Hoe rapporten te schrijven dat uw klanten daadwerkelijk

zullen lezen rapportage is een continu werk in uitvoering voor ons team bij Content Harmony. We zijn voortdurend op zoek naar manieren om de rapportagetijd te minimaliseren en tegelijkertijd de inzichten en afhaalmaaltijden van klanten te maximaliseren. Hoe meer tijd we elke maand besteden aan rapportage, hoe minder tijd we krijgen om strategie uit te voeren.

dit gezegd zijnde, is de rapportage aan het einde of het begin van elke maand een waardevolle tijd voor ons team om na te denken over prestaties en een harde blik te werpen op wat werkt, en soms niet werkt. Omdat er zoveel tijd en energie in rapportering gaat, werken we eraan om het zo waardevol en actiegericht mogelijk te maken met duidelijke volgende stappen voor de klant. Een goed klantrapport heeft een goede structuur nodig, net zoals een succesvolle vergadering een goede vergaderagenda nodig heeft.

om ervoor te zorgen dat onze rapporten onze klanten raken, in plaats van te verdwijnen in de diepten van hun e-mailarchieven, hebben we onze 9 manieren bedacht om een rapport te schrijven waar je baas niets om geeft:

overzicht:

• 1. Herschrijf De Projectdoelstellingen
• 2. Wat Heb Je Vorige Maand Bereikt?
• 3. Welke Resultaten Zag Je Van Je Werk?
• 4. Koppel KPI ‘ S Aan Bedrijfsdoelstellingen
• 5. Verklaar Uzelf
• 6. Wat Wordt Er Deze Maand Bereikt?
• 7. Vertel Hen Wat Ze Nu Moeten Doen
• 8. Bel de klant. Voer een gesprek
• 9. Focus op “We”

herhaal projectdoelen

welke doelen had u aan het begin van het project willen bereiken? Maandelijkse rapportage is een uitstekende tijd om te stoppen en te kijken naar waar je bent versus waar je van plan bent te zijn. Loop je voor op schema? Achter?

als u vooruit bent op het verwachte verkeer, omzet, verkoop, enz., begrijpen wat je hebt gedaan om er te komen en hoe je het momentum kunt dragen door het einde van het project of contract.

als je achterloopt, neem dan de tijd om na te denken over wat je tot nu toe hebt bereikt en wat je anders kunt doen om je achterstand in te halen. Gebruik dit maandelijkse rapport als een check-in punt om te begrijpen of je nodig hebt om uw strategie te draaien.

Wat Heb Je Vorige Maand Bereikt?

zeker, het klinkt vrij rechttoe rechtaan, maar je zou waarschijnlijk verbaasd zijn over hoeveel rapporten ik heb gezien dat dit vrij vaag liet.

bent u een contentmarketingbureau dat zich richt op productie en distributie? Welke content heb je vorige maand gepubliceerd? Waar heb je het gepubliceerd? Hoe heb je de inhoud in de voorkant van uw klanten doelgroep klanten? Hoeveel heb je daarvoor uitgegeven?

bent u een PR-bureau? Heb je opmerkelijke plaatsingen voor je cliënt? Heb je nieuwe contacten gelegd die je kunt gebruiken voor toekomstige projecten?

zorg ervoor dat dit dingen zijn waar je naar kunt wijzen en zeggen: “dat… we deden dat.”

Als u geen tastbaar werk hebt om naar te wijzen, zou ik waarschijnlijk klaar zijn om uit te leggen waar tijd en middelen werden besteed. Begrijpelijk, er zijn maanden besteed aan het werken aan strategie en planning die niet altijd zal neerkomen op tastbare producten. Als dat het geval is, maak dit glashelder en wijzen op alle deliverables (of work in progress documenten) die u hebt gemaakt langs de weg.

Welke Resultaten Zag Je Van Je Werk?

was het succesvol? Als je kijkt naar alles wat je hebt bereikt vorige maand, heeft het uw klant dichter bij het bereiken van hun zakelijke doelen en de doelen die uw team aan het begin van het project te raken?

aan het begin van elk project moet uw team met de klant overleggen en zorgvuldig de key performance indicators (KPI ‘ s) schetsen die elke maand worden gerapporteerd. Als het gaat om rapportage, moet uw team elk van deze KPI ‘ s onderzoeken en rapporteren hoe uw werk de KPI-beweging (positief of negatief) direct heeft beïnvloed.

koppel KPI ‘s aan Business Goals

voortbouwend op het tonen van uw resultaten, zorg ervoor dat de gerapporteerde KPI’ s gekoppeld zijn aan business growth goals, geen willekeurige, betekenisloze metrics.

afhankelijk van de client zullen de KPI ‘ s waarschijnlijk heel verschillend zijn. Lead generation-gerichte klanten zullen willen zien nieuwe leads verworven, e-commerce klanten zullen willen zien nieuwe omzet en verkoop, uitgevers hebben de neiging om de zorg meest over paginaweergaven, enz.

ongeacht het geval, zorg ervoor dat KPI ‘ s zijn afgestemd op zakelijke doelen, wat meestal betekent dat er meer geld door de deur komt voor uw klant. Zaken als zoekranglijsten en PR-plaatsingen zijn grote toonaangevende indicatoren die moeten worden geïdentificeerd, maar zijn meestal geen KPI ‘ s om te markeren.

Bonustip: rapporteer niet over dingen die er niet toe doen. Bijvoorbeeld, als je werkt met een lead gen client en een maand heb je een grote groei in pageviews, vraag jezelf af “is dit echt belangrijk of ben ik gewoon het melden van deze nummers omdat ze positief zijn?”

het is gemakkelijk, vooral wanneer KPI ‘ s van tijd tot tijd omlaag kunnen, om te rapporteren over andere metrics puur omdat ze er goed uitzien. Vermijd dit. Als je redelijkerwijs niet de conclusie kunt maken dat een metriek bijdraagt aan de algemene bedrijfsdoelstellingen, laat het volledig weg. Anders, je bent waarschijnlijk het opzetten van jezelf voor de klant vragen die u misschien niet bereid zijn om te beantwoorden.

verklaar uzelf

zijn getallen en KPI ‘ s omhoog voor de maand? Zijn ze neer? Neem deze kans om echt duiken in het’ waarom, ‘ ongeacht welke richting dingen trending.

als getallen in de juiste richting bewegen, neem dan de tijd om de client precies te laten weten wat u hebt gedaan om dit te bereiken. Heb je een blogpost gepubliceerd die viraal ging? Genereert uw whitepaper meer leads dan uw klant ooit heeft gezien? Neem de eer daarvoor.

als uw getallen lager zijn, neem dan eerst de kans om te begrijpen waarom. Misschien is het een seizoensgebonden trend of misschien is je harde werk niet wat je dacht dat het zou zijn. Zodra je begrijpt wat er aan de hand is, Maak een plan van actie om te draaien en dit volgende maand te veranderen.Geef zorgvuldig de reden van de daling door, samen met uw plan om dit de komende maanden te verbeteren. Uit mijn ervaring, klanten begrijpen niet elke maand zal een home run en er zullen dips langs de weg. Zolang u en uw team een plan hebben om dit te corrigeren, zullen de meeste klanten bereid zijn om te blijven werken aan verbetering.

Wat Zal Deze Maand Worden Bereikt?

nogmaals, iets dat vrij eenvoudig zou moeten zijn, maar vaak verwaarloosd wordt; meestal in het geval dat er geen duidelijk actieplan is.

bij Content Harmony werken we meestal in cycli van 6-12 maanden. We besteden tijd aan het opstellen van een strategie en planning voor 6-12 maanden werk op een moment met een duidelijke tijdlijn van deliverables en doelen. Deze tijdlijn wordt altijd gecommuniceerd met de klant op voorhand, maar het is altijd goed om de elke maand te herhalen, samen met de rapportage.

nadat u de prestaties van de vorige maand en de resultaten die u hebt gezien, duik in het plan voor de volgende maand. Neem altijd taken, deliverables en vervaldata op. Niet alleen zal dit ervoor zorgen dat de klant dat u op de top van de dingen, maar dit zal houden uw eigen interne team verantwoordelijk voor het raken van vervaldata en blijven op schema.

communiceer duidelijk de volgende stappen en actiepunten voor elke persoon in uw team, evenals die van de klant. met zoveel e-mails en to-do-lijsten die tussen beide teams stuiteren, is het gemakkelijk om taken uit het oog te verliezen. Gebruik maandelijkse rapportage om specifieke actiepunten uit te roepen die door elk team moeten worden gedaan.

bel de klant. Ga eens praten.

zodra u de maandelijkse rapportage buiten de deur krijgt, stel dan een tijd in om de klant te bellen of te ontmoeten en de maandelijkse rapportage te bespreken. Zelfs 30 minuten om op te helderen elke vorm van vragen kan een lange weg te gaan en blijven bouwen op uw klant/agentschap relatie.

Bonustip: Gebruik deze bijeenkomst om actiepunten te bekijken die nodig zijn van de client. Uw klant contact is waarschijnlijk een druk persoon en kan nog steeds skim door de belangrijke delen (zelfs als het een ze moeten geven een verdomd over). Zorg ervoor dat hij/zij weet wat ze nodig hebben en wanneer je het nodig hebt.

zorg ervoor dat u na elke vergadering uitgebreide vergaderminuten verzendt, zodat iedereen de volgende stappen kent.

Focus op ” We ”

een cliënt / agentschap relatie is gewoon dat, een relatie. Naarmate de zaken van uw cliënt groeien, groeit die van u ook. Jullie worden beide gestimuleerd om het goed te doen en samen te werken als een team. Zorg ervoor dat uw rapportage en communicatie dit teamwerk weerspiegelt.

gebruik “wij ” of” ons ” bij het praten over successen en prestaties:

• “Deze maand konden we xyz bereiken.”
• ” we zagen X % verbetering ten opzichte van vorige maand.”

met dit in gedachten is een van die kleine verbeteringen die het werk dat je doet kan herkaderen en duurzame klant/agentschap relaties te creëren.

Oefening baart kunst. Zoals hierboven vermeld, Dit is een aan de gang proces dat je nodig hebt om voortdurend te verfijnen als een Agentschap om beter te bedienen uw klanten.

elke cliënt is verschillend en deze punten moeten bijdragen tot het verbeteren van meerdere soorten rapportage-inspanningen.