Hoe organiseer je een videoconferentie met meerdere deelnemers

in veel opzichten is het geweldig dat je in staat bent om met klanten in andere steden te communiceren met alleen je computer. Maar net als in het echte leven, hoe meer mensen in een online vergadering, hoe groter de kans is dat er iets mis gaat. Met elke nieuwe Deelnemer, bijna 10 minuten zal worden verspild aan problemen bellen in,” dropped ” deelnemers, en krijsende feedback—zodat u met slechts de helft van de tijd om uw bedrijf te voltooien.

Hoe organiseer je een succesvolle videoconferentie met meerdere deelnemers

hoewel het misschien overweldigend lijkt om een conferentie met vijf of meer deelnemers te organiseren, zijn er veel dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat de vergadering zo soepel mogelijk verloopt. Hier zijn een paar Voorbereiding tips voor vergaderingen die betrekken:

• meerdere deelnemers. Het eerste wat je moet doen is een tijdstip aanwijzen waarop alle deelnemers beschikbaar zijn. Veel online softwaretoepassingen (zoals Doodle of Meet-O-Matic) stellen meerdere gebruikers in staat om kalenderdata te blokkeren, waarbij de beschikbaarheid duidelijk wordt weergegeven en veel heen-en-weer e-mails worden opgeslagen.
• meerdere locaties. Een van de eerste dingen die organisatoren moeten doen, is ervoor zorgen dat de deelnemers de juiste tijd hebben gekregen voor de vergadering. Dit omvat het controleren met deelnemers in andere tijdzones om te controleren of hun vergadertijd correct is berekend.
• meerdere apparaten. Veel deelnemers kunnen ‘bellen’ met hun camera ‘ s en computer, maar sommige deelnemers die onderweg zijn kunnen aanwezig zijn met hun smartphone of tablet. Zorg ervoor dat u duidelijke aanwijzingen kunt geven over hoe u aan de vergadering kunt deelnemen op een ander apparaat (en niet alleen iPad of iPhone).
• meerdere platforms. Het kan nodig zijn om tussen gebruikers te schakelen, twee verschillende schermen tegelijk te zien, of tijdens de vergadering in te loggen op een ander programma. Je moet een volledige technische repetitie voor de vergadering om ervoor te zorgen dat alle van de verschillende programma ‘ s zal werken op commando en zal samenwerken.

bij Casamo & Associates weten we dat uw tijd waardevol is. Daarom kunnen we de organisatie van uw vergadering overnemen, uw schema ‘ s en presentatiedocumenten coördineren, technische ondersteuning bieden tijdens de vergadering en fungeren als contactpersoon tussen u en uw deelnemers. We kunnen uw vergadering organiseren op onze volledig uitgeruste videoconferentiesite en uw bezoekers informeren over videoconferentiesites in de buurt van hun locaties via ons netwerk. Als u onze conferentieruimte wilt boeken, bezoek dan onze online planner pagina om de datum zo snel mogelijk te blokkeren.