Human Resource Information Systems

Wat is Human Resource Information System (HRIS)?

een Human Resource Information Systems (HRIS) is software die een gecentraliseerde repository van de werknemer stamgegevens die de human resource management (HRM) groep nodig heeft voor het voltooien van core human resource (Core HR) processen biedt.

sommige mensen verklaren het ook als een softwarepakket dat is ontwikkeld om personeel te helpen bij het beheer van gegevens. Human resource professionals gebruiken deze systemen om de workflow te vergemakkelijken, de efficiëntie te verbeteren en informatie op te slaan en te verzamelen. Verschillende bedrijven bieden HRIS pakketten aan werkgevers. HRIS pakketten kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften en eisen van de werkgever.

Wat zijn de voordelen van Human Resource Information Systems (HRIS)?

het hebben van een gecentraliseerde repository voor werknemersgegevens verwijdert de noodzaak om papieren bestanden op te slaan, die gemakkelijk kunnen worden beschadigd, evenals de noodzaak om te zoeken door middel van grote papieren werknemersbestanden om informatie te vinden. Afhankelijk van het type Human Resource Information System software, moet het genereren van verschillende rapporten, bieden ad hoc rapportage mogelijkheden en bieden HR analytics op belangrijke statistieken zoals personeelsbestand en omzet. Moderne HRIS-software biedt ook visualisatiemogelijkheden voor werknemersgegevens, zoals automatisch weergegeven organisatieschema ‘ s of negen-box grids.

One-stop shopping

een van de meest genoemde voordelen van een HRIS is dat u slechts één keer informatie invoert voor veel HR-gerelateerde werknemerstaken. En, evenzo, je nodig hebt om slechts één plaats bij te werken wanneer de informatie van de werknemer verandert.

integratie van gegevens

bovendien kunnen verschillende delen van het systeem “met elkaar praten” waardoor meer betekenisvolle rapportage-en analysecapaciteiten mogelijk zijn, waaronder interne evaluaties en audits en de voorbereiding van gegevens voor buitenstaanders.

nauwkeurigheid

verbeterde nauwkeurigheid is waarschijnlijk als de gegevens correct worden ingevoerd en gemanipuleerd.

Self-service

deze functie kan een uitstekende tijdsbesparing zijn voor HR. Werknemers kunnen het systeem invoeren om gegevens te wijzigen (bijvoorbeeld hun eigen adressen wijzigen) en managers en toezichthouders kunnen het systeem invoeren om gegevens in te voeren (bijvoorbeeld prestatiebeoordelingen) of om gegevens op te halen zonder HR lastig te vallen.

5. Geautomatiseerde herinneringen

systemen kunnen gebeurtenissen plannen, zoals prestatiebeoordelingen en uitkeringsdeadlines, automatisch melden en nudging als acties niet zijn uitgevoerd.

Hosting van bedrijfsgerelateerde documenten

het systeem kan dergelijke materialen als werknemershandboeken, procedures en veiligheidsrichtlijnen hosten. De materialen kunnen eenvoudig op één plaats worden bijgewerkt.

administratie van uitkeringen

dit kan inschrijving, kennisgevingen, wijzigingen en rapportage omvatten.

Management bij werving

dit kan het volgen, beheren en rapporteren van sollicitanten omvatten.

Wat zijn de componenten van HRIS (Human Resource Information Systems)?

‍

1. Database

Human Resource Information System core aanbod omvat een database om informatie van werknemers op te slaan. HR-professionals kunnen alle personeelsgegevens in het systeem invoeren die overal toegankelijk zijn, de klok rond. Soorten gegevens die HR-professionals verzamelen in de database omvatten compensatiegeschiedenis, contactgegevens voor noodgevallen en prestatiebeoordeling. De core database kan ook worden gezien als een online back-up voor papieren bestanden.

‍

2. Tijd – en arbeidsbeheer

activiteiten zoals tijd-en arbeidsbeheer kunnen zeer tijdrovend zijn. HRIS-pakket stelt werknemers in staat om hun eigen gewerkte uren in te voeren en stelt managers in staat om onmiddellijk vakantieverzoeken te verifiëren, en de gegevens worden direct ingevoerd op de loonlijst. Tijd-en arbeidsmanagement verbetert ook het vermogen van de HR-afdeling om stiptheid en aanwezigheid bij te houden.

‍

3. Payroll-functie

de payroll-functie is nog een ander belangrijk onderdeel van een HRIS-model. HR kan eenvoudig personeelsuren downloaden of uitladen en cheques of salarisstortingen aan medewerkers uitgeven. Werknemers in loondienst kunnen ook worden betaald met een aanzienlijk lager risico op fouten. De HRIS payroll software verbetert meestal fiscale naleving voor locaties met meerdere belastingniveaus.

voordelen

sommige HRIS-werkgevers stellen werkgevers in staat om medische voordelen en pensioeninvesteringen vast te stellen en te handhaven via hun software. Dergelijke toepassingen stellen werkgevers in staat om een one-stop shopping ervaring voor al hun human resources data management behoeften. Andere HRIS-pakketten vergemakkelijken medische uitkeringen en pensioenbeleggingsaftrek voor loonadministratie, maar niet de vaststelling van die uitkeringen.

‍

5. Interface voor werknemers

de meeste HRIS-pakketten zorgen ervoor dat een werknemer beperkte gebruikerstoegang heeft. Werknemersgebruikers hebben toegang tot een deel van de database waar ze hun persoonlijke gegevens kunnen bijwerken, loonschalen kunnen bekijken, pensioenuitkeringsprogramma ‘ s kunnen wijzigen, informatie over directe storting kunnen bijwerken of uitkeringsdocumenten kunnen downloaden.

‍

6. Werving en behoud

tot slot kan worden gezegd dat Werving en behoud de belangrijkste componenten van HRIS zijn. Het spreekt vanzelf dat het het anker is van alle HR-beleid en-systemen. Het vinden van nieuw talent, het verwerven ervan, het betrokken houden ervan en uiteindelijk het behouden ervan is de belangrijkste taak van een HR-persoon. HRs moet er ook voor zorgen dat medewerkers niet alleen in staat zijn om hun werk te doen, maar ook de vereiste opleiding krijgen; de juiste beloning en voordelen van de organisatie krijgen.

Wat zijn de typen Human Resource Information System (HRIS)?

I. operationele HRIS

operationele HRIS is van enorme hulp voor de manager. Het verschaft de manager alle benodigde gegevens om routinematige en herhaalde personeelsbeslissingen

1 te ondersteunen. Informatiesystemen Voor Werknemers

2. Positiecontrolesystemen

3. Systemen voor prestatiebeheer

II. Tactische HRIS

het tactical human resource information system helpt de managers grotendeels met keuzes die de toewijzing van middelen benadrukken.

1. Wervingsinformatiesystemen

2. Belonings-en Uitkeringsinformatiesystemen

3. Frameworks voor opleiding en ontwikkeling van werknemers

III. strategische HRIS

strategische HRIS draait om het managen van arbeidsonderhandelingen, personeelsarrangementen en bepaalde specifieke HR-programmering.

1.Personeelsplanningssysteem

2. Specifieke Human Resource Information System Software

IV. Complete HRIS

de automatisering van HRIS heeft gebracht in een opgenomen database die samen met de Human asset records, werknemer documenten, werknemersposities, stock records, organisatorische beleid, employee monitoring, en tal van andere human asset records. Ze zijn ontwikkeld op een geplande manier die toepassingen gemakkelijk kunnen projecteren kan valide rapporten van elk van de human resource management segment.

HCM vs HRIS

HRIS bestaat uit Afwezigheidsmanagement, Self-Service Portal, werving, Training en ontwikkeling, Compensatiemanagement, personeel Tracking, Workflows en Benefits Administration.

HCM is een stap hoger. Wat dat impliceert is dat het alles bevat waaruit een HRIS bestaat en meer functies heeft. Deze functies zijn prestaties van werknemers, positie controle, Wereldwijde ondersteuning, Onboarding, Analytics, HR-diensten.

waarom faalt HRIS?

de succesvolle automatisering van bedrijfsprocessen kan de operationele efficiëntie verbeteren en risico ‘ s verminderen, waardoor werkgevers zich kunnen concentreren op het managen van hun bedrijf. Met de juiste implementatie en ondersteuning kan zo ‘ n systeem het leven voor iedereen gemakkelijker maken. Veel werkgevers begrijpen niet de complexiteit van het implementatieproces of de inzet die het vereist. Dit is een cruciaal moment dat vaak het succes van het systeem bepaalt. Hoewel sommige werkgevers kunnen worden uitgerust om een goede implementatie uit te voeren, velen zijn niet. Hier zijn de belangrijkste oorzaken van mislukte systeemimplementatie

gebrek aan tijd en middelen

indien correct uitgevoerd, kan dit proces minstens twee maanden duren, zo niet meer, en zal de aandacht van die managers of HR-professionals binnen het bedrijf die zijn belast met het faciliteren van het implementatieproces vereisen. Dit zal tijd weg te nemen van hun typische werk taken waardoor een spanning op het bedrijf en werknemer stress. Werkgevers die niet voorbereid zijn om de tijd in te zetten of deze extra middelen te leveren, zullen niet in staat zijn om hun gewenste resultaten te bereiken.

gebrek aan communicatie

er is veel te zeggen voor duidelijke vendor/client communicatie. Niet alle systemen zijn hetzelfde, daarom zullen niet alle implementaties hetzelfde zijn. De technologieleverancier moet in staat zijn om belangrijke informatie te verstrekken die werkgevers kan helpen zich voor te bereiden op een succesvolle implementatie. Dit is vooral nuttig wanneer de behoeften van de werkgever duidelijk zijn gecommuniceerd en geïnterpreteerd.

slecht Projectmanagement

het implementeren van een nieuw systeem is een betrokken project met een flink aantal bewegende delen. Zelfs werkgevers die zich voorbereid voelen op het implementatieproces kunnen het slachtoffer worden van slecht projectmanagement. Het is belangrijk voor de werkgever om realistische verwachtingen en deadlines te halen, vooral met betrekking tot bedrijfsprocessen die gevoelig zijn voor tijd, zoals payroll.