6 Types of Personnel Records & Why They Are Important to Keep

Personnel records zijn de standaard manier om de relatie van een werknemer met een bedrijf of organisatie te documenteren. In sommige gevallen bevatten deze gegevens vrij algemene informatie, terwijl ze in andere gevallen privé-of vertrouwelijke gegevens kunnen bevatten. Ongeacht het bestandstype moeten personeelsdossiers regelmatig worden bijgewerkt om operationele efficiëntie en succes te garanderen.

wat zijn personeelsdossiers?

personeelsdossiers, of personeelsdossiers, zijn dossiers die betrekking hebben op de werknemers van een organisatie en bestaan uit volledige, verzamelde informatie. Personeelsdossiers worden doorgaans bijgehouden door de HR-afdeling van een Agentschap en bevatten relevante inzichten over de toepassing van een werknemer, functieomschrijving, salarisgegevens en meer.

6 verschillende soorten personeelsdossiers

hoewel een organisatie een reeks personeelsdossiers kan gebruiken, vallen al deze documenten in één van zes categorieën. Van deze categorieën, de meest vaak verwezen naar het inhuren van documenten en rapporten over de prestaties van de baan.

1. Algemene informatie: Deze groep omvat persoonlijke informatie zoals de volledige naam van de werknemer, geboortedatum, sofi-nummer, telefoonnummer, adres en mogelijk ook hun alarmnummers. Aanwervingsdocumenten :de meeste werkgevers houden documenten bij die bij het aanwervingsproces worden gebruikt, zoals sollicitaties, functiebeschrijvingen en cv ‘ s of sollicitatiebrieven.
2. Werknemersovereenkomsten: Soms worden aspecten van de werkgever-werknemer relatie geregeld door officiële documenten zoals vakbondscontracten, niet-concurrentieovereenkomsten en vertrouwelijkheidsovereenkomsten of geheimhoudingsovereenkomsten.
3. compensatie: gegevens met betrekking tot compensatie (en informatie over uitkeringen) omvatten W-4 ‘ s, begunstigde formulieren, loonadministratie en tijdkaarten Voor voorgaande jaren.
4. Functieprestaties: dit deel is vrij breed, maar kan ook prestatie-evaluaties, corrigerende maatregelen, disciplinaire brieven, prijzen, nominaties, onderwijs, geloofsbrieven, opleidingsverslagen of promoties binnen het agentschap omvatten.
5. informatie na uitdiensttreding: op dezelfde manier als werkgevers wervingsdocumenten bewaren, Bewaren veel werkgevers ook informatie na uitdiensttreding. Deze documenten zijn dingen zoals een ontslagbrief of ontslagbrief, definitieve prestatiebeoordeling, en laatste salaris.

6 records die moeten worden bewaard in een apart, vertrouwelijk bestand

het is een goed idee — en vaak wettelijk verplicht — om bepaalde werknemersgegevens en informatie te bewaren in een vertrouwelijk bestand dat gescheiden is van de rest van uw papierwerk. Een goed personeelsregistratiebeheer kan wat extra moeite kosten, maar het is een noodzakelijke stap in de richting van het beschermen van de privacy van alle medewerkers of medewerkers.

1. resultaten van de achtergrondcontrole: resultaten van de achtergrondcontrole strekken zich uit van een arbeidsverificatie in het verleden, tot kredietverleden, tot het criminele verleden van een aanvrager. Het uitvoeren van achtergrondcontroles wordt gedaan om de veiligheid en beveiliging van elke werknemer te waarborgen.
2. Litigation documents: Litigation is een proces voor de behandeling van geschillen binnen het gerechtelijke systeem. Documenten die betrokken zijn bij een rechtszaak (d.w.z. de betwiste vordering zelf of de definitieve beslissing van de rechter) moet altijd worden opgeslagen in een vertrouwelijk dossier.
3. formulier I-9s: formulier I-9s wordt gebruikt om de identiteit en de arbeidsvergunning te verifiëren van personen die in de Verenigde Staten voor werk zijn ingehuurd. Omdat deze formulieren beschikken over zeer gevoelige, persoonlijk identificeerbare informatie, ze mandaat zorgvuldige bescherming.
4. medische dossiers: alle arbeidsgerelateerde documenten die medische informatie bevatten, moeten onafhankelijk van andere personeelsdossiers worden opgeslagen, zodat niets onbedoeld wordt onthuld of met een andere werknemer wordt gedeeld. Federale en staatsverlof: de meeste federale en staatsmedewerkers ontvangen elk jaar betaald verlof voor situaties zoals de geboorte, adoptie of pleegplaatsing van een nieuw kind; de zorg voor een echtgenoot, kind of ouder; militaire verzorgingen en verlof; en persoonlijke gezondheidsredenen, die allemaal volledig vertrouwelijk zijn.
5. onderzoek van de werknemer: documenten die betrekking hebben op de tuchtmaatregel van een werknemer of een onderzoek van de HV in verband met een vordering van de werknemer, moeten worden gevrijwaard in een vertrouwelijk dossier dat niet toegankelijk is voor andere personeelsleden van het bureau.

waarom het belangrijk is om personeelsdossiers up-to-date te houden

het maakt het gemakkelijker om belastingen in te dienen

het herzien van uw personeelsdossiers is essentieel voor het succes van uw organisatie, vooral wanneer u bedenkt hoe deze dossiers van belang zijn voor het indienen van staats-en federale personeelsbelastingen. Als u ontspannen op het bijwerken van deze documenten, zult u waarschijnlijk meer van een uitdaging het invullen van de verplichte belastingformulieren en het voorbereiden van kwartaalgegevens voor uw payroll. Maar met nauwkeurige en voortdurende administratie, zult u een veel gemakkelijker tijd indienen van niet-belastbare lonen, personeelsuitkeringen, vakantie tijd, ziekteverlof, en ga zo maar door.

het voldoet aan de wet

behalve dat het bijwerken van personeelsdossiers een goede zakelijke praktijk is, is het mogelijk dat u bepaalde dossiers moet bijhouden om te voldoen aan de bepalingen van zowel de staats-als de federale wetgeving. Terwijl de staatswetten uiteraard variëren, afhankelijk van waar u werkt, wilt u ervoor zorgen dat u zich houdt aan de toepasselijke wetten, waar uw kantoren zich ook bevinden. Deze wetten kunnen bepalen welke informatie moet worden verzameld, wat uw organisatie al dan niet doen met deze informatie, en hoe lang werknemer records moeten worden opgeslagen.

het helpt bij salarisherzieningen

een salarisherziening verschilt van een salarisverhoging, omdat een herziening de volledige salarisstructuur aanpast (inclusief alle primaire componenten). Aangezien een revisie belangrijker is dan een traditionele raise, is het veel belangrijker om over de juiste informatie te beschikken om deze verandering te vergemakkelijken. Zonder nauwkeurige personeelsdossiers om als gids te dienen, kunnen om het even welk aantal kwesties ons bijsnijden wanneer het proberen om deze wijziging te initiëren. Echter, met up-to-date records, salarisherzieningen kunnen naadloos gebeuren, dankzij de huidige gegevens en percentages verstrekt.

het helpt bij een juridisch geschil

als uw organisatie zich midden in een juridisch geschil bevindt, zult u blij zijn met een stapel personeelsdossiers om uw zaak te ondersteunen. Met het bijhouden van personeelsdossiers kunt u een geschreven geschiedenis bewaren rond een aangewezen gebeurtenis (of gebeurtenissen), en in juridische procedures kan dit soort documentatie van cruciaal belang zijn voor het uiteindelijke resultaat. Goed beheerde bestanden zijn de beste manier om werknemers promoties, loonsverhogingen, disciplinaire maatregelen of zelfs beëindiging te noemen, en dit soort fysiek bewijs kan een lange weg gaan in het garanderen van een eerlijke en evenwichtige beslissing.

het bepaalt promoties of beëindigingen

een andere reden waarom het wordt aanbevolen om personeelsdossiers up — to-date te houden is omdat ze helpen bij het bepalen van promoties-en soms onthullen ze ook gronden voor beëindiging. Als uw organisatie haar records niet wijzigt en verbetert, kan het ongelooflijk moeilijk zijn om de prestaties en productiviteit van medewerkers te controleren. Maar als je het een punt te documenteren laatheid, absenteïsme, en persoonlijke prestaties, kunt u beter bijhouden waar medewerkers bloeien of te kort schieten, en vervolgens actie te ondernemen als dat nodig is op basis van deze informatie.

het digitaliseren van uw personeelsdossiers

het bijwerken van uw personeelsdossiers is een noodzakelijk onderdeel van elke goed georganiseerde HR-afdeling, en toch kan het afhandelen van al dat papierwerk als een ontmoedigende (en nooit eindigende) taak aanvoelen. Het goede nieuws is dat het digitaliseren van uw personeelsbestanden de zaken voor elk team eenvoudiger en gestroomlijnder maakt. Door gebruik te maken van digitale records, zult u niet langer te maken hebben met onhandig archiefkasten, en in plaats daarvan hebben uw belangrijke documenten gemakkelijk geüpload en toegankelijk via de cloud — die velen het erover eens is de veiligste, meest efficiënte manier om documenten en processen te beheren.

door samen te werken met Image API, kan uw bureau verder gaan dan de stapels papieren personeelsdossiers en een duik nemen in het moderne, digitale landschap. Image API ‘ s digital imaging services, cloud content management en digitale procesautomatisering is ontworpen om de complexiteit van het beheer van records te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat uw organisatie meetbare waarde en duurzame resultaten behaalt met de snelheid van digitale.

digitaal werken met personeelsregisters maakt het correct beheren van bestanden eenvoudiger en veiliger. Het vertrouwelijk houden van bepaalde personeelsbestanden wordt vereenvoudigd met verschillende machtigingen voor verschillende gebruikersniveaus, en het vinden van benodigde documenten is efficiënt met intelligente zoekopties. Gedigitaliseerde personeelsdossiers zorgen er ook voor dat een verblijf in overeenstemming is met ingewikkelde retentieschema ‘s pijnloos — systemen zoals Axiom Pro van Image API beheren deze schema’ s automatisch.

personeelsdossiers FAQ ‘ s

Wie heeft het recht uw personeelsdossiers in te zien?

in de meeste omstandigheden moeten personeelsdossiers van werknemers worden behandeld als privédossiers van de organisatie en de desbetreffende werknemer. Dat gezegd hebbende, kan het nuttig zijn om het opzetten van een beleid dat erkent wie het recht heeft om personeelsdossiers te bekijken, zoals de werknemer ‘ s supervisor of manager (in aanvulling op de werknemer zelf).

Waarom is het belangrijk om personeelsdossiers bij te houden?

het is belangrijk om personeelsdossiers bij te houden omdat deze documenten een geschreven geschiedenis geven van alles wat er gebeurd is tijdens de duur van het dienstverband. Om die reden zijn personeelsgegevens nodig om acties zoals promoties, loonsverhogingen en zelfs disciplinaire maatregelen te ondersteunen.

Wat zijn de belangrijkste documenten die in een personeelsdossier moeten worden opgenomen?

voor elke werknemer moeten personeelsdossiers worden bijgehouden vanaf de officiële datum van indiensttreding. De belangrijkste documenten om te archiveren omvatten algemene informatie (naam, adres, telefoonnummer); aanwervingsformulieren (sollicitatie, CV, functieomschrijving); officiële werknemersovereenkomsten (vakbondscontracten, niet-concurrentieovereenkomsten); compensatie-of salarisgegevens; prestatie-evaluaties; en post-employment informatie (ontslagbrief, eindevaluatie).