Viktigheten Av Å Planlegge Et Forretningsdokument

Skriving er den morsomme delen. Redigering er den vanskelige delen. Vet du hva første del er? Planlegging! Hva du gjør før du skriver er like viktig som hva du skriver. Planlegging av et forretningsdokument og bruk av en disposisjon er verdifulle verktøy du bør nå først i skribentens verktøykasse.

Hvorfor Det Er Viktig Å Planlegge Et Forretningsdokument

Effektiv forretningskommunikasjon krever bruk av de tre C-ene: skriv tydelig, konsist og overbevisende. Hvis et forretningsdokument er dårlig skrevet, inneholder mange stave-eller grammatikkfeil, mangler organisasjon eller ikke identifiserer problemene, er leseren igjen med et dårlig inntrykk. Derfor, for å opprettholde ditt rykte som en profesjonell, må du gi tid til planlegging før du begynner å skrive et forretningsdokument.

Hva Planlegging Innebærer

Planlegging tar tid—fra noen få minutter til noen timer, avhengig av dokumentstørrelsen, detaljmengden og viktighetsnivået.

Planlegging av et forretningsdokument krever at du:

• Definer Klart formålet
• Kjenn målgruppen
• Skissere viktige punkter

Hold Fokus På Formålet Med Forretningsdokumentet

Identifiser formålet og hold fokus. Jo, du må kanskje ta med ekstra støttemateriale for å gjøre poenget ditt. Men supplerende informasjon bør aldri overgå det primære formålet.

prøv å bruke disse tipsene for å få hovedpoenget ditt til å skille seg ut:

• Hold formatet visuelt enkelt (unngå dekorative, distraherende skrifter)
• identifiser umiddelbart problemet
• Forutse og svar på eventuelle spørsmål leseren måtte spørre
• Oppgi data, bevis eller grunner som støtter hovedpunktet
• Tilby en løsning eller lage et forslag

Sjekk ut følgende eksempel. Legg merke til hvordan e-posten identifiserer problemet( møtet), forventer spørsmål(er det obligatorisk ?), gir motivasjon (det vil pavirke deg direkte), og gir klar retning av hva leseren trenger a gjore(send notatet).

Emnelinje: Møte onsdag kl 10: 00

Kjære Sue,

jeg sender deg en e-post angående et viktig møte som kommer opp neste uke. Dette møtet vil bli avholdt onsdag kl 10: 00, og alle ansatte er pålagt å være til stede. Jeg vet at Du er ganske opptatt som leder Av Regnskapsavdelingen og setter pris på at møtets timing kanskje ikke er ideell. Dette møtet vil imidlertid dekke et nytt selskapsomfattende initiativ som vil påvirke avdelingen din direkte.

vennligst send et notat til alle ansatte under ditt tilsyn angående dette møtet og understreke behovet for deres oppmøte. Gi meg beskjed nar dette er gjort.

jeg setter stor pris på din hjelp i denne forbindelse. Ta gjerne nå ut til meg med eventuelle spørsmål.

Vennlig Hilsen,

Jeff

Organiser Forretningsdokumentet

du kan utøve din rett til å ha et uorganisert skap. Du kan ikke utøve det riktig når det gjelder forretningsskriving. Forretningskommunikasjon krever en organisert tilnærming. Hvis leseren din er forvirret av hva du har skrevet eller ikke vet hvilken handling du forventer at de skal ta, er det en stor feil.

gjør Det derfor Til et mål å skrive på en organisert, sammenhengende måte. Setningene og avsnittene skal flyte naturlig og lede leseren fra ett emne til det neste. Bruk riktig forretningsdokumentformatering. Og en utmerket øvelse for å hjelpe deg med å organisere og presentere din skriving er ved hjelp av en disposisjon.

Bruk En Disposisjon

en oversikt vil tillate deg å tenke på hva du trenger å si og hvordan du gjør det i en rekkefølge som gir mening. Start med dine hovedpunkter. Legg deretter til underemner som støtter hovedpunktet. Når du skriver disse ned, begynner du å se hvor du kanskje må endre rekkefølgen. Eller bli bedt om å legge til tilleggsinformasjon.

En annen fordel ved å bruke en disposisjon: det tvinger deg til å bremse. Skrive for fort fører til rotete feil. En disposisjon gjør du treffer pause, tenke sakte om bildet du prøver å male for leseren, og eliminere nonessentials.

Her er et eksempel på en grunnleggende disposisjon:

Tittel: Lås Kontordøren

1. alle ansatte må begynne å låse kontordørene sine om natten
   1. Oppgi årsakene til at dette er nødvendig
   2. Forklar at Dette trer i kraft umiddelbart
2. Diskuter nye låser som skal installeres
   1. Nye nøkler som skal gis ut
   2. hva gjør du hvis du mister nøkkelen
3. Konklusjon: Berøm ansatte for deres støtte til dette nye initiativet

Ikke Glem Å Redigere Forretningsdokumentet Ditt

forretningsdokumentet ditt er ikke klart før du har bevist det. Les, rediger, gjenta. Ikke undergrave troverdigheten til arbeidet ditt med skrivefeil, tegnsetting feil og unøyaktigheter.

Copyeditors bruker dette trikset for å finne noen dvelende grammatiske eller typografiske feil i teksten: Les det høyt i sin helhet. Og gjør det i sakte tempo. Lytt nøye etter hva som høres ut. Kanskje du skrev taper når du mente å si løs. Eller du utelot et ord. Og du vil høre når du har oppgitt det samme punktet to ganger i ett avsnitt.

Skrive et profesjonelt forretningsdokument er ingen enkel oppgave. Men med riktig planlegging, organisere dine tanker gjennom bruk av en disposisjon, og bruke tipsene ovenfor, kan du mestre kunsten å skrive forretningsdokumenter.