Ikke-diskrimineringstesting: 401 (k) samsvar

Ved Menneskelig Interesse jobber vi med ikke-diskrimineringstesting (NDT) for små bedrifter hver dag. Vi overvåker alle våre kunders kontoer for å varsle dem når de står i fare for å mislykkes, og hjelper til med å sette opp planer som hindrer dem i å mislykkes i utgangspunktet-alt inkludert. Det kan være vanskelig, og siden vi ikke har funnet en god ressurs som forklarer alle komponentene I NDT på en enkel og enkel måte, har vi bestemt oss for å lage vår egen guide!

hvis DU er helt ny I NDT-verdenen, anbefaler vi at du starter med å lese avsnittene nedenfor for å forstå det grunnleggende. Vi dykker nærmere inn på hvordan du utfører NDT og mer tunge underemner i vårt innlegg Om Safe Harbor 401 (k) Planer.

vi håper du finner det nyttig! Hvis du ønsker å sette opp en 401(k) du kan føle deg trygg på, nå ut til teamet vårt, og vi vil gjerne svare på eventuelle andre spørsmål du har.

Akronymer: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

Vi bruker flere akronymer i vår gjennomgang av ikke-diskrimineringstesting. For å sikre klarhet har vi listet dem ut nedenfor (alle disse er forklart nærmere i senere seksjoner):

• NDT: Ikke-Diskriminering testing

• SMB: Små og mellomstore bedrifter, vanligvis alle selskaper med færre enn 100 ansatte

• HCE: høyt kompensert ansatt

• NHCE: Ikke-høyt kompensert ansatt

• ADP Test: Faktiske utsettelse prosent test

• ACP Test: Faktiske bidrag prosent test

Hva er ikke-diskrimineringstesting?

Ikke-Diskrimineringstesting krever at ansatte med en viss status (høyt kompenserte ansatte og Nøkkelansatte) holder seg innenfor en bestemt bidragssats, som bestemt av Bidragssatsen På NHCEs. (Vi vil definere disse begrepene og skissere de ulike tester og tilnærminger i større detalj nedenfor.)

disse testene måler Deltakelsesnivåene Til HCEs og NHCEs for å sikre at planene ikke blir altfor utnyttet av HCEs. Disse testene følger føderale forskrifter som er etablert for alle typer fordel plan, inkludert pensjonsordninger. Det aktuelle planåret kalles ofte “beslutningsåret”.”

mens testene fokuserer på deltakelsesnivåer på tvers av alle ansatttyper i en organisasjon, kan flere faktorer spille en rolle i den deltakelsen—og om et selskap passerer eller feiler ikke-diskrimineringstestene.

hvorfor eksisterer ikke-diskrimineringstesting for 401 (k) planer?

Fordi DEN AMERIKANSKE regjeringen tilbyr betydelige skattefordeler gjennom 401 (k) pensjonssparingsplaner, vil de sørge for at planene ikke urettferdig fordeler selskapets eiere (Nøkkelansatte) og HCEs over NHCEs. For å sikre at en 401 (k) plan ikke er “diskriminerende” eller favoriserer bestemte ansatte, må den bestå et sett med årlige tester. Dette ansvaret faller på selskapet som tilbyr 401 (k) til sine ansatte.

mens de fleste tradisjonelle, store selskaper ikke har noen problemer med å passere, ble testene ikke designet med oppstart og Smber i tankene og kan være forvirrende og vanskelig å navigere. Men vær ikke motløs-du gjør en god ting ved å tilby en 401 (k) til dine ansatte. Vi er her for å bidra til å gjøre compliance-delen litt mindre skremmende. Vet AT IRS ikke prøver å skremme deg bort fra å sette opp en 401 (k). Faktisk oppfordrer regjeringen arbeidsgivere til å tilby pensjonsytelser gjennom skattefradrag og fradrag(se artikler for arbeidsgiver 401(k) bidragsskatt og 401 (k) kostnad for arbeidsgivere).

HCE (høyt kompenserte ansatte) og NHCE (ikke-kompenserte ansatte)

en HCE er teknisk definert som en ansatt som oppfyller en av følgende kvalifikasjoner, som skissert av Internal Revenue Service:

• Eierskap: Ved fastsettelse av HVEM SOM er EN HCE på grunn av eierskap, må vi vurdere to tidsperioder: planåret som testes (beslutningsåret) og foregående år (tilbakeblikkåret). Hvis en ansatt eide mer enn 5% av interessen i virksomheten til enhver tid i løpet av beslutningsåret ELLER tilbakeblikkåret, uansett hvor mye kompensasjon den personen tjente eller mottok, er den personen EN HCE. Ansatte knyttet til EN HCE basert på eierskap vil også bli behandlet Som HCEs (“relatert” er definert via familieattribusjon—ektefelle, barn, foreldre og besteforeldre—men IKKE svigerfamilie, søsken eller barnebarn).

• Kompensasjon: Kompensasjon er definert av IRS inkluderer lønn, bonuser, tips og frynsegoder. Når vi bestemmer hvem SOM er EN HCE på grunn av kompensasjon, vurderer vi bare kompensasjon i tilbakeblikkåret. En ansatt vil være EN HCE basert på kompensasjon hvis den ansattes årlige kompensasjon i tilbakeblikkåret var $135 000 eller mer (hvis det foregående året er 2021). Planen kan begrense Antall HCEs basert på kompensasjon ved å velge i plandokumentet å bruke “topplønnet gruppevalg” som forklart nærmere nedenfor. HCEs og NHCEs er gjensidig eksklusive kategorier, så alle andre kvalifiserte ansatte som ikke oppfyller de ovennevnte testene, betraktes Som NHCEs.

FOR EKSEMPEL, HVIS NDT kjøres for 2021-planåret (beslutningsåret), vil vi se Etter HCEs basert på kompensasjon betalt i 2020—og vi vil se Etter HCEs basert på eierskap i både 2020 og 2021.

Ny, mid-year hires: Husk at en høyt betalt ansatt ikke vil være EN HCE basert på kompensasjon i det første året de er ansatt fordi de ikke har kompensasjon i lookback år. Så, du kan ha Flere NHCEs enn du tror!

Merknad FOR HCE-tunge selskaper: En valgfri topp 20% skillet kalles ” topp betalt gruppe valget.”Den” topp betalte gruppen ” er topp 20% i kompensasjon for hele deltakergruppen. Denne karakteriseringen brukes normalt bare når det er et relativt stort antall HCEs. Dette er en veldig spesifikk brukstilfelle, så hvis du har spørsmål om dette, gi oss beskjed! Plandokumentet må inneholde topp betalt gruppe valget spesielt før den kan brukes.

Nøkkelansatte

Separat FRA HCE – og NHCE-forskjeller, anses noen Som En Nøkkelansatt hvis noen av kvalifikasjonene nedenfor er oppfylt for beslutningsåret (året blir testet for topptung status):

• Kompensasjon: enhver offiser hvis årlige kompensasjon er $200 000 eller mer(for 2022 beslutningsåret; $185 000 for 2021 beslutningsåret).

• Eierskap eller forhold: enhver ansatt som eier mer enn 5% av selskapet, eller er direkte relatert til noen som gjør det.

• Eierskap og kompensasjon: enhver ansatt som eier mer enn 1% av selskapet og tjener mer enn $150 000 (ikke indeksert).

standarden tilnærminger: ADP test OG ACP test

adp og ACP tester gjelder for “tradisjonelle” 401 (k) planer(dvs. ikke-safe harbor planer).

faktisk utsettingsprosent (ADP) test

denne testen sammenligner gjennomsnittlig prosentandel av lønnen som Deltakende HCEs utsetter til gjennomsnittlig prosentandel Som NHCEs utsetter. Denne prosentandelen viser hvor relativt engasjert i planen hver ansatt type er på et øyeblikk. Denne testen viser ikke totalt antall eller prosentandel av ansatte som gjør utsettelser. I stedet måler det nivået av engasjement.

det er to prosenter du må beregne:

1. Årlig HCE Bidragssats: Gruppere HCEs sammen og beregne gjennomsnittlig årlig ansatt utsettelse som en prosentandel av deres totale kompensasjon.

2. ÅRLIG NHCE Bidragssats: Gruppere ikke-HCEs sammen og beregne gjennomsnittlig årlig ansatt utsettelse som en prosentandel av deres totale kompensasjon.

denne tabellen representerer en årsakssammenheng: DEN årlige NHCE bidrag rate dikterer maksimalt tillatt bidrag For HCEs. For Eksempel, hvis NHCEs bidro med 1%, Kan HCEs som gjennomsnitt bare bidra med 2% (eller lavere).

et notat om beregning AV HCE-lønn etter tidligere år vs inneværende år:” Tidligere år ” betyr at gjennomsnittlig utsettelsesrate For HCEs i inneværende år (dvs . planåret som testes) vil bli sammenlignet med gjennomsnittlig utsettelsesrate For NHCEs fra foregående kalenderår. Dette er generelt fordelaktig siden DU vet hce-grensen på forhånd (se tabellen i ADP-Testdelen ovenfor), i stedet for å prøve å håndtere et bevegelig mål som endres gjennom året. Effekten av økt deltakelse på grunn av utdanningskampanjer vil imidlertid ikke bli anerkjent før neste år.

Hvis du setter opp en ny 401(k) som bruker tidligere årstesting, vil DU ikke ha et “tidligere år” for å sammenligne mot—SÅ IRS lar deg anta 3% som det ikke-høyt kompenserte ansattes gjennomsnitt (venstre kolonne I ADP-Testtabellen). For ditt første år med å administrere en 401 (k), vil dine høyt kompenserte ansatte kunne bidra med opptil 5% av kompensasjonen i gjennomsnitt hvis du velger å bruke forrige års testvalg.

en plan kan også velge å bruke testmetoden “inneværende år”. Denne metoden sammenligner HCE gjennomsnittlig utsettelsesrate for inneværende år med NHCE gjennomsnittlig utsettelsesrate for inneværende år. En plan kan endres for å bytte fra tidligere år testing til inneværende år testing når som helst. Men når endringen er godkjent, planen må vanligvis bruke inneværende år metoden for fem år på rad før du bytter tilbake til året før metoden.

faktisk bidragsprosent (ACP) test

denne testen gjelder bare for selskaper som tilbyr en 401 (k) kamp eller etter skatt bidrag. Beregningene og sammenbruddene er de samme som MED ADP, men de inkluderer arbeidsgiver kamp og etter skatt bidrag ved beregning av en gjennomsnittlig bidragssats for HCEs og NHCEs.

en tredje “test”: den øverste tunge bestemmelsen

selv om det ikke teknisk sett er en ikke-diskrimineringstest, kan denne bestemmelsen resultere i nødvendige bidrag til deltakerne dine—så vi forklarer det her. Den topptunge testen ser ut til å se Om Nøkkelansatte holder mer enn 60% av de totale planaktivaene ved å sammenligne kontosaldoen Til Nøkkelansatte med ikke-nøkkelansatte ved å bruke data fra den siste dagen i den forrige 12 måneders testperioden. For det første året av planen (ingen eiendeler i året før), er den øverste tunge bestemmelsen gjort på den siste dagen i inneværende år.

hvis Nøkkelpersonalets totale kontosaldo overstiger 60% Av Nøkkel-og ikke-nøkkelbalanser, er planen topptung. Hvis en plan er topptung, må arbeidsgiveren generelt gi et minimumsbidrag på 3% av hver ikke-nøkkeldeltakers kompensasjon. Eventuelle arbeidsgiverbidrag for året (f. eks. kamp, overskuddsdeling, safe harbor-bidrag) kan brukes til å kompensere for ethvert topptung minimumsbidrag til en deltaker.

Handlingstrinn for adp -, ACP-og top-heavy-testene

for å sikre at bedriftens 401(k) – plan ikke er diskriminerende eller topptung, er det lovpålagt at 401 (k) – administratoren utfører testing årlig. Vi er sterkt talsmann for proaktiv, regelmessig overvåking og sporing av bidragsprosenter (Human Interest kan hjelpe din bedrift med dette). Å være årvåken gjennom året kan hjelpe bedriften din med å gjøre ansattes tilbakeholdingsjusteringer etter behov uten risiko for å mislykkes testene eller måtte gjøre store justeringer nær slutten av planåret.

det er viktig at arbeidsgivere i løpet av året oppfordrer NHCEs til å bidra til deres 401(k) planer, slik at forholdet ikke er skjevt for tungt til HCEs. Dette er både en nyttig ting å gjøre fra ET ndt-perspektiv og en god ting å gjøre for dine ansatte når det gjelder økonomisk kompetanse. (Merk: som diskutert tidligere, vil fordelen av økt NHCE-innmelding bli forsinket for planer ved bruk av tidligere årstesting.).

her er tre tips for å øke sine bidrag priser som kan gjøres proaktivt før årlig testing:

1. Auto-registrere ansatte i 401 (k) plan: dette er vist å øke samlede deltakelse priser. Faktisk viser noen data at blant nyansatte øker automatisk innmelding deltakelsen i innskuddsbaserte planer til 91%.

2. Gjør 401 (k) – opplevelsen enkel: Human Interests dashbord er ukomplisert og enkelt for ansatte å bruke, noe som gjør dem mer sannsynlig å registrere seg og justere bidragene etter behov.

3. Utdanne NHCEs om viktigheten av å bidra til en 401 (k): Ikke bare for å hjelpe selskapet passere NDT, men for sine egne økonomiske futures.

På baksiden (men av samme forholdsbevarende grunner), bør du varsle HCEs om at det er en grense for hvor mye de kan bidra (les 401 (k) bidragsgrenser). Hvis kommunisert riktig, bør de forstå at en slik hette er nødvendig, slik at virksomheten ikke feiler IRS-samsvarstester-spesielt hvis alternativet ikke har pensjonsytelse i det hele tatt. Dette er et mye bedre scenario for alle involverte enn å måtte varsle HCEs etter at de allerede har bidratt for mye at de kanskje må refunderes.

hvis planen er mistenkt for å være top-heavy, kan du også ønsker å ekskludere Nøkkelansatte eller be dem om ikke å bidra for inneværende planår slik at arbeidsgiver kan unngå 3% top-heavy minimum bidrag, hvis nødvendig.

Den enkle måten: Safe harbor design

Ved hjelp av en safe harbor plan design unngår automatisk planen FRA ADP og ACP tester (i de fleste tilfeller). Så lenge du ikke bidrar med noen ekstra bidrag i et planår, kan 401(k) automatisk bli unntatt fra den øverste tunge testen.

pros av en trygg havn design:

• hjelper bedrifter automatisk passere ADP og ACP testing, kan tilfredsstille topp-tunge testkrav

• Gir et enormt incitament for ansatte til å spare for deres fremtid og tillater alle ansatte å bidra med maksimalt tillatte beløp til deres 401 (k).

• Inkluderer et obligatorisk, fradragsberettiget arbeidsgiverbidrag til en 401 (k), som også kan gi en fordel for å rekruttere og beholde dyktige medarbeidere

Ulemper med en trygg havn design:

• under safe harbor design må du forplikte deg til ett år (som må fornyes på årsbasis).

• Termineringsgebyrer kan bli belastet av noen 401 (k) journalkeepers hvis du noen gang ombestemmer deg (Selv Om Human Interest aldri belaster transaksjonsgebyrer)

• det er spesifikke frister. Hvis du bestemmer deg for å tilby et safe harbor-bidrag, kan du være begrenset til å starte det på et bestemt tidspunkt.

• Det kan være relativt dyrt, avhengig av lønn til dine ansatte.

Hva skjer hvis JEG mislykkes NDT? Hva kan jeg gjøre?

Først vil Vi si at sviktende ikke-diskrimineringstesting er ganske vanlig, og du bør ikke være flau eller stresset! Hvis du tar korrigerende tiltak raskt, er det ganske enkelt å løse—og du bør unngå negative langsiktige konsekvenser og straffer.

Human Interest og NDT

Human Interest er en online 401(k) leverandør, og fordi vi jobber med mange små bedrifter, har vi hjulpet flere kunder med å løse ndt-problemer. Her er noen måter vi kan hjelpe kunder med ikke-diskrimineringstesting:

• Gi arbeidsgivere en lett-å-bruke dashbord der de kan se på høyt nivå statistikk på bidragssatser for ansatte.

• Kommuniser til dine ansatte REGLENE FOR IRS-testing, både under trening og også gjennom varsler på vår nettside.

• Oppmuntre bidrag fra alle ansatte, spesielt ikke-høyt kompensert ansatte, gjennom brukervennlighet og økonomisk kompetanse utdanning.

• Gi arbeidsgivere råd om muligheten til å registrere ansatte automatisk, slik at de velger bort i stedet for å melde seg på, noe som også forbedrer deltakelsesraten.

• Foreta nødvendige refusjoner til HP, om nødvendig, slik at det ikke blir noen skattestraff for den involverte arbeidsgiveren.

Menneskelig Interesse kan hjelpe bedriften din med å avdekke hvilken plandesign som er best for budsjetter, behov og troverdige testscenarier. Og hvis du ikke har testet med en tidligere leverandør, kan vi bidra til å avdekke roten til problemet. Ved å veilede deg langs 401 (k) installasjonsprosessen, kan vi hjelpe din bedrift med å unngå NDT-problemer-slik at du kan fokusere på kjernevirksomhetsfunksjoner.

vi håper du fant denne veiledningen nyttig. Hvis du leter etter en flott 401(k) for dine ansatte, klikk her for å be om Mer informasjon om Menneskelig Interesse.