Prosjektvurdering-Definisjon Og Trinn

Når en organisasjon ønsker å finne en løsning på et bestemt forretningsproblem og identifisere den beste måten for å implementere den løsningen, må den planlegge og utvikle et prosjekt som kan gi en effektiv handlingsplan for å løse problemet ved å implementere løsningen.

denne organisasjonen må gi en vurdering av det potensielle prosjektet for å sikre at prosjektet er veldig effektivt fordi det støtter den riktige løsningen og løser det nødvendige problemet. I denne sammenheng fungerer prosjektvurderingsstyring som den viktigste prosessen med å analysere og godkjenne prosjektet.

i denne artikkelen skal jeg skrive om prosjektvurderingsprosessen og de viktigste trinnene. Jeg håper min artikkel vil hjelpe deg å lære å evaluere og vurdere prosjekter. På slutten av artikkelen gir jeg en lenke til prosjektvurderingsmalen, som er en mer strukturert måte å forklare vurderingsprosessen på.

Hva Er Prosjektvurdering? – Definisjon

Før vi snakker om definisjonen av prosjektvurdering, vil jeg gjerne fortelle en interessant historie fra livet mitt. Her er den historien.

som JEG ER EN PMP og har bred erfaring med å håndtere ulike typer prosjekt, lurte jeg alltid på hvordan naboen min, som er lastebilsjåfør og dermed ikke har erfaring med prosjektvurderingsstyring, kunne gjøre alle disse “prosjektene” uten foreløpig vurdering og analyse av det første konseptet, problemet og løsningen. Med “prosjektene” mener jeg aktivitetene naboen min gjorde da han bygde garasjen i bakgården, renoverte kjøkkenet, reparerte lastebilen, snakket med postmannen og så videre. Min undring var at denne personen ikke har noen ide om prosjektvurdering og ledelse, men han kan gjøre vellykkede “prosjekter”, selv uten å forstå at dette er prosjekter.

En dag tok jeg alle disse tankene med meg og gikk til naboen min. Jeg ønsket å finne ut hvordan han oppnådde suksess uten å bruke prosjekt, vurdering eller hva som helst annet som jeg kan betrakte som evalueringsprosessen. Da jeg møtte ham i hans renoverte kjøkken, ble jeg overrasket over å se at han var å lage en foreløpig plan for sitt neste prosjekt: Kjøpe Ny Bil. Han satt ved det lille kjøkkenbordet og skrev noe på et stort ark av en avis (“Daily News” hvis det er mer presist). Jeg gikk nær bordet og så mange ord og setninger understreket og krysset av, med flere piler og sirkler på papirarket. “Hva gjør du, – – det er det jeg spurte. “Ser du ikke? Jeg prøver å planlegge mitt nye kjøp. Husk Den Store Mercedes jeg viste deg i Forrige måned I Lastebilsjåførens magasin. Jeg har bestemt meg for å kjøpe den. Og nå vil jeg planlegge alt fremover, for å unngå feil, vet du”.

jeg satt ved bordet i nærheten av naboen min, og han fortalte meg om hans planer. Jeg fant ut at han alltid laget en plan før han gjorde noe viktig eller uvanlig for sitt daglige liv, for eksempel garasjebygging eller kjøkkenrenovering. Han brukte aldri dokumenter og maler, men bare et ark av en avis fordi, som han sa med et smil, “aviser lyver alltid, men mine poster og planer vil gjøre virkeligheten mer “realistisk” og pragmatisk “(jeg kan fortsatt ikke helt forstå hva han mente faktisk).

jeg kommer ikke til å irritere deg ved å gjenfortelle vår konvertering i denne teksten. Jeg vil bare fokusere deg på nøkkelideen bak denne historien: ofte bruker folk uvitende metoder og teknikker for prosjektvurdering og evaluering for å bestemme sjansene for suksess for deres bestrebelser. Før jeg så i naboens kjøkken hvordan aviser kunne brukes til vurderingsprosessen, trodde jeg bare formelle dokumenter og papirer var verktøyene for å vurdere et profesjonelt prosjekt. Men nå vet jeg sikkert at hver person kan gjøre en vurdering; det eneste du må huske er at alle slags prosjekt krever riktig nivå av kunnskap og kompetanse for å generere en god prosjektvurderingsrapport. Og det er alt … La oss gi definisjonen av prosjektvurdering.

Definere Prosjektvurdering

Prosjektvurdering er en konsekvent prosess for å gjennomgå et gitt prosjekt og evaluere innholdet for å godkjenne eller avvise dette prosjektet, gjennom å analysere problemet eller må løses av prosjektet, generere løsningsalternativer (alternativer) for å løse problemet, velge det mest gjennomførbare alternativet, gjennomføre en mulighetsanalyse av dette alternativet, lage løsningserklæringen og identifisere alle personer og organisasjoner som er opptatt av eller berørt av prosjektet og dets forventede resultater. Det er et forsøk på å rettferdiggjøre prosjektet gjennom analyse, som er en måte å bestemme prosjektets gjennomførbarhet og kostnadseffektivitet på.

Vurdering av et prosjekt betyr å vurdere den foreslåtte løsningen mot evnen til å løse det identifiserte problemet eller behovet. PMBOK) anser den tekniske og økonomiske prosjektvurderingen som en del av initierings-eller pre-planleggingsfasen. PRINCE2 foreslår å utvikle business case som er en form for prosjektformulering og vurdering. Metoden 123 (MPMM, som er basert PÅ pmi og PRINCE2 standarder) bruker også business case for å utarbeide et foreslått prosjekt for mulighetsanalyse og vurdering.

prosjektvurderingsstyring er en viktig fase av ethvert prosjekt, uavhengig av art, type og størrelse. Dette stadiet representerer det første punktet i pre-planlegging eller initiering fase. Uten å ha vurdert et prosjekt, er det økonomisk og teknisk urimelig å fortsette med videre planlegging og utvikling. Uansett om du skal kjøpe en ny bil (f. eks. min nabos prosjekt), bygge en bygning, forbedre en forretningsprosess, oppdatere et nettverkssystem, gjennomføre en markedsføringskampanje, bygge en garasje eller et annet initiativ, bør du foreta en foreløpig vurdering og vurdering av virksomheten din for å være sikker på at du vil gjøre en nødvendig og nødvendig endring i miljøet ditt.

Prosjektvurdering: Nøkkeltrinn

Ulike PM-metoder bruker ulike tilnærminger og teknikker for å utvikle en prosjektvurdering. I min praksis bruker vi noen metode som ser vurderingsprosessen som en serie på 4 trinn som har en rekke deltrinn og oppgaver. I denne sjekklisten kan du se hele hierarkiet med detaljene. Jeg skal gi en oversikt over trinnene. Hvis du vil bli dypere, vennligst les sjekklisten.

Trinn # 1. Konseptanalyse

det første trinnet krever at du (som prosjektvurdering eller analytiker) gjennomfører en rekke analyser for å bestemme konseptet for det fremtidige prosjektet og gi Beslutningspakken til toppledelsen (prosjektsponsorer) for godkjenning. Det betyr at du må utføre problemløsningsanalysen som bestemmer problemet/behovet som skal løses og løsningen som skal brukes til å håndtere problemet. Løsningen bør analyseres ved kostnadseffektivitet og gjennomførbarhet(ulike prosjektvurderingsmetoder og teknikker kan brukes). Du må også identifisere interessenter (de personene og organisasjonene som er involvert i eller berørt av problemet og/eller løsningen) og analysere deres behov (hvordan de forholder seg til problemet og/eller løsningen). Tross alt, må du utvikle en beslutning pakke som inneholder problem setning, løsningsforslag, interessentlisten og forespørselen finansiering. Denne pakken vil da bli sendt til sponsoren for godkjenning (eller avvisning). Hvis sponsoren godkjenner prosjektkonseptet, kan du gå videre til neste trinn.

Trinn # 2. Concept Brief

på dette trinnet må du utvikle et sammendrag av prosjektkonseptet for å definere mål, mål, bredt omfang, tidsvarighet og forventede kostnader. Alle disse dataene vil bli brukt til å utvikle Konseptet Kort. Du må utvikle et prosjektoppgavedokument som spesifiserer prosjektets oppdrag, mål, mål og visjon. Deretter kan du opprette et bredt omfang uttalelse som angir grensene, leveringskrav annonsen din forsøke. Til slutt lager du en foreløpig tidsplan mal som bestemmer en estimert varighet av prosjektet, og deretter utvikle et kostnadsprognosedokument basert på kostnadsestimater og beregninger.

Trinn # 3. Prosjektorganisasjon

Du bruker Konseptkort til å bestemme en organisasjonsstruktur for prosjektet. Denne strukturen bør utvikles og forklares I Prosjektets Organisasjonskart. Dokumentet dekker slike spørsmål som styringsstruktur( roller og ansvar), team krav og sammensetning, implementering tilnærming, resultatmål, annen info. Ideen bak Prosjektets Organisasjonskart er å skape en visuell representasjon av roller, ansvar og deres relasjoner og hva mennesker / organisasjoner er tildelt til hvilke roller og plikter i prosjektet.

Trinn # 4. Prosjektgodkjenning

det siste trinnet krever at du gjennomgår alle de forrige trinnene og samler dem inn i et enkelt dokument kalt Prosjektvurdering. Dette dokumentet oppsummerer alle estimatene og evalueringene som er gjort, for å rettferdiggjøre prosjektkonseptet og verifisere at den foreslåtte løsningen løser det identifiserte problemet. Den økonomiske, kostnadseffektivitet og gjennomførbarhet analyser vil tjene som metoder for prosjektvurdering for å godkjenne prosjektet. Dokumentet skal sendes til snooper-interessentene (kunden, sponsoren) for gjennomgang og godkjenning. Hvis vurderingen er godkjent, går prosjektet til neste fase, planleggingen.

Typer prosjektvurdering

prosjektvurdering bruker følgende to hovedtyper:

• Resultatorientert vurdering
• Finansielle vurderinger (kost / nytte-analyse)

1. Resultatorientering

det gjøres i begynnelsen av et prosjekt før penger eller andre materialkostnader påløper.

Resultatorientering prosjektvurdering fokuserer på å identifisere og forutsi risiko og deres innvirkning på å levere resultatene som var planlagt i prosjektplanen og kontrakten. Denne typen vurdering inkluderer identifisering av risiko basert på prosjektledelsesprosesser som initiering av prosesser, planleggingsprosess, gjennomføring av prosess og kontrollprosess.

Resultatorientering prosjektvurdering fokuserer også på justering av faktiske og prognostiserte resultater og sikre at de alle samsvarer med prosjektets mål og mål.

2. Finansiell Vurdering (cost-benefit analysis)

denne typen prosjektvurdering er gjort for å vurdere om en finansieringsforespørsel (eller en investering) kan begrunnes med forventede besparelser eller inntekter etter at den er fullført.

kostnadsfordelingsanalyse Er et planleggingsverktøy som hjelper deg med å avgjøre om en investering har en tilfredsstillende avkastning for organisasjonen. Den sammenligner investeringen eller endringen med alternativene i henhold til ett eller flere kriterier som kostnader, tekniske faktorer, tjenester, ressursutnyttelse etc.

kost / nytte analyse vurderer alle ressurser investert i et prosjekt og sammenligner med forventede fordeler. Fordelene ved et prosjekt måles vanligvis ved å sammenligne kostnadene som ville ha påløpt hvis et prosjekt ikke ble implementert.

i henhold til denne metoden aksepteres prosjekter som viser en balanse mellom ytelser vs. kostnader, de med overskudd av kostnader over ytelser avvises, og de som viser overskudd av ytelser over kostnader, blir utsatt for videre vurdering.

i praksis bruker noen organisasjoner en annen tilnærming der prosjekter med forventede nytte-kostnadsforhold større enn en er akseptert, de med forhold mellom null og en som borderline saker for videre vurdering og de under null som avslag før ytterligere investeringer på planer eller arbeid på planer er gjort.