hoe een effectieve Gap-analyse uit te voeren

• Sharlyn Lauby
• 7 juli 2020

ik was onlangs het faciliteren van een talent acquisition seminar en we hadden het over de planning van het personeelsbestand. Tijdens de discussie noemde ik het doen van een traditionele gap analyse en iemand stelde de vraag ” hoe doe je een gap analyse?”. Het is een goede vraag. Hoe vaak praten we over “het overbruggen van de kloof” of “het dichten van de kloof” zonder het proces te doorlopen om het goed te doen?

dus, ik kwam met vijf stappen die kunnen helpen bij het uitvoeren van een gap analyse. Ik deelde het met de deelnemers aan het seminar, en ik wilde het ook met u delen.

doel: het doel van een gap-analyse is om te bepalen waar de organisatie zich momenteel bevindt en waar zij zou willen zijn (d.w.z. de “gap” tussen de huidige en de gewenste toestand).

uitkeringen: Een gap-analyse kan de organisatie helpen gebieden van verbetering te identificeren, verschillen tussen bedrijfspercepties en realiteit aan het licht te brengen, prioriteiten vast te stellen en ervoor te zorgen dat projectvereisten worden vervuld.

Stappen Voor Een Gap-Analyse

Stap 1. Identificeer het doel of probleem dat moet worden onderzocht. Wat is de reikwijdte van de analyse? Het antwoord kan niet alles zijn, het is gewoon te breed. Bijvoorbeeld, in een personeelsanalyse is het om de kloof tussen de huidige en toekomstige vaardigheden van het personeel te begrijpen.

Stap 2. Evalueer de huidige toestand. Het is van cruciaal belang tijdens deze stap niet aan te nemen. Zelfs als u denkt dat u de huidige toestand kent, Gebruik deze gelegenheid om uw aannames te bevestigen. Wees bereid om veel vragen te stellen. En let op, dit is niet het moment om oplossingen voor te stellen.

Stap 3 Stel de ideale toekomstige staat vast. De organisatie zou een consensus moeten bereiken over de vraag: “als alles volgens plan zou verlopen, waar zouden we dan zijn?”In het geval van een personeelsplan, de vraag wordt, “als alles werkte volgens ons plan, hoe zou ons personeel eruit zien in termen van beschikbare vaardigheden?”

opmerking: consensusvorming betekent niet dat iedereen in de organisatie van het antwoord moet houden. Het betekent gewoon dat iedereen moet kunnen leven met het antwoord. Groot verschil!

Stap 4. Vergelijk de huidige toestand met de toekomstige toestand. En kwantificeer de kloof. Laten we zeggen dat we analyseren alle medewerkers in onze organisatie en beseffen dat 20% van hen zijn niet bedreven in de technologie competentie (i.e. weinig tot geen kennis van tekstverwerkingssoftware en spreadsheets). We zouden kunnen ontdekken dat van deze 20%:

• onvoldoende opleiding veroorzaakte 5%,
• Personeelsuitdagingen veroorzaakten 7%,
• bezuinigingen veroorzaakten 2%, en
• Managers die geen werknemers naar een opleiding stuurden, veroorzaakte 14%.

Stap 5. Samenvatten resultaten en presenteren aanbevelingen. De resultaten van stap vier geven ons een weg naar “overbruggen van de kloof” en prioriteren onze inspanningen. Organisaties kunnen overwegen om een tool als SMART te gebruiken om doelen te ontwikkelen. SMART staat voor specifiek, meetbaar, uitvoerbaar, verantwoordelijk en tijdgebonden. Het kan organisatorische inspanningen en middelen op koers houden.

organisaties kunnen een gap-analyse gebruiken voor veel situaties en een consistent proces zal helpen om de gesprekken gefocust te houden. Dit stelt de organisatie in staat om organisatorische middelen effectief te gebruiken, een redelijke tijdlijn te behouden en een resultaat te produceren dat in lijn is met het bedrijf.

beeld genomen door Sharlyn Lauby tijdens het verkennen van de straten van Fort Lauderdale, FL