Governance structuur en Stuurcomité in projectmanagement

een stuurgroep (soms “projectgovernance team” genoemd) is een groep mensen die verantwoordelijk zijn voor het toezicht, de werking en de levering van projecten, programma ‘ s en portefeuilles. Zij verduidelijken de besluiten over de wijze waarop de overeengekomen reikwijdte van het werk kan worden uitgevoerd.

stuurgroepen houden toezicht op het uitvoeringsproces en stellen beleid en procedures voor projectbeheer vast om de projectteams te helpen ervoor te zorgen dat de projecten op koers blijven en de gewenste resultaten opleveren. Het combineert verschillen en conflicterende kwesties in de rollen en verantwoordelijkheden van stakeholders en zorgt ervoor dat alle deliverables van kwaliteit zijn en voldoen aan de overeengekomen reikwijdte. Een commissie voor projectbestuur is effectief wanneer zij zorgt voor tijdige en efficiënte resultaten.

In dit artikel definiëren we de term “stuurgroep” voor projectmanagement en beschrijven we welke rollen en componenten gewoonlijk betrokken zijn bij projectgovernancestructuren.

Wat is een stuurgroep in Projectbeheer?

een projectstuurcomité (ook bekend als” projectraad”) is een senior besluitvormende autoriteit binnen de projectgovernancestructuur die bestaat uit topmanagers en leiders die het projectteam en andere stakeholders de strategische richting en beleidsbegeleiding verstrekken, evalueren en monitoren. Het projectcomité doet ook aanbevelingen over de aanpak van de uitvoering en neemt deel aan de bespreking van algemene strategieën en mogelijkheden voor planning en uitvoering.

gewoonlijk zijn senior stakeholders en hooggeplaatste vertegenwoordigers van projectklanten lid van een projectstuurcomité. Binnen het project governance framework zijn de leden van de Commissie strategisch gepositioneerd om de doelstellingen van hun respectievelijke organisaties effectief te promoten. Diversiteit maakt het projectmanagement meestal flexibel en verbetert de besluitvorming.

Wie kan lid worden van een project governance-comité:

• Project Manager
• Project Sponsor
• projectleider
• Business Analist
• Client Vertegenwoordigers

De verantwoordelijkheden van de stuurgroep leden:

• Strategische planning en review
• Controleren van veranderingen op de Business Case document
• de Goedkeuring van de Project Charter voor de juistheid en de naleving van de Business Case.
• Monitoren en beheren van het project
• het Beheer van de relatie en conflicten tussen de levering team en andere stakeholders van het project
• de vaststelling van de beleidslijnen en procedures met betrekking tot de levering van het project
• Aanbevelen aanpassingen aan middelen en de toewijzing

Project Charter Checklist

De oprichting van een stuurgroep wordt over het algemeen gelegd door het senior management of andere beslissers binnen een organisatie. Vaak zal dit een vertegenwoordiger zijn van de organisatie die heeft bijgedragen aan de oorspronkelijke projectvisie die de Commissie zal leiden.

Wat is een Projectgovernancestructuur?

een projectgovernancestructuur is een kader van autoriteit en verantwoording dat bepaalt hoe de belanghebbenden van een project strategische beslissingen zullen nemen, communiceren en uitvoeren en problemen zullen oplossen die zich gedurende de gehele projectcyclus voordoen.

effectieve projectgovernancestructuren helpen projectmanagers conflicterende kwesties met elkaar in evenwicht te brengen en weloverwogen beslissingen te nemen. Deze structuren identificeren lijnen van communicatie, beslissingsrechten, en rapportage relaties voor de mensen die aanvragen voor wijzigingen in Project reikwijdte, budget, of schema goed te keuren. Er zijn drie soorten governance structuur die worden gebruikt in projecten en programma ‘ s: gecentraliseerd, gedistribueerd of hybride. De volgende paragrafen beschrijven ze verder.

3 Projectbeheermodellen

1. Centralized

een gecentraliseerde governancestructuur leidt alle beslissingen van de stuurgroep naar projectteam en belanghebbenden, en in sommige gevallen ook in de tegenovergestelde richting. Dit soort governance komt veel voor bij grote projecten, waar weinig tijd is voor coördinatie en informatie-uitwisseling tussen comités.

een andere reden voor de invoering van een gecentraliseerde governancestructuur is dat deze een consistente richting geeft gedurende de gehele levenscyclus van het project. Het zorgt ervoor dat het project op schema ligt en zich houdt aan de overeengekomen omvang van het werk. Een ander pluspunt is dat het de communicatie vereenvoudigt en de kosten en risico ‘ s vermindert.

3. Gedistribueerd

in tegenstelling tot gecentraliseerd bestuur houden gedistribueerde bestuursstructuren de besluitvormingsautoriteit verspreid over alle betrokken partijen. Dit zorgt voor meer flexibiliteit in projectbeslissingen en een betere verantwoording.

In een gedistribueerde governancestructuur blijft de beslissingsbevoegdheid in handen van het projectteam, met periodieke evaluaties door de stuurgroep. In een gedistribueerd governancesysteem zijn er geen belemmeringen voor veranderingen in reikwijdte of budget.

3. Hybride

een hybride governancestructuur combineert de positieve elementen van gecentraliseerde en gedistribueerde modellen. De stuurgroep van een hybride model werkt als een interne stuurgroep, maar wordt ondersteund door een externe Adviesgroep (of panel).

de hybride structuur wordt het vaakst gebruikt in complexe, meerfasige projecten die centrale strategische besluitvorming in latere fasen van het project vereisen. Het belangrijkste doel van dit type governance is om te profiteren van de beste eigenschappen van andere types en tegelijkertijd ernstige tekortkomingen te vermijden.

kritisch pad in Projectbeheer-definitie, methode, MS Excel voorbeeld

6 Veelgestelde vragen en Antwoorden

hieronder geven wij u antwoorden op enkele van de meest gestelde vragen over het onderwerp.

1. Waarom een stuurgroep in projecten?

stuurgroepen worden gevormd om de projectmanager in staat te stellen effectiever met de belangrijkste belanghebbenden te communiceren en sneller en nauwkeuriger informatie over het leveringsproces te ontvangen dan in een traditionele top-down projectbeheerstructuur.

2. Wat is de ideale omvang van de projectstuurgroep?

de ideale omvang van een stuurgroep voor een project is tussen de 8-15 leden, maar het wordt aanbevolen dat de omvang van de stuurgroep voor een project niet meer dan 10 personen bedraagt.

3. Wat is de vergadering van de stuurgroep?

de vergadering van het stuurcomité is een regelmatig forum waarop de projectmanager met de belangrijkste belanghebbenden communiceert om de voortgang van de werkzaamheden, schema ‘ s, uitgaven, enz.te evalueren., en om verantwoordelijkheden onder de teamleden te verdelen.

4. Wat is het doel van een project governance framework?

een structuur voor projectbeheer is nodig om twee belangrijke redenen: (1) om ervoor te zorgen dat projecten aanvaardbare resultaten opleveren op schema en (2) om sponsors te helpen beschermen tegen risico ‘ s in verband met de drie fasen van een project – Planning, levering en sluiting.

5. Wat moet de samenstelling van een projectstuurcomité zijn?

de samenstelling van een stuurgroep zal variëren naar gelang van het type project, en zal gebaseerd zijn op::

• projectsponsor: dit is de eigenaar van het project en is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toezeggingen van sponsors om projecten te financieren en uit te voeren.
• projectmanager: de projectmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de door de opdrachtgever gecommuniceerde doelstellingen en visie tot uitvoerbare taken die binnen de tijd en binnen het budget kunnen worden uitgevoerd.
• projectportefeuille Manager: deze persoon is verantwoordelijk voor het evalueren van investeringsprojecten op basis van hun vermogen om bedrijfswaarde te leveren. Hij / zij moet in staat zijn om inzicht te krijgen in de drijfveren van het bedrijfsleven voor investeringsprojecten, passende afwegingen te maken tussen projecten en nieuwe projecten te accepteren of af te wijzen op basis van hun pasvorm binnen de portefeuille. Deze rol is ook verantwoordelijk voor het communiceren van strategische prioriteiten aan de sponsor en projectmanager.

6. Enig verschil tussen project governance structuur en project management office?

er is geen duidelijk verschil tussen beide. Het eerste heeft echter vele betekenissen. Het is waarschijnlijker dat dit artikel beschrijft wat project governance structuur is en waarvoor het kan worden gebruikt. Meer informatie over PMO.