overnatting, kan det være lurt å tilby dem en andel av overskuddet eller en fast avgift.

før konferansen vil du finne ut detaljene i deres økt innhold, tittelen, samt alle DERES AV-krav. Det er best å gjøre dette så tidlig som mulig, og sjekke inn regelmessig med alle høyttalere for å sikre at forberedelsene er på rett spor. Hvis de har noen bekymringer, eller du kan se noen problemer som skjer senere nedover linjen, er det best å håndtere dem før heller enn senere.

når det gjelder selve konferansen, ta deg tid til å orientere høyttalerne fullt ut på programmering, lengden på deres snakk og AV-oppsett, så det er ingen overraskelser. Dette vil hjelpe ting løpe jevnt og slappe av dem. Når du har en høyttaler på arrangementet ditt, er det verdt å oppmuntre dem til å holde seg til å mingle og nettverk med publikum. Dette vil gjøre dem føler seg mer avslappet og legger verdi for delegater.

det er åpenbart, men verdt å gjenta-sørg for at NOEN MC vet hvordan de skal uttale navnene sine riktig. Sørg også for at deres detaljer er riktige uansett hvor de vises-på trykk, online og sosialt (ja, det inkluderer Twitter-håndtak!).

hvordan lager jeg en konferanseplan?

når det gjelder å planlegge konferansedagen, er det fornuftig å gruppere høyttalerne og deres presentasjoner med et tema. Forhåpentligvis vil dette være en enkel oppgave når du har de ferdige sesjonsbeskrivelsene.

det er viktig å ikke stappe for mange økter i en enkelt dag. Hvis presentasjonene er så engasjerende og tankevekkende som ønsket, så kan du finne deltakere dekk mot slutten av dagen. Med dette i bakhodet er det viktig å vurdere den siste høyttaleren. Med oppmerksomhet spenn avtagende, den endelige ‘kirkegård’ sesjon kan være dårlig ivaretatt. Enten lagre en høyttaler for dette sporet som vil trekke en mengde eller vurdere å avslutte dagen tidligere, noe som gir folk en sjanse til å reise eller nettverk.

Det er også det vanskelige spørsmålet om øktlengde å vurdere. Hvor lenge er for lenge? Hvor kort er for kort? Vi føler at flertallet av ‘normale’ presentasjoner skal vare mellom 20 og 40 minutter, med keynote-samtaler går opp til en time. Innholdet må være engasjerende og imøtekomme korte oppmerksomhetsspenn – mottoet ‘all killer no filler’ er en god en.

Etter hver temasesjon bør du ta en kaffepause (minst en om morgenen, en om ettermiddagen) samt en lengre lunsjpause. Folk trenger en sjanse til å puste, behandle informasjon og nettverk samt besøke toalettet. Når en økt ikke går for å planlegge, følg Peter-Paul Kochs råd: “Hvis en økt er for lang eller for kort, bare gjør det som kommer naturlig, men avslutt neste pause på plan.”Dette vil sikre at du kommer tilbake på skjema for neste økt .

Fremme En Konferanse

ofte den vanskeligste delen av konferansen planlegging er markedsføring og markedsføring. Du vil at folk som betyr noe for å finne ut om det og ønsker å komme. For å gjøre dette, må du gjøre full bruk av nettverk både online og offline for å bygge bevissthet om konferansen og de alle viktige billettsalg / registreringer. Lag en liste over relevante bransjepublikasjoner der du kan dele detaljer om konferansen din.

det er også viktig å starte kampanjen så tidlig som mulig og sende ut påminnelser og regelmessige markedsføringsmeldinger via alle kanaler (uten spamming) når du kommer nærmere den store datoen.

noen arrangører opplever en flom av aktivitet nærmere datoen for konferansen, så hvis du ikke har solgt alle billetter med bare en måned igjen, ikke miste håpet – den siste fjorten dager kan være nøkkelen. Det er også flott å få høyttalerne til å dele oppdateringene dine også.

Kommunikasjon

Regelmessig kommunikasjon med både delegater og høyttalere er nøkkelen. Den viktigste e-posten er den du sender en uke før konferansen, som inneholder all viktig informasjon. Dette bør inkludere adressene og nettstedene til lokalet, nærliggende hoteller, parkeringsdetaljer samt datoer, klokkeslett og annen viktig informasjon.

i tillegg til å sende ut vanlige e-poster bør du også ha et nettsted som inneholder oppdatert informasjon. For mer informasjon om arrangement nettsteder og oppføringer, les vår guide til å få ditt arrangement på nettet.

Sosiale Medier

Sosiale medier er en viktig del av konferanser i dag og må utnyttes. Begynn med å lage en hashtag for konferansen din-hold den kort og søt og ta den med i e-post og reklamemateriell. Deretter aktivt oppfordre deltakerne til Å bruke Twitter på konferansen og ta deg tid til å samhandle med dem på nettet. Med litt innsats kan du få hashtag trending og øke bevisstheten og engasjementet.

Konferansedagen

Gratulerer, du gjorde det til dagen for konferansen din! Det skjer faktisk. Denne delen av guiden tar deg gjennom hva som skjer videre.

Konferanseregistrering

Registrering for en konferanse kan være mer komplisert enn det må være. Deltakere kan alle dukke opp på samme tid og ønsker å plukke opp sine lanyards og registrere med minimal stress. Organisering og tydelig kommunikasjon er nøkkelen til å håndtere store mengder mennesker og sørge for at alle kan komme inn og bosette seg så raskt som mulig. Med det i tankene er det viktig å effektivisere registreringsprosessen. For det første bør du kunne registrere deg online på forhånd. For det andre må du gi hver deltaker en lanyard sammen med en goodie bag hvis dette er noe du planlegger å gjøre. Du kan også skrive ut din lanyard hjemme.

Peter-Paul koch anbefaler å forberede en registrering pulten med lanyards lagt ut alfabetisk Fra A-K og en annen For L-Z.

Hva Deltakerne Trenger Å Samle:

• Lanyard med navn og virksomhet tydelig vises på det slik at det kan leses på et øyeblikk
• Goodie bag inneholder noen freebies fra sponsorer

tidsplanen for dagen og annen viktig informasjon bør være tilgjengelig i en hendelse app eller online. Å ha grunnleggende informasjon i et trykt format kan være nyttig på noen konferanser, men det er viktig å balansere dette med bærekraft.

Nettverk På En Konferanse

når det gjelder bransjekonferanser, er nettverk veldig viktig. De mest vellykkede konferanser gir mange muligheter, og avslappet seg på det, for deltakerne å chatte, gjøre verdifulle nye kontakter og koble med dem de allerede kjenner.

det hjelper å ha regelmessige pauser i løpet av dagen og utpekte områder for folk å samles. Hvis øktene har vært gode, vil det være mange snakkepunkter for å bryte isen og legge til rette for utveksling av ideer.
Zach Inglis, Arrangør Av HybridConf, satte ut med konferansens mål å “bringe folk sammen på ett sted hvor de kan oppdage og dele og deretter forlate full av positivitet mot det store samfunnet vi har privilegiet å være en del av.”Nettverk spiller en avgjørende rolle i å utvikle denne følelsen av fellesskap.

En annen ting som bidrar til å oppmuntre til produktivt nettverk er etterkonferansedrikker. Enten dette skjer på åstedet eller en nærliggende bar, disse ‘økter’ tillate folk å fortsette å bygge nettverk mens du slapper av over en velfortjent drink.

ved slutten av arrangementet bør du ha en bunke visittkort og mange spennende muligheter.

Les vår guide for å oppmuntre til bedre nettverk på arrangementer.

Workshops/Trening / Runde Bord

Konferanser trenger ikke å stoppe på presentasjoner og nettverk. Du kan legge til reell verdi ved å organisere workshops og treningsøkter, samt runde bord og breakout økter. Disse mindre hendelser og økter tillate folk å utforske og diskutere saker i mer detalj.

Add Ons

Konferanseteknologi

Hendelsesteknologi har utviklet seg med en utrolig hastighet de siste årene. Det er nå utallige verktøy tilgjengelig for å forbedre konferansen. Fra virtuelle deltakere til hologramatiske foredragsholdere, det er virkelig en modig og spennende ny verden.

mange konferanser får egne apper utviklet for å hjelpe deltakerne med å få mest mulig ut av dagene sine. Alle dataene som samles inn, inkludert tilbakemeldinger på de enkelte presentasjonene og arrangementet som helhet, kan være uvurderlige for å levere større og bedre neste år.

Les bloggen vår om konferansens mobilapper og hvordan de kan øke engasjementet, gi stordata og forbedre konferansen din.

det er viktig å huske at ting kan gå galt med tech, så sørg for at noen er på hånden for å fikse eventuelle problemer som kan skje på dagen.

Hvordan Filme En Konferanse

hvis budsjettet strekker seg til det, bør du dokumentere konferansen ved å ta både bilder og filme presentasjonene. Avhengig av din bransje, er det ofte ganske enkelt å finne en frivillig med de nødvendige ferdigheter og utstyr. De innspilte øktene kan deretter lastes opp (med tillatelse), og du kan dele kunnskapen ytterligere, samt legge til verdi for alle involverte.

Oppfølging E-Post Etter En Konferanse

når konferansen er ferdig og støvet og du har gitt deg selv tid til å slappe helt av og stresse ned, er det på tide å følge opp. Begynn med å sende oppriktig takk e-post til høyttalere, frivillige og sponsorer. Det kan også da legge til verdi for å sende en e-post til deltakere med en samling av slideshares, videoer og andre ressurser relatert til dagen. Du må også betale alle utestående fakturaer.

med disse praktiske oppgavene oppfylt kan du begynne å vurdere suksessen til konferansen. Se gjennom alle data som er samlet inn fra apper eller tilbakemeldingsskjemaer, og se på måter du kan forbedre konferansen for neste år.

Central London Conference Venue

20 Bedford Way har vært heldig nok til å være vert for en rekke nasjonale og internasjonale konferanser på Vår Bloomsbury arena. Gjennom årene har vi utviklet vår tjeneste og tror at vi vet en ting eller to om hvordan å sette på en konferanse. Det er en mindre bekymring når du har en dedikert og erfaren catering og konferanse team på hånden.
En av de største tilleggskostnadene er å ansette av-utstyr og teknikere – dette er ikke tilfelle på 20 Bedford Way, da vi inkluderer dette i vår utleie. Vår 910 seters Logan Hall theatre er et auditorium med alle fasiliteter du trenger. I tillegg til Dette drar Vår Sentrale London-beliggenhet nytte av fantastiske transportforbindelser, noe som gjør det til et ideelt konferansested. Som turist-og forretningsdestinasjon tiltrekker london konferanser folk fra utlandet. Finn ut mer eller avtal et besøk.