7 krachtige hulpmiddelen voor informatiebeheer

vroeger was ik een saver, wat betekent dat ik alles opgeslagen heb. De laatste keer dat we verhuisden, meer dan 9 jaar geleden, besefte ik eindelijk dat ik het moeilijk had om dingen los te laten. Toen ik de truck aan het laden was realiseerde ik me dat we dozen aan het verplaatsen waren die ongeopend waren gebleven sinds onze laatste verhuizing meer dan 3 jaar eerder.

dat soort” alles opslaan ” denken is ook te zien in hoe ik mijn werk doe. Stapels papier, dozen, planken vol boeken, notities overal geplakt, dit alles zou gemakkelijk inhalen mijn werkruimte als het niet voor de hulp die ik krijg van een beetje technologie.

de volgende zijn zeven van mijn krachtigste hulpmiddelen voor het verzamelen en ophalen van informatie die me helpen informatie zo snel mogelijk vast te leggen, zodat ik het nu kan vergeten, weer aan het werk kan, en weet dat ik het me later zal herinneren.

hier zijn mijn 7 krachtige tools voor informatiebeheer.

1. Gmail
als u Gmail niet gebruikt, mist u een van de eenvoudigste en krachtigste manieren om veel informatie te organiseren voor wanneer u deze later nodig hebt.

Ik gebruik Gmail om e-mails van verschillende e-mailadressen op één locatie te verzamelen.

ik e-mail herinneringen naar mezelf vanaf mijn iPhone, omdat ik weet dat ik mijn e-mail later zal controleren.

ik organiseer e-mailontvangsten van online aankopen in een “Orders” – map voor toekomstig gebruik.

ik heb ook filters ingesteld in Gmail om gemakkelijk bepaalde e — mailberichten en abonnementen te organiseren die ik heb ingesteld om mijn inbox te omzeilen-ik kan deze later lezen als het handig is.

Ik heb ook overal toegang tot Gmail.

2. Google Calendar
verjaardagen, jubilea, afspraken, speciale evenementen, activiteiten waar mijn kinderen bij betrokken zijn, factuurherinneringen en nog veel meer dingen die ik in Google Calendar opsla. Sommige van die dingen die ik heb ingesteld om me een e-mail of SMS herinnering te sturen op de datum en tijd die ik heb gepland. Een ding dat ik echt waarderen is het hebben van de mogelijkheid om te plannen herhalen gebeurtenissen die ik nooit meer aan te raken en toch, ik krijg een bericht elke maand of week op het juiste moment.

3. Simplenote & Notational Velocity (Mac)
dit zijn eigenlijk twee gereedschappen, maar ik gebruik het ene niet zonder het andere. Simplenote is webservice en een App die ik gebruik op mijn iPhone die me in staat stelt om vast te leggen en toegang te krijgen tot opgeslagen tekst notities waar ik ook ben. Ik kan ook toegang krijgen tot al die notities in Notatiesnelheid op mijn computer. Wat maakt deze twee stukken software zo onmisbaar voor mij is hoe ze elk geven me toegang tot dezelfde gegevens en alles wordt automatisch gesynchroniseerd. Trouwens, Ik gebruik Dropbox, een andere killer webservice waar ik een andere keer over schrijf, om alle synchronisatie te doen voor deze twee applicaties.

4. Evernote
dit is een andere toepassing voor het vastleggen van informatie. Er is een lading informatie op het web over het gebruik van Evernote op uw computer en iPhone, maar ik vind het een beetje meer dan ik nodig heb voor het gewoon vastleggen van tekst die is wat ik het meest doe.

sommige mensen zullen de voorkeur geven aan Evernote en niet aan Simplenote & Notatiesnelheid. Dat kan voor jou ook eenvoudiger zijn. Maar waar ik vooral Evernote voor gebruik is voor het organiseren van papieren documenten die ik heb vastgelegd en gedigitaliseerd met een scanner.

zodra ik een document gescand heb en het is opgeslagen als een PDF, laat ik de PDF gewoon op het Evernote icoon vallen. Eenmaal gearchiveerd in Evernote heb ik toegang tot al die gescande stukken papier die ik misschien ergens op een stapel heb opgeslagen, en ze worden opgeslagen in de cloud voor bewaring. Ik heb toegang tot alles van Evernote op mijn computer, in een browser vanaf elke computer op de Evernote website of op mijn iPhone vanuit de Evernote app.

het synchroniseren wordt allemaal gedaan door de Evernote service — Ik gebruik de gratis versie — en ik doe niet veel anders dan af en toe bepaalde soorten informatie te organiseren in een map of twee in Evernote.

5. Instapaper
dit is een webservice waartoe Ik toegang heb vanuit mijn webbrowser en vanuit een app op mijn iPhone en er zijn twee dingen die ik echt leuk vind aan Instapaper.

de eerste is het gemak waarmee ik dingen kan opslaan die ik op het web heb gevonden en die Ik later misschien zou willen lezen. Ik heb een snelkoppeling in mijn browser die wanneer geklikt slaat een link naar de huidige webpagina naar de Instapaper service. Nu kan ik verder gaan met belangrijkere dingen zonder me zorgen te maken.Ik zal vergeten wat ik wilde lezen. Ik kan de Instapaper-service later in mijn bowser ophalen of ik kan de app openen en de webpagina op mijn iPhone lezen als ik weg ben van mijn bureau.

het tweede wat ik leuk vind is de Instapaper app zelf met gewoon presenteert de tekst van de webpagina ‘ s die ik heb opgeslagen zonder al de rommel vaak gezien op een webpagina. Nu kan ik dingen weglezen van mijn computer in een eenvoudig en niet-afleidend formaat.

6. Pinbaord.in
dit is een handige bladwijzerdienst. Dit is geen gratis service, maar het is de moeite waard de paar dollars die het kost om uw bladwijzers georganiseerd te houden. Dit gebruik ik om gemakkelijk bookmark webpagina ‘ s van informatie voor later ophalen moet ik ze later nodig. Ik bookmark tal van dingen voor later en elk item kan worden gelabeld, zodat ze gemakkelijk worden gecategoriseerd en later opgehaald. Ik gebruikte om de heerlijke service te gebruiken, maar ik heb gevonden dat Pinboard.in is veel eenvoudiger, stelt me in staat om webpagina ‘ s snel en gemakkelijk te bookmarken voor later, en is gemakkelijk te gebruiken wanneer ik moet zoeken naar iets dat ik heb opgeslagen.

als bijschrift — Pinboard.in laat me verbinding maken met mijn Instapaper account, zodat alles wat ik stuur naar Instapaper krijgt ook bladwijzer in pinboard.in

7. Kindle & Kindle App
ik neem de Kindle en de Kindle App hier in mijn top 7 informatie-verzamelen tools, omdat ik echt genieten van en gebruik maken van de kindle leesomgeving heel wat. Niet alleen ben ik niet langer de aankoop van papier en inkt boeken wanneer er een digitale versie beschikbaar, maar Ik heb ook Instapaper webpagina ‘ s te sturen naar mijn Kindle. Ik lees vaak liever lange artikelen van het web op mijn Kindle. Via de Instapaper service, Ik heb een archief van documenten automatisch verzonden naar mijn kindle periodiek.

ik e-mail ook lange PDF ‘ s naar mijn Kindle om ze te converteren naar ebook-formaat door de Amazon Document conversion service. En nu met persoonlijke documenten synchroniseren kan ik die documenten lezen op de Kindle of op mijn telefoon en mijn leeslocatie blijft synchroon.

deze 7 krachtige hulpmiddelen voor het verzamelen van informatie hebben me veel tijd bespaard en me gered van stapels papier. Ik heb alleen het oppervlak aangeraakt van wat dit gereedschap kan doen. Deze kunnen niet allemaal dienen u zo goed als ze mij hebben gediend, maar de beste tool voor het organiseren van informatie is degene die u zult gebruiken.