alvorens uit te breiden naar een virtueel advocatenkantoor: wat u moet weten

virtuele advocatenkantoren verwijderen de traditionele fysieke kantoorruimte en kiezen ervoor hun klanten voornamelijk-zo niet volledig-te bedienen door het gebruik van technologie.

deze aanpak wordt steeds populairder, onder impuls van de grote vooruitgang op het gebied van communicatietechnologie, en het voortdurend zoeken naar meer concurrerende bedrijfsmodellen en het verbeteren van de winstmarges. Bovendien heeft de covid-19-pandemie een seismische verschuiving veroorzaakt in de manier waarop bedrijven en klanten met elkaar omgaan—meer en meer mensen voelen zich nu perfect op hun gemak bij het omgaan met bedrijven zonder ooit persoonlijk met hen te hoeven communiceren.

maar wat is er nodig om een virtueel advocatenkantoor succesvol te runnen? Voor welke unieke uitdagingen zult u staan wanneer u uw bedrijf in een virtuele omgeving opereert?

in dit artikel zullen we enkele fundamentele vragen onderzoeken die u moet beantwoorden bij het starten van een virtueel advocatenkantoor en een aantal veelvoorkomende problemen bekijken die zich waarschijnlijk zullen voordoen als u eenmaal operationeel bent.

wat we zullen behandelen:

• de voordelen van het runnen van een virtueel advocatenkantoor
• hoe start je een virtueel advocatenkantoor: De basis
• de tools die u nodig hebt om een virtueel advocatenkantoor te runnen

als een bedrijf dat een tool heeft gebouwd die is ontworpen om u te helpen uw advocaten, medewerkers en klanten verbonden te houden, hebben we een eerste hand blik op de soorten tools, mensen en processen die typisch nodig zijn om de overgang van uw kantoor naar de virtuele wereld een succes te maken.

laten we dus beginnen met te kijken naar de voordelen van het gebruik van een remote-working model voor uw advocatenkantoor.

zie hoe deze vier advocatenkantoren uit Florida, Chicago en New York hun activiteiten aanpasten om overal te werken—terwijl ze nog steeds een geweldige klantervaring bieden. Download het gratis case study playbook!

de voordelen van het runnen van een virtueel advocatenkantoor—waarom doen?

sommige advocaten vrezen het idee om meer technologie in hun praktijken op te nemen, en terecht.

zij maken zich zorgen dat zij hierdoor worden blootgesteld aan onnodige risico ‘ s op het gebied van veiligheid en privacy. Maar het feit is dat de meeste moderne tools zijn niet alleen veilig en beveiligd, ze zijn ook zeer klantvriendelijk en betrouwbaar.

Als u deze tech-scepsis kunt overwinnen (en natuurlijk de juiste protocollen kunt invoeren), zult u deze zakelijke voordelen van het virtueel runnen van een bedrijf kunnen waarderen:

lagere overheadkosten

het belangrijkste voordeel van het virtueel runnen van uw bedrijf is dat u drastisch kunt besparen op uw overheadkosten. In plaats van te betalen voor een vaste kantoorruimte en alle materiaal—en onderhoudskosten die daarmee gepaard gaan, kunt u een volledig operationeel advocatenkantoor in de cloud runnen-tegen een fractie van de kosten.

Vrijheid (!)

een van de kostbaarste activa die we hebben is tijd. En woon-werkverkeer kan een onevenredig groot deel van onze tijd in beslag nemen, of het nu gaat om woon-werkverkeer van en naar het kantoor, of reizen om klanten te ontmoeten.

wanneer u een virtueel advocatenkantoor runt, kunt u veel van deze tijd terugkrijgen. Check out how MHP&s Law from Tennessee runt a very successful remote-friendly firm.

meer vermogen om talent aan te trekken en te behouden

de besparingen die u maakt door een lagere overheadstructuur zullen vaak betekenen dat u het zich kunt veroorloven om uw advocaten (en uzelf) royaler te compenseren in vergelijking met een traditioneel bedrijf. En een betere compensatie zal uw bedrijf natuurlijk aantrekkelijker maken voor betere rekruten.

maar veel advocaten vinden het virtuele bedrijfsmodel ook om andere redenen aantrekkelijk. Het feit is, op afstand werkende advocaten hebben de neiging om veel meer controle over hun werk-privé balans te genieten. Ze besteden minder tijd aan woon-werkverkeer en hebben de vrijheid om te kiezen hoe, wanneer en waar ze werken—of het nu thuis is, in een coffeeshop, of terwijl ze wachten tot de kinderen de dansles afmaken.

een betere klantbeleving

lagere overheadkosten betekent dat u kunt kiezen om een deel van de kostenbesparingen door te berekenen aan uw klanten in de vorm van lagere factureringspercentages of nieuwe kostenstructuren. Het betekent ook dat u zich kunt veroorloven om op een aantal risicovollere of meer ongewone gevallen dan je zou onder een meer traditioneel model. Deze combinatie van factoren kan uw bedrijf aantrekkelijker maken voor een veel bredere klantpopulatie.

hoe start u een virtueel advocatenkantoor: de basis

voordat u een virtueel model voor uw advocatenkantoor aanneemt, moet u goed nadenken over de volgende overwegingen:

kantoorruimte

een van de eerste dingen om na te denken voordat u virtueel gaat, is of u een vaste kantoorruimte moet hebben. Verwacht u dat u klanten vaak persoonlijk moet hosten? Sommige bedrijven nemen een hybride model van het hebben van een semi-gedistribueerd personeel, maar het behoud van een kleinere fysieke kantoorruimte, terwijl andere bedrijven zijn volledig afgelegen en weg te doen van brick-and-mortar locaties helemaal.

teamstructuur

de meeste virtuele bedrijven volgen een organisatiehiërarchie die vergelijkbaar is met de traditionele bedrijven en gebruiken dezelfde managementstructuur voor de coördinatie tussen advocaten, juridische assistenten en ondersteunend personeel.

de specifieke organisatie van de afdelingen van uw bedrijf hangt natuurlijk voor een groot deel af van het soort zaken dat u behandelt. Dat gezegd hebbende, het is gebruikelijk voor virtuele bedrijven om een intake en verwijzingen afdeling te filteren slecht gematchte gevallen, een afdeling geschillen voor wanneer schikkingen niet kunnen worden bereikt, een marketing team om promotie en sociale media te behandelen, en een administratief team om te gaan met accounts en routine operationele behoeften.

proces

wanneer u overschakelt naar een remote model, moet u het beleid en de processen van uw bedrijf bijwerken om de switch mogelijk te maken en ervoor te zorgen dat er een minimale verstoring van uw diensten is terwijl uw werknemers en contractanten grip krijgen op het op afstand bedienen.

bijvoorbeeld, het zou voor iedereen duidelijk moeten zijn hoe cases verwerkt moeten worden binnen de nieuwe virtuele setup. Zodra een nieuwe zaak is toegewezen aan een juridisch team, hoe zullen ze in eerste instantie contact opnemen met de klant om meer informatie over de zaak te verzamelen, en welke systemen zullen ze gebruiken om correspondentie te onderhouden?

zodra uw bijgewerkte processen zijn gedefinieerd, zorg er dan voor dat u deze nieuwe verwachtingen consequent met iedereen communiceert. Niemand mag in enige twijfel over wanneer online uren zijn, hoe taken moeten worden toegewezen, en welke kanalen moeten worden gebruikt voor communicatie.

het zou ook een goed idee kunnen zijn om een wekelijkse bedrijfsbrede vergadering te organiseren waarin u eventuele problemen rond virtueel zakenbeheer oplost-in ieder geval totdat iedereen zijn weg Weet.

kijkend naar het deel

hoewel werken voor een virtueel advocatenkantoor betekent dat uw teamleden meer controle hebben over hun persoonlijke werkregelingen, is het nog steeds essentieel voor iedereen om een professioneel imago te projecteren. Dit is een bijzonder belangrijke factor als uw advocaten videoconferencing gebruiken om te communiceren met klanten of verwijzingspartners.

het ontwikkelen van uw bedrijfscultuur

het runnen van een virtueel advocatenkantoor levert enkele unieke problemen op die niet noodzakelijk aanwezig zijn in een traditionele fysieke omgeving.

misschien is het grootste probleem om uit te zoeken hoe je een gezonde en collaboratieve werkcultuur kunt creëren en onderhouden wanneer je collega ‘ s op verschillende plaatsen zijn gevestigd.

collega ‘ s kunnen het moeilijker vinden om een band met elkaar op te bouwen vanwege het gebrek aan persoonlijke communicatie. Deze vorm van communicatie is moeilijk te repliceren omdat het gaat om het oppakken van subtiele signalen in de gezichtsuitdrukkingen van mensen, toon van de stem, en lichaamstaal. Deze signalen zijn belangrijke signalen die mensen helpen om elkaar beter te leren kennen – bedenk hoe moeilijk het kan zijn om humor, ironie of sarcasme schriftelijk over te brengen.

een aanverwante uitdaging bij het opbouwen van een hechte, virtuele werkcultuur is de afwezigheid van de traditionele “waterkoeler”-chat. Externe werknemers zijn gevoelig voor het gevoel dat ze “op de klok” wanneer ze communiceren via de telefoon of schriftelijk en misschien meer geneigd om alles uitsluitend werkgerelateerde houden.

er zijn een aantal manieren om deze problemen aan te pakken. Het eerste ding is om herhaaldelijk de kernwaarden en missieverklaring van uw bedrijf te communiceren om een gevoel van eenheid en gedeeld doel te bevorderen. Een ander is om regelmatig een-op-een en team vergaderingen te plannen tijdens welke enige tijd is gereserveerd voor persoonlijke chat. Nog een andere veelgebruikte methode voor het koesteren van teamgeest is het organiseren van periodieke bijeenkomsten waar uw teamleden kunnen ontmoeten en socialiseren-het kan iets low—key zoals een zomer barbecue of een meer luxe evenement zoals een week-lange jaarlijkse retraite.

uiteindelijk zal echter de dagelijkse bereidheid van uw team om samen te werken en sterke relaties te ontwikkelen grotendeels afhangen van de communicatiesystemen die u hebt. Dat brengt ons bij ons volgende punt…

👀 ontdek hoe een advocatenkantoor een 24/7 klantenervaring biedt—zonder 24/7 online te zijn.

de tools die u nodig hebt om een virtueel advocatenkantoor

technologie te draaien vormen de ruggengraat van elk remote team. Uw virtuele bedrijf zal gewoon niet functioneren zonder een geschikte communicatie toolkit en systemen die u gemakkelijk (en veilig!) Beheer belangrijke clientbestanden en informatie. Als iemand die een virtueel bedrijf, je moet altijd op zoek naar nieuwe technologieën die u kunnen helpen bij het oplossen van uw zakelijke problemen.

wanneer u overschakelt naar virtual, is het eerste wat u moet doen een inventaris op te maken van de tools die u al gebruikt, zodat u kunt uitzoeken wat u nog meer nodig hebt. De meeste bedrijven zijn sterk afhankelijk van law practice management software om essentiële functies zoals afspraak planning, time tracking, conflict controle, en juridische case management te behandelen. U moet de tijd nemen om zorgvuldig te overwegen uw opties en in gedachten houden dat u ook nodig heeft om te investeren in extra teamtraining om het meeste uit alle nieuwe tools die u aan te nemen.

als het gaat om teamcommunicatie in een virtuele werkomgeving, kunt u niet verwachten efficiënt te werken terwijl u uitsluitend vertrouwt op e-mail en telefoon. Inboxen krijgen rommelig en belangrijke gesprekken worden begraven, terwijl telefoongesprekken niet goed geschikt zijn voor bepaalde taken, zoals het documenteren van relevante informatie voor later gebruik.

telefoon

ongeacht wat iemand nu zegt, is het moeilijk te betwisten dat het hebben van een telefoondienst essentieel is voor bijna elk advocatenkantoor, virtueel of niet. Terwijl video conferencing is een geweldige nieuwe optie (daarover later meer), een telefoontje is nog steeds een van de makkelijkste en meest handige manieren om in contact te komen met klanten (en voor hen om u te bereiken).

nu, natuurlijk, kunt u gewoon gebruik maken van uw typische zakelijke telefoon voor dit. Maar als je vaak aan de telefoon bent met klanten en collega ‘ s, dan heb je misschien iets meer verfijnd nodig. Bijvoorbeeld, wist je dat er communicatie-apps die u toelaten om uw telefoongesprek van uw telefoon naar uw computer te draaien?

niet alleen dat, sommige van deze apps kunt u ook uw telefoongesprek te schakelen naar een video-oproep (in het geval u wilt praten face to face of delen van uw scherm) met slechts een tik:

en beide van deze nette functies worden meegeleverd met de RingCentral desktop en mobiele app! U kunt het hier in meer detail bekijken:

🕹 ️ ontdek hoe RingCentral werkt door een producttour te boeken!

Kies een tijd

💰 u kunt deze rekenmachine ook gebruiken om ruwweg te zien hoeveel uw bedrijf kan besparen door RingCentral te gebruiken om de communicatie van uw team met elkaar te ondersteunen. (En klanten, en contractanten, en partners, enzovoort…)

Instant messaging

wat meer is, als het gaat om het communiceren met klanten, geeft ongeveer een op de drie (34%) klanten de voorkeur aan wanneer advocaten hen de mogelijkheid geven om in contact te blijven via kanalen zoals live chat of videoconferentie.1 Het is waarschijnlijk veilig om aan te nemen dat dit cijfer nog hoger is voor klanten die specifiek advies vragen bij een virtueel advocatenkantoor.

videoconferencing

als u een virtueel advocatenkantoor runt, zal een van de grootste aanpassingen waarschijnlijk de verschuiving zijn van persoonlijke vergaderingen naar virtuele vergaderingen.

wat betekent dat u een goede videoconferentiesoftware nodig hebt. (Meer informatie over hoe u een goede tool voor uw bedrijf te kiezen.)

dus, als u een online gericht advocatenkantoor runt, is het essentieel om te investeren in tools die het voor uw gedistribueerde team zo gemakkelijk mogelijk maken om samen te werken en die uw klanten een verscheidenheid aan manieren bieden om contact te houden.

de virtuele werkruimte van RingCentral voor advocatenkantoren doet dit bijvoorbeeld precies door instant messaging, videovergaderingen en een modern bedrijfstelefoonsysteem samen te voegen tot één eenvoudig te gebruiken communicatieplatform. En ja, het werkt op elk apparaat-Mac of PC, Android of iOS:

het platform creëert een altijd online communicatielijn voor klanten en brengt al hun berichten-van sociale media, e—mail en live chat—samen in één centraal dashboard, zodat uw team snel en nauwkeurig kan reageren.

tegelijkertijd kunnen uw teamleden synchroon met elkaar blijven door middel van videovergaderingen, caseloads beheren en bestanden delen door middel van teamberichten, en clientinteracties vastleggen en volgen met call logs.

cruciaal is dat het RingCentral-platform u gemoedsrust biedt door al uw gesprekken en klantinformatie te beschermen door middel van robuuste beveiligingsmaatregelen. Bovendien hoeft u zich als alles-in-één communicatieplatform niet langer te abonneren op meerdere tools om uw team verbonden te houden!

klaar voor de overgang naar een virtueel advocatenkantoor?

ondanks de voordelen, is het nemen van de sprong naar het runnen van een virtueel advocatenkantoor niet voor mensen met een zwak hart. Er is een aanzienlijke mate van voorbereiding nodig om de soepel lopende interactie tussen uw processen, technologie en personeel in een virtuele omgeving te garanderen.

dat gezegd hebbende, op voorwaarde dat u het nodige voorbereidingswerk vooraf inbrengt en klaar bent om tal van aanpassingen aan te brengen als u uw weg vindt in dit nieuwe terrein, kunnen de voordelen van het werken voor een virtueel bedrijf significant zijn.