13 essentieel voor een effectief communicatiesysteem / bedrijfsbeheer

bij de ontwikkeling van een doeltreffend communicatiesysteem dient het management rekening te houden met de volgende essentiële elementen voor effectieve communicatie:

(1) duidelijkheid van de informatie:

in zijn commentaar op het ‘communicatie realisme’ zegt Terry dat het eerste essentiële van effectieve communicatie is om ‘jezelf volledig te informeren’. Het houdt in dat de communicator in de eerste plaats duidelijk moet zijn in zijn geest met de informatie die hij wil communiceren. Communicatie moet altijd een gemeenschappelijke en gemakkelijk te begrijpen taal zijn, zodat zij niet verkeerd begrepen mag worden door de personen die ze ontvangen.

(2) geschiktheid van het bericht:

het bericht moet in alle opzichten adequaat en volledig zijn, aangezien onvolledige informatie vanuit het oogpunt van het bedrijfsleven gevaarlijk blijkt te zijn. De toereikendheid van de informatie die wordt doorgegeven, hangt af van de intellectuele capaciteiten van de betrokken partijen.

(3) samenhang van de boodschap:

het te communiceren bericht mag niet met elkaar in strijd zijn, maar moet in overeenstemming zijn met de algemene doelstellingen, het beleid, de programma ‘ s en de procedures van de organisatie. Tegenstrijdige boodschappen veroorzaken altijd chaos en verwarring in de organisatie, wat zeer schadelijk is voor het efficiënt functioneren van de onderneming. Als de boodschap wordt gewijzigd ten opzichte van de vorige, moet dit duidelijk worden vermeld, zodat de kans op verwarring kan worden verminderd.

(4) Feedback:

Feedback is een belangrijke methode om effectieve communicatie te waarborgen. Het verwijst naar de bevestiging van het gecommuniceerde idee of het bericht door de ontvanger in dezelfde zin is begrepen als door de afzender, dan wel of de ontvanger het eens is of niet eens is met het voorstel van de communicator, maakt het van de afzender essentieel om het van de ontvanger te bevestigen.

bij face to face communicatie is het gemakkelijker om feedback-informatie te verkrijgen die de emoties en uitdrukkingen op het gezicht van de ontvanger observeert. Voor schriftelijke communicatie moet het management echter geschikte middelen en manieren bedenken of ontwikkelen om de communicatie doeltreffender te maken.

(5) begrijpen van de ontvanger:

begrijpen is het belangrijkste doel van communicatie. De communicatie moet een goed begrip creëren in de geest van de ontvanger. Killian adviseerde: “communiceer met een bewustzijn van de totale fysieke en menselijke omgeving waarin de informatie zal worden ontvangen.

beeld de werkplek in; Bepaal de ontvankelijkheid en het begripsniveau van de ontvangers; wees op de hoogte van het sociale klimaat en de gebruiken, Stel de tijdigheid van de informatie in vraag. Vraag wat, wanneer en op welke manier je zou willen worden gecommuniceerd met als je in een vergelijkbare omgeving en positie.”

(6) raadpleging:

het is in het algemeen wenselijk om anderen te raadplegen bij de planning van communicatie. Dit geeft extra inzicht en objectiviteit aan de boodschap. Een belangrijk voordeel van de raadpleging is dat degenen die in vertrouwen zijn genomen tijdens de planning communicatie actieve steun zullen verlenen.

(7) Medium bepalen:

na een besluit over het onderwerp dient te worden bepaald hoe deze boodschap het best kan worden overgebracht. Alle aspecten van mondelinge of schriftelijke communicatie moeten zorgvuldig worden onderzocht.

(8) toon en inhoud:

de communicator moet voorzichtig zijn met de taal die hij gebruikt tijdens het spreken of schrijven. Zijn toon, expressie en emotie zullen een duidelijke invloed hebben op de effectiviteit of anderszins van wat hij probeert te communiceren.

(9) Timing en tijdigheid:

er moet voldoende aandacht worden besteed aan het tijdstip en de tijdigheid van de mededeling. Dezelfde boodschap zal verschillend ontvangen of beantwoord worden door verschillende individuen en groepen tegelijk en verschillend door dezelfde individuen en groepen op verschillende tijdstippen.

zelfs in een noodsituatie mag men het situationele, psychologische en technische aspect van timing niet over het hoofd zien. Bovendien is het ook noodzakelijk dat informatie tijdig wordt verstrekt, aangezien verouderde informatie zo slecht of slechter is dan helemaal geen informatie.

(10) ondersteuning met actie:

het is zeer noodzakelijk dat de acties van de communicator zijn communicatie ondersteunen. Dit komt omdat actie luider spreekt dan woorden. De meest overtuigende communicatie, moet worden opgemerkt, is niet wat men zegt, maar wat men doet.

(11) luisteren:

een zeer belangrijk aspect van effectieve communicatie is dat leidinggevenden en toezichthouders goede luisteraars moeten zijn. Het is gevaarlijk om onoplettend of onverschillig te zijn wanneer anderen proberen te communiceren. De Tien Geboden van de American Management Association staat: “luisteren is een van de belangrijkste, moeilijkste en meest verwaarloosde vaardigheden M communicatie. Het vereist dat we ons niet alleen concentreren op de expliciete betekenissen die een ander uitdrukt, maar op de impliciete betekenissen, onuitgesproken woorden en ondertonen die veel belangrijker kunnen zijn. We moeten dus leren luisteren met het binnenoor als we de innerlijke mens willen leren kennen. “

(12) milieu van vertrouwen en vertrouwen:

F. E. Fischer heeft erop gewezen dat “communicatie het best groeit in een klimaat van vertrouwen en vertrouwen”. Daarom moet alles in het werk worden gesteld om vertrouwen te winnen door eerlijk verslag te doen van de feiten. Medewerkers moeten overtuigd zijn en het gevoel hebben dat het bedrijf waarheidsgetrouw en oprecht is in zijn contacten.

Paul Arnold, voorzitter van Arnold Bakeries: “als het relatieprogramma van je medewerker goed is, als je intentie waar is, als je mensen in die intentie en in die waarheid geloven, dan en alleen dan communiceer je met succes.”

(13) het systeem altijd in leven houden:

het communicatiesysteem moet het hele jaar door open en in leven worden gehouden. Alleen door eerlijke pogingen kunnen goede communicatierelaties worden ontwikkeld.