Hoe schrijf je een Memo voor een werknemer's Discipline

in elke organisatie kunnen disciplinaire maatregelen nodig zijn wanneer het gedrag van een werknemer een negatieve impact heeft op het individu, de medewerkers of de werkplek. Als manager moet u mogelijk disciplinaire of corrigerende maatregelen nemen om onaanvaardbaar gedrag of prestaties te verbeteren. Wanneer u tevergeefs andere methoden zoals counseling en prestatiebeoordeling hebt geprobeerd, moet u misschien memo ‘ s schrijven om een werknemer te waarschuwen die niet in staat lijkt te hervormen. Hier is hoe je een memo kunt schrijven voor de discipline van een werknemer.

geef voldoende kennisgeving

volgens de Universiteit van Californië kunt u een delinquente werknemer berispen door de memo als een kennisgeving aan de werknemer te geven dat zijn of haar prestaties niet voldoen aan een verwacht onderdeel. U kunt deze berisping geven als de werknemer na informele begeleiding geen verandering laat zien om hem te helpen de vereiste prestaties te verbeteren. De kennisgeving kan later dienen als de documentatie die nodig is voor u om een werknemer te ontslaan als hij of zij er niet in slaagt om de werkgelegenheid te behouden nadat alle juridische stappen zijn uitgeput.

specificeer de koers

verwijs naar de memo als een disciplinaire memo om later juridische problemen met vakbonden te voorkomen. Vermeld duidelijk de reden voor het schrijven van de memo. Vergeet niet om de reacties van de werknemer op te nemen in de memo, maar vermijd gericht op zijn reactie. Focus in plaats daarvan op het herformuleren van beleid of procedure in de memo. Door aan te geven wat u van uw werknemer verwacht, vermijdt u disciplinaire maatregelen als de werknemer zich aan de regels houdt. In veel situaties zou het illegaal zijn om discipline uit te delen zonder andere procedures of kanalen te volgen.

privacy handhaven

memo ‘ s behandelen als persoonlijke, vertrouwelijke zaken. Zorg ervoor dat u het alleen aan de betrokken werknemer. Indien mogelijk, moet u ook een kopie aan zijn vakbondsvertegenwoordigers en bewaar een andere kopie in het personeelsdossier van de werknemer voor toekomstig gebruik. U dient echter contact op te nemen met de vakbondsvertegenwoordigers van uw bedrijf als u bewijs van dergelijke gesprekken of vergaderingen moet bewaren. Zij kunnen vragen om een wettelijke bepaling die hun cliënt toestaat om een schriftelijk antwoord op de memo nieten voordat u het bestand.

gebruik belangrijke bewoordingen

In uw mededeling, Gebruik krachtige bewoordingen die verwijzen naar een berisping of een formele schriftelijke kennisgeving. Geef aan of u de werknemer beschuldigt van incompetentie, insubordinatie, wangedrag of plichtsverzuim. Dit zijn allemaal serieuze zinnen die je zou kunnen gebruiken tijdens de officiële tuchtprocedure als je ontslag van een werknemer later wordt aangevochten. Als uw memo veel eufemismen bevat, moet u misschien een disciplinaire commissie overtuigen dat de overtreding die de werknemer pleegde gerechtvaardigd ontslag. Je moet de fout te vermelden zonder mincing woorden. U kunt aangeven dat een bepaalde actie zou worden ondernomen als de werknemer niet voldoet aan de regels of overeengekomen werkwijze.

het schrijven van een memo elimineert het risico van een civiele procedure en fungeert als een herinnering aan beide partijen over de overeengekomen kwesties. In vergelijking met verbale berisping kunnen memo ‘ s nuttig zijn wanneer bewijs vereist is. Ze zijn ook formeler en de standaard manier van communicatie in kantooromgeving.