Projectbeoordeling-definitie en stappen

wanneer een organisatie een oplossing voor een bepaald bedrijfsprobleem wil vinden en de beste manier wil vinden om die oplossing te implementeren, moet zij een project plannen en ontwikkelen dat een effectief actieplan kan bieden om het probleem aan te pakken door de oplossing te implementeren.

deze organisatie moet een beoordeling geven van het potentiële project om er zeker van te zijn dat het project echt effectief is omdat het de juiste oplossing ondersteunt en het vereiste probleem oplost. In deze context dient projectbeoordeling management als het belangrijkste proces van het analyseren en goedkeuren van het project.

In dit artikel zal ik het beoordelingsproces van het project en de belangrijkste stappen ervan beschrijven. Ik hoop dat mijn artikel zal u helpen leren hoe te evalueren en te beoordelen projecten. Aan het eind van het artikel geef ik een link naar het projectbeoordelingssjabloon, dat een meer gestructureerde manier is om het beoordelingsproces te verklaren.

Wat is projectbeoordeling? – Definitie

voordat we het hebben over de definitie van projectbeoordeling, wil ik graag een interessant verhaal uit mijn leven vertellen. Hier is dat verhaal.

omdat ik een PMP ben en een ruime ervaring heb in het managen van verschillende soorten projecten, heb ik me altijd afgevraagd hoe mijn buurman, die vrachtwagenchauffeur is en daardoor geen ervaring heeft in projectbeoordelingsmanagement, al die “projecten” kon doen zonder voorafgaande beoordeling en analyse van het oorspronkelijke concept, probleem en oplossing. Met de “projecten” bedoel ik de activiteiten die mijn buurman deed toen hij de garage in zijn achtertuin bouwde, de keuken renoveerde, zijn truck repareerde, zelfs sprak met de postbode, enzovoort. Mijn wonder was dat deze persoon geen idee heeft van projectbeoordeling en management, maar hij kan succesvolle “projecten” doen, zelfs zonder te begrijpen dat dit projecten zijn.

op een dag nam ik al deze gedachten mee en ging naar mijn buurman. Ik wilde weten hoe hij succes bereikte zonder gebruik te maken van project, taxeren of wat dan ook dat ik zou kunnen beschouwen als het evaluatieproces. Toen ik hem ontmoette in zijn gerenoveerde keuken, was ik verrast om te zien dat hij een voorlopig plan maakte voor zijn volgende project: de aankoop van een nieuwe auto. Hij zat aan de kleine keukentafel en schreef iets op een groot blad van een krant (“Daily News” als het preciezer is). Ik liep dicht bij de tafel en zag veel woorden en zinnen onderstreept en doorgestreept, met meerdere pijlen en cirkels op het vel papier. “Wat ben je aan het doen,” – dat is wat ik vroeg. “Zie je het niet? Ik probeer mijn nieuwe aankoop te plannen. Weet je nog die grote Mercedes die ik je vorige maand liet zien in het magazine van de vrachtwagenchauffeur? Ik heb besloten om het te kopen. En nu wil ik alles vooruit plannen, om mislukking te voorkomen, Weet je”.

ik zat aan tafel bij mijn buurman en hij vertelde me over zijn plannen. Ik kwam erachter dat hij altijd een plan maakte voordat hij iets belangrijks of ongewoons deed voor zijn dagelijks leven, bijvoorbeeld garagebouw of keukenrenovatie. Hij gebruikte nooit documenten en sjablonen maar gewoon een blad van een krant omdat, zoals hij met een glimlach zei, “kranten liegen altijd, maar mijn verslagen en plannen zullen de realiteit meer “realistisch” en pragmatisch maken” (Ik kan nog steeds niet helemaal begrijpen wat hij bedoelde).

ik ga u niet irriteren door onze Conversie opnieuw te vertellen in deze tekst. Ik wil je gewoon concentreren op het belangrijkste idee achter dit verhaal: vaak mensen onbewust gebruik maken van de methoden en technieken van projectbeoordeling en evaluatie om de kansen op succes van hun inspanningen te bepalen. Voordat ik in de keuken van mijn buurman zag hoe kranten konden worden gebruikt voor het beoordelingsproces, dacht ik dat alleen formele documenten en papieren de tools waren om een professioneel drive-project te beoordelen. Maar nu Weet ik zeker dat iedereen een beoordeling kan doen; het enige wat je moet onthouden is dat elk soort project het juiste niveau van kennis en competenties vereist om een goed projectbeoordelingsverslag te genereren. En dat is alles … laten we de definitie van projectbeoordeling geven.

Definiëren van Project Taxatie

projectbeoordeling is een consistent proces van het herzien van een bepaald project en de evaluatie van de inhoud goed te keuren of te verwerpen dit project, door middel van het analyseren van het probleem of moeten worden aangepakt door het project, het genereren van oplossingen (alternatieven) voor het oplossen van het probleem, het selecteren van de meest haalbare optie, het uitvoeren van een haalbaarheidsanalyse van die optie, het maken van de oplossing verklaring, en het identificeren van alle mensen en organisaties die zich bezighouden met of betrokken zijn bij het project en de verwachte resultaten. Het is een poging om het project te rechtvaardigen door middel van een analyse, die een manier is om de haalbaarheid en de kosteneffectiviteit van het project te bepalen.

het beoordelen van een project betekent dat de voorgestelde oplossing wordt getoetst aan het vermogen om het vastgestelde probleem of de vastgestelde behoefte op te lossen. Sommige PM methodologieën en gidsen (bijvoorbeeld PMBOK) beschouwen de technische en financiële projectbeoordeling als een onderdeel van de initiatie-of preplanningsfase. PRINCE2 stelt voor de business case te ontwikkelen, een vorm van projectformulering en-beoordeling. De methode 123 (MPMM, die is gebaseerd op PMI en PRINCE2 normen) maakt ook gebruik van de business case voor de voorbereiding van een voorgesteld project voor haalbaarheidsanalyse en beoordeling.

projectevaluatiebeheer is een essentiële fase van elk project, ongeacht de aard, het type en de omvang ervan. Deze fase is het eerste punt van de pre-planning of initiatiefase. Zonder een project te hebben beoordeeld, is het Financieel en technisch onredelijk om door te gaan met verdere planning en ontwikkeling. Het maakt niet uit of u een nieuwe auto gaat kopen (bijv. project van mijn buurman), het bouwen van een gebouw, het verbeteren van een bedrijfsproces, het bijwerken van een netwerksysteem, het uitvoeren van een marketingcampagne, het bouwen van een garage, of een ander initiatief, moet u een voorlopige beoordeling en beoordeling van uw onderneming te maken om er zeker van te zijn dat u een vereiste en noodzakelijke verandering aan uw omgeving zal doen.

projectbeoordeling: belangrijkste stappen

verschillende PM-methodologieën maken gebruik van verschillende benaderingen en technieken voor het ontwikkelen van een projectbeoordeling. In mijn praktijk gebruiken we een methode die het beoordelingsproces beschouwt als een reeks van 4 stappen die een scala aan substappen en taken hebben. In deze checklist kunt u de volledige hiërarchie met de details bekijken. Ik ga een overzicht geven van de stappen. Als je dieper wilt gaan, lees dan de checklist.

Stap # 1. Conceptanalyse

de eerste stap vereist dat u (als projectbeoordelaar of analist) een reeks analyses uitvoert om het concept van het toekomstige project te bepalen en het Besluitvormingspakket ter goedkeuring aan het senior management (projectsponsors) te verstrekken. Het betekent dat je nodig hebt om de probleem-oplossing analyse die het probleem/de noodzaak om te worden aangepakt en de oplossing die moet worden gebruikt om het probleem te behandelen bepaalt uit te voeren. De oplossing moet worden geanalyseerd op kosteneffectiviteit en haalbaarheid (verschillende projectbeoordelingsmethoden en-technieken kunnen worden gebruikt). Ook moet je stakeholders identificeren (die mensen en organisaties die betrokken zijn bij of getroffen zijn door het probleem en/of de oplossing) en hun behoeften analyseren (hoe ze zich verhouden tot het probleem en/of de oplossing). Je moet immers een beslissingspakket ontwikkelen dat de probleemstelling, het oplossingsvoorstel, de stakeholderlijst en de financieringsaanvraag omvat. Dit pakket wordt dan ter goedkeuring (of afwijzing) voorgelegd aan de sponsor. Als de sponsor het projectconcept goedkeurt, kunt u doorgaan naar de volgende stap.

Stap # 2. Conceptbeschrijving

in deze stap moet u een samenvatting van het projectconcept opstellen om de doelstellingen, doelstellingen, brede reikwijdte, tijdsduur en verwachte kosten te definiëren. Al deze gegevens zullen worden gebruikt om het concept te ontwikkelen. Je moet een project statement document dat de project missie, doelstellingen, doelstellingen en visie specificeert ontwikkelen. Vervolgens Maak je een brede scope statement dat de grenzen, deliverables advertentie eisen van uw inspanning specificeert. Tot slot maak je een voorlopige planning template die een geschatte duur van het project bepaalt, en vervolgens het ontwikkelen van een kostenprognose document op basis van kostenramingen en berekeningen.

Stap # 3. Projectorganisatie

u gebruikt de Conceptinstructies om een organisatiestructuur van uw project te bepalen. Deze structuur moet worden ontwikkeld en toegelicht in het organisatieschema van het Project. Het document behandelt onderwerpen als governancestructuur (rollen en verantwoordelijkheden), teamvereisten en samenstelling, implementatiebenadering, prestatiemaatstaven, andere informatie. Het idee achter het organisatieschema van het Project is om een visuele representatie te creëren van de rollen, verantwoordelijkheden en hun relaties en welke mensen/organisaties worden toegewezen aan welke rollen en taken binnen het project.

Stap # 4. Goedkeuring van het Project

in de laatste fase moet u alle voorgaande stappen bekijken en ze samenbrengen in een enkel document dat de projectbeoordeling wordt genoemd. Dit document bevat een samenvatting van alle schattingen en evaluaties die zijn gemaakt om het projectconcept te rechtvaardigen en te controleren of de voorgestelde oplossing het geïdentificeerde probleem aanpakt. De financiële, de kosteneffectiviteit en de haalbaarheidsanalyses zullen dienen als methoden voor de beoordeling van het project om het project goed te keuren. Het document moet worden voorgelegd aan de snooper stakeholders (de klant, de sponsor) voor beoordeling en goedkeuring. Als de beoordeling wordt goedgekeurd, dan gaat het project naar de volgende fase, de planning.

soorten projectbeoordeling

projectbeoordeling maakt gebruik van de volgende twee belangrijke typen:

• resultaatgerichte beoordeling
• financiële beoordelingen (kosten-batenanalyse))

1. Resultaatgerichtheid

het gebeurt aan het begin van een project voordat er geld of andere materiële kosten worden gemaakt.

Resultatenoriëntatie projectbeoordeling is gericht op het identificeren en voorspellen van risico ‘ s en hun effecten op het leveren van de resultaten die in het projectplan en contract waren gepland. Dit type beoordeling omvat het identificeren van risico ‘ s op basis van projectmanagementprocessen zoals het initiëren van processen, planningsproces, het uitvoeren van proces en het beheersen van proces.

resultaatgerichtheid projectbeoordeling is ook gericht op het op elkaar afstemmen van de werkelijke en voorspelde resultaten en ervoor te zorgen dat ze allemaal in overeenstemming zijn met de projectdoelstellingen en-doelstellingen.

2. Financiële beoordeling (kosten-batenanalyse)

dit soort projectbeoordeling wordt uitgevoerd om te beoordelen of een financieringsaanvraag (of een investering) kan worden gerechtvaardigd door voorspelde besparingen of inkomsten nadat het is voltooid.

kosten-batenanalyse is een planningstool waarmee u kunt bepalen of een investering een bevredigend rendement voor uw organisatie oplevert. Het vergelijkt de investering of verandering met zijn alternatieven volgens één of meer criteria zoals kosten, technische factoren, diensten, gebruik van middelen enz.

kosten-batenanalyse houdt rekening met alle in een project geïnvesteerde middelen en vergelijkt met de verwachte baten. De voordelen van een project worden meestal gemeten door de kosten te vergelijken die zouden zijn gemaakt als een project niet werd uitgevoerd.

volgens deze methode worden projecten die een evenwicht tussen baten en kosten vertonen, aanvaard, worden projecten met meer kosten dan baten afgewezen en worden projecten met meer baten dan kosten voor nader onderzoek uitgesteld.

in de praktijk gebruiken sommige organisaties een andere aanpak waarbij projecten met een verwachte baten-kostenverhouding van meer dan één worden aanvaard, die met een verhouding tussen nul en één als grensgevallen voor nader onderzoek en die onder nul als afwijzingen voordat verdere investeringen in plannen of werkzaamheden aan plannen worden gedaan.