Maandeinde sluitproces: hoe accounting efficiënter te maken

boekhouding is het werk dat nooit af is. Of u zich nu voorbereidt op belastingaangiften, financiële verslagleggingsgegevens presenteert of zelfs het einde van de maand uitvoert, er is nauwelijks een kans om adem te halen.

in 2017 rapporteerde het gemiddelde boekhoudteam dat het einde van de maand meer dan 8 dagen in beslag nam.

maar tijd besteed aan het einde van de maand is tijd besteed buiten toegevoegde waarde. Je hebt al een nooit eindigende lijst van taken te voltooien, en het sluitingsproces steelt uw aandacht van het maken van geld zakelijke taken en het leveren van strategische inzichten.

een duidelijk sluitingsproces aan het einde van de maand verbetert uw efficiëntie en vermindert fouten. We gaan in op de manier waarop u het beheer van uw afsluitende proces kunt ontwikkelen. Maar eerst, laten we eens kijken naar wat het einde van de maand is, en de exacte stappen die je zou kunnen nemen.

Wat is het einde van de maand?

einde van de maand verwijst naar het maandelijks verzamelen van financiële administratieve informatie, het controleren en afstemmen van gegevens.

de belangrijkste sluitingsperiode vindt plaats aan het einde van het boekjaar. Maar goede financiële tracking blijft elke dag, week en maand.

wachten tot het einde van het boekjaar om al uw financiën te verzamelen zou krankzinnig zijn, en het belastingseizoen is al moeilijk genoeg!

dus sluiten de meeste financiële teams ook elke maand de boeken, zodat ze transacties, tijdschriften en rapporten op een regelmatiger basis kunnen controleren. Het betekent ook matching zowel inkomsten en uitgaven aan de fysieke administratie-controle van ontvangsten, facturen, en andere documenten.

afhankelijk van de snelheid van uw boekhoudteam kan dit maandeinde 5 tot 10 dagen duren. Het is een belangrijk onderdeel van het financiële systeem van uw bedrijf, sinds de maand-end boekhouding:

• helpt uw financiële informatie gemakkelijk weer te geven
• houdt uw administratie gereed voor het geval u gecontroleerd wordt
• helpt toekomstige boekhoudfouten te voorkomen
• bereidt u voor op eenvoudiger en eenvoudiger belastingaangifte

door een overzicht te maken van waar uw geld elke maand komt en gaat, kunt u een duidelijk beeld krijgen van uw totale bedrijfsuitgaven. Sluit hoogtepunten waar uitgaven niet bijzonder noodzakelijk is en helpt u om de uitgaven van het bedrijf te optimaliseren.

maar een meer gestroomlijnd sluitproces aan het einde van de maand leidt tot minder fouten in uw gehele boekhoudprocedure. Dus het loont om het goed te doen.

6 belangrijke stappen voor de boekhouding op het einde van de maand

er is geen perfecte checklist op het einde van de maand, omdat alle bedrijven verschillend zijn. Sommige werken met producten, wat betekent dat ze de extra stappen van het bijhouden van beide inventaris hebben. Anderen zijn servicegericht, of hebben grote kleine kas en kantoorkosten om zich zorgen over te maken.

in het algemeen zijn er zes belangrijke stappen in het boekhoudproces aan het einde van de maand voor startende ondernemingen en KMO ‘ s:

1. debiteuren
2. crediteuren
3. rekeningafstemming
4. vaste activa
5. overzichten
6. plan ahead

debiteuren

begin met het registreren van alle gedurende de maand ontvangen inkomsten, of dit nu via contanten, facturen, leningen of andere inkomsten is. Deze stap houdt ook in dat u de juiste bedragen van klanten hebt ontvangen en achter onbetaalde facturen aanloopt.

uw financiële team moet een journaal invoeren om elk van deze transacties te registreren.

crediteuren

in tegenstelling tot inkomen is crediteuren het geld dat u elke maand uitgeeft aan aankopen en rekeningen. Je moet bijhouden hoeveel je hebt uitgegeven en aan welke producten of diensten je hebt uitgegeven, onder meer via onkostendeclaraties, factuurbetalingen en bedrijfskaarten.

rekeningafstemming

deze stap in de maandelijkse afsluiting omvat het matchen en verifiëren van elke transactie met die van de desbetreffende bank, verkoper of onderneming. Dit staat bekend als het opbouwproces.

vaste activa

grotere machines, technologie en andere activa worden soms in uw grootboek in contanten vertaald. Dit is te wijten aan de afschrijving en amortisatie proces, wat betekent dat de waarde van deze activa daalt in de tijd. Aangezien activa duur zijn, mag u de kosten van afschrijvingen spreiden in de vorm van kosten naarmate de jaren verstrijken.

het registreren van waardeveranderingen in deze activa (inclusief reparaties of afschrijvingen) is belangrijk om uw boeken stabiel te houden en plotselinge sprongen in winst of verlies te voorkomen.

overzichten

nu is het tijd om uw maandelijkse eindafrekening te organiseren, zoals de balans, winst-en verliesrekening, inkomsten-en uitgavenbladen. Natuurlijk, uw credits en debits moet een netto waarde van nul als het saldo van de rekening te houden.

financiële verslagen en verklaringen zijn ongelooflijk belangrijk voor het geven van een accuraat beeld van de financiële gegevens van de onderneming en het informeren van toekomstige strategieën.

plan vooruit

ten slotte is het tijd om vooruit te denken naar de betreffende maand en een financieel bedrijfsplan op te stellen om de belangrijkste risico ‘ s aan te pakken. Als iets deze maand bijvoorbeeld handmatig was, zou het tijd zijn om na te denken over het creëren van een automatiseringsproces. 88% van de bedrijven die automatisering toepassen kan het maandelijkse sluitingsproces binnen 6 dagen voltooien, vergeleken met slechts 40% van de bedrijven die dat niet doen.

5 tips om het einde van de maand efficiënter te maken

zoals besproken, kan het efficiënter maken van uw einde van de maand niet alleen een accuraat inzicht geven in de financiële toestand van uw bedrijf, maar ook toekomstige fouten voorkomen. Het stroomlijnen van het proces bereidt je beter voor in het geval van een audit, en voor wanneer belasting seizoen uiteindelijk rondrolt (veel te snel, mag ik toevoegen!).

zo maak je het einde van de maand efficiënter:

1. het Gebruik van templates en checklists
2. Verzamel alle transacties op één plaats
3. Back-up van uw gegevens
4. Implementeren bedrijf cut-offs
5. Automatiseren van systemen

het Gebruik van templates en checklists

Templates en checklists voor elke stap in het proces klinkt misschien ongelooflijk belasten, maar ze kan scheren hele dagen uit uw maandafsluiting proces.

het belangrijkste voordeel van het gebruik van sjablonen binnen uw maandultimo is dat ze operaties standaardiseren. Het creëren van een standaard operationele procedure is bewezen om de snelheid en nauwkeurigheid van uw maand-einde proces te verbeteren.

Eén softwarebedrijf schreef een checklist voor tekens toe als een belangrijke reden voor hun succes bij het verminderen van het einde van de maand van 3 weken tot slechts 3 dagen. Over een verbetering gesproken!

consolideer transacties

het is belangrijk om elke categorie transacties op één plaats te consolideren. We hebben het over onkosten, inkomsten en meer. Spend management software met meerdere gebruikersaccounts laat uw accountancy team controleren alle transacties bedrijfsbreed.

u kunt ook met labels werken om uitgaven gemakkelijker te categoriseren en visueel weer te geven.

back-up van gegevens

laten we eerlijk zijn, niemand zou tegenwoordig op papier moeten vertrouwen. Als u nog geen manier hebt gevonden om uw boekhoudproces online te verplaatsen, is het tijd om flexibel te worden. Maar zelfs als je toegang hebt tot digitale boekhoudsoftware of online programma ‘ s, is het belangrijk om een back-up te maken van al je documenten.

stel je voor dat je geen toegang meer hebt tot al je gegevens, rapportage en analyse? Dergelijke voorvallen kunnen het hele maandeinde-proces verdubbelen en zullen zeker een domino-effect hebben op andere boekhoudprocessen. Maak een Back-up van uw gegevens met behulp van een betrouwbaar cloudgebaseerd systeem dat veilig kan worden opgeslagen.

data voor bedrijfsbrede cut-offs communiceren

bedrijfsbrede cut-offs zijn specifieke data aan het einde van elke maand die elke werknemer moet kennen en respecteren. Zij betekenen het einde van de lopende boekhoudperiode en transacties na deze datum zullen worden overgedragen naar de volgende maand. Bijvoorbeeld, als je werkt met een freelancer die niet in te dienen hun factuur voorafgaand aan de cut-off, ze zullen meestal moeten wachten tot de volgende facturering cyclus te worden betaald.

uw financiële team gebruikt deze natuurlijk al. Maar communiceren cut-offs geeft hen genoeg tijd om taken bij te wonen, zoals het betalen van uw factuur, terwijl ook het invullen van de maand einde sluiten.

automatiseer uitgavenbeheer

de eerste stap die u kunt nemen om het leven aanzienlijk gemakkelijker te maken als het gaat om het einde van de maand?

Automatiseer uw systemen.

wist u dat u de verantwoordelijkheid voor het innen van de bon op uw werknemers kunt leggen, in plaats van hen elke maand te achtervolgen?

geautomatiseerde reconciliatie van betalingen, ingebouwde debetkaarten voor werknemers en naadloze goedkeuringen kunnen allemaal worden gedaan met behulp van de kracht van Spendesk. Klanten zeggen dat onze software bespaart ongeveer 4 dagen werk aan het einde van elke maand.

hoewel Accounting nooit echt is voltooid, kunt u tijd besparen op uw sluitingsprocessen aan het einde van de maand om de efficiëntie te verhogen en toegevoegde waarde te leveren. Natuurlijk kunnen al deze tips en trucs ook worden toegepast op het einde van het jaar en kunnen sommige van uw andere boekhoudsystemen ten goede komen.

het grote plaatje hier is dat sluitingstijd kost u kostbare tijd en energie die beter zou worden besteed aan strategische besluitvorming. Je hebt de kracht om een betere werkplektevredenheid te creëren, besparingen te creëren en een hogere winst te maken. Fix de nauwe proces vandaag, voorgoed.