inzicht in E-facturering en E-facturering: definities, voordelen en Nuances

het is tijd om af te stappen van papieren facturen, die printen en bezorgen per post vereisen, en om e-facturering te gebruiken om een efficiëntere en effectievere levering te bereiken. E-facturen kunnen zelfs rechtstreeks worden gekoppeld aan Veelgestelde vragen of betalingsverwerking, om de betaling van facturen te versnellen.

Wat Is E-Billing?

elektronische facturering of elektronische facturering is het proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden en betaald. Dit proces stelt klanten in staat om facturen te ontvangen via e-mail, webportal of zelfs in machineleesbare dataformaten, wat een efficiëntere levering en betaling mogelijk maakt.

het e-factureringsproces wordt beheerd door de afdeling debiteuren, waarbij de output van boekhoudsoftware of ERP-systemen wordt overgenomen en aan klanten wordt geleverd. In toenemende mate worden aspecten van dit papierloze proces geautomatiseerd om de snelheid en nauwkeurigheid te verbeteren, inclusief follow-upacties waarbij betalingstermijnen verder gaan dan de Voorwaarden.

Hoe ziet een E-factuur eruit

een e-factuur of e-factuur is gewoon een elektronische versie van een traditionele factuur of factuur. Visueel kan dit een afspiegeling zijn van een traditionele papierrekening of gebruik maken van online mogelijkheden, zoals een directe link naar factuurbetaling, Veelgestelde vragen of bijbehorende bronnen.

als alternatief kunnen e-facturen worden geleverd als machineleesbare gegevens, zoals documenten in EDI-of XML-formaat, om de automatische verwerking en betaling via debiteurensoftware te vergemakkelijken.

in een B2B-context heeft e-facturering betrekking op de levering van elektronische facturen met specifieke details zoals betalingstermijn, belastinginformatie, PO-nummer en gespecificeerde te leveren producten.

Hoe werkt het e-factureringsproces

E-factureringsproces is het proces waarbij elektronische facturen worden gegenereerd en geleverd aan klanten, herinneringen worden verzonden en betalingen worden geïnd. Het e-factureringsproces omvat ook een zekere mate van prijsstelling en kredietinstelling, die handmatig kan worden ingesteld voor elke klant of kan worden bepaald door op regels gebaseerde automatisering.

de stappen in het e-factureringsproces staan hieronder vermeld.

1. Kredietstelling-de eerste stap in een factureringsproces is het bepalen van de kredietlimiet en de vervaldatum voor overmaking. Moderne e-billing-oplossingen kunnen de lus van verkoop tot kredietinstelling sluiten om de prestaties te optimaliseren en risico ‘ s te minimaliseren.
2. prijsstelling-de volgende stap is het bepalen van de prijsstelling voor geleverde goederen of diensten. Elektronische factureringsoplossingen kunnen prijzen opzoeken vanuit een database en zo nodig kortingen op account-of contactniveau toepassen.
3. aanmaak van facturen-e-facturen worden gegenereerd op basis van ERP – of boekhoudsysteem-gegevens, die worden ingevoerd in het voor elke ontvanger vereiste factuursjabloon-van PDF tot EDI. Deze stap is normaal geautomatiseerd en vordert veel sneller dan de traditionele handmatige bill creatie.
4. Factuuraflevering-een andere stap die gewoonlijk geautomatiseerd is, kan de levering van e-facturen via e-mail, portaal, bestandsoverdracht of directe gegevensoverdracht verlopen. Bill notification via SMS, e-mail notification, WhatsApp of soortgelijke kanalen kunnen worden gebruikt om ontvangers te waarschuwen dat hun e-bill beschikbaar is via een beveiligde online portal.
5. herinneringen – als de rekeninghouder van mening is dat klanten hun e-factuur niet binnen een bepaalde termijn hebben bevestigd, geopend of betaald, kunnen herinneringsberichten automatisch worden geactiveerd om een snelle betaling aan te moedigen.
6. betalingsverwerking-e-facturering biedt een duidelijk voordeel ten opzichte van papieren facturering bij het ontvangen van betalingen, omdat klanten een link kunnen krijgen om te klikken en hun factuur online te betalen via creditcard of directe storting. Grotere Automatisering is mogelijk wanneer e-facturen worden geleverd aan geautomatiseerde Accounts payable systemen die het verzoek om betaling te valideren via PO nummer referentie en automatische betalingen via ACH/NACHA.
7. Sales intelligence and reporting-tracking and reporting on E-bill delivery, receipt and even who have read or response on e-bills biedt een duidelijk voordeel bij het aanpakken van betalingsachterstanden voor een gezonde cashflow. Sales inzichten kunnen worden afgeleid uit wat is gefactureerd, waar en wanneer, evenals inzicht in welke accounts kunnen worstelen om te betalen op tijd en vormen een toekomstig kredietrisico.

belangrijkste voordelen van E-factureringssoftware

E-factureringssoftware maakt het mogelijk debiteurenafdelingen veel efficiënter te maken. Het verwijderen van inefficiënte processen bespaart tijd en geld en zorgt voor een nauwkeurigere en snellere levering van facturen aan klanten voor een snelle betaling. Een goed geïmplementeerd elektronisch factureringssysteem is meer dan alleen een operationele upgrade, het is een strategisch voordeel.

de belangrijkste voordelen van e-billing software zijn:

1. procesefficiëntie-papieren facturen vereisen veel meer tijd en moeite om te produceren en te leveren, elektronische facturen nemen daar een fractie van in beslag.
2. verbeterde nauwkeurigheid-directe verbinding tussen en elektronisch factureringssysteem en boekhoudsoftware en / of ERP-systemen elimineert menselijke fouten in het proces.
3. verbeterde leverbaarheid-het verzenden van papieren facturen per post garandeert geen leverbaarheid. De coronapandemie heeft aangetoond dat elektronische levering flexibeler en nauwkeuriger is en klanten bereikt waar ze zijn, in het formaat dat ze willen.
4. Status zichtbaarheid-weten wie heeft ontvangen, gelezen en gereageerd op hun e-bills maakt meer gerichte follow-up acties en helpt kasstroomprognoses.
5. automatisering-bedrijven zijn steeds meer op zoek naar automatisering van repetitieve handmatige processen voor meer efficiëntie, zodat geschoold personeel zich kan concentreren op meer winstgevende activiteiten. De overgang van papieren facturen naar e-billing biedt een enorme kans voor procesautomatisering.
6. gestroomlijnde factuurbetalingen-e-facturen kunnen worden verzonden met betaallinks om betalingen online te ontvangen via creditcard, debetkaart of directe storting.
7. lagere algemene kosten – het niet onderhouden en beheren van de machines voor het drukken en bezorgen van papieren facturen, noch het betalen voor postbezorging, kan voor veel bedrijven een aanzienlijke kostenbesparing betekenen.
8. schaalbaarheid en flexibiliteit – e-billing biedt een veel meer schaalbare oplossing dan papieren facturering. Als de factureringsvolumes zouden toenemen, zou er traditioneel moeten worden geïnvesteerd in printen, procesbeheer en levering. Deze investering zou overbodig zijn en verloren gaan als de volumes zouden dalen. Elektronische systemen kunnen sneller en efficiënter op en neer schalen.
9. verminderde koolstofvoetafdruk – papieren facturen vereisen meer energie en middelen om te produceren en te leveren (per post). Elektronische facturen zijn veel energiezuiniger en beter voor het milieu.
10. verbeterde klantervaring-papieren facturen lijken klanten nu misschien een beetje ouderwets. E-facturen kunnen op een meer professionele manier worden gepresenteerd, met gestroomlijnde toegang en betalingsverwerking, waardoor de ervaring van elke klant van uw merk wordt vereenvoudigd en verbeterd.

Who e-Billing helpt bij een breed scala aan functies binnen elk bedrijf. Van het stroomlijnen van het aanmaken van facturen en het leveren van facturen binnen debiteuren, tot het automatiseren van de crediteurenprocessen van uw klanten. De verbeteringen in werkkapitaal en cashflowvoorspellingen bieden zekerheid en kapitaal om groei en investeringen in het hele bedrijf te ondersteunen. Enkele van de grootste effecten zijn hieronder vermeld.

• Finance-e-billing verbetert de factureringsefficiëntie en bevrijdt het werkkapitaal door DSO te verlagen, dat voorheen in het debiteurenregister stond. De grotere zichtbaarheid van de status die inherent is aan e-billing maakt nauwkeurigere cashflowprognoses mogelijk, waardoor investeringen in de bredere business voor groei en stabiliteit worden ondersteund.
• Klanten – wanneer klanten hun facturen elektronisch ontvangen, kunnen zij deze gemakkelijker en sneller betalen en hebben zij toegang tot de factureringsgeschiedenis indien zij iets moeten herdrukken.
• leveranciers – Als u uw toeleveringsketen toestaat u elektronisch te factureren, kunnen zij efficiënter werken en kunt u sneller betalingen verrichten, zonder tijd te verliezen om onjuiste factuurgegevens te bevragen en te verduidelijken.
• Ar afdeling-debiteuren voordeel van e-billing meer dan enig ander aspect van het bedrijf, is het hier dat de voordelen van procesautomatisering en efficiëntieverbeteringen verbeterde prestaties ten opzichte van KPI ‘ s mogelijk maken.
• AP-afdeling-het elektronisch ontvangen van facturen helpt crediteuren om uitgaven te voorspellen, te profiteren van kortingen op vervroegde betalingen en betalingen efficiënter te verwerken.
• Operations-operations profiteren van de verbeterde cashflow en financiële voorspellingsmogelijkheden die e-billing met zich meebrengt, waardoor meer investeringen mogelijk zijn waar dit nodig is om de operationele capaciteit en efficiëntie te verbeteren.

Hoe Verschilt E-Facturering Van E-Facturering?

hoewel elektronische facturering en e-facturering soms door elkaar worden gebruikt, wordt elektronische facturering vaker gebruikt om een specifiek aspect van het factureringsproces in een B2B-context te beschrijven. Consumenten die een energierekening elektronisch ontvangen, hebben de neiging om dit te beschrijven als een factuur, terwijl een bedrijf dat een factuur ontvangt voor specifieke vermelde te leveren producten, tegen een specifieke PO, zou praten over het ontvangen van een factuur.

facturen zijn specifieke factureringsdocumenten die tijdens het factureringsproces worden verzonden. E-facturering omvat doorgaans een breder scala aan functies dan het maken, leveren, opvolgen en verwerken van facturen in EIPP (electronic invoice presentment and payment) of e-facturering. e-billing bevat ook een aantal elementen van het instellen van kredietlimieten en prijstabellen, evenals het sluiten van de lus van betalingen naar sales inzicht en het aanpassen van credit scores.

het e-factureringssysteem of de oplossing binnen een organisatie zal een EIPP-element bevatten, maar breidt dit uit met inzicht, prijsstelling en kredietoverwegingen die van toepassing zijn op zowel de rekening als de betaler.

kan E-facturering en E-facturering mijn organisatie helpen

na dit te hebben gelezen, overweegt u waarschijnlijk een investering in e-facturering, misschien wilt u e-facturatiesoftware intern implementeren of een geschikte serviceprovider selecteren om ervoor te zorgen dat uw e-facturering een succes wordt.

ons advies zou zijn om met een paar verschillende e-billing providers te praten, die u kunnen helpen bij het definiëren van de oplossing die u nodig hebt en hoe u dit het beste kunt aanpakken. Bij Corcentric kunnen we u helpen verschillende aspecten van EIPP en de bredere e-billing oplossing te evalueren – neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvende discovery call.