het belang van het plannen van een zakelijk Document

schrijven is het leuke gedeelte. Bewerken is het moeilijke deel. Weet je wat het eerste deel is? Planning! Wat je doet voordat je schrijft is net zo belangrijk als wat je schrijft. Het plannen van een zakelijk document en het gebruik van een overzicht zijn waardevolle tools die u eerst moet bereiken in de toolbox van uw schrijver.

waarom het plannen van een zakelijk Document belangrijk is

effectieve zakelijke communicatie vereist het gebruik van de drie C ‘ s: schrijf duidelijk, bondig en overtuigend. Als een zakelijk document slecht is geschreven, tal van spelling-of grammaticafouten bevat, organisatie mist of de problemen niet identificeert, blijft uw lezer met een slechte indruk achter. Daarom, om uw reputatie als een professional te behouden, moet u tijd voor de planning toestaan voordat u begint met het schrijven van een zakelijk document.

wat Planning inhoudt

Planning kost tijd-van enkele minuten tot enkele uren, afhankelijk van de grootte van het document, de mate van gedetailleerdheid en de mate van belang.

het plannen van een zakelijk document vereist dat u:

• definieer duidelijk het doel
• Ken uw doelgroep
• schets belangrijke punten

blijf gefocust op het doel van het bedrijfsdocument

Identificeer uw doel en blijf gefocust. Zeker, je kan nodig zijn om extra ondersteunend materiaal te brengen om uw punt te maken. Maar de aanvullende informatie mag nooit het primaire doel overtreffen.

om uw belangrijkste punt te laten opvallen, probeer deze tips:

• houd het formaat visueel eenvoudig (vermijd decoratieve, afleidende lettertypen)
• identificeer onmiddellijk het probleem
• Anticipeer en beantwoord eventuele vragen van uw lezer
• geef gegevens, bewijs of redenen die uw hoofdpunt ondersteunen
• bied een oplossing of doe een voorstel

Bekijk het volgende voorbeeld. Merk op hoe de e-mail identificeert het probleem (de vergadering), anticipeert vragen (is het verplicht?), geeft motivatie (het zal u direct beïnvloeden), en geeft duidelijke richting van wat de lezer moet doen (stuur de memo).

onderwerp: vergadering op woensdag om 10.00 uur

beste Sue,

ik stuur u een e-mail over een belangrijke vergadering volgende week. Deze vergadering zal worden gehouden op woensdag om 10: 00 uur, en alle medewerkers zijn verplicht aanwezig te zijn. Ik weet dat je het druk hebt als hoofd van de boekhouding … en ik begrijp dat de timing van de vergadering misschien niet ideaal is. Deze bijeenkomst gaat echter over een nieuw bedrijfsbreed initiatief dat direct van invloed is op uw afdeling.

stuur een memo naar alle werknemers onder uw toezicht met betrekking tot deze vergadering en benadruk de noodzaak van hun aanwezigheid. Laat het me weten als dit klaar is.

ik waardeer uw hulp in dit opzicht ten zeerste. Neem gerust contact met me op met eventuele vragen.

oprecht,

Jeff

Organiseer uw bedrijfsdocument

u kunt uw recht uitoefenen op een ongeorganiseerde kast. Je kunt dat recht niet uitoefenen als het gaat om zakelijk schrijven. Zakelijke communicatie vraagt om een georganiseerde aanpak. Als uw lezer in de war is door wat u hebt geschreven of niet weet welke actie u verwacht dat ze te nemen, het is een enorme mislukking.

maak het daarom een doel om op een georganiseerde, samenhangende manier te schrijven. De zinnen en alinea ‘ s moeten natuurlijk stromen, het begeleiden van de lezer van het ene onderwerp naar het volgende. Gebruik de juiste zakelijke documentopmaak. En een uitstekende oefening om u te helpen organiseren en presenteren van uw schrijven is met behulp van een overzicht.

gebruik een omtrek

een omtrek stelt u in staat om na te denken over wat u moet zeggen en hoe u dit moet doen in een logische volgorde. Begin met je belangrijkste punten. Voeg dan subtopics toe die het hoofdpunt ondersteunen. Als je deze noteert, begin je te zien waar je de volgorde moet veranderen. Of worden gevraagd om aanvullende informatie toe te voegen.

een ander voordeel van het gebruik van een outline: het dwingt je te vertragen. Te snel schrijven leidt tot rommelige fouten. Een overzicht maakt je druk op pauze, denk langzaam na over het beeld dat u probeert te schilderen voor uw lezer, en elimineer de niet-essentiële.

hier is een voorbeeld van een basisoverzicht:

Titel: Sluit uw kantoordeur

1. alle werknemers moeten hun kantoordeur ‘ s nachts sluiten
   1. lijst van de redenen waarom dit nodig is
   2. leg uit dat dit onmiddellijk van kracht is
2. bespreek nieuwe te installeren sloten
   1. nieuwe sleutels
   2. wat te doen als u uw sleutel kwijtraakt
3. conclusie: beveel werknemers aan voor hun steun aan dit nieuwe initiatief

vergeet niet uw bedrijfsdocument te bewerken

uw bedrijfsdocument is niet klaar totdat u het hebt gecontroleerd. Lezen, bewerken, herhalen. Niet ondermijnen van de geloofwaardigheid van uw werk met typefouten, interpunctie fouten, en onnauwkeurigheden.

Copy-editors gebruiken deze truc om eventuele blijvende grammaticale of typografische fouten in de tekst te vinden: lees het hardop in zijn geheel. En doe dat in een langzaam tempo. Luister goed naar wat er verkeerd klinkt. Misschien heb je lose getypt toen je lose wilde zeggen. Of je hebt een woord weggelaten. En je hoort het als je hetzelfde punt twee keer hebt gezegd in één paragraaf.

het schrijven van een professioneel zakelijk document is geen gemakkelijke taak. Maar met de juiste planning, het organiseren van uw gedachten door het gebruik van een overzicht, en het toepassen van de bovenstaande tips, kunt u de kunst van het schrijven van zakelijke documenten beheersen.