Event Management: Een stap-voor-stap handleiding over hoe het te gebruiken in uw evenementen

Event management. Het is een uitdrukking die vaak wordt gebruikt, maar buiten de letterlijke betekenis van het beheren van gebeurtenissen, Wat houdt het precies in? En nog belangrijker, hoe kan het worden gebruikt in evenementen?

elk type evenement vereist een unieke set van vaardigheden en knowhow die u zullen helpen om de chaos te beperken en soepele, boeiende evenementen voor uw deelnemers te organiseren.

er is veel te bespreken, daarom gaan we u in dit artikel door de belangrijkste concepten van event management laten zien hoe ze direct op uw evenementen kunnen worden toegepast.

Event management uitgelegd

simpel gezegd, event management is de coördinatie, planning, organisatie en uitvoering van een evenement. De term heeft betrekking op projectmanagement in elk aspect van een evenement, wat van alles kan zijn, van het vinden van sprekers tot het verzenden van post-event enquêtes. Bovendien kan event management worden toegepast op elk type evenement in elke omgeving.

hoewel het vaak synoniem wordt gebruikt met de term ‘event planning’, is event management meer hands-on en heeft het meer te maken met logistiek en de totale afhandeling in de aanloop naar en de dag van het evenement zelf.

waarom Gebeurtenisbeheer belangrijk is

het correct beheren van een gebeurtenis is essentieel om het tot een succes te maken. Simpel gezegd, het maakt niet uit hoe goed uw locatie, sprekers of entertainment zijn, falen om de basisfactoren goed te krijgen, zoals budgettering en logistiek, betekent dat je jezelf zou kunnen blootstellen aan potentieel onvoorziene uitdagingen.

zie het als volgt: hoe meer tijd u investeert in event management, hoe professioneler uw evenement zal zijn.

virtueel evenementenbeheer

de snelle opkomst van onlineevenementen heeft ons al snel gedwongen om onze knowhow op het gebied van persoonlijk evenementenbeheer aan te passen aan de virtuele wereld. Taken zoals het vinden van een locatie, het creëren van gezondheid en veiligheid protocollen en catering zijn vervangen door het vinden van de juiste technologie en het creëren van waardevolle content en het betrekken van deelnemers.

daarom moet u bij het beheren van een virtuele gebeurtenis niet alleen de logistiek erachter begrijpen, maar moet u ook extra nadruk leggen op het creëren van interessante content.

de vijf stappen van event management

nu we de basisregels uit de weg hebben, gaan we dieper in op de vijf basisstappen van event management. Deze kunnen op elk evenement worden toegepast en moeten u veel inzicht geven dat direct op uw evenementen kan worden toegepast, in welke vorm dan ook.

Stap 1: Maak een doelstelling en doe je huiswerk

de eerste fase van een succesvolle gebeurtenis is het definiëren van je doelstelling en het maken van een actieplan van hoe je gaat om het te laten gebeuren. Begin met het identificeren van wat je wilt bereiken, focus op één doel en ga er echt voor. In veel gevallen zal dit vanzelfsprekend zijn. Bijvoorbeeld, misschien wilt u een nieuw product te lanceren of misschien wilt u extra leads te genereren.

wat u ook beslist, het is essentieel om in de details te komen, omdat dit u een duidelijker beeld van de gebeurtenis geeft, waardoor het op de lange termijn gemakkelijker te beheren is. Dan, zodra u uw doel hebt geïdentificeerd is het tijd om te beginnen met het doen van uw onderzoek.

Microdisecteer wat u wilt bereiken en breng de acties in kaart die u daar zullen brengen. Dit zal helpen bij het verfijnen van de omvang van uw evenement en het identificeren van de acties die nodig zijn om uw doel te bereiken.

hoe meer onderzoek u verricht, hoe gedetailleerder en verfijnder de gebeurtenis zal zijn. En daarbovenop, heb je een beter begrip van de levensvatbaarheid van het evenement, vooral in termen van budget en hoe dit overeenkomt met uw doel.

Stap 2: Kies uw thema en schets het evenement

Nu u uw onderzoek hebt gedaan, is het tijd om uw eerste bevindingen te gebruiken om een concreet actieplan voor uw evenement op te stellen. Belangrijk, dit geeft u de fundamenten om te beginnen met het ontwerpen van uw evenement, dus ga door elk detail, hoe klein het kan zijn.

om de bal aan het rollen te krijgen, is hier een lijst met vragen die u kunnen helpen deze details uit te werken:

• Wat is het onderwerp van het evenement?
• wie is de doelgroep?
• waar en wanneer zal de gebeurtenis plaatsvinden?
• Wat is het formaat?
• Wat is de duur van de gebeurtenis?
• hoeveel deelnemers kan Ik verwachten?
• Wie spreekt er op het evenement?
• bied ik activiteiten of amusement aan?
• Hoe kan ik deelnemers betrokken houden?
• brengt u kosten in rekening voor tickets?
• heeft u sponsors nodig?
• welke evenementtechnologie heb ik nodig?

er is hier veel stof tot nadenken en nog veel meer vragen die moeten worden beantwoord. Wat belangrijk is, is dat je jezelf in een peinzende mindset brengt waarbij je je elk mogelijk detail en eventualiteit rondom het evenement voorstelt. Door dit te doen kunt u eventuele problemen die zich in een vroeg stadium kunnen voordoen te identificeren.

Stap 3: scherpstellen op de details

nu zou je een goed idee moeten hebben van hoe de gebeurtenis eruit zou moeten zien, wat betekent dat het tijd is om dit om te zetten in een realiteit. Deze stap is veruit de meest tijdrovende en bestaat uit een lange lijst van acties (zie hieronder) afhankelijk van het type evenement dat je draait.

• locaties (of online evenementplatforms), leveranciers, sprekers, sponsors, enz.
• het bouwen van een website voor evenementen en het lanceren van communicatie vooraf
• marketing en outreach voor evenementen
• het volgen van aanmeldingen en registratienummers voor evenementen
• communicatie voor bezoekers
• logistiek van evenementen op de dag
• het ontwerpen en afronden van kritieke documenten voor evenementen, zoals het minuut-voor-minuut
• het incheckproces voor evenementen ontwerpen en signage creëren
• Post-event communicatie

stap 4: Het leveren van de gebeurtenis

na al het werk dat je hebt gedaan door de vorige stappen te volgen, is het de dag van de gebeurtenis. Je bent er bijna. Nu is het tijd om een evenement te organiseren dat uw bezoekers zal aanspreken en prikkelen. Hier zijn enkele van de actie die u moet nemen, om u over de laatste horde en om ervoor te zorgen dat u een soepele en succesvolle gebeurtenis.

• ervoor zorgen dat alles is ingesteld
• Check-in
• Gastcommunicatie
• onverwachte problemen en noodsituaties beheren
• ondersteuning voor spreker en gast
• interactie met sociale media en publiek

Fase 5: taken na het evenement

uw evenement is afgelopen, maar het stopt hier niet. Nu zou je een goed idee moeten hebben van hoe het evenement is verlopen en is het tijd om feedback te verzamelen, deelnemers te blijven betrekken en plannen voor de toekomst te maken.

de eerste actie, die 12 tot 48 uur na het evenement wordt uitgevoerd, is om uw bezoekers een bedankje te sturen met een enquête na het evenement. Dit geeft de aanwezigen voldoende tijd om te verteren hoe ze het evenement hebben gevonden, waardoor je veel inzicht hebt in hoe je het kunt verbeteren.

breng dan met alle waardevolle feedback die je hebt verzameld, het team samen voor een debriefing. Deze vergaderingen en gesprekken zijn zeer nuttig om persoonlijke indrukken te delen en te identificeren wat kan worden gedaan om vooruit te gaan.

laatste gedachten

het organiseren van evenementen is een grote uitdaging, maar het is een activiteit die enorme voordelen kan opleveren. En daarom is event management zo cruciaal, het helpt om risico ‘ s te beperken, zodat u zich kunt concentreren op de dingen die er het meest toe doen. Dus hoe meer tijd je investeert in event management, hoe professioneler je evenement zal zijn.