Hoe kan ik effectieve vergaderingen zoals Apple en Google uitvoeren?

bedrijven houden effectieve bijeenkomsten, zodat de nieuwe en nieuwe ideeën van de jonge generatie worden gecombineerd met de ervaring en praktische aanpak van de volwassen generatie. Maar deze bijeenkomsten zijn meestal een verspilling van tijd en onproductief omdat er altijd een botsing van gedachten is geweest en dus geen resultaat. Hier zijn bepaalde dingen die in gedachten moeten worden gehouden om vergaderingen effectief, succesvol en productief te maken.

effectieve Vergaderstrategieën:

vergaderingen zijn de belangrijkste factor voor de voltooiing van elk project. Aangezien verschillende types van

professionals aan een soortgelijk project werken, zijn vergaderingen een activiteit waar informatie kan worden gedeeld en zij kunnen bijeenkomen en de voortgang van het project bespreken.

Maar meestal office vergadering blijkt te zijn van een sleep, en enkele van de redenen voor het zou

1. Vanaf eind
2. Mensen die laat aankomen
3. Geen actieve deelname
4. Paar afwezige
5. Neemt meer tijd dan verwacht
6. uit te Gaan van de focus
7. Defecte gadgets/ technische fouten

Alle redenen verpesten de hele vergadering het verspillen van tijd, draaien niet effectief en minder productief zijn. Dit beïnvloedt ook de voortgang van het project, waardoor het succes en de groei van de organisatie afnemen.

als u van al deze problemen af wilt komen, volg dan de 3 Regels om effectieve vergaderingen uit te voeren.

hoe een doeltreffender vergadering te organiseren?

1. een AGENDA houdt het te bespreken onderwerp intact
2. Begin op tijd en eindig op tijd.
3. sluit de vergadering af met een actieplan en deel de volgende stappen die moeten worden ondernomen

Hoe kunnen effectieve vergaderingen worden gehouden zoals ‘ s werelds grootste bedrijven?

alleen de vereiste personen dienen te worden opgeroepen:

een ontmoetingsplaats is geen park of feestzaal waar alle leden van het bureau moeten worden opgeroepen. Op het moment van de vergadering mogen alleen de vereiste personen worden opgeroepen. De baas moet ervoor zorgen dat alleen de medewerkers die deel uitmaken van het project aanwezig zijn op de ontmoetingsplaats. De baas moet niet aarzelen om hen te vragen om de ontmoetingsplaats te verlaten wanneer dat niet nodig is.

volgens veel deskundigen zouden er op het moment van de vergadering slechts 10-11 personen moeten zijn. Als er meer mensen zijn die niet nodig zijn, dan zal het doel van de vergadering niet worden gered en zal resulteren in verspilling van tijd en geld.

de vergaderingen moeten kort en actueel zijn:

alle leden die deel uitmaken van de vergadering trachten een punt te maken dat de vergadering kort en actueel is. Het hoofd van de vergadering moet er altijd op wijzen dat de vergadering niet te lang wordt verlengd, omdat dan alle aanwezige leden hun belangstelling voor de vergadering verliezen en altijd wachten tot het voorbij is.

veel deskundigen hebben gesuggereerd dat de werknemers na 15-20 minuten hun interesse verliezen, zodat zij na een punt geen productieve input kunnen leveren om effectieve vergaderingen te houden.

er wordt een besluitvormer benoemd:

In alle vergaderingen wordt een besluitvormer benoemd wiens besluit definitief zou zijn. Tijdens de vergaderingen geven alle leden hun mening te kennen, waardoor er een botsing van vies is en er over het algemeen problemen zijn bij de besluitvorming.Het is dus altijd beter om een hoofd aan te wijzen waarvan de beslissing het laatste woord zal zijn en dat er geen twijfel over zal bestaan.

Geef de werknemers vrije tijd na de vergadering:

elke vergadering, of het nu voor korte of lange tijd is, heeft zijn doel en agenda. Elke medewerker na de vergadering voelt zich gestrest en moet ontspannen. Alle grote bedrijven na de vergadering geven wat vrije tijd aan hun medewerkers zodat ze kunnen ontspannen en nieuwe en frisse ideeën stromen in hun geest.

de tijd die aan de werknemers wordt gegeven, wordt één betaald, zodat zij geen last hebben van verlies van hun inkomen. Google, biedt 20% vrije tijd aan hun werknemers met als resultaat Gmail en google earth. Voor een werknemer om nieuwe ideeën te genereren, moet hij zich ontspannen en vrij voelen.

locatie van de vergadering is zeer belangrijk:

het is niet altijd van belang dat een vergadering wordt gehouden in de bestuurskamer of op een andere officiële plaats. Voor medewerkers om interesse te hebben in de vergadering is ook de locatie een belangrijke factor. Als de vergadering wordt belegd in een park of in een café zullen de medewerkers zich vrij voelen, ontspannen en zullen ze proberen om meer innovatieve input te geven in de vergadering.

echter, als de baas alleen een vergadering in de officiële ruimte wil organiseren, dan is de keuken ook een interessant idee.

werknemers moeten opstaan:

in het kantoor zitten steeds werknemers en werkgevers. Volgens veel studies van deskundigen verliest een persoon die een uur zit ongeveer tweeëntwintig minuten van zijn leven. Dus, alle bedrijven moeten proberen om ten minste 10-15 minuten van de vergadering uit te voeren terwijl staande.

zoals op Facebook, waar er 15 minuten één op één vergadering is waar alle werknemers moeten opstaan en vervolgens de vergadering wordt gehouden. Een ander belangrijk punt om op te merken is dat wanneer de werknemers worden gemaakt om te staan, hun deelname aan de vergadering is veel hoger dan tijdens het zitten.

Input van alle mensen is belangrijk:

in alle vergaderingen is het belangrijk dat alle aanwezige leden hun waardevolle input geven. Alle leden wanneer geeft hun input, blijven denken over de nieuwe ideeën die zijn zeer met de stroom van de vergadering.

deze werknemers proberen nieuwe en innovatieve ideeën te geven, omdat dit hun goodwill in het bedrijf zal vergroten. Ook de medewerkers voelen zich betrokken en gewild bij de bijeenkomst. Dit zal hun bijdrage aan de vergadering verhogen.

een agenda voor de vergadering bijhouden:

het hebben van een agenda voor de vergadering is het belangrijkste. Als er geen agenda is, zal de vergadering geen richting hebben. De medewerkers hebben geen interesse in de discussies die op de vergadering worden gevoerd omdat ze weten dat hun discussie nergens toe leidt.

het hoofd van de vergadering dient altijd een notitieboekje bij zich te houden waarin alle te bespreken punten worden opgesomd. Naarmate de vergadering vordert, worden de besproken punten gemarkeerd zodat geen enkel punt zonder discussie wordt gelaten.

alle werknemers moeten het doel van de vergadering kennen:

alle werknemers die op de vergadering aanwezig zijn, moeten het doel van de vergadering kennen. Vóór de vergadering vermeldt de werkgever duidelijk het doel van de vergadering en wat van hen wordt verwacht.

indien op de vergadering een oplossing voor het probleem moet worden gevonden, dan moeten de werknemers de aard van het probleem kennen en weten welke oplossing zij geacht worden te geven. Het probleem moet in maximaal 5-7 woorden worden uitgelegd, zodat de werknemers niet in de war raken.

Laptops moeten tijdens de vergaderingen worden vermeden:

Laptops moeten tijdens de vergaderingen worden vermeden omdat ze de werknemers zeker afleiden. Het is goed geadviseerd door veel deskundigen dat werknemers die handgeschreven notities nemen de neiging om meer aandacht te besteden aan het doel waarvoor de vergadering is opgeroepen.

ook de werknemers die geen laptops gebruiken, kunnen een betere productieve input geven in de vergadering. Maar de werkgever moet ervoor zorgen dat de werknemers een pauze van 10-15 minuten krijgen om hun e-mails te controleren in het geval de vergadering naar verwachting lang zal duren.

mobiele telefoons zijn groot no in de vergadering:

alle werknemers die de vergadering zullen bijwonen, moeten van tevoren worden gevraagd dat hun mobiele telefoons niet zijn toegestaan in de vergadering. Er zijn zeer weinig dingen die erg belangrijk zijn dat de werknemer nodig om het telefoongesprek bij te wonen. De medewerker die de vergadering leidt zal ruim voor het begin van de vergadering aankondigen dat werknemers niet geacht worden de oproepen te beantwoorden tijdens de vergadering als de stroom van de vergadering breekt en alle andere medewerkers zijn ook afgeleid.

maak werknemers verantwoordelijk:

net als bij Apple is er DRI, wat betekent dat alle werknemers verantwoordelijk en direct verantwoordelijk worden gesteld. Alle hogere werknemers worden rechtstreeks aansprakelijk gesteld voor het handelen van de vennootschap. De oudere werknemers moeten een voorbeeld stellen voor de jongere werknemers die zij rechtstreeks tegenover het publiek verantwoordelijk zijn en dat is niets waar men zich voor schaamt.

het gebruik van PowerPoint moet worden vermeden:

het gebruik van powerpoint door de werknemers maakt de taak eenvoudiger voor degenen die hun projecten op de vergadering presenteren, maar het wordt saai voor degenen die het moeten begrijpen. Bij Amazon, het gebruik van powerpoint is een strikte no else ze worden verondersteld om bullet points te gebruiken. Dit maakt dingen niet alleen interessant, maar ook gemakkelijk te begrijpen.

gegevens dienen te worden gebruikt in de vergaderingen:

werknemers die hun projecten op de vergaderingen presenteren, maken gebruik van gegevens ter ondersteuning van hun mening. Als er geen gegevens worden gebruikt, dan zal de vergadering de plaats van debat worden als alle werknemers hun mening zullen presenteren, maar er zullen geen gegevens zijn om te ondersteunen. De gegevens die worden gebruikt, moeten zowel in termen van kwaliteit als kwantiteit ondersteunen. Zoals, bij Yahoo kwantitatieve gegevens worden gebruikt in de vergaderingen om de meningen te ondersteunen.

op alle vergaderingen moet een notitienemer aanwezig zijn:

op alle vergaderingen moet altijd een notitienemer worden aangewezen omdat er twee tot drie PowerPoint-presentaties op de vergadering zijn. Als er een notitie-nemer zal zijn dan kunnen alle belangrijke punten gemakkelijk worden opgesomd. Ook, als er een werknemer die een vergadering heeft kan een kopie van dezelfde en cover-up die ontbreekt krijgen.

er wordt een toetsingsnota van de vergadering verspreid:

een kopie van hetgeen tijdens de vergadering is besloten, wordt aan het bureau toegezonden. Dit zal de medewerkers herinneren alle belangrijke beslissingen die zijn genomen op de vergadering. Dit zal de werknemers helpen om te werken in de richting waarin de doelstellingen van het bedrijf zullen worden bereikt.

Stel de tijdslimiet voor de vergadering in:

bij Google zijn er enorme timers ingesteld op de vergaderplaats, zodat er een tijdslimiet is ingesteld voor de vergaderingen. Als er timers op de ontmoetingsplaats zijn, zorgt de presentator op de vergadering ervoor dat alles volgens schema verloopt.

planning vergaderingen met regelmatige tussenpozen:

alle ondernemingen moeten erop wijzen dat zij regelmatig vergaderingen organiseren. Door dit te doen zullen ze in staat zijn om de zaken te bespreken die in de nabije toekomst aan de orde komen en die welke besluitvorming van welke aard dan ook vereisen. Ook kan de werkgever een controle houden op de verschillende aspecten van de bedrijven en medewerkers kunnen onder controle worden gehouden.

alle aanwezigen moeten klaar zijn om te worden uitgedaagd en te worden uitgedaagd:

Steve Jobs zodra de CEO van Apple de mogelijkheid had om de werknemers aan het huilen te maken als cross door hem werd ondervraagd. In alle bedrijven, de werknemers bij het bijwonen van de vergadering in staat zijn om de senior vragen wanneer verward over een bepaald punt en ook klaar zijn met de antwoorden wanneer vragen worden gesteld door de werkgever.

positief blijven over de vergaderingen:

alle aanwezigen op de vergaderplaats moeten positief zijn over de ideeën die op de vergadering worden gepresenteerd. Geen idee wordt meteen weggegooid. De voor-en nadelen van alle gepresenteerde ideeën moeten worden berekend voordat ze worden weggegooid.

nieuwe ideeën worden altijd verwelkomd:

nieuwe ideeën worden altijd verwelkomd door werkgevers. Over het algemeen wordt op de vergaderingen een werknemer die het nieuwe idee presenteert bekritiseerd door andere werknemers. Het hoofd van de vergadering zal niet alleen nieuwe ideeën aanmoedigen, maar ook proberen deze in hun werkproces op te nemen.

het huiswerk moet door de werknemers worden gedaan:

Alle deelnemers aan de vergadering moeten worden voorbereid met huiswerk. Dit helpt de medewerkers om te heroveren wat er is gedaan in de vorige vergaderingen, zodat ze verder kunnen gaan. Ook, de werknemers zullen verdoezelen die punten die eerder zijn gemist.

respecteer andermans tijd:

alle werknemers moeten andermans tijd respecteren. Ze weten goed van tevoren over de vergadering, dus ze moeten hun andere activiteiten dienovereenkomstig te plannen. Mensen die de tijd van anderen niet respecteren, zullen niet hetzelfde van de anderen verwachten.

conclusie:

zowel Google als Apple staan bekend om niet alleen technologische innovaties, maar ook om de manier waarop zij hun bijeenkomsten organiseren. De vergaderingen die op deze plaats worden gehouden zijn niet alleen productiever, maar ook in het voordeel van de medewerkers. Zo, alle bedrijven zullen proberen om deze eenvoudige stappen te volgen om effectieve vergaderingen uit te voeren en het meeste uit hun werknemers te halen.