6 stappen om uw belastingdocumenten te organiseren

Mar 23, 2018 / belastingen

de situatie

elk jaar stel ik het doen van mijn belastingen uit tot een last-minute scramble voor ontvangsten en documenten. (Ik heb een side gig verkopen vintage meubels, dus ik heb veel zakelijke kosten om mee om te gaan. Nadat ik eindelijk klaar ben met archiveren, gooi ik alles in een doos en stop het in de kast, maar die dozen stapelen zich op. Er is zoveel bij te houden voor en na belastingdag, maar ik weet nooit zeker wat te houden en voor hoe lang. Help!

—Megan, Coeur d ‘ Alene, Idaho

de oplossing

u bent niet de enige uitsteller van het belastingseizoen—nog lang niet. Tot een kwart van alle tax filers wachten tot de laatste twee weken voor de IRS deadline om hun rendement te krijgen in. Wat, zoals je al hebt begrepen, niet supersmart is, gezien het feit dat de meeste mensen een terugbetaling krijgen. Maar voor iemand als jij, zwemmend in bonnetjes en klauterend naar documenten, is de pijn acuut.

Weet dit: als je eenmaal op de kogel bijt en je hebt georganiseerd, zal de opluchting die je voelt zijn als het gewicht van duizend bonnetjes die van je schouders worden opgetild.”Leren hoe documenten te organiseren is een vaardigheid die iedereen kan leren,” zei Rashelle Isip, een New York City–gebaseerde organisatie consultant die blogt op TheOrderExpert.com ” Ja, het vereist geduld, discipline en toewijding om papierwerk in orde te brengen en te houden, maar het rendement kan groot zijn als het gaat om iemands gemoedsrust.”

OK, maar als je onderaan Mount Paperwork staat, hoe begin je het allemaal te sorteren? En hoe weet je wat je moet houden en wat je moet versnipperen als je klaar bent? Hier zijn een paar tips om u te beginnen.

1. Maak een investering van tevoren. Het gooien van een rekening of een kwitantie in een stapel ergens in uw huis duurt ongeveer 0,3 seconden. (Ik weet zeker dat er ergens in de wereld een wetenschapper is die dit bestudeert.) Het sorteren van het allemaal uit komen belasting tijd kan ongeveer duren … voor altijd. Budgettering meer tijd op de front—end—een uur of twee om het opzetten van een bestandssysteem, een minuut of zo om elk nieuw stuk papier-zal betalen uit big-time. Je zult veel minder tijd door het huis zwerven op zoek naar spullen en mompelen onder je adem als een gek persoon.
2. Maak een gecentraliseerd systeem voor papieren documenten. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar Isip raadt een eenvoudige aanpak aan. “Het is gemakkelijker te ontvangen, open, en het proces salaris, inkomen, en Investeringen documenten wanneer u een aangewezen opslaglocatie voor hen in het huis of op kantoor,” zei ze. “Gewoon het labelen van een Manilla map ‘belastingdocumenten’ en het plaatsen van relevante materialen erin kan de truc doen, net als een accordeon bestandsmap, schoenendoos, of zelfs een tijdschriftenhouder.”
3. Electronic recordkeeping is where it ‘ s at. Als de gedachte van papierwerk freaks je uit—of je bent gewoon een techneut soort persoon—scan uw bonnetjes en download uw online verklaringen in een map op uw computer. (Als u geen scanner hebt, werken telefoonapps zoals Genius Scan of Scanner Pro geweldig.) Ja, de IRS is a-OK met deze methode. Als je elektronische records gebruikt, moet je ze echter veilig back-uppen in een cloud zoals Dropbox of Google Cloud. Dit is niet alleen mijn interne IT-afdeling praten; het is een belastingplicht. (Zelfs mensen die papieren kopieën van alles bewaren, moeten een elektronische kopie in de cloud opslaan.)
4. luiheid kan u letterlijk kosten. In het geval van elektronische verklaringen en formulieren, is het verleidelijk om ze gewoon online te laten totdat je ze nodig hebt. Veel instellingen maken elektronische gegevens vrij toegankelijk op hun sites voor slechts een periode van, Laten we zeggen, een jaar of achttien maanden—misschien minder. Daarna kan het zijn dat je ze moet aanvragen, wat een paar dagen kan duren. U kunt zelfs worden gevraagd om een vergoeding te betalen.
5. onderhoud voorkomt crisis. Als je een systeem hebt gemaakt, ben je halverwege. De andere helft gebruikt het. Kies een specifiek tijdstip om te archiveren: elke dag wanneer u de mail krijgt, elke vrijdag wanneer u naar de Great British Baking Show kijkt, of wanneer u uw rekeningen betaalt. Isip had een klant, een eigenaar van een klein bedrijf, voor wie het belastingseizoen ” altijd een hele beproeving was.”Ze adviseerde haar cliënt om overdag een fysieke map mee te nemen voor ontvangstbewijzen, en ze vervolgens elke avond, het hele jaar door, op een centrale locatie thuis te deponeren. Het werkte.
6. Volg de ” Forever or Seven Years Rule.”In het algemeen, de IRS heeft drie jaar om u te controleren zodra u een terugkeer bestand, maar als het identificeert een substantiële fout, het kan verder terug te gaan, over het algemeen zes jaar. Echter, als iemand een frauduleuze terugkeer of probeert over te slaan op het betalen van belastingen helemaal, is er geen statuut van beperkingen. Dus je moet je opbrengsten—en je W-2s en 1099s—voor altijd houden, en ondersteunende financiële documenten voor zeven jaar. (Voor veel meer over wat te houden en voor hoe lang, zie de handige financiële indiening grafiek in hoofdstuk 2 van mijn boek Get a Financial Life.)

stel het organiseren niet uit tot Mount papierwerk op magische wijze verdwijnt. In plaats van het doen van uw belastingen op uw gebruikelijke, chaotische manier dit jaar, maak die map en ga op een kwitantie jacht. Organiseer uw W-2s en 1099s.ga digitaal. Je zult een precedent scheppen voor beter belastinggedrag volgend jaar. Wie zegt dat het te laat is voor goede voornemens?