6 eenvoudige manieren om het papierverbruik in uw kantoor te verminderen

de kans is groot dat uw bedrijf milieubewuster wil zijn, zowel omdat het publiek dit verwacht als omdat u zich ethisch en verantwoord wilt gedragen. Bovendien kunt u, als u uw papierverbruik vermindert, uw werkzaamheden vereenvoudigen en u geld besparen. Hoewel papierloos gaan nu misschien ontmoedigend lijkt, zijn er geleidelijke stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat uw kantoor de overgang zo naadloos mogelijk maakt.

Budget voor incrementele papierreducties

als u van plan bent om uw papiergebruik drastisch te verminderen of volledig papierloos te worden, zal een plotselinge verschuiving vrijwel zeker de workflow van uw bedrijf verstoren. In plaats daarvan, op zoek naar manieren om geleidelijk te bezuinigen. Begin met je budget en beslis waar je geen papier meer nodig hebt, en pak dit gebied dan een paar maanden aan. Bijvoorbeeld, als een afdeling die zou kunnen gaan papierloos heeft een budget van $2.000 in jaarlijkse papier leveringen, streven naar dit aantal te verminderen met $ 200 per maand. Als u liever wijzigingen aan te brengen in alle gebieden van uw bedrijf, proberen te verminderen departementale papiergebruik in het algemeen met een bepaald percentage per maand.

elektronisch Back-up maken

sommige kantoormedewerkers en managers maken graag meer dan één kopie van elk document. Deze grondige manier van archiveren maakt het zeker makkelijker voor interne reviews of externe audits, maar de hoeveelheid ruimte die die stapels kopieën in beslag nemen wordt verdubbeld. In plaats van alles fysiek te dupliceren, kunt u overwegen om een back-up te maken van belangrijke bestanden op een computer of serveropslag toe te wijzen aan essentiële documenten. U kunt ook Externe Harde schijven, memory sticks of de cloud gebruiken voor het gemakkelijker ophalen van kostbare documenten.

overweeg elektronische transacties

als u een bedrijf bent dat veel inkoopt, overweeg dan alternatieven voor het verzenden van cheques of het afdrukken van inkooporders. Er zijn verschillende B2B opties als het gaat om e-commerce transacties, zoals directe deposito ‘ s. Niet alleen is het veel sneller voor u om deze transacties online te maken, u zult alle dagen overslaan het normaal zou duren voor cheques aan te komen of worden verwerkt. Software zoals de Onze kan helpen bij het stroomlijnen van transacties en inkooporders, terwijl ook op papier wordt bezuinigd.

Voer alle interne communicatie online uit

Help uw personeel de gewoonte om memo ‘s af te drukken of gele post-it-notities op uw bureau achter te laten, door het gebruik van e-mail-of instant messaging-programma’ s verplicht te stellen. Probeer vergaderingen uit te voeren zonder papier te gebruiken door presentaties te geven met PowerPoint of Google-dia ‘s en agenda’ s via e-mail te verzenden. Vergeet niet dat als al het andere mislukt, u ook op de ouderwetse manier met uw personeel of management kunt praten: telefonisch of persoonlijk.

bestel lichter en dunner papier

als het lijkt alsof papierloos gaan een Verder doel is dan eerder gerealiseerd, zijn er enkele kortetermijnoplossingen die u kunt maken die uw ecologische voetafdruk verminderen. Begin met het verminderen van de obligatie aandelen van Laten we zeggen, 50 pond tot 20 pond. Vermijd ook gecoate of speciale voorraad waar mogelijk of alleen gebruiken voor documenten die u zou kunnen delen met een klant.

bepaal wat er moet worden afgedrukt

In het moderne kantoor aan huis hebt u waarschijnlijk een goed idee over welke documenten op papier moeten worden uitgegeven en wat elektronisch kan worden gedeeld. Het is bijvoorbeeld waarschijnlijk gemakkelijker om uw boekhouddocumenten op het scherm te beheren in een gemakkelijk te lezen formaat. Toch kan er enige documentatie zijn die afgedrukt moet worden, zoals financiële overzichten of formele presentatiematerialen. Bespreek deze standaarden met uw medewerkers, zodat ze zelf beslissingen kunnen nemen over het printergebruik. Als er iets moet worden afgedrukt, moedig medewerkers aan om kleinere lettertypen te gebruiken of om aan beide zijden van het vel te printen.

Verminder uw papierverbruik en bespaar enkele bomen

zeer weinig van deze tips houden drastische veranderingen in kantoorgedrag of plotselinge veranderingen in de bedrijfswerkstroom in. Eenmaal uitgevoerd, zullen ze niet alleen bespaart uw bedrijf geld in papieren bestellingen, maar kostbare tijd die betrokken zijn bij de behandeling, het onderhoud en nauwgezet zoeken naar gedrukte documenten. Wat meer is, zult u waarschijnlijk meer gemoedsrust te weten dat je misschien een paar bomen gered dit jaar.