Hoe word je een virtueel advocaat

de afgelopen jaren profiteren advocaten steeds meer van de flexibiliteit van werk op afstand. Naarmate de mentaliteit ten opzichte van traditionele brick-and-mortar juridische kantoren evolueren, wordt een virtuele advocaat steeds vaker.

virtueel advocaat zijn heeft zijn voordelen. Omdat advocaten niet gebonden zijn aan een traditioneel kantoor, kunnen advocaten tijd besparen, de overheadkosten verlagen en efficiënter werken. Tegelijkertijd kunnen advocaten reizen tussen klantenkantoren, notarissen en rechtbanken. Echter, virtuele advocaten moeten ook overwegen hoe ze omgaan met advocatenkantoor veiligheid, ethiek, en communicatie tijdens het werken virtueel.

maar wat betekent het om een virtuele advocaat te zijn? Kan een virtueel advocatenkantoor een meer toegankelijke en efficiënte manier zijn om meer juridische klanten te helpen? Lees verder voor meer informatie.

de Elawyering Task Force van de ABA bepaalt dat een virtueel advocatenkantoor gebruik moet maken van een beveiligd klantenportaal dat is gekoppeld aan de website van een advocatenkantoor. Het beveiligde klantenportaal van een virtuele advocaat moet beveiligd, versleuteld en afhankelijk zijn van gebruikersnaam/wachtwoord. Dit beveiligde klantenportaal is waar klanten en advocaten samenwerken, documenten delen en gegevens uitwisselen.

wat zijn de voordelen van een virtueel advocaat?

de toenemende populariteit van een virtueel advocaat is te wijten aan een combinatie van positieve voordelen, waaronder:

mobiliteit

wanneer u een virtueel kantoor leidt, kunt u overal op afstand werken. De mogelijkheid om overal te werken—thuis of onderweg—maakt uw advocatenkantoor efficiënter. De flexibiliteit van het zijn van een virtuele advocaat betekent dat u kunt werken gedaan, zelfs als je niet aan uw bureau.

flexibiliteit

virtuele advocaten zijn niet gebonden aan de traditionele negen-tot-vijf openingstijden, wat betekent dat ze kunnen werken wanneer en waar ze moeten werken. De flexibiliteit van het werken vanuit verschillende locaties en op verschillende tijdstippen kan ten goede komen aan advocaten met kinderen of andere verplichtingen die een meer divers schema vereisen. De flexibiliteit die een virtuele advocaat biedt is nuttig voor het bereiken van een betere balans tussen werk en privé.

verminderde overhead

zelfs als uw rechtsgebied niet vereist dat u een fysieke kantoorlocatie heeft (meer hierover later), betekent het runnen van een virtueel advocatenkantoor dat u niet hoeft te betalen voor een grote kantoorruimte. Zonder fysieke kantoorruimte hoeft u niet veel geld uit te geven aan kantoorapparatuur (zoals grote printers en faxmachines) en het onderhoud ervan. Omdat virtuele advocatenkantoren de neiging hebben om cloud-gebaseerde software te gebruiken om virtueel werk te vergemakkelijken, zijn er minder kosten voor dingen zoals on-premise servers.

milieuvriendelijkheid

virtueel gaan kan de CO2-voetafdruk van uw bedrijf op meerdere manieren helpen verminderen. Zonder een dagelijkse pendeldienst naar kantoor, kunt u uw uitstoot van het rijden te verminderen. Door documentbeheer en intakeformulieren voor klanten te digitaliseren, kunt u ook het papierverbruik van uw bedrijf aanzienlijk verminderen.

veelzijdige clientcommunicatie

virtuele vergaderingen kunnen uw juridische diensten toegankelijker maken. Niet alle klanten willen of kunnen elkaar persoonlijk ontmoeten. Als u virtuele vergaderingen kunt houden, kunnen uw klanten profiteren van het toegenomen gemak. Klanten met mobiliteitsproblemen of die niet fysiek in de stad zijn, kunnen nog steeds deelnemen aan vergaderingen met u. Omdat virtuele vergaderingen handiger zijn, stimuleren ze ook frequentere advocaat-cliënt communicatie, wat de sleutel is voor een betere advocatenkantoor klant communicatie.

Hoe wordt u virtueel advocaat?

virtueel advocaat worden kan vele voordelen bieden. Maar je moet meer overwegen dan alleen hoe je je nieuwe kantoorruimte op te zetten. Om succesvol te zijn als een virtuele advocaat, moet u de regels kennen, maak een plan, en strategisch uit te voeren.

ken de regels en de ethiek van een virtueel advocaat

voordat u uw advocatenkantoor virtueel maakt, moet u de toepasselijke regels en ethische overwegingen kennen.

zo vereisen sommige staten bijvoorbeeld dat advocaten fysieke kantoorruimte hebben. In deze gevallen moet u een fysieke aanwezigheid op kantoor hebben en mag u geen volledig virtuele advocaat zijn. Controleer de vereisten voor uw rechtsgebied en volg de regels voor uw gebied.

bovendien is het uw plicht als advocaat om de gegevens van uw klanten te beschermen en de vertrouwelijkheid van de klant te handhaven. Als een virtuele advocaat, meer van uw communicatie plaatsvinden online in plaats van in persoon. Daarom is het vooral belangrijk dat uw gegevens van uw advocatenkantoor veilig zijn en dat alle kanalen versleuteld zijn.

leer meer van de ABA en de ethiek van een virtuele praktijk en de beveiliging van gegevens van advocatenkantoren.

Maak een routekaart voor het worden van een virtuele Solo-beoefenaar

het worden van een virtuele Solo-beoefenaar vereist veel van dezelfde stappen als het openen van een traditionele rechtspraktijk. Daarom is het belangrijk om de tijd te nemen om dienovereenkomstig te plannen—het herzien van onze gids voor het starten van uw eigen advocatenkantoor is een goede plek om te beginnen. Hier zijn andere stappen om te overwegen:

• Maak een businessplan. U wilt bijvoorbeeld een businessplan voor advocatenkantoren maken (of uw bestaande bedrijfsplan bijwerken) om meetbare doelen te stellen, de visie en kernwaarden van uw bedrijf te definiëren, een financieel plan op te stellen en de markt te analyseren die u betreedt.
• bepaal hoe u met client intake omgaat. Virtuele advocatenkantoren kunnen profiteren van online, geautomatiseerde oplossingen voor klantinname. Clio Grow ‘ s client intake software kunt u het genereren van intake formulieren en schema consultaties virtueel.
• Maak een communicatieplan. Je hebt een strategie nodig voor je interne communicatie zonder iedereen op kantoor. Gebruik je e-mail, chat, videovergaderingen, apps zoals Slack of telefoongesprekken? Daarnaast, je nodig hebt om na te denken over hoe je zal omgaan met client communicatie. Vraag jezelf af: Wat is uw proces voor het boeken en het uitvoeren van vergaderingen met klanten?
• Maak een marketingplan voor uw praktijk. Omdat uw virtuele advocatenkantoor online is, moet u een effectieve strategie hebben om het op de markt te brengen. Een SEO-geoptimaliseerde, goed ontworpen website van Advocatenkantoor is essentieel (zowel voor promotie als voor het verbinden van klanten aan uw bedrijf veilige online klantenportaal). Uw marketing plan moet ook rekening houden met andere manieren om verbinding te maken met klanten, zoals sociale media en online reclame voor advocaten.

voor nieuwe ideeën om uw naam bekend te maken en het bedrijfsleven te stimuleren, Lees meer over hoe u nieuwe klanten kunt krijgen voor een advocatenkantoor.

leren overschakelen van een traditioneel advocatenkantoor

als u al een traditioneel advocatenkantoor hebt en wilt overstappen naar een meer virtuele praktijk, overweeg dan deze tips:

• overhaast het proces niet. Als u al een traditionele rechtspraktijk hebt, hoeft u zich geen zorgen te maken over het onmiddellijk virtueel worden in een keer. U kunt een plan maken om te beginnen met een hybride in-persoon en virtueel model. Bijvoorbeeld, je zou kunnen hebben medewerkers werken vier dagen per week in het kantoor en een dag op afstand. Vervolgens kunt u geleidelijk de verhouding van in-person-to-remote dagen verhogen terwijl u overstapt.
• zoek manieren om taken te stroomlijnen en virtueel te maken. Zoek naar mogelijkheden om processen te creëren die meestal moeten worden gedaan in het kantoor veilig en virtueel. U kunt bijvoorbeeld overschakelen van het scannen van een document op een office-scanner naar het gebruik van een beveiligde app voor het scannen van documenten op uw telefoon.
• Automatiseer uw bestaande processen met technologie. De juiste cloudgebaseerde technologie kan uw processen stroomlijnen en het gemakkelijker en veiliger maken om als virtuele advocaat te werken. Neem bij het kiezen van technische oplossingen voor uw virtuele bedrijf de tijd en kies zorgvuldig. Zorg ervoor dat u meerdere opties vet en zorg ervoor dat alle oplossingen die u overweegt veilig en versleuteld zijn.

bijvoorbeeld, cloud-based praktijk management software zoals Clio Manage helpt u bij het automatiseren van taken. Clio Manage maakt het ook mogelijk uw advocatenkantoor om zaken en informatie georganiseerd te houden, bijhouden van uw tijd en uitgaven, beheren van uw agenda, en het beheren van facturen op één plaats.

hoe bedient u cliënten als virtuele advocaat?

de voordelen van virtuele advocatenkantoren zijn niet alleen voor advocaten: virtuele advocaten kunnen meer mensen helpen op de manier die ze willen—wat een meer uitzonderlijke ervaring voor klanten betekent.

zoals Clio CEO en medeoprichter Jack Newton schetst in zijn boek, The Client-Centered Law Firm, is de sleutel tot geweldige klantenervaringen om klanten te geven wat ze willen en nodig hebben in een situatie.

als het gaat om juridische diensten, willen klanten steeds meer de handige ervaring die virtuele advocatenkantoren kunnen bieden, waaronder:

een virtueel clientportaal

zoals eerder besproken, een veilige online portal—waar u informatie kunt delen en communiceren met klanten is noodzakelijk voor een virtueel advocatenkantoor. De consumenten van vandaag willen ook een advocaat die dit kan aanbieden. Volgens het Legal Trends Report 2020 werkt 69% van de consumenten liever met een advocaat die documenten elektronisch kan delen via een webpagina, app of online portal.

het bieden van veilige toegang tot hun zaken via een online portaal is een overwinning voor advocaten en cliënten. Klanten kunnen een betere ervaring te krijgen als ze kunnen toegang krijgen tot en controleren van hun case informatie zelf. Tegelijkertijd bespaart een virtueel klantenportaal advocaten ook tijd die ze anders zouden kunnen besteden aan het communiceren van updates.

meer informatie over Clio Manage ‘ s beveiligde client portal, Clio voor klanten.

software voor documentbeheer

virtuele advocatenkantoren moeten overal veilig toegang hebben tot de documenten van de zaak. Virtuele advocaten kunnen gebruikmaken van cloudgebaseerde oplossingen voor documentbeheer (zoals Clio Manage, OneDrive of Dropbox).

de cloudgebaseerde documentbeheersoftware van Clio Manage biedt bijvoorbeeld onbeperkte opslag van documenten. Met Clio Manage hebt u overal toegang tot uw clientdocumenten op uw laptop of mobiele telefoon.

vanuit het perspectief van klanten bespaart cloudgebaseerde documentbeheersoftware tijd en zorgt het voor een naadloze juridische ervaring. Naast het snel delen van juridische documenten via de beveiligde online portal, biedt Clio ook e-signature functionaliteit om het ondertekenen van documenten in bepaalde situaties gemakkelijker en sneller te maken voor klanten.

videovergaderingen

hoewel virtuele advocaten nog persoonlijke vergaderingen kunnen houden, maakt videoconferentie het voor virtuele advocaten gemakkelijker om meer cliënten te helpen, waar ze zich ook bevinden.

zoals blijkt uit het verslag over de juridische Trends in 2020, geeft 37% van de consumenten de voorkeur aan een virtueel gesprek met een advocaat voor een raadpleging of een eerste vergadering. Ook zou 50% van de consumenten liever hun follow-up vergaderingen via videoconferentie. Virtueel werken kan klanten de ervaring geven die ze willen, terwijl het ook advocaten tijd bespaart.

virtueel advocaat worden kan uw advocatenkantoor ten goede komen en cliënten

op afstand werken is niet langer een abstract idee voor advocaten. Veilige, cloud-gebaseerde technologie maakt werken vrijwel mogelijk—en in veel opzichten de voorkeur.

hoewel virtueel advocaat kan variëren van het op afstand werken tot het runnen van een virtueel advocatenkantoor, hebben virtuele Advocaten een beveiligd online klantenportaal nodig. Niet alle bedrijven mogen 100% virtueel zijn vanwege regels die een fysieke aanwezigheid in hun rechtsgebied vereisen. Maar met planning en vooruitdenken kunnen de meeste bedrijven elementen van virtuele advocatenkantoren opnemen om de voordelen van meer flexibiliteit voor advocaten te ontsluiten—en een betere, handigere ervaring voor klanten.

Als u zich afvraagt of een virtuele advocaat voor u zou kunnen werken, begin dan met het leren van de regels voor uw gebied en het maken van een plan voor uw bedrijf. Met de juiste tech tools en plannen voor communicatie en marketing, going virtual kan u in staat stellen om meer klanten te helpen, terwijl u geniet van lagere kosten en een betere balans tussen werk en privé.

we publiceerden deze blogpost in juli 2021. Laatst bijgewerkt: 14 oktober 2021.

gecategoriseerd in: Business