5 Tips voor het organiseren van uw vastgoedkantoor / The Zebra Blog

het lijkt erop dat het organiseren van een kantoor in de gedachten van de meeste van mijn klanten is geweest in Januari. Echter, zoals veel drukke mensen, kan het moeilijk zijn om te weten waar te beginnen. Als dit klinkt als u, hier is een lijst van gebieden die u wilt aanpakken in de komende weken:

1. Archiveren – als je palen op uw bureaus en elke vlakke ondergrond, je zou kunnen voelen overweldigd net het invoeren van uw kantoor. Hoewel we verhuizen naar een meer papierloze wereld, is er nog steeds fysiek papierwerk dat moet worden beheerd. Als u begint met stapels, de eerste stap is om ervoor te zorgen dat u uw client bestanden correct hebt gesloten met uw kantoor en gearchiveerd de fysieke bestanden correct. Dat kan vereisen dat u eerst, ga door de stapels en scheiden van alle papierwerk dat betrekking heeft op een transactie die moet worden gearchiveerd. Doe al deze papieren in een doos. Nu dat vak wordt een apart project, maar omdat het is opgenomen, zal het minder overweldigend zijn. Misschien kun je deze papieren in een middag doornemen.

wanneer u nu de rest van de papieren op uw bureau aanpakt, vraag uzelf dan af waar die papieren heen gaan? Waar is hun thuis? Zijn de rest van je papieren oude betaalde rekeningen? MLS memo ‘ s? Brochures en flyers van de laatste nar beurs die u bezocht? Het probleem dat de meeste mensen hebben is dat omdat papierwerk geen huis heeft, het gewoon opstapelt. Maar als je bestandsmappen hebt voor je rekeningen en bankafschriften, een map voor inspiratie en ideeën, en je hebt memo ‘ s nadat je ze hebt gelezen, dan heb je veel meer controle over de papieren die je moet doorzoeken.

een ding wat ik graag doe voor oude betaalde rekeningen die nog steeds naar u worden verzonden in de post is ze allemaal bij elkaar per jaar te verzamelen en vervolgens in een doos die gaat naar opslag aan het einde van dat jaar. Dus als u aan het sorteren bent en informatie voor 2015 en 2016 tegenkomt, kunt u deze eenvoudig rechtstreeks in de doos opslaan en uit uw kantoor halen.

2. Ruimte organisatie-vaak leven we met een systeem of ruimte die we jaren geleden creëerden. Het zou hebben gewerkt voor hoe je zaken deed toen, maar werkt het nu voor u? Neem een kijkje op uw ruimte met een kritische blik. Heb je het afgelopen jaar alles in je ruimte gebruikt? Zorg ervoor dat u kijkt in bureauladen, op planken, en, natuurlijk, uw bureaublad. Heeft alles daar een actueel doel? Bijvoorbeeld, als je extra 3-ring binders hebt die je hebt opgeslagen van een project dat je vijf jaar geleden hebt gedaan, maar je kunt niet zien hoe je die in de toekomst kunt gebruiken, laat die items gaan. Hetzelfde geldt voor oude leermaterialen, boeken en zelfs oude computersoftware. Als je pennen hamsteren, zelfs gaan door die en weg te geven die schrijfbenodigdheden die je niet vreugde brengen om te gebruiken.Een paar jaar geleden begon ik met een New Years 100 Item Challenge. Het doel was om 100 items uit mijn huis te bewerken. Probeer dat maar eens in je kantoor.

Nu u alles hebt verwijderd wat u niet nodig hebt, laten we eens kijken hoe het moet worden aangepast voor de grootste efficiëntie en vreugde.

3. Het creëren van een rustige ruimte – uw kantoor moet een vredig toevluchtsoord waar u zich kunt concentreren en inspiratie te vinden. Kijk eens rond in je kantoor. Gebruik je het natuurlijke licht? Is uw bureaustoel comfortabel? Heeft u een kantoorfabriek nodig? Hoe zit het met het kunstwerk? Moet je de muren opfokken met wat verf? Denk na over 7-10 dingen die je zou veranderen of toevoegen aan uw kantoor om u de meeste vreugde te brengen. Vergeet niet, als uw kantoor voelt als een grot of het is ongemakkelijk, je bent niet van plan om veel tijd daar door te brengen.

4. Grab and Go-denk na over de verschillende activiteiten die u wordt opgeroepen om te doen op een regelmatige basis – eerste koper vergadering, vermelding presentatie, open huizen, showings, bieden presentaties, in afwachting van te sluiten, en nog veel meer. Is uw kantoor zo geconfigureerd dat de materialen die u nodig hebt voor elk van deze gemakkelijk toegankelijk zijn en gegroepeerd zodat u niets vergeet? Heeft u een plank of een ruimte voor reeds gedrukte koper en verkoper pakketten of brochures? Heeft u een nieuwe client bestanden voorbereid en klaar om te gaan, zodat als je een telefoontje terwijl op uw kantoor, kunt u zweep uit uw intake formulier en notities te maken? Onderzoek uw ruimte en uw processen met een kritisch oog en breng wijzigingen aan op basis van uw behoeften.

5. Alles heeft een huis-Ik heb dit eerder vermeld in de editing sectie, maar je moet ook nadenken over uw processen voor nieuwe items die in uw kantoor komen. Bijvoorbeeld, Waar gaan de bonnetjes heen? Waar gaan uw nieuwe koper clientbestanden heen? Als je een advertentie in een tijdschrift plaatst en je besluit dat tijdschrift te behouden, waar gaat dat dan heen? Alles moet ergens heen kunnen.

hoewel u uw kantoor inderdaad in één dag kunt veranderen, evolueert u, als u geen volledige dag over heeft, van waar u nu bent naar uw ideale ruimte. Begin met bewerken en voeg dan toe of verander om het een rustige en productieve ruimte te maken. Maak 2017 het jaar dat je zegt: “Ahhhhh!!”als je je kantoor binnenkomt en niet, “Eh.”