Minute Book: Hva Er En Corporate Book Og Hvorfor Det Er Viktig
Hva er en minute book?
Hvorfor er det viktig å opprettholde en corporate bok eller forretnings poster?
Hva er inkludert i en minuttbok, og hva er konsekvensene av at minuttboken ikke holdes oppdatert?
i denne artikkelen vil vi bryte ned alt du trenger å vite om minutt bøker.
er du klar?
La oss komme i gang…
Innholdsfortegnelse
Hva er en minuttbok
en minuttbok, corporate minute book eller corporate book er en offisiell oversikt over selskapets interne aktiviteter og beslutninger.
merriam-Webster definerer en liten bok som “den offisielle skriftlige registrering av transaksjonen av aksjeeiere og styremedlemmer i et selskap”.
minuttboken er i hovedsak et bedriftsbindemiddel som inneholder selskapets vedtak, aksjonærbok, vedtekter, liste over styremedlemmer, vedtekter og alle interne bedriftsdokumenter i selskapet.
når du først innlemmer et selskap, må du umiddelbart organisere alle bedriftens dokumenter i minuttboken for å sikre at du opprettholder klare registre over selskapet.
minuttboken vil gi detaljer om selskapets historie.
siden selskapet er en juridisk person som opptrer gjennom styret, må det holde styr på viktige aktiviteter og hendelser i sitt liv og dokumentere sin beslutningsprosess.
en fysisk person kan holde en dagbok av viktige hendelser i hans eller hennes liv.
et selskap må holde oversikt over viktige beslutninger i sitt liv og demonstrere at disse beslutningene ble gjort i samsvar med selskapets styrende regler og loven.
minuttboken inneholder i hovedsak selskapets dagbok.
hva er “minutter”
Minutter eller møteprotokoller representerer den dokumenterte beretningen om et møte eller en beslutning.
for eksempel er selskapets styre ansvarlig for å ta viktige og strategiske beslutninger for selskapet.
de vil vanligvis møtes flere ganger i året for å diskutere selskapets saker, styring, vurdere hvordan ting går og hva som skal gjøres neste.
bedriftssekretæren har ansvaret for å utarbeide en skriftlig redegjørelse for hva som ble diskutert under disse møtene og de beslutninger som ble fattet.
det er det vi kaller møtet “minutter”.
protokollen representerer en detaljert beskrivelse av hva som ble diskutert og hvilke beslutninger som ble tatt av hvem.
når møteprotokollene er utarbeidet, sendes de deretter til hvert styremedlem som er tilstede på møtet for å godkjenne og bekrefte innholdet.
til Slutt vil de godkjente møteprotokollene bli plassert i selskapets minuttbok for å holde rede på selskapets beslutning og beslutningsprosess.
Hva går i en liten bok
Hva går i en liten bok og innholdet er generelt standard.
det er noen viktige dokumenter og informasjon som finnes i minuttet bok for selskaper:
- vedtekter
- Vedtekter
- Styrets Vedtak
- aksjonærenes Vedtak
- styrets Vedtak
- styrets vedtak
- hovedbok for aksjonærer
- hovedbok for aksjeoverføring
- tegningsavtaler
- dokumenter for selskapsregister
- aksjesertifikater
- aksjonæravtale
- opsjonsstipend
- kredittordninger
- endringer i selskapets artikler eller vedtekter
minuttboken gir deg informasjon om selskapets juridiske struktur, beslutninger som tidligere ble gjort av styremedlemmer og aksjonærer, hvordan selskapet kan vedta nye viktige beslutninger og hvem som er selskapets interessenter.
når trenger du å vise bedriftens bok
Det er mange tilfeller når du trenger å produsere bedriftens historie og minutt bok.
her er noen eksempler på hendelser som krever at du viser minutt bok for din bedrift:
- due diligence prosess
- Salg av firmaet
- Overføring av virksomheten til en annen person
- Bankfinansiering
- eiendomstransaksjon
- kjøp Av Kjøretøy
- seed round financing
- investor finansiering
- børsnotering
- åpne kredittlinje fasiliteter
- for skatteregnskap formål
- selskapsrevisjon
- arbeider med statlige myndigheter
i noen av de ovennevnte omstendigheter, kan du bli pålagt å vise at selskapets historie er godt dokumentert og at investor eller finansieringsselskap handler med deg basert på fullstendig kunnskap om bedriftens bedriftens status og historie.
hvis bedriftens poster boken er ufullstendig eller ikke dokumentert, som kan forsinke transaksjonen eller kompromittere det.
så sørg for at du holder postene dine oppdatert.
trenger jeg en liten bok
det korte svaret er ja!
hva er betydningen av en liten bok?
du trenger en liten bok for å redegjøre for selskapets historie.
På en måte er det ikke den faktiske minuttboken som er viktig, men alt innholdet du må opprettholde i det.
i bedriftens liv, i mange tilfeller, må du gå tilbake til bedriftens minutter for å gi bevis på tidligere beslutninger eller handlinger av selskapet.
for eksempel, hvis selskapet hadde tatt en viktig linje av kreditt i banken, det hadde utstedt aksjer i sammenheng med bedriftens finansiering eller frø runde finansiering eller kan ha kjøpt aksjer tilbake fra visse aksjonærer, må du gi postene i selskapet minutter for å vise at slike beslutninger ble gjort i samsvar med selskapet styrende regler og lover.
hvis et selskap forsømmer sin bedriftsbok og ikke klarer å holde selskapets minutter knyttet til sine viktige beslutninger, kan det ende opp med å betale mange advokathonorarer for å gjenskape selskapets historie.
selskapet kan måtte betale for å dokumentere viktige tidligere beslutninger og fremlegge bevis for at dets tidligere beslutninger ble behørig godkjent av styret og selskapets aksjonærer.
hvordan organisere en liten bok
Organisere en liten bok er fundamentalt ikke en komplisert prosess.
selvfølgelig kan det være betydelige forskjeller mellom håndteringen av minuttboken for en stor multinasjonal versus en lokal liten butikk.
så hvordan opprettholder du en liten bok?
din minutters bok bør minimalt inneholde:
- dine vedtekter eller firmaattest sammen med alle dens endringer
- selskapets vedtekter sammen med alle dens endringer
- registeret over styret
- resolusjonen og protokollen fra det første organisasjonsmøtet
- Protokoll fra alle styremøter
- aksjonærvedtak som viser alle aksjonærgodkjenninger
- selskapets aksjonærer og aksjeeierregisteret
hvert selskap kan bestemme hvilken informasjon som skal oppbevares i sin minuttbok.
ofte bør all informasjon som potensielt kan påvirke selskapet som en enhet, holdes i bedriftsboken.
hva skjer hvis min minuttbok ikke er oppdatert
Du kan bli utsatt for viktige konsekvenser hvis firmaet ditt ikke har en oppdatert og veldokumentert bok med poster.
ofte ser selskaper en viktig transaksjon forsinket eller til og med sporet som følge av mangel på deres minuttbok.
for eksempel har du jobbet hardt for å finne en investor å investere i din bedrift.
du trenger investeringsfond dårlig.
Oops, det er et problem!
investoren ønsker ikke å investere før selskapet kan riktig vise og dokumentere tidligere beslutninger.
investoren ønsker å sørge for at selskapet ikke har krenket noens rettigheter i det siste, sine beslutninger overholdt loven og selskapet forskrifter.
uten trøst at selskapets virksomhet var vanlig, ser investor risiko.
her er en kort liste over tilfeller når et selskap kan møte potensielle konsekvenser av å ikke opprettholde sin minuttbok:
- Standard i obligatoriske regulatoriske registreringer
- Eksponering for juridiske straffer for regelverkssvikt
- Mer omfattende revisjon i forbindelse med en salgstransaksjon
- Styret gjenstand for søksmål avhengig av arten av den udokumenterte avgjørelsen
- mulig aksjonær søksmål for udokumenterte beslutninger som påvirker aksjonærrettigheter
- tidligere styremedlemmer blir ansvarlige for handlingene til nye styremedlemmer dersom endringen ikke ble dokumentert
- umulighet å gjenskape selskapets historie til tilfredsstillelse av en viktig investor
intensiteten av konsekvensene kan variere avhengig av arten av vedtaket, størrelsen på selskapet, mulige brudd på loven og antall interessenter som potensielt påvirkes av selskapets beslutninger.
Det er best å rådføre seg med en bedrifts advokat for å sikre at du opprettholde din bedrift minutt boken riktig for å unngå unødvendig risiko.
Gatekjøkken
the company minute book er den offisielle oversikten over selskapets historie siden den ble innlemmet.
Selskaper er pålagt å holde en detaljert oversikt over bedriftens dokumenter, beslutninger og transaksjoner.
vanligvis er bedriftens bok på selskapet minutter holdt på selskapets hovedkontor.
firmaboken med minutter inkluderer:
- vedtekter
- Register over styremedlemmer og offiserer
- Styrets Vedtak
- Aksjonærenes Vedtak
- styreprotokoll
- Aksjonærregister
- Register over aksjeoverføringer
- regulatoriske arkiveringsdokumenter
og mer.
hvis du vedlikeholder bedriftens minuttbok riktig og sørger for at innholdet er oppdatert, vil du effektivt minimere risikoen for selskapet og direktørene som driver selskapet.
styret vil ha den trøst at deres beslutninger ble godt dokumentert og holdt i selskapets poster.
aksjonærene har forsikring om at de godkjente noen vedtak i styret som det var nødvendig ved lov.
Tredjeparter som banker, investorer, myndigheter, revisorer eller advokater kan raskt se en detaljert historie om selskapet og ha komforten at selskapets tidligere beslutninger og aktiviteter var i samsvar med sine interne regler og loven.
riktig vedlikehold av minuttet er avgjørende for et selskap å dokumentere sin historie.
har du en opplevelse du ønsker å dele med oss om corporate records bok?
vi vil gjerne høre fra deg.
Leave a Reply