non-discrimination testing: 401(k) compliance

bij Human Interest werken we dagelijks aan non-discrimination testing (NDT) voor kleine bedrijven. We houden de accounts van al onze klanten in de gaten om ze op de hoogte te stellen wanneer ze het risico lopen failliet te gaan, en we helpen bij het opzetten van plannen die ervoor zorgen dat ze sowieso niet failliet gaan—alles inbegrepen. Het kan lastig zijn, en omdat we geen goede bron hebben gevonden die alle componenten van NDT op een eenvoudige, eenvoudige manier uitlegt, hebben we besloten om onze eigen gids te maken!

Als u helemaal nieuw bent in de wereld van NDT, raden we u aan om de onderstaande secties te lezen om de basis te begrijpen. In onze post over Safe Harbor 401(k)-plannen gaan we dieper in op het uitvoeren van NDT en meer bezwarende subonderwerpen.

we hopen dat u het nuttig vindt! Als u op zoek bent naar het opzetten van een 401(k) U kunt vertrouwen over, contact opnemen met ons team en we zullen blij zijn om alle andere vragen die u hebt te beantwoorden.

acroniemen: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

we zullen verschillende acroniemen gebruiken in onze walkthrough van nondiscriminatietests. Om ervoor te zorgen duidelijkheid, we hebben ze hieronder (deze worden nader besproken in de volgende paragrafen):

• NDT: non-Discriminatie testen

• kmo ‘ s: Kleine en middelgrote onderneming, meestal een bedrijf met minder dan 100 werknemers

• HCE: Zeer gecompenseerd medewerker

• NHCE: Niet-sterk gecompenseerd medewerker

• ADP-Test: de Werkelijke uitstel percentage test

• ACS-Test: de Werkelijke bijdrage percentage test

Wat is non-discriminatie testen?Het non-Discriminatieonderzoek vereist dat werknemers met een bepaalde status (hooggecompenseerde werknemers en sleutelfiguren) binnen een bepaald bijdragepercentage blijven, zoals bepaald door het bijdragepercentage van Nhce ‘ s. (We zullen deze termen te definiëren en een overzicht van de verschillende tests en benaderingen in meer detail hieronder.)

deze tests meten de participatieniveaus van HCE ‘s en Nhce’ s om ervoor te zorgen dat de plannen niet te veel door HCE ‘ s worden gebruikt. Deze tests volgen federale voorschriften die zijn vastgesteld voor elk type van uitkering plan, met inbegrip van pensioenregelingen. Het planjaar in kwestie wordt vaak het “determinatiejaar” genoemd.”

terwijl de tests zich richten op participatieniveaus voor alle soorten werknemers binnen een organisatie, kunnen meerdere factoren een rol spelen in die participatie—en of een bedrijf slaagt of niet voldoet aan de non-discriminatietests.

waarom bestaan er nondiscriminatietests voor 401 (k) – plannen?

omdat de Amerikaanse regering aanzienlijke belastingvoordelen biedt via pensioenspaarregelingen van 401(k), willen zij ervoor zorgen dat de plannen niet oneerlijk ten goede komen aan de eigenaars van ondernemingen (sleutelfiguren) en HCE ‘s boven Nhce’ s. Om ervoor te zorgen dat een 401(k) plan is niet “discrimineren” of ten gunste van specifieke werknemers, moet het slagen voor een reeks van jaarlijkse tests. Deze verantwoordelijkheid ligt bij het bedrijf dat de 401(k) aan zijn werknemers aanbiedt.

hoewel de meeste traditionele grote bedrijven geen problemen hebben om te slagen, zijn de tests niet ontworpen met Start-ups en KMO ‘ s in het achterhoofd en kunnen ze verwarrend en moeilijk te navigeren zijn. Maar wees niet ontmoedigd—je doet een groot ding door het aanbieden van een 401 (k) aan uw werknemers. We zijn hier om het compliance gedeelte wat minder intimiderend te maken. Weet dat de IRS niet probeert om je weg te jagen van het opzetten van een 401 (k). In feite moedigt de regering werkgevers aan om pensioenuitkeringen aan te bieden door middel van belastingkredieten en aftrekposten (zie de artikelen voor werkgever 401(k) bijdragebelasting en 401(k) kosten voor werkgevers).

HCE (zwaarbetaalde werknemers) en NHCE (niet-zwaarbetaalde werknemers)

een HCE wordt technisch gedefinieerd als een werknemer die voldoet aan een van de volgende kwalificaties, zoals beschreven door de Dienst Interne inkomsten:

• eigendom: Om te bepalen wie een HCE is als gevolg van eigendom, moeten we twee perioden evalueren: het planjaar dat wordt getest (het determinatiejaar) en het voorgaande jaar (het terugkijkjaar). Als een werknemer meer dan 5% van het belang in het bedrijf bezat op enig moment tijdens het determinatiejaar of het terugkijkjaar, ongeacht hoeveel compensatie die persoon verdiende of ontving, is die persoon een HCE. Werknemers die gerelateerd zijn aan een HCE op basis van eigendom zullen ook worden behandeld als HCE ‘ s (“gerelateerd” wordt gedefinieerd door familietoeschrijving—echtgenoot, kinderen, ouders en grootouders—maar niet schoonfamilie, broers en zussen, of kleinkinderen).

• compensatie: compensatie wordt gedefinieerd door de IRS omvat lonen en salarissen, bonussen, tips, en extralegale voordelen. Bij het bepalen wie een HCE is als gevolg van compensatie, overwegen we alleen compensatie in het terugblik jaar. Een werknemer zal een HCE op basis van de vergoeding als de werknemer jaarlijkse vergoeding in het terugblik jaar was $ 135.000 of meer (als het voorgaande jaar is 2021). Het plan kan het aantal HCE ‘ s op basis van compensatie beperken door in het plandocument te kiezen voor de “top paid Group election”, zoals hieronder verder wordt uitgelegd. HCE ‘s en Nhce’ s sluiten elkaar uit, zodat alle andere in aanmerking komende werknemers die niet aan de bovenstaande tests voldoen, als Nhce ‘ s worden beschouwd.

bijvoorbeeld, als NDT wordt uitgevoerd voor het planjaar 2021 (het determinatiejaar), zullen we zoeken naar HCEs op basis van compensatie betaald in 2020—en we zullen zoeken naar HCEs op basis van eigendom in zowel 2020 als 2021.

nieuw middenjaarswerknemers: houd er rekening mee dat een hoogbetaalde werknemer in het eerste jaar geen HCE zal zijn op basis van beloning, omdat hij in het terugkijkjaar geen beloning heeft. Dus, je hebt misschien meer NHCEs dan je denkt!

Noot voor zware HCE-ondernemingen: Een optionele top 20% onderscheiding wordt de ” top betaalde groepsverkiezing.”De” top-paid groep ” is de top 20% compensatie van de gehele deelnemersgroep. Deze karakterisering wordt normaal gesproken alleen gebruikt wanneer er een relatief groot aantal HCE ‘ s is. Dit is een zeer specifieke use case, dus als je hier vragen over hebt, laat het ons weten! Het plan document moet de top betaalde groep verkiezing specifiek bevatten voordat het kan worden gebruikt.

sleutelfiguren

los van het onderscheid tussen HCE en NHCE wordt iemand als sleutelfiguur beschouwd indien aan een van de onderstaande kwalificaties wordt voldaan voor het determinatiejaar (het jaar dat wordt getest op top heavy status)):

• compensatie: elke ambtenaar wiens jaarlijkse vergoeding is $ 200.000 of meer (voor het determinatiejaar 2022; $ 185.000 voor het determinatiejaar 2021).

• eigendom of relatie: elke werknemer die meer dan 5% van het bedrijf bezit, of is rechtstreeks verbonden met iemand die dat wel doet.

• eigendom en compensatie: elke werknemer die meer dan 1% van het bedrijf bezit en meer dan $150.000 verdient (niet geïndexeerd).

de standaardbenaderingen: ADP-test en ACP-test

de ADP-en ACP-tests zijn van toepassing op” traditionele ” 401(k)-plannen (d.w.z. niet-veilige havenplannen).

Actual deferral percentage (ADP) test

deze test vergelijkt Het gemiddelde percentage van het salaris dat deelnemende HCEs uitstellen met het gemiddelde percentage dat NHCEs uitstellen. Dit percentage laat zien hoe relatief betrokken bij het plan elk type werknemer is in een oogopslag. Deze test niet onthullen het totale aantal of percentage van de werknemers die het maken van uitstel. In plaats daarvan, het meet het niveau van betrokkenheid.

er zijn twee percentages die u moet berekenen:

1. jaarlijkse HCE-bijdragepercentage: groepeer de HCE ‘ s samen en bereken het gemiddelde jaarlijkse uitstelpercentage voor werknemers als percentage van hun totale beloning.

2. jaarlijkse NHCE-bijdrage: Groepeer de niet-HCE ‘ s samen en bereken het gemiddelde jaarlijkse uitstelpercentage voor werknemers als percentage van hun totale beloning.

deze tabel geeft een causaal verband weer: het jaarlijkse NHCE-bijdragepercentage bepaalt de maximaal toegestane bijdrage voor de HCE ‘ s. Als de NHCEs bijvoorbeeld 1% bijdroegen, kan de HCE gemiddeld slechts 2% bijdragen (of lager).

Een toelichting op de berekening van HCE lonen door voorafgaande jaar versus huidige jaar: “vorig jaar” betekent dat het gemiddelde uitstel tarief voor HCEs in het huidige jaar (dat wil zeggen het te testen planjaar) zal worden vergeleken met het gemiddelde uitstelpercentage voor de Nhce ‘ s van het voorafgaande kalenderjaar. Dit is over het algemeen voordelig, omdat u de HCE-limiet van tevoren kent (zie de tabel in de ADP-testsectie hierboven), in plaats van te proberen te beheren tegen een bewegend doel dat gedurende het hele jaar verandert. Het effect van een eventuele toename van de deelname als gevolg van educatieve campagnes zal echter pas volgend jaar worden erkend.

als u een nieuwe 401(k) installeert die gebruik maakt van voorafgaande jaarstesten, hebt u geen “vorig jaar” om mee te vergelijken—dus, de IRS stelt u in staat om 3% aan te nemen als het gemiddelde van niet-zwaarbetaalde werknemers (de linkerkolom in de ADP-testtabel). Voor uw eerste jaar van het beheer van een 401(k), uw sterk gecompenseerde werknemers zullen in staat zijn om bij te dragen tot 5% van hun vergoeding gemiddeld Als u ervoor kiest om gebruik te maken van het voorafgaande jaar testverkiezing.

een plan kan er ook voor kiezen de” lopende jaar ” – testmethode te gebruiken. Deze methode vergelijkt het HCE-gemiddelde uitstelpercentage voor het lopende jaar met het nhce-gemiddelde uitstelpercentage voor het lopende jaar. Een plan kan worden gewijzigd om te allen tijde over te schakelen van testen van het vorige jaar naar tests van het huidige jaar. Zodra de wijziging is goedgekeurd, moet het plan echter in het algemeen gedurende vijf opeenvolgende jaren de methode van het lopende jaar gebruiken voordat wordt overgeschakeld op de methode van het vorige jaar.

werkelijke bijdragepercentage (ACP) – test

deze test is alleen van toepassing op ondernemingen die een 401(k)-match of na belastingen aanbieden. De berekeningen en uitsplitsingen zijn dezelfde als bij ADP, maar zij omvatten werkgeversbijdragen en bijdragen na belastingen bij de berekening van een gemiddeld premiepercentage voor HCE ‘s en Nhce’ s.

een derde “test”: de top-heavy bepaling

hoewel technisch gezien geen non—discriminatietest is, kan deze bepaling resulteren in vereiste bijdragen aan uw deelnemers-dus we leggen het hier uit. De top-heavy test kijkt of belangrijke werknemers meer dan 60% van de totale fondsbeleggingen bezitten door het rekeningsaldo van belangrijke werknemers te vergelijken met niet-belangrijke werknemers met behulp van gegevens van de laatste dag van de voorafgaande testperiode van 12 maanden. Voor het eerste jaar van de regeling (geen activa in het voorgaande jaar) wordt de topzware bepaling gedaan op de laatste dag van het lopende jaar.

als het totale saldo van de belangrijkste werknemers meer bedraagt dan 60% van de belangrijkste en niet-essentiële saldi, is het plan topzwaar. Als een plan topzwaar is, moet de werkgever over het algemeen een minimumbijdrage van 3% van de vergoeding van elke niet-belangrijke deelnemer betalen. Elke werkgeversbijdrage voor het jaar (bv. match, winstdeling, safe harbor-bijdragen) kan worden gebruikt om een topzware minimumbijdrage aan een deelnemer te compenseren.

actiestappen voor de ADP -, ACP-en top-heavy-tests

om ervoor te zorgen dat het 401(k)-plan van uw bedrijf niet discriminerend of top-heavy is, is het wettelijk verplicht dat uw 401(k) – beheerder jaarlijks tests uitvoert. Wij pleiten sterk voor proactieve, regelmatige monitoring en tracking van bijdragepercentages (Human Interest kan uw bedrijf hierbij helpen). Het hele jaar door waakzaam blijven kan uw bedrijf helpen om werknemers inhouding aanpassingen te maken als dat nodig is zonder het risico dat de tests mislukken of grote aanpassingen moeten doen tegen het einde van het planjaar.

het is belangrijk dat werkgevers Nhce ‘s gedurende het hele jaar aanmoedigen bij te dragen aan hun 401(k) – plannen, zodat de verhouding niet te sterk wordt scheefgetrokken ten opzichte van de HCE’ s. Dit is zowel een nuttig ding om te doen vanuit een NDT perspectief en een goede zaak om te doen voor uw medewerkers in termen van financiële geletterdheid. (Opmerking: zoals eerder besproken, het voordeel van verhoogde nhce inschrijving zal worden uitgesteld voor plannen met behulp van voorafgaande jaar testen.).

hier zijn drie tips om hun bijdragepercentages te verhogen die proactief kunnen worden gedaan vóór jaarlijkse tests:

1. automatisch inschrijven van werknemers in uw 401 (k) plan: dit blijkt de totale participatiegraad te verhogen. Uit sommige gegevens blijkt namelijk dat bij nieuwe werknemers de automatische inschrijving de participatiegraad in toegezegde-bijdrageplannen tot 91% verhoogt.

2. maak de 401 (k) ervaring eenvoudig: Human Interest ‘ s dashboard is ongecompliceerd en gemakkelijk voor werknemers te gebruiken, waardoor ze meer kans om zich aan te melden en hun bijdragen aan te passen als dat nodig is.

3. onderwijs NHCEs over het belang van het bijdragen aan een 401(k): niet alleen voor het helpen van het bedrijf passeren NDT, maar voor hun eigen financiële toekomst.

aan de andere kant (maar om dezelfde ratio-behoudende redenen), moet u uw HCE ‘ s dat er een limiet aan hoeveel ze kunnen bijdragen (lees 401(k) bijdrage limieten). Als goed gecommuniceerd, ze moeten begrijpen dat een dergelijke cap nodig is, zodat het bedrijf niet IRS compliance tests niet falen—vooral als het alternatief is niet met een pensioenuitkering op alle. Dit is een veel beter scenario voor alle betrokkenen dan het hebben van uw HCEs te melden nadat ze al te veel hebben bijgedragen dat ze mogelijk moeten worden terugbetaald.

als het vermoeden bestaat dat uw plan topzwaar is, kunt u ook belangrijke werknemers uitsluiten of hen vragen om niet bij te dragen voor het lopende planjaar, zodat de werkgever de 3% topzwaar minimumbijdrage kan vermijden, indien nodig.

The easy way: Safe harbor design

met behulp van een safe harbor plan design wordt het plan automatisch vrijgesteld van de ADP-en ACP-tests (in de meeste gevallen). Zolang je in een planjaar geen extra bijdragen levert, kan je 401 (k) automatisch worden vrijgesteld van de top-heavy test.

voors van een veilige haven ontwerp:

• helpt bedrijven automatisch ADP en ACP testen, kan voldoen aan top-zware testvereisten

• biedt een enorme stimulans voor werknemers om te sparen voor hun toekomst en stelt alle werknemers in staat om de maximaal toegestane bedragen bij te dragen aan hun 401(k).

• inclusief een verplichte, fiscaal aftrekbare werkgeversbijdrage aan een 401(k), die ook een voordeel kan bieden voor het werven en behouden van getalenteerde werknemers

nadelen van een veilige haven ontwerp:

• in het kader van het safe harbor-ontwerp moet u zich inzetten voor een jaar (dat jaarlijks moet worden verlengd).

• beëindigingskosten kunnen door sommige 401(k) recordkeepers in rekening worden gebracht als u ooit van gedachten verandert (hoewel Human Interest nooit transactiekosten in rekening brengt)

• er zijn specifieke termijnen. Als u besluit een safe harbor-bijdrage aan te bieden, kunt u zich beperken tot het starten ervan op een bepaald moment.

• het kan relatief duur zijn, afhankelijk van de salarissen van uw medewerkers.

Wat gebeurt er als ik faal bij NDT? Wat kan ik doen?

Ten eerste willen we zeggen dat falende non-discriminatietesten heel gewoon zijn, en je moet je niet schamen of gestrest zijn! Als u snel corrigerende maatregelen neemt, is het vrij eenvoudig op te lossen—en u moet negatieve gevolgen en sancties op lange termijn vermijden.

Human Interest en NDT

Human Interest is een online 401 (k) provider, en omdat we met veel kleine bedrijven werken, hebben we meerdere klanten geholpen NDT-problemen aan te pakken en op te lossen. Hier zijn enkele manieren waarop we cliënten kunnen helpen bij het testen van non-discriminatie:

• bieden werkgevers een eenvoudig te gebruiken dashboard waarin ze kunnen kijken naar statistieken op hoog niveau over de premiepercentages voor werknemers.

• Communiceer aan uw medewerkers de regels van IRS testen, zowel tijdens de training en ook door middel van meldingen op onze website.

• bijdragen van alle werknemers, met name niet-zwaarbetaalde werknemers, aanmoedigen door middel van gebruiksgemak en financiële geletterdheid.

• adviseren werkgevers over de optie om werknemers automatisch in te schrijven, zodat ze opt-out in plaats van opt-in, die ook de participatiegraad verbetert.

• maak de vereiste terugbetalingen aan HCES, indien nodig, zodat er geen fiscale sancties aan de betrokken werkgever zal zijn.

Human Interest kan helpen uw bedrijf ontdekken welk plan ontwerp het beste is voor uw budgetten, behoeften, en plausibele testscenario ‘ s. En als het testen met een vorige provider mislukt is, kunnen we helpen de oorzaak van het probleem te achterhalen. Door u te begeleiden bij het 401 (k)—installatieproces, kunnen we uw bedrijf helpen NDT-problemen te voorkomen-zodat u zich kunt concentreren op de Kernfuncties van uw bedrijf.

we hopen dat u deze handleiding nuttig vond. Als u op zoek bent naar een geweldige 401(k) voor uw medewerkers, Klik hier om meer informatie over Human Interest aan te vragen.