A Guide to Work Orders & Work Order Management (voorbeeld opgenomen)

een werkorder is het bindweefsel tussen een klant en het werk dat hij wil doen. Werkorders fungeren als het papieren spoor dat bepaalt wat er moet worden gedaan, door wanneer en voor hoeveel binnen een organisatie. Werkorderbeheer is de levensader van vele industrieën die service en onderhoud bieden.

de meesten van ons hebben een werkorder ondertekend of gekregen, maar zoals zoveel van wat alledaags is, hebben we niet echt een goed idee van wat het is en waarom het zo ‘ n cruciale schakel is in veel zakelijke transacties.

Wat Is een werkopdracht?

een werkopdracht is een document dat een opdracht beschrijft tussen een klant en een aannemer. Werkorders kunnen worden gegenereerd voor gebruik binnen een organisatie, waarschijnlijk met werk management software, maar ze meestal dienen als een contract tussen de klant en wie ze contract om het gewenste werk uit te voeren.

een werkopdracht bevat een beschrijving van de opdracht met een schatting van wat het kost om het gedaan te krijgen, inclusief arbeid, onderdelen en materialen. Er kunnen formulieren worden bijgevoegd, afhankelijk van het type werk dat u toewijst, waarvoor mogelijk vergunningen of ander papierwerk nodig zijn.

de opdracht zal ook informatie bevatten over de plaats waar het werk nodig is, wie het zal uitvoeren en het tijdsbestek waarbinnen het moet worden voltooid. De klantinformatie is ook inbegrepen en kan worden gebruikt als factuur voor het werk.

gerelateerd: Gratis Werkordersjabloon voor Excel

waarvoor worden werkorders gebruikt?Werkorders standaardiseren de workflow en creëren een eenvoudig en snel proces voor het plannen, toewijzen en volgen van werk, terwijl het documenteren van bronnen en het bijhouden van prestaties.

werkopdrachten worden voornamelijk gebruikt in de bouwsector voor dienstenaanvragen, maar kunnen ook worden gebruikt voor Producten, inspecties en audits. Werkopdrachten mogen niet altijd als zodanig worden aangeduid. Bijvoorbeeld, in de productie, wordt een werkorder vaak een verkooporder genoemd wanneer een bouw of engineering moet plaatsvinden.

ongeacht in welke sector een werkorder wordt gebruikt, wordt deze gebruikt om de status van de taak te volgen en te controleren om er zeker van te zijn dat deze op tijd en binnen het budget klaar is. Dit geldt wanneer werkorders worden gebruikt in de buitendienst of binnen een industrie die is belast met regelmatige inspectie. In dat opzicht werken ze bijna als een project status report.

soorten werkorders

qua structuur zijn er verschillende soorten werkorders.

• koersen: dit type werkorder is een lijst van producten met hun prijzen inbegrepen. Deze offertes worden vastgelegd en de klant kan dan de beslissing nemen of ze voldoen aan hun financiële eisen voor het werk. Deze producten zijn niet verplicht om te inventariseren.
• Orders: het verschil tussen een offertewerkorder en een op orders gebaseerde werkorder is dat deze laatste een lijst is van producten die eerder door de klant worden gekocht. Daarom kunnen deze worden vastgelegd in een inventaris.
• Ongeplande Werkopdracht: Dit betreft werkzaamheden die niet van tevoren gepland zijn, zoals het uitvallen van machines of het dringende, ongeplande correctieve onderhoud van producten.
• geplande werkopdracht: wanneer u werk heeft dat zich herhaalt en van tevoren kan worden gepland, zoals preventief onderhoud of andere automatische updates, wordt dit een geplande werkopdracht genoemd.
• interne werkorder: dit zijn werkorders die afkomstig zijn van iemand in de organisatie en worden verzonden naar een andere persoon binnen dezelfde organisatie. De meeste interne werkorders zijn digitaal.
• externe werkorder: wanneer een werkorder van buiten de organisatie afkomstig is, wordt deze een externe werkorder genoemd. Deze worden vaak herzien en gepland voor de uitvoering.
• handmatige werkopdracht: Onderhoudsmanagers plannen vaak handmatige werkopdrachten met de hand na ontvangst van een werkaanvraag. Zij wijzen zowel intern als extern handmatige werkorders toe aan het betreffende teamlid.
• Automatische Werkopdracht: Wanneer een werkorder kan worden ingesteld om automatisch opdrachten aan overeenkomstige medewerkers te plannen, vaak via een softwaretool, wordt deze aangeduid als een automatische werkorder.

als u het hebt over een servicewerkopdracht, dan geeft u in plaats van een product het schema weer voor de levering van die opdracht.

deze types zijn enigszins flexibel in die zin dat zodra de werkorder is gemaakt, deze kan worden gewijzigd van een offerte in een bestelling, waarbij wordt aangegeven hoeveel producten op de offerte kunnen worden vastgelegd. Een bestelling naar een offerte heeft alleen informatie over bestellingen, zoals een autorisatiedatum.

werkorder Sample

u vraagt zich misschien af wat er op een werkorder moet staan om het meest effectieve resultaat op te leveren. Om een beter algemeen idee van werkorders en wat ze inhouden te krijgen, laten we eens kijken naar een monster. ProjectManager.com heeft een aantal gratis project management templates, en hieronder afgebeeld is een volledige versie van onze werkorder template. We zullen de verschillende elementen van de werkorder en hoe ze te gebruiken schetsen.

Contact en interne informatie

onze gratis work order template kan worden aangepast aan de omgeving van uw bedrijf, maar het is volledig geladen met de basis. Aan de bovenkant is waar veel van de relevante informatie wordt vastgelegd, zoals bedrijfsnaam, adres en contact.

er is ook een plaats om het werkordernummer toe te voegen, wat de sleutel is om de taak bij te houden en de werkorder snel te vinden. Data zijn inbegrepen voor wanneer de werkorder wordt uitgegeven, wanneer het werk naar verwachting zal beginnen, eindigen en wanneer het is voltooid.

een prioriteitsniveau kan worden ingesteld. De persoon die de werkopdracht heeft aangevraagd wordt geïdentificeerd en een klant-ID voor intern gebruik wordt gegeven. Voor grotere organisaties kan de afdeling worden gespecificeerd.

Functieomschrijving

het vlees van de werkorder is natuurlijk de baan en de bijbehorende arbeid en materialen. Hier wordt het werk beschreven, wie wordt gefactureerd wordt geà dentificeerd, en, indien nodig, waar het werk zal worden verzonden wordt geà dentificeerd.

Hierna volgt een gedetailleerde beschrijving van het werk dat moet worden verricht en het aantal uren dat nodig is om elke lijntijd uit te voeren, evenals het percentage van de werknemer die met de taak is belast. Dit is dan total loss.

benodigd materiaal

in het volgende gedeelte van onze werkordersteekproef worden de materialen vermeld die nodig zijn om de opdracht te voltooien, hoeveel van elk materiaal, de kosten en eventuele toepasselijke belastingen. Dit alles wordt toegevoegd aan het bovenstaande totaal voor een subtotaal. Eventuele extra kosten worden toegevoegd aan dit subtotaal om de totale prijs van de werkorder te bereiken.

tenslotte is er ruimte om extra informatie toe te voegen. Dan is er een handtekening en dateline. Nogmaals, dit is een werkorder voorbeeld, maar een paar tweaks kunnen van toepassing zijn op bijna elke werkorder die je nodig hebt om te produceren.

Key Principles of Good Work Order Management

een werkorder is in feite een taak. Het is een manier om een taak te beschrijven, toe te wijzen en te volgen om ervoor te zorgen dat deze op tijd en binnen een overeengekomen budget wordt voltooid. Het beheren van het creëren en stromen van een werkorder als het beweegt van initiatie naar uitvoering en voltooiing is de sleutel.

het werkorderbeheerproces volgt drie eenvoudige stappen:

1. Maak een nieuwe werkorder: of het nu een tastbare of digitale werkorder is, het is belangrijk om de juiste persoon(s) te belasten met details over deze taak, waaronder informatie zoals doel, prioriteitsniveau, beschrijvende informatie en meer.
2. verkeer door de organisatie: zorg ervoor dat de ontvanger over de nodige informatie beschikt om de werkopdracht volgens uw specificaties te voltooien.
3. sluit de werkopdracht wanneer voltooid: Om de workflow georganiseerd te houden, moet u ervoor zorgen dat alle werkorders zijn voltooid voordat u een nieuwe werkorder maakt.

in termen van personen die betrokken zijn bij het beheer van werkorders, omvatten zij de persoon die het werk heeft aangevraagd, de persoon die bevoegd is het goed te keuren en degenen die het uitvoeren.

het hebben van een rapportagemechanisme zal ook helpen om het werk bij te houden en ervoor te zorgen dat het voor de deadline klaar is. Wanneer klaar, betaling is vereist, en dus payroll moet worden betrokken om eventuele aanbetalingen te beheren en vervolgens de laatste betaling.

Hoe ProjectManager.com stroomlijnt Werkorderbeheer

ProjectManager.com is bekroonde software die helpt bij het organiseren van het werk en rijden efficiëntie. Het genereren, volgen en betalen van werkorders wordt verbeterd door onze cloudgebaseerde tool die u realtime gegevens geeft om altijd te weten of u zich op schema houdt.

Kanban boards kunnen worden gebruikt om werkorders aan te maken, bijlagen toe te voegen, prioriteiten te stellen en de voortgang bij te houden. Deze boards zijn vooral aantrekkelijk voor degenen die de voorkeur geven aan een visuele workflow. Werkorders worden gemaakt op digitale kaarten die vervolgens onder kolommen worden geplaatst die de fasen van het werk vertegenwoordigen, die kunnen worden aangepast aan de nomenclatuur van uw organisatie.

Volg de voortgang voor betere resultaten

Volg de voortgang op dashboards die automatisch statusupdates weergeven en bereken statistieken zoals tijd, taken, kosten en meer. Bijvoorbeeld, als je het samenstellen van een monteur werkorder en uw bemanning is in het veld, zolang ze internet connectiviteit, ze kunnen hun status bij te werken of samen te werken door commentaar op het taakniveau.

de ingelogde tijd werk kan ook worden gevolgd met timesheets die ook de loonadministratie stroomlijnen. Ze zijn veilig en makkelijk te gebruiken. Onze onbeperkte opslag van bestanden betekent dat u de tool kunt gebruiken als een gecentraliseerde hub om al uw werkorders te beheren.

ProjectManager.com is een cloud-gebaseerde tool die werk en werknemers organiseert voor een grotere productiviteit. Beheer uw werkorders en laat uw team werken waar ze ook zijn of wanneer ze werken. Proberen ProjectManager.com vandaag door het nemen van deze gratis proefperiode van 30 dagen.