Minute Book: Wat Is een zakelijk boek en waarom het belangrijk is

Wat is een minute book?

Waarom is het belangrijk om een bedrijfsboek of bedrijfsdossiers bij te houden?

Wat is opgenomen in een minutenboek en wat zijn de gevolgen van het niet-up-to-date houden van het minutenboek?

In dit artikel zullen we alles wat u moet weten over minute books opsplitsen.

bent u klaar?

laten we beginnen…

Wat is een minute book

een minute book, corporate minute book of corporate book is een officieel verslag van de interne activiteiten en beslissingen van het bedrijf.Merriam-Webster definieert een minute book als “The official written record of the transaction of the stockholders and directors of a corporation”.

het minute book is in wezen een corporate binder met de besluiten van de Vennootschap, het aandeelhoudersregister, statuten, lijst van bestuurders, statuten en alle interne bedrijfsdocumenten van de vennootschap.

wanneer u voor het eerst een bedrijf opneemt, moet u onmiddellijk al uw bedrijfsdocumenten in het minutenboek ordenen om ervoor te zorgen dat u duidelijke gegevens over het bedrijf bijhoudt.

het minutenboek geeft details over de geschiedenis van het bedrijf.

aangezien de vennootschap een rechtspersoon is die optreedt via haar raad van bestuur, moet zij de belangrijke activiteiten en gebeurtenissen in haar leven volgen en haar besluitvormingsproces documenteren.

een fysiek persoon kan een dagboek bijhouden van belangrijke gebeurtenissen in zijn of haar leven.

een vennootschap moet een register bijhouden van belangrijke beslissingen in haar leven en aantonen dat die beslissingen zijn genomen in overeenstemming met de bedrijfsregels en het recht.

het minutenboek bevat in wezen het Dagboek van het bedrijf.

wat zijn “Notulen”

notulen of Notulen van vergaderingen zijn het gedocumenteerde verslag van een vergadering of een besluit.

de Raad van bestuur van de onderneming is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het nemen van belangrijke en strategische beslissingen voor de onderneming.

zij komen over het algemeen meerdere malen per jaar bijeen om de zaken van de onderneming, het bestuur, de evaluatie van de gang van zaken en de volgende stappen te bespreken.

de secretaris van de vennootschap is belast met het opstellen van een schriftelijk verslag van wat tijdens deze vergaderingen werd besproken en de genomen besluiten.

dat is wat we de vergadering “notulen”noemen.

de notulen geven een gedetailleerd overzicht van wat er besproken is en welke besluiten door wie zijn genomen.

zodra de notulen van de vergadering zijn opgesteld, worden ze vervolgens aan elk op de vergadering aanwezig lid van de Raad voorgelegd om de inhoud ervan goed te keuren en te bevestigen.

uiteindelijk zullen de goedgekeurde notulen van de vergadering in het notulen van de onderneming worden opgenomen om een overzicht te houden van de besluitvorming en het besluitvormingsproces van de onderneming.

wat gaat er in een minutenboek

wat gaat er in een minutenboek en de inhoud ervan is over het algemeen standaard.

er zijn enkele essentiële documenten en informatie gevonden in het minutenboek voor bedrijven:

1. Statuten
2. statuten
3. Resolutie van de raad van bestuur
4. Resolutie van de aandeelhouders
5. Registreren van bestuur
6. Register van de officieren
7. Register van aandeelhouders
8. Aandeelhouder grootboek
9. Voorraad overdracht van het grootboek van
10. Abonnement overeenkomsten
11. Corporate register documenten
12. certificaten van Aandelen
13. aandeelhoudersovereenkomst
14. Optie subsidies
15. kredietopeningen
16. Wijzigingen aan de statuten of reglementen

het minutenboek geeft u informatie over de juridische structuur van de onderneming, de beslissingen die in het verleden door de bestuurders en de aandeelhouders zijn genomen, hoe de onderneming nieuwe belangrijke beslissingen kan nemen en wie de stakeholders van de onderneming zijn.

Wanneer moet u uw bedrijfsboek tonen

er zijn veel gevallen waarin u uw bedrijfsgeschiedenis en minutenboek moet produceren.

hier zijn enkele voorbeelden van gebeurtenissen die vereisen dat u het minutenboek voor uw bedrijf toont:

1. Due diligence proces
2. Verkoop van uw bedrijf
3. Overdracht van uw onderneming aan een andere persoon
4. financiering
5. onroerend goed transactie
6. de aankoop van een Voertuig
7. Seed-ronde-financiering
8. Investeerder de financiering
9. Initial public offering
10. Opening credit line faciliteiten
11. Voor fiscale doeleinden
12. audit
13. Omgaan met de overheidsinstanties

In een van de bovengenoemde omstandigheden, dan kan u gevraagd worden om aan te tonen dat uw bedrijf de geschiedenis is goed gedocumenteerd en dat de belegger of financieringsmaatschappij transacties met u uitvoert op basis van volledige kennis van de bedrijfsstatus en geschiedenis van uw bedrijf.

als uw corporate records-boek onvolledig of niet gedocumenteerd is, kan dat uw transactie vertragen of zelfs in gevaar brengen.

zorg er dus voor dat u uw gegevens up-to-date houdt.

heb ik een minute book

nodig het korte antwoord is ja!

Wat is het belang van een minutenboek?

u hebt een minutenboek nodig om de geschiedenis van het bedrijf te kunnen lezen.

in zekere zin is het niet het eigenlijke minutenboek dat belangrijk is, maar alle inhoud die u nodig hebt om erin te behouden.

In het leven van uw bedrijf moet u in veel gevallen teruggaan naar uw bedrijfsnotulen om bewijs te leveren van eerdere beslissingen of acties van het bedrijf.

als uw onderneming bijvoorbeeld een belangrijke kredietlijn bij de bank had genomen, aandelen had uitgegeven in het kader van bedrijfsfinanciering of seed-roundfinanciering of mogelijk aandelen van bepaalde aandeelhouders had teruggekocht, moet u de gegevens in uw bedrijfsnotulen verstrekken om aan te tonen dat dergelijke beslissingen werden genomen in overeenstemming met de regels en wetten van de onderneming.

als een bedrijf zijn corporate book verwaarloost en er niet in slaagt om bedrijfsnotulen bij te houden met betrekking tot zijn belangrijke beslissingen, kan het uiteindelijk een hoop juridische kosten betalen om de geschiedenis van het bedrijf na te bootsen.

de onderneming moet mogelijk betalen om belangrijke beslissingen uit het verleden te documenteren en aan te tonen dat haar beslissingen uit het verleden naar behoren zijn goedgekeurd door de Raad van bestuur en aandeelhouders van de onderneming.

Hoe organiseer je een minutenboek

het organiseren van een minutenboek is in principe geen ingewikkeld proces.

natuurlijk kunnen er significante verschillen zijn tussen de behandeling van het minutenboek voor een grote multinationale winkel en een lokale kleine winkel.

hoe houdt u een minute book bij?

uw minutenboek moet minimaal bevatten:

1. Uw statuten of oprichtingsakte, samen met alle wijzigingen
2. Uw bedrijf statuten, samen met alle wijzigingen
3. Het registreren van uw raad van bestuur
4. de resolutie en De minuten van de eerste organisatie-meeting
5. de Notulen van de raad van bestuur en de vergaderingen
6. Aandeelhouder resoluties waarin alle aandeelhouders goedkeuringen
7. Vennootschap, de aandeelhouders en het register van aandelen op

Elk bedrijf kan zelf beslissen welke informatie u wilt bewaren in hun minuut boek.

vaak moet alle informatie die mogelijk van invloed kan zijn op het bedrijf als entiteit in de corporate book worden bewaard.

Wat gebeurt er als mijn minutenboek niet up-to-date is

u kunt met belangrijke gevolgen worden geconfronteerd als uw bedrijf geen up-to-date en goed gedocumenteerd boek met records heeft.

vaak zien bedrijven een belangrijke transactie vertraagd of zelfs ontspoord als gevolg van de ontoereikendheid van hun minutenboek.

u hebt bijvoorbeeld hard gewerkt om een investeerder te vinden die in uw bedrijf kan investeren.

u hebt de beleggingsfondsen hard nodig.

Oops, er is een probleem!

de belegger wil niet beleggen totdat uw bedrijf de beslissingen uit het verleden goed kan laten zien en documenteren.

de investeerder wil er zeker van zijn dat de onderneming in het verleden niemand zijn rechten heeft geschonden, dat zijn beslissingen in overeenstemming zijn met de wet en de bedrijfsvoorschriften.

zonder het comfort dat de activiteiten van de onderneming regelmatig waren, ziet de investeerder risico ‘ s.

hier is een korte lijst van gevallen waarin een bedrijf potentiële gevolgen kan ondervinden van het niet bijhouden van zijn minute book:

1. Standaard in de verplichte wettelijke registraties
2. Blootstelling aan juridische sancties voor de regelgeving niet-naleving
3. Meer uitgebreide audit in het kader van een verkoop transactie
4. de Raad van bestuur onderworpen aan een rechtszaak, afhankelijk van de aard van de niet-beslissing
5. Mogelijk aandeelhouder rechtszaak voor ongedocumenteerde beslissingen die van invloed aandeelhouder rechten
6. De voormalige bestuurders steeds verantwoordelijk voor de acties van het nieuwe bestuur als de wijziging was niet gedocumenteerd
7. Onmogelijkheid om de geschiedenis van het bedrijf aan de tevredenheid van een belangrijke investeerder

de intensiteit van de gevolgen kan variëren afhankelijk van de aard van de beslissing, de omvang van de onderneming, mogelijke wetsovertredingen en het aantal belanghebbenden dat mogelijk door de beslissingen van de onderneming wordt getroffen.

het is het beste om te overleggen met een bedrijfsjurist om ervoor te zorgen dat u uw bedrijfsnotulen correct onderhoudt om onnodig risico te vermijden.

afhaalmaaltijden

the company minute book is het officiële verslag van de geschiedenis van het bedrijf sinds de oprichting.

ondernemingen zijn verplicht een gedetailleerd register bij te houden van bedrijfsdocumenten, besluiten en transacties.

gewoonlijk wordt het corporate book op het bedrijfsnotulen gehouden op het hoofdkantoor van het bedrijf.

het bedrijfsboek bevat:

1. Statuten
2. Registreren van bestuurders en functionarissen
3. – Resoluties van de raad van richting
4. Resolutie van de aandeelhouders
5. de Raad minuten
6. Register van aandeelhouders
7. Register van overdracht van
8. Regelgevende de indiening van de documenten

En nog veel meer.

als u het minute book van uw bedrijf naar behoren onderhoudt en ervoor zorgt dat de inhoud ervan up-to-date is, minimaliseert u effectief de risico ‘ s voor het bedrijf en de bestuurders die het bedrijf runnen.

de Raad van bestuur zal het comfort hebben dat zijn beslissingen goed gedocumenteerd zijn en in de bedrijfsadministratie worden bewaard.

de aandeelhouders hebben de verzekering dat zij elke door de wet vereiste beslissing van de Raad van bestuur hebben goedgekeurd.

derden zoals banken, investeerders, overheden, auditors of advocaten kunnen snel een gedetailleerde geschiedenis van de onderneming zien en hebben het comfort dat de beslissingen en activiteiten van de onderneming in het verleden in overeenstemming waren met haar interne regels en de wet.

het goed onderhouden van de minuut is van cruciaal belang voor een bedrijf om zijn geschiedenis te documenteren.

heeft u een ervaring die u met ons wilt delen met betrekking tot het corporate records boek?

we horen graag van u.