hoe een geweldige VBS uit te voeren (zelfs als je nog niet begonnen bent met plannen))

Vakantie Bijbelschool brengt kinderen elke zomer bij elkaar voor een leuke week vol avontuur, ambachten en het leren van Gods Woord. Als uw kerk is het aanbieden van zijn eigen programma dit jaar, hier zijn een paar stappen over hoe te trekken uit een geweldige VBS, zelfs als je nog niet begonnen met de planning nog.

Stap # 1: Bepaal de basis

voordat u iets doet, kiest u het wanneer, waar en hoe van uw VBS-week. Deze checklist zal helpen om u gefocust te houden op de basis:

• data-VBS is meestal een week tijdens de zomermaanden.
• locatie-heeft u capaciteit in uw kerk of moet u een grotere ontmoetingsplaats vinden?
• Budget – details van planning VBS kunnen gemakkelijk uit de hand lopen. Het creëren van een budget zal u helpen om gefocust te blijven op de belangrijke items en laat de onnodige extra ‘ s.
• kosten – brengt u kosten in rekening? Zo ja, hoeveel?
• registratie-bepaal hoe u wilt dat mensen hun kinderen registreren voor VBS (online, papieren formulier, enz.)
• Curriculum-Bespaar uzelf tijd en energie door een curriculum aan te schaffen. Hier zijn een paar populaire opties:

• Orange VBS
• Lifeway VBS

Stap # 2: Verzamel een planningsteam

nu u de opzet van uw plan hebt gemaakt, Stel een groep medewerkers en vrijwilligers samen voor uw planningsteam. Een handvol teamleden zou genoeg moeten zijn, maar het is een goed idee om mensen te verzamelen met een interesse en passie voor VBS.

Stap # 3: Maak het Plan

er zijn zoveel elementen die bij het plannen van een gebeurtenis betrokken zijn, vooral een gebeurtenis die een hele week duurt. Om u te helpen georganiseerd te blijven, probeert u uw “to-dos” op te splitsen in categorieën zoals deze:

• communicatie

dit omvat het maken van afbeeldingen voor promotiemateriaal, website-updates, Online registratie van evenementen, videoaankondigingen en alles wat een vorm van digitale of gedrukte communicatie vereist. Werk samen met het communicatieteam van uw kerk om een plan te ontwikkelen om mensen uit te nodigen in de gemeente en de gemeenschap. Een uitgebreid plan moet overwegen Facebook advertenties, billboards, aankondigingen op de lokale nieuws outlets, evenals outdoor bewegwijzering bij uw kerk.

• faciliteiten

hoogstwaarschijnlijk zal uw VBS-programma op locatie in uw kerk worden gehouden. Zo Ja, bespreek welke Kamers u nodig heeft voor de week. Op basis van het curriculum dat u gebruikt, geef details over hoe elke kamer moet worden opgezet met tafels, stoelen, audio/visuele, en ambachtelijke materiaal. Ook, adres of u wel of niet wilt dat een extra bewegwijzering in de hele faciliteit.

• voedsel

wat voor maaltijden en snacks bereidt u elke dag? Maak een menu en zorg ervoor dat u genoeg mensen met voedsel handler vergunningen om te helpen bij het bereiden van het voedsel. Voeg een veld toe aan het registratieformulier om te vragen naar voedselgevoeligheden en creëer een proces om ervoor te zorgen dat deze worden gevolgd tijdens VBS.

• Decor

Als u opnieuw naar uw curriculum verwijst, bepaalt u welke decoraties u nodig hebt voor het hoofdpodium, de klaslokalen en de centrale ruimtes van uw kerk.

• vrijwilligers

Maak een lijst van de vrijwilligersrollen die nodig zijn om zich voor te bereiden op VBS (het opzetten van de week of het weekend ervoor) en gedurende de hele VBS-week. Tips om vrijwilligers te krijgen:

• Maak een korte “job description” voor elke vrijwilligersrol.
• bepaal hoeveel vrijwilligers je nodig hebt in elke rol.
• start met het uitnodigen van huidige wekelijkse/maandelijkse vrijwilligers om deze rollen te vervullen.
• e-mail ouders om vrijwilligers te vragen.
• Bepaal welke rol van vrijwilliger een achtergrondcontrole moet ondergaan alvorens bij VBS te dienen.

bekijk deze korte video voor extra tips om ervoor te zorgen dat u voldoende vrijwilligers hebt.

• aanvullend materiaal

Hands-on handwerk en activiteiten maken een belangrijk deel uit van de VBS-ervaring. Ze komen ook met een lijst van materialen. Zoek uit welke benodigdheden je nodig hebt om te kopen voor deze ambachten of andere take-home items, zoals een schrift-vers-van-de-dag kaart.

• Noodprotocollen

elke gebeurtenis, met name één waarbij kinderen betrokken zijn, heeft een veiligheidsplan nodig. Zorg ervoor dat u voldoende eerste hulp benodigdheden en procedures, veiligheid, en noodevacuatie plannen.

• andere overwegingen

hoewel het VBS-programma van elke kerk anders is, zijn hier een paar algemene overwegingen als u uw plan afrondt:

• stuur een foto vrijgave formulier voor ouders te ondertekenen. De makkelijkste manier om dit te verwerken is om het op te nemen bij het registratieproces.
• Maak een methode voor het opvolgen van gezinnen waarvan de kinderen VBS bezochten maar niet actief zijn in uw kerk.
• voer een lessons-learned meeting uit met uw team na het evenement.
• vier een succesvolle VBS met de kerk en als planningsteam.
• stuur handgeschreven bedankbriefjes naar VBS-vrijwilligers.
• bekijk deze lijst voor een paar meer elementen om te overwegen als u begint met plannen.

Stap # 4: Werk Het Plan

uw plan is ingesteld, verdeel nu taken onder teamleden en stel deadlines voor elk. Ik adviseer het gebruik van een project management tool-zoals Asana, Teamwork, of Basecamp – om deadlines te communiceren, de voortgang te volgen, en aanvullende informatie te verstrekken aan uw team op één centrale locatie.

Stap # 5: Geniet van een succesvolle VBS-Week

een van de eerste regels voor gebeurtenisplanning is om flexibel te zijn. Dingen gebeuren en niet alles zal zonder problemen verlopen. Daarom is het een geweldig idee om een commandocentrum op te zetten waar medewerkers en vrijwilligers vragen kunnen stellen en hulp kunnen krijgen bij het oplossen van problemen tijdens de VBS-week.

Stap # 6: Vier en herken

Phew! Je hebt net een geweldige VBS week achter de rug! Vier het succes van je team door een feest te organiseren voor al je VBS-medewerkers en vrijwilligers. Dit kan een eenvoudig diner-out om de week af te sluiten of een kleine bijeenkomst met lekkere goodies en een enorme “dank u” aan alle betrokkenen. En zorg ervoor dat u uw hardwerkende team herkent in de Dienst van zondag!

Stap # 7: leid een Lessons-Learned Meeting

hoewel uw programma meestal succesvol zal zijn, zal het niet perfect zijn. Nodig ouders, vrijwilligers en kerkmedewerkers uit om met je mee te gaan voor een bijeenkomst om te bespreken wat goed ging en wat te verbeteren voor volgend jaar.

Stap # 8: Maak een vbs-Planningsnotitieboek

Als u dit plan dit jaar hebt gebruikt, dan hebt u uw plan voor volgend jaar al. Organiseer alle planningsdocumenten, leverancierscontracten, vrijwilligersbaanbeschrijvingen en andere belangrijke items in een notebook of binder om de planning van de VBS-week van volgend jaar veel gemakkelijker te maken.

wanneer u in deze warmere maanden komt, die meestal gepaard gaan met een groot aantal zomeractiviteiten, kampen en evenementen, bedenk dan dat Vakantiebijbelschool een kans is om in een ontspannen, opwindende omgeving contact te leggen met kerkleden en niet-kerkleden. Als je het leuk maakt, zullen ze zeker komen.