Blog, Resources

kantoren verhuizen kan een revolutie betekenen voor de manier waarop u zaken doet. Of u nu op zoek bent naar één grote ruimte om uw bedrijf ruimte te geven om te groeien of het uitbreiden van uw bereik door uit te breiden naar kleinere satelliet kantoren, er zijn tonnen redenen waarom u zou willen verhuizen.

wat uw motivatie, deze gids zal helpen om u en uw team voorbereid door het verstrekken van een handige kantoor verhuizing checklist. Onderweg behandelen we alles, van het betrekken van uw medewerkers bij het besluitvormingsproces tot risicobeoordelingen in de context van COVID-19. Doe mee als we de belangrijkste dingen verkennen om te overwegen bij het verplaatsen van kantoren.

Planning en vaststelling van deadlines

voorbereiding is essentieel als het gaat om een kantoor verhuizing. De tijd nemen om helder na te denken over de doelstellingen van uw bedrijf voor de verhuizing bespaart u hoofdpijn in de toekomst en zorgt ervoor dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt. Zet al uw ideeën op papier, inclusief details zoals uw budget, gewenste locatie(s) en de datum waarop u wilt worden verplaatst.
een ander belangrijk onderdeel van de planningsfase is het vaststellen van deadlines voor belangrijke punten in uw kantoorverplaatsingsreis: kies een termijn waarbinnen u uw eerste onderzoek kunt voltooien, voer ideeën uit door uw team en beslis vervolgens over een lijst met functies die uw ideale kantoor zal hebben. U zult willen toestaan dat ten minste een paar maanden na dit te onderzoeken en te vergelijken uw opties voordat u een beslissing.

Betrek uw personeel

wanneer u nadenkt over het type kantoor dat het beste bij uw bedrijf past, probeer dan uw team te betrekken. Door uw medewerkers inspraak te geven in het besluitvormingsproces, maakt u niet alleen de beweging op korte termijn veel productiever, maar verbetert u ook het welzijn en de retentiepercentages van uw medewerkers voor de toekomst.
in een recent onderzoek meldde iets minder dan 70% van de werknemers dat het verhuizen van kantoren een gunstig effect had op hen en hun bedrijf als geheel, met voordelen zoals meer ruimte om taken uit te voeren en werken in een meer visueel aantrekkelijke omgeving als de belangrijkste redenen achter een succesvolle verhuizing.
met dit in gedachten, is het waarschijnlijk dat de visie van uw team op het verhuizen naar een nieuw kantoor zal zijn gebaseerd op nogal subjectieve functies, dus het is een slimme beslissing om ze te raadplegen voordat u zelfs maar begint met zoeken. Een aanpak die goed heeft gewerkt voor onze klanten is om te beginnen met informele chats, dan follow-up met een bedrijfsbrede enquête als je eenmaal weet welke functies mensen de zorg over de meeste.

Picking criteria

de volgende stap is het opstellen van een lijst met criteria voor uw kantoor verhuizing. Inzicht in wat uw medewerkers zoeken in de nieuwe ruimte zal u helpen om dit te bereiken. Als uw team een voorkeur heeft voor parkeren op het terrein of ruime breakout gebieden, probeer dan rekening te houden met dit (Zorg ervoor dat het overeenkomt met uw eigen doelstellingen en wees realistisch over uw budget).
maak je geen zorgen als het idee om met een definitieve checklist te komen in het begin een beetje overweldigend lijkt. Het is een belangrijke mijlpaal in de verhuizing van uw kantoor, maar we hebben in het verleden met veel bedrijven gewerkt om dit onderdeel goed te krijgen – neem gewoon contact op en ons vriendelijke team zal meer dan blij zijn om te helpen.

het vinden van de perfecte locatie

met al uw initiële onderzoek en uw criteria checklist klaar, is het tijd om te beginnen met uw zoekopdracht. Zoals we al hebben gesproken over, het krijgen van uw plannen in orde op tijd en volgens een schema is een belangrijk onderdeel van het kantoor verhuizing proces – maar probeer niet te haasten de werkelijke kantoor zoeken zelf.
welke locatie (s) U ook hebt gekozen, onze handige office search tool is hier om u te helpen de perfecte locatie voor u te ontdekken vanaf honderden locaties op en neer in het Verenigd Koninkrijk. Vertel ons gewoon waar u uw nieuwe kantoren wilt hebben en wij helpen u uw mogelijkheden te beperken.
lokale afsluitingsbeperkingen als dat mogelijk is, bieden wij rondleidingen met sociale afstand en alle nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat u een goede rondkijk krijgt zonder de veiligheid van u of uw personeel in gevaar te brengen. Voor degenen die liever niet persoonlijk aanwezig zijn, worden soms videobezichtigingen beschikbaar gesteld (aarzel niet om contact met ons op te nemen en te vragen!)
onze 360º virtuele tours laten u ook onze kantoren verkennen, waar u ook bent. Heb je iets gevonden waar je van houdt? Ga naar een kantoorpagina op onze site om de look en feel van de plaats in uw eigen tijd te ervaren – klik gewoon op het ‘360’ – pictogram onder de afbeelding.

risicobeoordelingen bij het verhuizen van kantoren

vooral in de context van COVID-19 en bij het aanpassen aan de ‘nieuwe norm’, moet de veiligheid van uw personeel uw hoogste prioriteit hebben tijdens een verhuizing. Uw risicobeoordeling moet verder gaan dan de gebruikelijke gezondheids-en veiligheidsoverwegingen, waarbij u moet nadenken over belangrijke vragen zoals:

• Is er voldoende bureau ruimte voor uw medewerkers op sociale afstand?
• kunnen de zithoeken in kantines en gemeenschappelijke ruimtes worden verdeeld?
• heeft de lobby een geschikte ruimte voor veilig inchecken en andere voorzorgsmaatregelen voordat u het gebouw betreedt?
• zijn er gemakkelijk toegankelijke wastafels, keukens en badkamers zodat het personeel zijn handen regelmatig kan wassen?
• kunnen de werkruimten worden geventileerd door ramen en deuren in de buurt te openen?

bezoek de officiële richtsnoeren van de HSE over risicobeoordelingen tijdens de covid-19-pandemie voor meer informatie.

voor de verhuizing

zodra u een beslissing hebt genomen en op de stippellijn hebt ondertekend, moet u beginnen na te denken over de logistiek van de verhuizing zelf. Hier zijn een aantal laatste dingen om te overwegen voordat u verhuist naar uw nieuwe kantoor:
1. Benoem een office relocation manager
een geweldig idee dat we hebben opgepikt van BizSpace klanten is om een office relocation manager aan te stellen die toezicht zal houden op de praktische aspecten van de verhuizing zelf. Zij zullen verantwoordelijk zijn voor het regelen van de fijnere punten zoals de verandering van kantooradres en andere overwegingen hieronder behandeld. Start met het nemen van aanvragen als je eenmaal hebt besloten dat je doorgaat met de office move en bieden een vorm van vergoeding voor de extra verantwoordelijkheid.
2. Wi-Fi en telefoonlijnen
vergeet niet om uw Wi-Fi en telefoonlijnen uit te zoeken. Houd er rekening mee dat er een aantal downtime kan zijn – vooral als je van provider verandert – dus krijg dit gepland in een paar weken voor de verhuizing. Als u kiest voor een serviced office, is het waarschijnlijk dat een aantal essentiële faciliteiten zullen worden opgenomen in uw huurpakket, maar zorg ervoor om dit te controleren op voorhand.
3. Adres en telefoonnummer
een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van uw Office relocation manager is het regelen van de verandering van adres en telefoonnummer. U moet streven naar uw telefoonnummer hetzelfde als een handig aanspreekpunt voor klanten en leveranciers te houden. Als dit niet mogelijk is, regel dan een call forwarding service en laat uw contacten weten over het nieuwe nummer en adres. Tot slot, het opzetten van een e-mail omleiding naar uw nieuwe office-adres.
4. Office deliveries
verbonden met dit laatste punt, wilt u ook kantoorleveranciers informeren over uw adreswijziging (of nieuwe leveranciers regelen als u verder weg verhuist). Van eten en drinken tot schoonmaakbenodigdheden en briefpapier, er zijn tal van dingen die uw medewerkers vanaf het begin willen afleveren, dus als u dit vroeg uitzoekt, zorgt u voor een soepele omschakeling voor alle betrokkenen.
5. Beveiliging en verzekering
Kantoorbeveiliging kan worden gedekt als onderdeel van uw huurovereenkomst, maar controleer of u iets geschikts hebt op zijn plaats ruim voor het schema om eventuele hik te voorkomen. Op een soortgelijke opmerking, je zult ook moeten nadenken over welke soorten verzekeringen zijn van toepassing op uw bedrijf. Dit kan zaken als inhoud & voorraad, bouwdekking en openbare aansprakelijkheidsverzekering omvatten.
6. Denk na over meubels en opslag
afhankelijk van het type pakket waarvoor u kiest, moet u mogelijk uw opties bekijken als het gaat om meubels en opslag. Rekening houdend met de plannen van uw bedrijf voor groei of inkrimping, zorg ervoor dat u genoeg bureaus, kasten en kasten hebt om het hele personeel te ondersteunen – en krijg deze gesorteerd als u ontdekt dat er een tekort is. Als het mogelijk is, is het de moeite waard een bezoek te meten voordat je iets koopt.
7. Eindcontroles
ga ongeveer een week voor de verhuisdatum naar uw nieuwe werkplek om de laatste controles uit te voeren. We raden aan om nog een keer door de lijst te gaan die we hier hebben verstrekt en dingen af te vinken terwijl je gaat om ervoor te zorgen dat je de grond raakt.
deze BizSpace guide heeft een checklist voor kantoorverplaatsingen aangeboden, die u door alle belangrijke details leidt die zorgen voor een soepele en succesvolle verhuizing. Als u een fysieke checklist wilt gebruiken binnen uw organisatie, kunt u een PDF-checklist downloaden met alles wat we hebben besproken.
voor verdere informatie – of om uw plannen te bespreken met ons vriendelijke en ervaren team – aarzel niet om vandaag nog contact met ons op te nemen.