Hoe QuickBooks-bestanden naar uw Accountant

jaarultimo betekent aansluitingen en voorbereiding op het belastingseizoen. Als u een accountantskantoor gebruikt, moet u uw QuickBooks-bestand naar uw account verzenden. Er zijn veel opties voor het verzenden van uw QuickBooks-bestanden, elk met zijn eigen voordelen en beperkingen.

e-mail een QuickBooks-bestand

u kunt zich afvragen ‘kunt u een bedrijfsbestand e-mailen.’Het antwoord is ja, u kunt uw QuickBooks-bestand te sturen naar uw accountant via e-mail, hoewel het niet wordt aanbevolen voor veiligheidsdoeleinden. Het wordt ook niet aanbevolen vanwege de grootte beperkingen. Als u een groter bestand hebt, moet u het bestand comprimeren omdat de meeste e-maildiensten het verzenden of ontvangen van e-mails van meer dan 25 MB niet toestaan. In deze omstandigheden wilt u misschien een QuickBooks-boekhouder maken of proberen een draagbaar QuickBooks-bestand te verzenden.

QuickBooks Accountant Copy

als de bestandsgrootte een probleem is, kunt u uw QuickBooks-bestand naar uw accountant sturen met behulp van een QuickBooks accountant copy. Een QuickBooks accountant copy bevriest de boeken voor een specifiek tijdsbestek. Deze optie staat de client toe om zijn bestand te delen met zijn accountant terwijl hij blijft werken in zijn eigen kopie van het bestand. Een client kan zijn QuickBooks-boekhouder kopiëren via Intuit-servers, e-mail of een synchronisatietoepassing zoals Dropbox. Zodra de accountant is gedaan, hun wijzigingen moeten worden geïmporteerd terug in het bedrijf bestand door de klant, die enige extra opleiding van de accountant kan vereisen.

QuickBooks Portable Copy

u kunt uw QuickBooks-bestand ook naar uw accountant sturen met behulp van een portable bestand. Een draagbaar bestand is een compacte versie van uw bedrijfsbestand en is geen volledige back-up. Het bevat geen berichtsjablonen, logo ‘ s, afbeeldingen of sjablonen. Het omvat ook niet uw .tlg of .logbestanden, Loan Manager, Statement Writer, of Fixed Asset Manager bestanden. Deze optie staat niet toe dat de klant en de boekhouder beide tegelijk werken. Echter, net als de accountant kopie, een draagbaar bestand kan worden verzonden via e-mail of synchronisatie applicatie zoals Dropbox.

zodra de accountant het bestand ontvangt, moet hij het bestand terugzetten naar zijn computer; voltooi hun bewerkingen en wijzigingen; maak vervolgens een bijgewerkte draagbare kopie om terug te sturen naar de client. Zodra de client het bijgewerkte portable bestand ontvangt, moeten ze het bestand naar hun computer herstellen en vervolgens vanaf deze versie verder werken.

QuickBooks Backup

de laatste optie om uw QuickBooks-bestand naar uw accountant te sturen is een QuickBooks backup. In tegenstelling tot de draagbare kopie, een QuickBooks back-up slaat alles op dat momenteel in uw bedrijf bestand. Dit omvat uw boekhoudgegevens, sjablonen, brieven, logo ‘ s, afbeeldingen en gerelateerde bestanden (QuickBooks Statement Writer, Cash Flow Projector, en Business Planner). Back-ups kunnen worden gemaild als ze klein genoeg zijn, opgeslagen op USB-sticks en persoonlijk bij de accountant worden afgeleverd, of via een synchronisatietoepassing zoals DropBox.

de back-up van QuickBooks heeft hetzelfde workflowproces als een draagbare kopie. De accountant moet het bestand te herstellen naar hun PC, maken hun wijzigingen, en vervolgens een nieuwe back-up te geven aan de client. De client kan dan de back-up te herstellen naar hun PC en zal werken vanaf deze versie vooruit.

stuur uw QuickBooks-bestand naar uw accountant met Qbox!

een alternatief voor het handmatig verzenden van uw QuickBooks-bestand naar uw accountant met behulp van de hierboven beschreven methoden is Qbox. Qbox is een cloud-enabled collaboration software die gebruikers helpt bestanden te delen via het Internet. Bestanden in de Qbox-mappen op de Windows-computer van een gebruiker worden gesynchroniseerd met de Qbox cloud server en vervolgens met de Windows-computers van de gedeelde gebruikers, zodat iedereen identieke kopieën van het bestand heeft. Er is geen noodzaak om back-up, herstellen of importeren accountant kopieën als alle gebruikers toegang hebben tot het hele QuickBooks-bestand. Ga voor meer informatie naar https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.