10 Tips voor het organiseren van een virtueel evenement of virtuele conferentie

Maak het leuk met quizzen en wedstrijden!Scavengerjachten, quizzen en leuke wedstrijden horen net zo goed thuis op een virtuele conferentie als op een traditionele. Ze zijn ook een geweldige manier om ervoor te zorgen dat deelnemers elkaar leren kennen en het bereik van virtuele inhoud zien waartoe ze toegang hebben tijdens je evenement. Interactieve videofuncties zoals quizzen, hot spots en choose-you-own-adventure videopaden kunnen deel uitmaken van hoe u uw evenement leuk maakt.

vergeet niet dat leveranciers

leveranciers zijn altijd een groot deel van conferenties geweest, en niet alleen voor de swag. De aanwezigheid van Leveranciers op conferenties komt iedereen ten goede: de verkopers kunnen verkopen. De hosting organisatie kan een deel van haar kosten worden bekostigd. En bezoekers krijgen toegang tot een reeks relevante producten en diensten op één plek. Het is een kans om te zien wat er op de cutting edge en krijgen een gevoel van de markt zonder veel onderzoek te doen. Leveranciers zijn absoluut geïnteresseerd in virtuele evenementen om dezelfde redenen iedereen is, en de voordelen voor hen zijn vergelijkbaar. Uw leveranciers zullen niet worden verzending volumineuze hall displays om uw virtuele conferentie evenement, maar je nog steeds wilt om ze op te zetten met branded virtuele verkoopgebieden die hen in staat stellen om hun producten te presenteren en interactie met klanten.

zorg ervoor dat u een gemakkelijk te navigeren, goed geplaatste virtuele tentoonstellingshal maakt, zodat bezoekers gemakkelijk kunnen bladeren door een aantal van de coole producten die worden aangeboden. Logo ‘ s alleen zijn niet genoeg om ze te verleiden—zorg ervoor dat er een korte beschrijving en misschien zelfs een highlight reel beschikbaar om ze te lokken in het gebied van elke leverancier, op dezelfde manier dat een goed ontworpen booth geeft browsers een idee van de vraag of ze willen praten met de rep. dan als ze eenmaal in de stand, zorg ervoor dat er een manier voor hen om gemakkelijk te praten met een rep en verkennen van de producten een beetje. Je wilt dat bezoekers hier net zo ‘ n goede ervaring hebben als elders!

maak gebruik van analytics om onderweg aan te passen… en te plannen voor de volgende keer

wat werkt en wat niet? Gebruik analytics om inzicht te krijgen in hoe je online evenement in realtime verloopt. Merk je een daling in panel aanwezigheid na een uur? Overweeg om sommige gebeurtenissen te verkorten. Is elke sessie over bepaalde onderwerpen helemaal vol? Misschien kun je een bonussessie toevoegen aan je schema.

Analytics zijn niet alleen geweldig voor het beheren van uw virtuele conferentie in real time, ze kunnen u ook helpen bij het plannen voor de volgende conferentie en effectiever communiceren met de deelnemers over wat ze zoeken van uw organisatie in de toekomst.

records van de inhoud van een evenement beschikbaar maken voor deelnemers na afloop

al uw inhoud van een openbare conferentie heeft waarde – voor uw organisatie, voor uw deelnemers en voor mensen die het evenement niet konden bijwonen. Van het gebruik van video van virtuele evenementpanelen als onderpand om de conferentie van volgend jaar te promoten tot het verstrekken van opnames van virtuele keynotes aan uw bezoekers, uw virtuele conferentieinhoud verdwijnt niet wanneer het allemaal voorbij is. Dit feit kan een belangrijk verkoopargument zijn voor uw evenement. Met een virtuele conferentie betalen bezoekers immers niet alleen voor een eenmalig evenement. Ze schrijven zich in voor levenslange toegang tot geweldige content en ongelooflijke bronnen. Deze essentiële institutionele kennis kan zelfs worden gelde gemaakt door de verkoop van toegang tot virtuele gebeurtenissen opnames aan degenen die niet in staat zijn om bij te wonen.

Kies het juiste virtuele Evenementenplatform

net als bij een traditionele conferentie is de sleutel tot het hebben van een grote virtuele conferentie het hosten op de juiste plaats, en dat betekent het kiezen van de juiste technologie. U wilt een virtueel evenementsplatform kiezen dat geschikt is voor het type content dat u wilt leveren en het aantal deelnemers dat u verwacht. U wilt er ook voor zorgen dat virtual event platform werkt met bestaande technologie in uw organisatie, zodat uw IT-afdeling het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Welk soort ondersteuning beschikbaar is voor uw virtuele conferentieoplossing is ook een belangrijke factor om te overwegen.

u wilt ook zoeken naar Hulpmiddelen die modulair zijn, zodat u de functies kunt implementeren die zinvol zijn voor uw evenement en uw publiek, zonder gedwongen te worden om functies toe te voegen die niet logisch zijn voor uw behoeften.

aangezien virtuele conferenties evaluatie en follow-up na het evenement vereisen, net als traditionele conferenties, wilt u ook een virtueel conferentieplatform kiezen dat u de benodigde inzichten kan bieden, met u mee kan groeien naarmate uw evenement groeit, en een backbone kan bieden voor andere

conclusie

virtuele conferenties zijn hier om te blijven. Zelfs in een post-COVID-19-wereld zullen virtuele evenementen nog steeds kansen en voordelen bieden die de manier waarop we zaken doen zullen blijven verbeteren en transformeren. Als je van tevoren nadenkt over hoe je je virtuele evenement kunt uitvoeren en welk virtueel event-platform geschikt is voor jou, maak je het verschil tussen een levendig, gedenkwaardig online evenement en een blindganger. Met de juiste technologie, ondersteuning en planning zijn succesvolle virtuele evenementen absoluut binnen handbereik.