laat u inspireren

het werk van een event planner wordt nooit gedaan, zelfs niet wanneer de event zelf is voltooid. Net zo belangrijk als het krijgen van alle details vlak voor uw evenement, is het werk dat wordt overgelaten om te doen direct na het evenement zelf!

een event debrief is een bijeenkomst met uw team waar u een vorige gebeurtenis zorgvuldig deconstrueert en analyseert. Een grondige event debriefing zal u helpen te identificeren wat goed ging, wat fout ging, en wat de volgende keer beter zou kunnen zijn. Als u niet de tijd neemt om uw evenementen te beoordelen, kunt u belangrijke kansen missen om fouten te corrigeren en belangrijke verbeteringen aan te brengen.

zelfs wanneer een gebeurtenis zonder problemen lijkt te zijn verlopen, zijn er altijd elementen die kunnen worden verbeterd—dat is waar een nabespreking met uw team belangrijk wordt. De tijd nemen om een evenement te debriefen biedt vele voordelen, waaronder het verkrijgen van waardevolle feedback, het stroomlijnen van uw proces, het verbeteren van de aanwezigheidservaring en het verder ontwikkelen van relaties met sponsors, leveranciers en medewerkers.

door na het evenement de tijd te nemen om uw notities en gedachten vast te leggen, zullen uw evenementen elke editie of jaar verbeteren! Bovendien, als het nodig wordt om uw evenement aan iemand anders over te dragen, u zult hen op te zetten voor succes door het hebben van alles gedocumenteerd.

Debriefing begint tijdens uw evenement

voordat uw evenement voorbij is, neem de tijd om de logistiek op te schrijven wat u wilt onthouden, omdat u misschien enkele details vergeet wanneer het evenement bezet is.

Houd rekening met het volgende::

• hoeveel mensen kwamen op het evenement? Wat is het percentage vrouwelijke / mannelijke gasten?
• was dit van invloed op de catering en/of de restanten?
• werden de termijnen gerespecteerd?
• bent u zich bewust van eventuele knelpunten of problemen om deze in de toekomst op te zetten en te voorkomen?
• heeft u voldoende personeel voorzien om uw gasten te helpen tijdens de registratie / garderobe service, voor altijd of een andere vraag tijdens het evenement?
• hebben uw sponsors en partners voldoende zichtbaarheid gekregen?
• noteer de dingen die je leuk vond aan de locatie en degene die je wilt verbeteren.

Debriefing na uw evenement

na uw evenement wilt u evaluaties krijgen van alle personen die bij het evenement betrokken zijn. Verzamel zoveel mogelijk informatie die je kunt krijgen om het hele plaatje te evalueren.

stuur een Evenementenquãate naar uw deelnemers

gebruik een vragenlijst over zoveel mogelijk aspecten van het evenement, zoals uitnodigingsproces, event program event logistics, zodat u de informatie kunt gebruiken tijdens de event debriefing.

u kunt dit soort feedback op drie verschillende manieren krijgen:

• maak uw evenementenquête beschikbaar tijdens het evenement door een stand op te zetten waar zij hun opmerkingen kunnen achterlaten. Op deze manier krijg je hun feedback als het vers in hun hoofd is.
• Mail de enquête een paar dagen na het evenement. Dit is een geweldige aanvulling op uw’Dank u e-mail’. Host de enquête als een formulier op uw website, zodat ze het snel kunnen invullen.
• vraag feedback via een event-app (Als u er een gebruikt). Dit is misschien wel de meest interactieve manier om feedback te ontvangen. Zorg ervoor dat de resultaten van deze enquête beschikbaar zijn voor de debriefing van uw evenement.

nodig de belangrijkste partijen uit voor uw debriefing

belangrijke spelers kunnen belangrijke informatie verstrekken omdat ze vaak een andere mening over dingen hebben. Als uw organisatie team klein is, is het prima om iedereen uit te nodigen. Als er veel personen bij betrokken zijn geweest, zorg er dan voor dat je een vertegenwoordiger van elke belangrijke functie hebt (on-site event crew, de hostinglocatie, eventuele logistieke partners, een spreker of sponsor en uiteindelijk zelfs een collega die het evenement heeft bijgewoond.

dit geeft u de mogelijkheid om waardevolle input uit verschillende gezichtspunten te verzamelen en zal toekomstige samenwerking vergemakkelijken.

Maak een gedetailleerde agenda en maak gebruik van een moderator

het is belangrijk om de belangrijkste items van uw evenement te raken: registratie, catering, setup, sprekers/entertainment, bewegwijzering/decor etc. Verder is het belangrijk om iemand aan te wijzen om de discussie te leiden, zodat het gesprek niet chaotisch wordt.

begin met uw doelstellingen, luister aandachtig om niet te vergeten een samenvatting

te maken voordat u begint met het bespreken van elk aspect van de gebeurtenis, ga snel door uw doelstellingen en doelstellingen. Dit zal u en het team helpen om de beste feedback te genereren. De eenvoudigste manier om een event debriefing uit te voeren is om een event debriefing template te gebruiken.

gebruik de gegevens en maak ze beschikbaar voor anderen

misschien wel de belangrijkste stap: zodra u gegevens hebt verzameld van uw event debriefing vergadering en/of enquête, is het belangrijk om ze te gebruiken voor alle toekomstige evenementen. Om ervoor te zorgen documenteren uw notities en actie ergens waar uw team kan op elk gewenst moment toegang.

bent u geïnspireerd om uw volgende evenement te organiseren?

neem contact met ons op via [email protected] of bellen +32 2 706 88 00 om onze sites te bezoeken in Antwerpen, Brussel of Luik. Samen zorgen we voor een vlotte organisatie van uw volgende evenement, zodat uw debriefingsessie zoveel mogelijk positieve punten bevat!
zorg ervoor dat u de innovatieve evenementtechnologieën van BluePoint gebruikt die nog meer aandacht trekken en het evenement onvergetelijk maken. Positieve feedback gegarandeerd!