Hvordan Skrive Rapporter Som Kundene Dine Faktisk Vil Lese

Rapportering er et kontinuerlig arbeid pågår for Teamet Vårt På Content Harmony. Vi er stadig på utkikk etter måter å minimere tidsbruk rapportering samtidig maksimere klient innsikt og takeaways. Jo mer tid vi bruker hver måned på rapportering er mindre tid vi får til å utføre på strategi.

når det er sagt, er rapportering på slutten av eller begynnelsen av hver måned en verdifull tid for teamet vårt til å reflektere over prestasjoner og ta en hard titt på hva som fungerer, og noen ganger ikke fungerer. Siden så mye tid og energi går til rapportering, jobber vi for å gjøre det så verdifullt og handlingsorientert som mulig med klare neste skritt for kunden. En god klientrapport trenger en god struktur, akkurat som et vellykket møte trenger en god møteagenda.

for å sikre at våre rapporter treffer våre kunders skrivebord, i stedet for å forsvinne inn i dypet av deres e-postarkiver, har vi kommet opp med våre 9 måter å skrive en rapport sjefen din vil gi en jævla om:

Oversikt:

• 1. Gjenta Prosjektmål
• 2. Hva Oppnådde Du I Forrige Måned?
• 3. Hvilke Resultater Så Du Fra Arbeidet Ditt?
• 4. Knytt Kpier Til Forretningsmål
• 5. Forklar Deg Selv
• 6. Hva Vil Bli Oppnådd Denne Måneden?
• 7. Fortell Dem Hva De Skal Gjøre Neste
• 8. Ring Klienten. Ha En Samtale
• 9. Fokus på “Vi”

Restate Project Goals

Hvilke mål satte du deg for å oppnå i begynnelsen av prosjektet? Månedlig rapportering er en utmerket tid å stoppe og se på hvor du er versus hvor du har tenkt å være. Er du foran skjema? Bak?

hvis du er foran anslått trafikk, inntekter, salg, etc., forstå hva du har gjort for å komme dit og hvordan du kan bære momentum gjennom slutten av prosjektet eller kontrakten.

hvis du er bak, ta denne tiden til å reflektere over hva du har oppnådd så langt, og hva du kan gjøre annerledes fremover for å fange opp. Bruk denne månedlige rapporten som et innsjekkingspunkt for å forstå om du må svinge strategien din eller ikke.

Hva Oppnådde Du I Forrige Måned?

Jo, det høres ganske greit ut, men du vil nok bli overrasket over hvor mange rapporter jeg har sett som forlot dette ganske vagt.

er du et innholdsmarkedsføringsbyrå som fokuserer på produksjon og distribusjon? Hvilket innhold publiserte du forrige måned? Hvor har du publisert det? Hvordan fikk du innholdet foran kundenes målkunder? Hvor mye brukte du på å gjøre det?

er DU ET PR-byrå? Fikk du noen bemerkelsesverdige plasseringer for klienten din? Har du laget noen nye kontakter du kan bruke til fremtidige prosjekter?

Pass på at dette er ting du kan peke på og si “det … vi gjorde det.”

hvis du ikke har noe konkret arbeid å peke på, vil jeg nok være klar til å forklare hvor tid og ressurser ble brukt. Forståelig nok er det måneder brukt på strategi og planlegging som ikke alltid vil utgjøre konkrete produkter. Hvis det er tilfelle, gjør dette krystallklart og pek på eventuelle leveranser (eller arbeidsdokumenter) du har opprettet underveis.

Hvilke Resultater Så Du Fra Arbeidet Ditt?

var det vellykket? Når du ser på alt du har oppnådd i forrige måned, fikk det klienten nærmere å nå sine forretningsmål og målene teamet ditt satte seg for å treffe i begynnelsen av prosjektet?

i begynnelsen av hvert prosjekt bør teamet ditt sette seg ned med klienten og nøye skissere nøkkelindikatorer (Kpier) som vil bli rapportert hver måned. Når det gjelder rapportering, bør teamet undersøke hver Enkelt Av Disse Kpi-Ene og rapportere hvordan arbeidet ditt direkte påvirket kpi-bevegelsen (positivt eller negativt).

Knytt Kpier Til Forretningsmål

Kontroller at kpier som rapporteres, Er knyttet til vekstmål For bedrifter, ikke vilkårlige, meningsløse beregninger.

Avhengig av klienten, Vil Kpier trolig være svært forskjellige. Lead generation-fokuserte kunder vil ønske å se nye kundeemner ervervet, e-handel kunder vil ønske å se nye inntekter og salg, utgivere pleier å bry seg mest om sidevisninger, etc.

uansett, sørg For At Kpier er på linje med forretningsmål, noe som vanligvis betyr at mer penger kommer gjennom døren for kunden din. Ting som søkerangeringer og PR-plasseringer er gode ledende indikatorer som bør identifiseres, men er vanligvis ikke Kpi-Er å markere.

Bonustips: ikke rapporter om ting som ikke betyr noe. Hvis du for eksempel jobber med en lead gen-klient og en måned har en stor vekst i sidevisninger, spør deg selv “betyr dette virkelig noe, eller rapporterer jeg bare disse tallene fordi de er positive?”

det er enkelt, spesielt når Kpier kan være nede fra tid til annen, å rapportere om andre beregninger rent fordi de ser bra ut. Unngå dette. Hvis du ikke med rimelighet kan konkludere med at en beregning bidrar til de overordnede forretningsmålene, utelater du det helt. Ellers vil du sannsynligvis sette deg opp for klientspørsmål du kanskje ikke er forberedt på å svare på.

Forklar Deg Selv

er tall og Kpier opp for måneden? Er de nede? Ta denne sjansen til å virkelig dykke inn i ‘hvorfor,’ uansett hvilken retning ting er trending.

hvis tallene beveger seg i riktig retning, ta deg tid til å la klienten vite nøyaktig hva du har gjort for å oppnå dette. Har du publisert et blogginnlegg som gikk viral? Er din whitepaper generere flere kundeemner enn kunden noensinne har sett? Ta æren for det.

hvis tallene dine er nede, ta først sjansen til å forstå hvorfor. Kanskje det er en sesongmessig trend, eller kanskje ditt harde arbeid bare ikke utgjorde det du trodde det ville. Når du forstår hva som skjer, lage en handlingsplan for å svinge og endre denne neste måned.

kommuniser nøye årsaken bak dråpen sammen med planen din for å forbedre dette i de kommende månedene. Fra min erfaring, klienter forstår ikke hver måned vil være en home run og det vil være dips underveis. Så lenge du og teamet ditt har en plan for å rette opp dette, vil de fleste kunder være villige til å fortsette å jobbe mot forbedring.

Hva Vil Bli Oppnådd Denne Måneden?

Igjen, noe som burde være ganske greit, men ofte blir forsømt; vanligvis i tilfelle når det ikke er en klar handlingsplan.

På Content Harmony jobber vi vanligvis i 6-12 måneders sykluser. Vi vil bruke tid på å lage en strategi og planlegging for 6-12 måneders arbeid om gangen med en klar tidslinje av leveranser og mål. Denne tidslinjen er alltid kommunisert med klienten opp foran, men det er alltid godt å gjenta hver måned sammen med rapportering.

etter at du har dekket prestasjoner i forrige måned sammen med resultatene du har sett, dykk inn i planen for neste måned. Inkluder alltid oppgaver, leveranser og forfallsdatoer. Ikke bare vil dette sikre klienten at du er på toppen av ting, men dette vil holde din egen interne teamet ansvarlig for å treffe forfallsdatoer og bor på timeplanen.

kommuniser tydelig neste trinn og handlingselementer For hver person i teamet ditt, så vel som klientens. med så mange e-poster og gjøremålslister som spretter rundt mellom begge lagene, er det lett å miste oversikten over oppgaver. Bruk månedlig rapportering til å ringe ut bestemte handlinger som skal gjøres av hvert lag.

Ring Klienten. Ha En Samtale.

når du får månedlig rapportering ut døren, sett opp en tid for å ringe eller møte klienten og diskutere månedlig rapportering. Selv 30 minutter å rydde opp noen form for spørsmål kan gå en lang vei og fortsette å bygge på din klient / byrå forholdet.

Bonustips: Bruk dette møtet til å gjennomgå handlinger som kreves fra klienten. Din klientkontakt er sannsynligvis en travel person og kan fortsatt skumme gjennom de viktige delene (selv om det er en de burde gi en jævla om). Sørg for at han/hun vet hva som trengs fra dem og når du trenger det.

sørg for å sende omfattende møte minutter etter hvert møte slik at alle vet neste trinn.

Fokus på”Vi”

en klient/byrå forhold er nettopp det, et forhold. Som kundens virksomhet vokser, så gjør din. Du er begge incentivized til å gjøre det bra og jobbe sammen som et lag. Sørg for at rapporteringen og kommunikasjonen gjenspeiler dette samarbeidet.

Bruk “vi ” eller” oss ” når vi snakker om suksesser og prestasjoner:

• “Denne måneden var vi i stand til å oppnå XYZ.”
• “vi så X% forbedring over forrige måned.”

Å Holde dette i bakhodet er en av de mindre forbedringene som kan reframe arbeidet du gjør og skape varige klient / byråforhold.

Øvelse gjør mester. Som nevnt ovenfor, er dette en pågående prosess som du må stadig avgrense som et byrå for å bedre betjene kundene dine.

hver klient er forskjellig, og disse punktene skal bidra til å forbedre flere typer rapporteringsarbeid.