Månedsavslutningsprosess: hvordan gjøre regnskapet mer effektivt

Regnskap er jobben som aldri er ferdig. Enten du forbereder deg på selvangivelse, presenterer økonomiske rapporteringsdata, eller faktisk utfører månedsskiftet, er det knapt en sjanse til å puste.

i 2017 rapporterte gjennomsnittlig regnskapsteam at slutten av måneden tar mer enn 8 dager.

men tid brukt på slutten av måneden er tid brukt bort fra merverdi. Du har allerede en uendelig liste over oppgaver å fullføre, og avslutningsprosessen stjeler oppmerksomheten din fra å tjene penger på forretningsoppgaver og levere strategisk innsikt.

en klar sluttprosess for månedsslutt forbedrer effektiviteten og reduserer feil. Vi vil komme inn på hvordan du kan utvikle styringen av sluttprosessen din. Men først, la oss ta en titt på hva månedsskiftet er, og de nøyaktige trinnene du kan ta.

hva er slutten på måneden?

månedsavslutning refererer til den månedlige samlingen av finansiell regnskapsinformasjon, gjennomgang og avstemming av poster.

den viktigste sluttperioden kommer ved utgangen av regnskapsåret. Men god økonomisk sporing fortsetter hver dag, uke og måned.

Å Vente til slutten av regnskapsåret for å samle all din økonomi ville være galskap, og skattesesongen er vanskelig nok som den er!

så de fleste økonomiteam lukker også bøkene hver måned, slik at de kan sjekke transaksjoner, tidsskrifter og rapporter på en mer regelmessig basis. Det betyr også matchende både inntekter og utgifter til de fysiske postene – sjekker kvitteringer, fakturaer og andre dokumenter.

avhengig av regnskapsteamets hastighet, kan denne månedsendingsprosessen ta mellom 5 og 10 dager. Det er en viktig del av bedriftens finansielle system, siden månedsskiftet regnskap:

• hjelper enkelt å vise finansiell informasjon
• Holder postene klare i tilfelle du blir revidert
• bidrar til å hindre fremtidige regnskapsfeil
• Forbereder deg for enklere, enklere skatt innlevering

Opprette en visning av hvor pengene kommer og går hver måned kan du bygge et klart bilde av din samlede virksomheten utgifter. Månedsslutt lukk høydepunkter hvor utgifter ikke er spesielt nødvendig og hjelper deg med å optimalisere selskapets utgifter.

men en mer strømlinjeformet månedsavslutningsprosess fører til færre feil i hele regnskapsprosedyren. Så det lønner seg å gjøre det riktig.

6 viktige trinn for månedsavslutningsregnskap

det er ingen perfekt månedsavslutnings nær sjekkliste, siden alle selskaper er forskjellige. Noen arbeider med produkter, noe som betyr at de vil ha de ekstra trinnene for å spore begge lagrene. Andre har er servicefokusert, eller har store smålig kontanter og kontorkostnader å bekymre seg for.

generelt er det seks viktige trinn i månedsskiftet regnskapsprosess for oppstart og Smb:

1. Kundefordringer
2. Leverandørgjeld
3. kontoavstemming
4. Driftsmidler
5. Planlegg fremover

Kundefordringer

Start med å registrere alle inntekt mottatt i løpet av måneden, enten dette er gjennom kontanter, fakturaer, lån eller Andre Inntekter. Dette trinnet innebærer også å verifisere at du har mottatt de riktige beløpene fra kunder og jager ubetalte fakturaer.

økonomiteamet ditt bør lage en loggoppføring for å registrere hver av disse transaksjonene.

Leverandørgjeld

i motsetning til inntekt er leverandørgjeld pengene du bruker hver måned på kjøp og regninger. Du må spore hvor mye du har brukt og på hvilke produkter eller tjenester, inkludert via utgiftsrapporter, fakturabetalinger og firmakort.

kontoavstemming

dette trinnet i den månedlige lukkingen innebærer samsvar og verifisering av hver transaksjon med den tilsvarende banken, leverandøren eller bedriften. Dette er kjent som periodiseringsprosessen.

Anleggsmidler

Større deler av maskiner, teknologi og andre eiendeler blir noen ganger oversatt til kontanter i hovedboken. Dette skyldes avskrivnings-og amortiseringsprosessen, noe som betyr at verdien av disse eiendelene faller over tid. Siden eiendeler er dyre, har du lov til å spre kostnadene ved avskrivninger i form av utgifter som årene går forbi.

Opptak av verdiendring til disse eiendelene (inkludert reparasjoner eller amortisering) er viktig for å holde bøkene dine stabile og unngå plutselige hopp i fortjeneste eller tap.

Uttalelser

nå er det på tide å organisere den månedlige avsluttende regnskapet, for eksempel balansen, resultat og tap, inntekter og utgifter ark. Selvfølgelig bør kreditter og debet holde en nettoverdi på null som kontosaldo.

Finansielle rapporter og uttalelser er utrolig viktige for å gi en nøyaktig oversikt over selskapets økonomiske data og informere fremtidige strategier.

Planlegg fremover

Til Slutt er Det på tide å tenke fremover til måneden i hånden og lage en forretningsmessig plan for å håndtere viktige risikoer. Hvis noe var spesielt manuell denne måneden, for eksempel, kan det være på tide å tenke på å skape en automatiseringsprosess. 88% av selskapene som søker automatisering, kan fullføre den månedlige lukkeprosessen innen 6 dager, sammenlignet med bare 40% av de som ikke gjør det.

5 tips for å gjøre månedsslutten mer effektiv

som diskutert, kan regnskapsmånedens slutt mer effektiv ikke bare gi et nøyaktig innblikk i bedriftens økonomiske tilstand, men også forhindre fremtidige feil. Effektivisering av prosessen forbereder deg bedre i tilfelle en revisjon, og for når skattesesongen til slutt ruller rundt (altfor tidlig, kan jeg legge til!).

slik gjør du slutten på måneden mer effektiv:

1. Bruk maler og sjekklister
2. Konsolider alle transaksjoner på ett sted
3. Sikkerhetskopier dataene dine
4. Implementer bedriftsavbrudd
5. Automatiser systemer

Bruk maler og sjekklister

Maler Og sjekklister for hvert trinn i prosessen kan høres utrolig taxing, men de kan barbere Hele dager av månedsslutt lukkeprosessen.

den viktigste fordelen ved å bruke maler i slutten av måneden er at de standardiserer operasjoner. Å lage en standard operasjonsprosedyre er bevist å forbedre hastigheten og nøyaktigheten av månedssluttprosessen.

Et programvareselskap tilskrev en tegnsjekkliste som en viktig årsak til deres suksess i å redusere månedsavslutningen fra 3 uker til bare 3 dager. Snakk om forbedring!

Konsolider transaksjoner

det er viktig å konsolidere alle transaksjonskategorier på ett sted. Vi snakker utgifter, inntekter og mer. Spend management software med flere brukerkontoer lar ditt regnskapsteam verifisere alle transaksjoner i hele selskapet.

du kan også arbeide med etiketter for å kategorisere og visuelt vise utgifter lettere.

Sikkerhetskopier data

la oss være ærlige, ingen bør stole på papir i disse dager. Hvis du ikke har funnet en måte å flytte regnskapsprosessen på nettet, er det på tide å bli fleksibel. Men selv om du har tilgang til digital regnskapsprogramvare eller elektroniske programmer, er det viktig å sikkerhetskopiere alle dokumentene dine.

Tenk deg å miste tilgang til alle dine data, rapportering og analyse? Hendelser som dette kan doble hele månedssluttprosessen og vil sikkert ha en knock – on effekt på andre regnskapsprosesser. Sikkerhetskopier dataene dine ved hjelp av et pålitelig skybasert system som kan lagres sikkert.

Kommunisere selskapet cut – off datoer

Hele selskapet cut-offs er spesifikke datoer på slutten av hver måned som hver ansatt bør vite og respektere. De betyr slutten av inneværende regnskapsperiode, og transaksjoner etter denne datoen vil bli videreført til neste måned. Hvis du for eksempel arbeider med en frilanser som ikke sender inn fakturaen før avskjæringen, må de vanligvis vente på at neste faktureringssyklus skal betales.

økonomiteamet ditt bruker selvfølgelig allerede disse. Men å kommunisere cut-offs gir dem nok tid til å delta på oppgaver som å betale fakturaen din mens du også fullfører månedsskiftet.

Automatiser spend management

det første trinnet du kan ta for å gjøre livet betydelig enklere når det gjelder månedsslutt?

Automatiser systemene dine.

visste du at du kan sette ansvaret for mottak samling på dine ansatte, i stedet for å jage dem hver måned?

Automatisert betalingsavstemming, innebygde ansattes debetkort og sømløse godkjenninger kan alle gjøres ved Hjelp Av Kraften Til Spendesk. Kunder sier at vår programvare sparer omtrent 4 dagers arbeid på slutten av hver måned.

selv om regnskap aldri er helt ferdig, kan du spare tid på sluttprosessene for månedsskiftet for å øke effektiviteten og levere merverdi. Selvfølgelig kan alle disse tipsene og triksene også brukes til årsskiftet og kan være til nytte for noen av dine andre regnskapssystemer.

det store bildet takeaway her er at stengetid koster deg verdifull tid og energi som ville være bedre brukt på strategiske beslutninger. Du har kraften til å skape bedre tilfredshet på arbeidsplassen, skape besparelser og oppnå høyere fortjeneste. Fiks lukkeprosessen i dag, for godt.