hoe een conferentie te organiseren

de beste conferenties inspireren afgevaardigden met boeiende presentaties en uitstekende netwerkmogelijkheden. help een buzz rond nieuwe ideeën te genereren en mensen samen te brengen. Conferenties moeten stimulerend, interactief en boeiend zijn en de belanghebbenden tevreden stellen. Er wordt ook verwacht dat ze snel zullen worden omgedraaid en op steeds krappere begrotingen zullen worden geleverd. Conferentieplanning is niet eenvoudig en uw rol als conferentieorganisator mag niet lichtvaardig worden opgevat. Onze gids voorziet u van alle informatie en advies die u nodig heeft om vooruit te komen en een succesvolle conferentie te organiseren.

Plaats De Aanwezigen Op De Eerste Plaats!

voordat we beginnen met de ins en outs van conferentieplanning, denken we dat het de moeite waard is om de aanwezigen op de eerste plaats te zetten. De gedelegeerde en hun behoeften moeten begeleiden elke beslissing die je maakt.

• waarom wonen afgevaardigden conferenties bij?
• Waarom zullen zij uw conferentie bijwonen?
• wat willen ze eruit halen?
• Hoe kunt u dit leveren?
• Wat kunt u leveren dat uniek waardevol is voor hen?

het is belangrijk om de bezoeker centraal te stellen in uw organisatie. Hun tijd is kostbaar en je moet ervoor zorgen dat ze het meeste uit elke minuut die ze op uw conferentie.

u moet al een diepgaand inzicht hebben in uw doelgroep en wat hen aanspreekt. f niet, neem de tijd om meer te weten te komen over wat ze verwachten en wat ze willen. Uiteindelijk willen ze genieten van zeer relevante en boeiende sessies en unieke waarde vinden in elk aspect van de conferentie.

Voor het organiseren van een succesvolle conferentie, er zijn een paar dingen om te overwegen, waaronder de volgende:

Conferentie Budgetten

Conferentie Thema ‘ s

het Kiezen van een Conferentie Zaal

Conferentie Luidsprekers

het Maken van een conferentie schema

het Bevorderen van een Conferentie

Conferentie-Registratie

Netwerken op een Conferentie

Conferentie Technologie

We breken deze in onze gids.

een conferentie plannen

wij begrijpen dat u misschien geen ervaren conferentieplanner bent. En het is waar dat we allemaal ergens moeten beginnen. In de volgende sectie van onze conference planning guide, gaan we belangrijke gebieden zoals budget, sponsors, en het kiezen van een locatie te behandelen.

Conferentiebudgetten

veel van de stress die u zult ondervinden bij het organiseren van een conferentie komt voort uit het proberen om alles wat u hebt beloofd over een budget te leveren. Geld is een grote factor en je moet grondig zijn als het gaat om elk aspect van budgettering.
er zijn twee beslissingen die u moet nemen om een begroting af te ronden: zal uw conferentie een of twee dagen duren? Zal het allemaal in één auditorium plaatsvinden, of zal het plaatsvinden in twee of meer afzonderlijke fasen? De kosten zullen stijgen afhankelijk van hoe u uw conferentie wilt opzetten.

op 20 Bedford Way bieden we uitstekende tarieven voor multi-stream evenementen, met verschillende onderling verbonden ruimtes beschikbaar voor gebruik, waaronder het vlaggenschip Logan Hall theatre. Neem vandaag nog contact met ons op.

de kosten die u kunt verwachten zijn als volgt:

• huur van Zalen
• Catering
• logistiek en evenemententeam
• huur van apparatuur
• Speakers kosten bijv. hotel; transport; kosten
• entertainmentkosten
• printen – deze moeten minimaal

gelukkig zijn er veel dingen die u kunt doen om de kosten laag te houden en uw conferentiebudget te maximaliseren. Van het vinden van sponsors tot het kiezen van een betaalbare locatie, we zullen kostenbesparende oplossingen delen in deze gids.

ticketprijzen voor een conferentie

het geld dat u ontvangt komt van sponsors ,exposanten (daarover later meer) en ticketverkoop. Nu, als u gelukkig genoeg bent om grote bijdragen van sponsors te ontvangen zonder de integriteit van uw conferentie in gevaar te brengen, dan kunt u in een positie zijn om uw hoofdconferentie gratis aan te bieden.

anders moet u tickets in rekening brengen. De belangrijkste vraag die u wilt beantwoorden, is hoeveel? Het is natuurlijk moeilijk om een cijfer te noemen, maar uw budget moet u een indicator geven van hoeveel geld je nodig hebt om terug te verdienen om zelfs te breken. Het is belangrijk om uw verwachtingen op basis van hoeveel mensen je denkt dat je kunt krijgen om bij te wonen, de grootte van de locatie en het feit dat je niet uitverkocht.

ongeacht hoeveel u besluit in rekening te brengen, moet u korting geven op een beperkt aantal tickets in een eerste vroege vlucht. Dit moet vroeg in de promotie van uw conferentie voordat alle sprekers worden aangekondigd.
Peter-Paul Koch, organisator en spreker van de conferentie, adviseert de verleiding te vermijden om de ticketprijzen te laag in te stellen en in plaats daarvan de tickets zo te prijzen dat je zelfs breekt wanneer 60 tot 75% van de capaciteit van de zaal wordt ingenomen.”

het krijgen van Sponsors voor uw conferentie

Sponsors, en het geld dat zij verstrekken, kan van vitaal belang zijn als het gaat om het blijven op het budget. Met dit in gedachten, moet u een lijst van potentiële sponsors creëren. Waar je naar op zoek bent zijn organisaties die blootstelling aan je publiek willen. Doe je onderzoek en je wordt beloond.

wanneer u bij hen pitcht, moet u duidelijk zijn over welke ondersteuning u nodig hebt, of dit financieel of een dienst is. Je moet ook expliciet zijn over wat je bereid bent te bieden in ruil voor hun geld. Dit is waarschijnlijk wijdverbreid gebruik van hun logo ‘ s, toe te voegen aan de goodie bag, evenals een stand als je met exposanten.

zodra u uw marketingberichten hebt aangescherpt om consistent en overtuigend te zijn, richt u zich op de sponsors die baat hebben bij deelname. Als u de meerderheid van de kosten met sponsoring kunt dekken dan geeft u zelf de beste kans om een winst te maken. Een ding om van bewust te zijn is dat, vaker wel dan niet, sponsors op uw evenement zullen willen presenteren. Als dit het geval is, zorg er dan voor dat hun talk waarde heeft en niet louter promotioneel is. Er is niets dat een conferentie meer ondermijnt dan promotionele presentaties die aanvoelen als sales pitches in plaats van een echte sessie over een relevant onderwerp.

Jason Zook onderzoekt hoe u sponsors kunt krijgen in deze podcast:

meer tips over het verkrijgen van sponsors voor een evenement kunt u vinden in onze gids.

Conferentiethema ‘ s

conferenties kunnen opwindende evenementen zijn waarbij afgevaardigden ideeën rond een bepaald thema ontdekken, delen en bespreken. Deze ideeën kunnen zelfs de kracht hebben om een industrie vorm te geven of te herdefiniëren. Met gepassioneerde mensen komen gepassioneerde presentaties, frisse ideeën en een echte buzz. Het creëren van deze sfeer op uw conferentie gebeurt niet zomaar.

het begint allemaal met het onderwerp of thema. Je hebt misschien een gat in de markt gezien of besloten om een frisse aanpak te nemen op een bestaand onderwerp.

het is niet een kwestie van het definiëren van uw thema, aangezien veel van dit zal worden gedaan elders, maar ervoor te zorgen dat u het te gebruiken in de marketing van het evenement en voer het door uw conferentie.

dit zal nauw moeten worden gekoppeld aan uw algemene doelstellingen en die van de belanghebbenden. Maar zodra u een thema te ontwikkelen, zal het helpen binden alles samen. Het hebben van een duidelijk gedefinieerd thema zal ook alle marketing berichten effectiever te maken.Exposanten

exposanten

heeft u exposanten op uw conferentie? Dit kan een extra inkomstenstroom zijn, maar het is belangrijk om exposanten te kiezen die waarde toevoegen voor de afgevaardigden. U moet er ook voor zorgen dat de locatie een geschikte ruimte heeft voor beursstands tegen weinig tot geen extra kosten. Deze ruimte zal bepalen hoeveel exposanten u kunt hosten. Zodra u de ruimte kent, moet u een tentoonstelling lay-out te ontwerpen.

alle potentiële exposanten zullen informatie willen over de demografie van de deelnemers en uw LUD ‘ s. Ze hebben waarschijnlijk een aantal vragen om hen te helpen bepalen of exposeren op uw conferentie is de moeite waard dus bereid zijn om ze te beantwoorden of beter nog iemand toewijzen om uitsluitend te maken met exposanten.

Lees meer over omgaan met exposanten op conferenties.

het inhuren van Evenementenpersoneel voor uw conferentie

het organiseren van een conferentie is hard werken en stressvol. Overweeg het zelfs niet om het alleen te doen. Je moet een team van collega ‘ s en vrijwilligers samen te stellen om u te helpen uw conferentie uit te voeren in de planningsfasen en op de dag. Het is ook een goed idee om interne middelen te gebruiken op de conferentielocatie.

elke persoon moet een duidelijk omschreven rol hebben voorafgaand aan en op de dag van de conferentie. Dit moet zo vroeg mogelijk in het planningsproces worden afgerond. Een van de belangrijkste rollen op de dag is het MC die mensen zal verwelkomen op de conferentie, sprekers zal introduceren, het beheer van de overdrachten en het monitoren van de tijdstippen van de presentaties. Je hebt ook hardlopers, stage managers en av technici nodig.

het kiezen van een Conferentieplaats

de conferentieplaats is uiterst belangrijk. Sommige mensen kiezen ervoor om conference venue finders te gebruiken om locaties te vinden, maar je bent beter af om het onderzoek zelf te doen en potentiële locaties persoonlijk te bezoeken. Op deze manier kunt u onderhandelen over het contract , geld besparen en controle hebben over de look en feel van de locatie. Het is zinvol om een reeks vragen te stellen aan de locatie om ervoor te zorgen dat het precies kan leveren wat u nodig hebt en voldoen aan de behoeften van uw publiek, zoals:

• zijn er verborgen kosten? bijvoorbeeld parkeertarieven of WIFI
• is er toegang voor gehandicapten? Dat is essentieel.
• vindt er tijdens uw conferentie nog iets anders plaats in of rond de locatie? Dat kan invloed hebben op de toegang tot de locatie of het vervoer?
• hoe duurzaam is de locatie? Is het gemakkelijk te bereiken met het openbaar vervoer?

zorg ervoor dat de zaal groot genoeg is – niet alleen de hoofdzaal, maar ook andere ruimtes zoals expositieruimtes en breakout-ruimtes. Er is niets erger dan aan de achterkant van een kamer te staan wanhopig proberen om de presentator te horen of erger nog steeds missen op een sessie helemaal.

welke faciliteiten zijn inbegrepen in een Conference Venue?

uw conferentielocatie moet verschillende faciliteiten bieden om van elke conferentie een succes te maken. Dit omvat AV-apparatuur, Wi-Fi, catering, een podium en, natuurlijk, comfortabele stoelen.

Wi-Fi – een van de grootste problemen bij grotere conferenties is het vinden van locaties met Wi-Fi die aan de eisen van talrijke Afgevaardigden kunnen voldoen. Er is geen twijfel dat de kwaliteit van Wi-Fi verbetert in locaties, vooral in Londen en andere grote steden, maar het is de moeite waard om een eerlijk idee te krijgen van de mogelijkheden van de Wi-Fi. Veel locaties bieden gratis Wi-Fi vandaag, dat is geweldig nieuws als het werkt!

Conference Catering-beslis of u catering gaat verzorgen. Dit kan een grote kostenpost voor u, maar ook een grote extraatje voor Afgevaardigden. Als u niet kiest voor lunch catering (thee en koffie tijdens de pauzes zijn essentieel) dan moet u informatie over de nabijgelegen eetmogelijkheden.

als u toch kiest voor lunch tijdens uw conferentie, is het zinvol om de cateraars te ontmoeten en uw opties te bespreken. Je wilt dat het eten er goed uitziet en smaakt, maar onthoud altijd je budget. Het is belangrijk om altijd vegetarische en plantaardige opties te bieden. U moet ook bevestigen de nummers drie dagen voor de conferentie.

hier bij 20 Bedford Way zijn onze cateringdiensten ongeëvenaard. Ons deskundige team van koks gebruikt gezonde, ethisch geproduceerde ingrediënten om een uitgebreide selectie van maaltijden voor uw gasten te produceren. Ontdek vandaag nog meer over onze Event catering diensten.

enscenering, verlichting – AV – de presentaties moeten plaatsvinden op een podium dat een goede zichtlijn biedt voor het publiek en alle AV-apparatuur die uw luidsprekers nodig hebben. Dit zal een grote projector, een vastgepind-on microfoon die wordt versterkt door de PA omvatten. Een extra bonus als u kiest voor een theater-stijl locatie is dat het heeft professionele verlichting en AV die een echte wow factor kan toevoegen en verbeteren van de presentaties voor het publiek.

gezien de neiging van mobiele telefoons, tablets en laptops op conferenties vandaag, is het belangrijk om contactdozen beschikbaar te hebben voor Afgevaardigden om ook hun elektronische apparaten op te laden.

hoe kiest u een datum voor uw conferentie

zodra u weet waar u uw conferentie gaat organiseren, moet u een datum vastleggen. De meest populaire tijd voor conferencing is tussen maart en November, met zomerconferenties in Juli en augustus vaak ontslagen als gevolg van vakantie. Heb een paar potentiële data in gedachten voor het geval uw gewenste locatie niet beschikbaar is. Deze data mogen niet botsen met een andere gerelateerde conferentie of evenement, dus vergeet niet om je onderzoek te doen.Peter-Paul Koch zegt: “een conferentie moet worden gehouden op een donderdag en vrijdag of op een maandag en dinsdag. Hierdoor kunnen bezoekers ook de toerist spelen. Als je maar één dag gaat, is het vrijdag.”

Conferentiesprekers

zodra uw data bevestigd zijn en er een aanbetaling is betaald aan de locatie, kunt u nu de beschikbaarheid bevestigen met uw conferentiesprekers.

sprekers kunnen uw conferentie maken of breken, dus u moet tijd en moeite investeren in het vinden van het allerbeste. Boeiende presentaties hebben het potentieel om Afgevaardigden echt te inspireren en alle ideeën en gekrabbelde notities om te zetten in real-life acties en echte verandering. De juiste presentatie kan de katalysator zijn voor afgevaardigden die hun bedrijf aanpassen en ze moeten onthouden waar het allemaal begon.

soms kan het maar al te gemakkelijk zijn om uit dezelfde rotatie van luidsprekers te kiezen, vooral omdat beroemde keynote-luidsprekers kunnen helpen tickets te verschuiven. Maar het hebben van een geweldige spreker die het publiek nog niet eerder heeft gezien, voegt echte waarde toe. U kunt ook overwegen om een paar off-topic sprekers in het programma om de dingen een beetje schudden. Er is altijd de mogelijkheid van headhunting iemand doen inspirerend werk in uw vakgebied die niet een doorgewinterde spreker. Wat ze misschien missen in het presenteren van ervaring, kunnen ze goedmaken in passie en kwaliteit van ideeën.

er zijn een paar manieren om een goede spreker te sourcen. U kunt zich wenden tot PeerIndex en BlueNod. Bij het benaderen van een spreker, doe dit door middel van een contact waar mogelijk en niet uit het niets.

zodra uw sprekers bevestigd zijn, is het belangrijk om ze goed te behandelen. Wees duidelijk met hen over wat je te bieden vanaf het begin. Op een minimum moet u af te dekken van al hun kosten, zoals reizen en accommodatie. Zorg ervoor dat hun accommodatie toegankelijk en comfortabel is en zo mogelijk dicht bij de conferentiezaal ligt. Je wilt niet het risico lopen dat sprekers te laat komen omdat ze van de andere kant van de stad komen.

naast accommodatie kunt u hen een deel van de winst of een vaste vergoeding aanbieden.

voorafgaand aan de conferentie zult u de details van hun sessieinhoud, de titel en al hun AV-vereisten willen weten. Het is het beste om dit zo vroeg mogelijk te doen, en check regelmatig in met alle sprekers om ervoor te zorgen dat de voorbereidingen op schema zijn. Als ze zich zorgen maken of als je een paar problemen later kunt zien gebeuren, is het het beste om ze eerder vroeger dan later aan te pakken.Als het gaat om de conferentie zelf, neem dan de tijd om uw sprekers volledig te informeren over de programmering, de duur van hun lezing en de AV-opstelling, zodat er geen verrassingen zijn. Dit zal helpen dingen soepel te lopen en ze te ontspannen. Zodra je een spreker op je evenement hebt, is het de moeite waard om ze aan te moedigen om te blijven om zich te mengen en te netwerken met de drukte. Dit zorgt ervoor dat ze zich meer ontspannen voelen en voegt waarde toe voor Afgevaardigden.

het is duidelijk, maar het is de moeite waard om te herhalen-zorg ervoor dat elk MC weet hoe ze hun namen correct moeten uitspreken. Zorg er ook voor dat hun gegevens correct zijn, waar ze ook worden weergegeven – in print, online en sociaal (ja, dat is inclusief Twitter handles!).

Hoe maak ik een vergaderrooster?

als het gaat om het plannen van uw conferentiedag, is het zinvol om de sprekers en hun presentaties te groeperen op een thema. Hopelijk, dit zal een gemakkelijke taak zodra u de definitieve sessie beschrijvingen.

het is belangrijk om niet te veel sessies in één dag te proppen. Als de presentaties zijn zo boeiend en tot nadenken stemmend als gewenst, dan kunt u vinden aanwezigen moe tegen het einde van de dag. Met dit in gedachten, is het belangrijk om de laatste spreker te overwegen. Met afnemende aandachtsspanne kan de laatste ‘graveyard’ sessie slecht bezocht worden. Sla een speaker op voor deze sleuf die een menigte trekt of overweeg de dag eerder te beëindigen, waardoor mensen een kans krijgen om te reizen of te netwerken.

er is ook de moeilijke kwestie van de duur van de zitting te overwegen. Hoe lang is te lang? Hoe kort is te kort? We vinden dat de meerderheid van de’ normale ‘ presentaties tussen de 20 en 40 minuten moet duren, met keynote talks die oplopen tot een uur. De inhoud moet boeiend zijn en voorzien in korte aandachtsspanningen-het motto ‘all killer no filler’ is een goede.

na elke themasessie dient u een koffiepauze (minstens één ‘s ochtends, één’ s middags) en een langere lunchpauze te hebben. Mensen hebben een kans nodig om te ademen, informatie te verwerken en te netwerken, evenals een bezoek aan het toilet. Als een sessie niet volgens schema loopt, volg dan het advies van Peter-Paul Koch: “Als een sessie te lang of te kort is, doe dan gewoon wat vanzelf komt, maar beëindig de volgende pauze op schema.”Dit zorgt ervoor dat je weer op schema komt voor de volgende sessie.

bevordering van een conferentie

vaak is het moeilijkste deel van de planning van conferenties de marketing en promotie. Je wilt dat de mensen die er toe doen er achter komen en willen komen. Om dit te doen, moet u ten volle gebruik maken van uw netwerken zowel online als offline om bewustzijn van de conferentie en die alle belangrijke ticketverkoop/registraties op te bouwen. Maak een lijst van relevante publicaties uit de sector waar u details van uw conferentie kunt delen.

het is ook belangrijk om uw promotie zo vroeg mogelijk te starten en herinneringen en regelmatige marketingberichten via alle kanalen te versturen (zonder spam) Als u dichter bij de grote datum komt.

sommige organisatoren van evenementen ervaren een vlaag van activiteit dichter bij de datum van de conferentie, dus als je nog niet al je tickets hebt verkocht met slechts een maand te gaan, verlies de hoop niet – de laatste twee weken kunnen de sleutel zijn. Het is ook geweldig om uw luidsprekers om uw updates te delen.

communicatie

regelmatige communicatie met zowel Afgevaardigden als sprekers is essentieel. De belangrijkste e-mail is degene die u een week voor de conferentie, die alle belangrijke informatie bevat. Dit omvat de adressen en websites van de locatie, hotels in de buurt, parkeergegevens, data, tijden en alle andere belangrijke informatie.

naast het versturen van reguliere e-mails dient u ook een website te hebben die actuele informatie bevat. Voor meer informatie over evenementen websites en aanbiedingen, lees onze gids om je evenement online te krijgen.

sociale Media

sociale media vormen vandaag een belangrijk onderdeel van de conferencing en moeten worden gebruikt. Begin met het maken van een hashtag voor uw conferentie – houd het kort en zoet en neem het op in e-mails en promotiemateriaal. Moedig deelnemers dan actief aan om Twitter te gebruiken op de conferentie en neem de tijd om online met hen te communiceren. Met een beetje inspanning kunt u de hashtag trending te krijgen en het vergroten van het bewustzijn en betrokkenheid.

de dag van de conferentie

Gefeliciteerd, u hebt de dag van uw conferentie bereikt! Het gebeurt echt. Deze sectie van de gids neemt u mee wat er vervolgens gebeurt.

registratie van conferenties

registratie voor een conferentie kan ingewikkelder zijn dan nodig is. Deelnemers kunnen allemaal op hetzelfde moment verschijnen en willen hun lanyards ophalen en zich met minimale stress registreren. Organisatie en duidelijke communicatie zijn essentieel om met grote aantallen mensen om te gaan en ervoor te zorgen dat iedereen zo snel mogelijk binnen kan komen en zich kan vestigen. Met dat in het achterhoofd is het belangrijk om het registratieproces te stroomlijnen. Ten eerste, moet u in staat zijn om online vooraf te registreren. Ten tweede moet u elke deelnemer een lanyard geven samen met een goodie bag als dit iets is wat u van plan bent te doen. U kunt zelfs uw lanyard thuis uitprinten.

Peter-Paul Koch raadt aan een registratiebalie te maken met lanyards die alfabetisch zijn opgesteld van A-K en een ander voor L-Z.

wat bezoekers moeten verzamelen:

• Lanyard met hun naam en bedrijf duidelijk weergegeven, zodat het kan worden gelezen in een oogopslag
• Goodie bag met eventuele freebies van sponsors

het schema voor de dag en andere essentiële informatie moet beschikbaar zijn in een event app of online. Het hebben van basisinformatie in een gedrukt formaat kan nuttig zijn op sommige conferenties, maar het is belangrijk om dit te balanceren met duurzaamheid.

netwerken op een conferentie

wanneer het op industriële conferenties aankomt, is netwerken echt belangrijk. De meest succesvolle conferenties bieden tal van mogelijkheden, en ontspannen degenen op dat, Voor deelnemers om te chatten, waardevolle nieuwe contacten te leggen en opnieuw contact met degenen die ze al kennen.

het helpt om regelmatig pauzes te hebben gedurende de dag en aangewezen ruimtes voor mensen om samen te komen. Als de sessies goed zijn geweest, zullen er veel gespreksonderwerpen zijn om het ijs te breken en de uitwisseling van ideeën te vergemakkelijken.Zach Inglis, organisator van HybridConf, stelde zich ten doel om ” mensen samen te brengen op een plek waar ze kunnen ontdekken en delen en dan vol positiviteit vertrekken naar de grote gemeenschap waarvan we het voorrecht hebben deel uit te maken.”Netwerken spelen een cruciale rol bij het ontwikkelen van dit gemeenschapsgevoel.

een ander element dat bijdraagt tot het stimuleren van productieve netwerken zijn drankjes na de conferentie. Of dit nu op de locatie of in een nabijgelegen bar plaatsvindt, deze ‘sessies’ stellen mensen in staat om te blijven netwerken terwijl ze ontspannen bij een welverdiend drankje.

aan het einde van het evenement moet u een stapel visitekaartjes en veel spannende mogelijkheden hebben.

Lees onze gids voor het stimuleren van betere netwerken tijdens evenementen.

Workshops / opleiding / rondetafelgesprekken

conferenties hoeven niet te stoppen bij presentaties en netwerken. U kunt echte waarde toevoegen door het organiseren van workshops en trainingen, evenals ronde tafels en breakout sessies. Deze kleinere evenementen en sessies stellen mensen in staat om kwesties in meer detail te verkennen en te bespreken.

Add Ons

Conferentietechnologie

Evenementtechnologie heeft zich de laatste jaren in een ongelooflijk tempo ontwikkeld. Er zijn nu talloze tools beschikbaar om uw conferentie te verbeteren. Van virtuele deelnemers tot hologramatische presentatoren, het is echt een dappere en spannende nieuwe wereld.

veel conferenties laten hun eigen apps ontwikkelen om deelnemers te helpen het meeste uit hun dagen te halen. Alle verzamelde gegevens, inclusief feedback over de individuele presentaties en het evenement als geheel, kunnen van onschatbare waarde zijn voor het leveren van groter en beter het volgende jaar.

Lees ons blog over mobiele apps voor conferenties en hoe ze de betrokkenheid kunnen vergroten, big data kunnen leveren en uw conferentie kunnen verbeteren.

het is belangrijk om te onthouden dat er dingen mis kunnen gaan met tech, dus zorg ervoor dat iemand bij de hand is om eventuele problemen op te lossen die kunnen gebeuren op de dag.

hoe een conferentie te filmen

als uw budget tot de conferentie reikt, moet u de conferentie documenteren door zowel foto ‘ s te maken als de presentaties te filmen. Afhankelijk van uw branche is het vaak heel gemakkelijk om een vrijwilliger te vinden met de vereiste vaardigheden en apparatuur. De opgenomen sessies kunnen vervolgens worden geüpload (met toestemming) en u kunt de kennis nog verder delen en waarde toevoegen voor alle betrokkenen.

de follow-Up Email na een conferentie

wanneer de conferentie klaar is en u de tijd hebt gegeven om volledig te ontspannen en tot rust te komen, is het tijd om follow-up te geven. Begin met het verzenden van oprechte dank u e-mails aan sprekers, vrijwilligers en sponsors. Het kan ook waarde toevoegen om een e-mail te sturen naar deelnemers met een compilatie van slideshares, video ‘ s en andere bronnen met betrekking tot de dag. U moet ook alle openstaande facturen betalen.

met deze praktische taken kunt u beginnen het succes van de conferentie te beoordelen. Bekijk alle gegevens die zijn verzameld uit apps of feedbackformulieren en bekijk manieren om uw conferentie voor volgend jaar te verbeteren.20 Bedford Way heeft het geluk gehad talrijke nationale en internationale conferenties te mogen organiseren in onze Bloomsbury-locatie. In de loop der jaren hebben we onze service ontwikkeld en geloven dat we een ding of twee weten over hoe we een conferentie moeten organiseren. Een zorg minder als u een toegewijd en ervaren catering-en conferentieteam bij de hand heeft.
een van de grootste extra kosten is het huren van AV – apparatuur en technici-dit is niet het geval op 20 Bedford Way, omdat we dit opnemen in onze locatie huren. Ons Logan Hall theater met 910 zitplaatsen is een auditorium met alle faciliteiten die u nodig heeft. Naast dit onze centrale locatie in Londen profiteert van verbazingwekkende vervoersverbindingen, waardoor het een ideale conferentie locatie. Als een toeristische en zakelijke bestemming, Londen conferenties trekken mensen uit het buitenland. Meer weten of een bezoek regelen.