5 stappen om op te nemen in uw bedrijfsproces beoordeling (BPR)

iedereen heeft een plan nodig

elke organisatie moet een doorlopend plan voor continue verbetering hebben. In een concurrerende omgeving kan elke kans om een proces te verbeteren de voorsprong bieden die een bedrijf nodig heeft om te overleven—en uiteindelijk te gedijen. Een goede Business Process Review (BPR) template is een waardevolle eerste stap in dat plan.

Wanneer moet u een business Process Review uitvoeren?

om het eenvoudig te houden, bespreken we twee verschillende bedrijfsscenario ‘ s waarin een BPR nuttig zou zijn.

Scenario 1: Uw bedrijf is op de markt voor een nieuwe Enterprise Resource Planning (ERP) oplossing.

wanneer u zoekt naar een ERP-pakket dat aan uw behoeften voldoet, moet u eerst zoveel mogelijk informatie verzamelen om te beseffen wat die behoeften zijn. Een gedetailleerde Business Process Review zou duidelijkheid geven aan de eisen van elke afdeling in de organisatie, samen met het identificeren van de integratie tussen afdelingen. Elke ERP-oplossing die u kiest moet niet alleen passen bij uw huidige processen, maar nog belangrijker het moet verbeteren en verbeteren van die processen.

op zoek naar ERP-software voor uw bedrijf? Voer een grondige evaluatie van uw opties met behulp van deze gratis ebook.

Scenario 2: U hebt al een ERP-oplossing en wilt het gebruik en de effectiviteit ervan documenteren.

een van de grootste fouten die sommige bedrijven maken bij het implementeren van een nieuwe ERP-oplossing is het niet naar behoren documenteren van hun nieuwe procedures. Het wordt een bijzaak in het midden van de uitvoering. In de loop der jaren vindt kenniserosie plaats als nieuwe werknemers komen, oude werknemers vertrekken, enzovoort. Een Business Process Review kan helpen “right the ship,” en krijg de oplossing weer op de rails zoals het oorspronkelijk was bedoeld.

beide scenario ‘s zouden baat hebben bij een BPR; het belangrijkste verschil tussen beide scenario’ s is hoe de BPR wordt gebruikt. Een proces beoordeling in scenario 1 zou een” As Is ” beoordeling, Het verstrekken van een werkelijke weergave van hoe u zaken doet vandaag.

in scenario 2 zou de BPR een “zoals het hoort” – overzicht zijn. Het zou aangeven wat het proces zou moeten zijn, in vergelijking met wat het nu is.

5 Belangrijke stappen voor het beoordelen van bedrijfsprocessen

ongeacht welk scenario hierboven bij uw bedrijf past, is een specifieke methodologie voor het beoordelen van bedrijfsprocessen vereist om de BPR succesvol te laten zijn. Uw checklist voor het beoordelen van bedrijfsprocessen moet de volgende vijf essentiële stappen bevatten:

1. Maak een overzicht van de processtroom

Maak een stroomdiagram dat het hele bedrijf vanuit een high-level perspectief weergeeft. Het moet laten zien hoe de voortgang van het werk stroomt tussen afdelingen, en welke tools en rapporten elke afdeling zou kunnen gebruiken.

2. Maak het proces flow detail

als u eenmaal hebt vastgesteld hoe het proces stroomt tussen afdelingen, Maak een meer gedetailleerd proces flow diagram specifiek voor elke afdeling. Met behulp van Sales Order Entry als een voorbeeld, grafiek hoe een bestelling wordt ontvangen en verwerkt gedurende orderingang, en verwijzen naar een andere afdeling procesdocumention als de bestelling vordert naar die afdelingen. Als dit een nieuwe klant is, bijvoorbeeld, moet de bestelling mogelijk eerst naar de kredietafdeling stromen voor goedkeuring, en vervolgens terugkeren naar orderingang.

3. Schrijf de operationele procedure

na het identificeren van elke stap van de procedure van een afdeling in het proces flow detail, vervolgens zult u een schriftelijke uitleg en een definitie voor elk “box” en “besluit” object in het stroomdiagram detail. Deze stap helpt bij het definiëren van het doel en de reikwijdte van individuele procedures, en verwijst naar alle bijbehorende proces flow details en werkinstructie documenten.

4. Ontwikkel een gedetailleerde werkinstructie

het werkinstructie document is de meest gedetailleerde laag van alle proces review stappen. Hier voegt u stap-voor-stap instructies voor elke departementale procedure toe aan het vorige operationele proceduredocument. Dit is het document dat nieuwe werknemers moeten kunnen verwijzen naar hulp bij het uitvoeren van hun taken—met weinig tot geen hulp van iemand anders. Natuurlijk, dit niveau van detail maakt de werk instructie de grootste stap van een proces beoordeling, en misschien wel de meest kritische. Het is de grootste verdediging tegen ” kennis erosie.”

5. Hebben een Plan voor continue procesverbetering

elke goede beoordeling van bedrijfsprocessen moet worden samengevat met een paragraaf voor procesverbetering. Teruggaand naar Scenario 1 Aan het begin, kan het eindresultaat een aanbeveling zijn om een ERP-oplossing te implementeren om verouderde of onsamenhangende processen te verbeteren. Scenario 2-aanbevelingen zouden wellicht betere manieren bevatten om de huidige procedure te stroomlijnen, of een uitleg van hoe meer opleiding het proces ten goede zou kunnen komen.

hoewel elk bedrijf op een bepaalde manier uniek is en het aantal stappen zeker kan variëren, kan een goede beoordeling van het bedrijfsproces het efficiënte gebruik van elke ERP-oplossing van uw bedrijf aanzienlijk verhogen. Als je een BPR wilt bespreken, klik dan hieronder.