veel voorkomende fouten in… het ontwerpontwikkelingsproces

ontwerpontwikkeling, het proces waarbij een specificatie of een ontwerp op hoog niveau voor een actief wordt vertaald in het gedetailleerde ontwerp dat de bouw mogelijk maakt, is een belangrijk kenmerk van grote bouwprojecten. Voor projecten die op ontwerp-en-bouwbasis worden aangeschaft, moeten klanten de zekerheid hebben dat het ontwerp dat door de ontwerp-en-bouwcontractant wordt ontwikkeld, aan hun eisen voldoet. Om deze reden zullen bouwcontracten voor grote projecten doorgaans een gedetailleerde ontwerpprocedure omvatten.

een duidelijke en weloverwogen procedure die aansluit bij de commerciële drijfveren die aan het contract ten grondslag liggen, zal beide partijen beschermen. Het kan ook een vereiste van financiers zijn, met name in het geval van PFI-projecten. Anderzijds kan een onduidelijke procedure de contractuele verantwoordelijkheden vervagen en tot verwarring leiden.

hier zijn enkele Do ‘s en don’ ts in de context van een ontwerpproces.

verwar ontwerpontwikkeling niet met ontwerpgoedkeuring in het kader van het ontwerpproces zal het ontwerp volgens een programma aan de opdrachtgever worden voorgelegd, waarbij de opdrachtgever binnen een bepaalde termijn moet reageren. De procedure is bedoeld om de klant zichtbaarheid te geven van het ontwerp naarmate het vordert. Het is geen “goedkeuringsproces” en mag geen wijziging brengen in de toewijzing van ontwerprisico ‘ s die, in het kader van een ontwerp-en-bouwcontract, aan de aannemer worden toegewezen.Indien een “commentaar” in bepaalde projecten als goedkeuring moet dienen, kan het nodig zijn dat de procedure voor de ontwikkeling van het ontwerp een beperkt goedkeuringsmechanisme omvat. Een goed voorbeeld is het bouwen van een ziekenhuis – de aannemer zal een bevestiging nodig hebben dat het ontwerp voldoet aan fundamentele functionele eisen (bijvoorbeeld de locatie van operatiekamers). Aangezien de cliënt het best geplaatst is om dergelijke zaken te bevestigen (aangeduid als “adjacencies”), is het passend dat hij ze ondertekent.

een latere wijziging van het goedgekeurde element zal worden behandeld als een wijziging en de contractant zal aanspraak kunnen maken op extra tijd en kosten.

ontwerpontwikkeling verschilt conceptueel en praktisch van het contractuele variatiemechanisme. Een gebrek aan inzicht kan ertoe leiden dat het proces wordt misbruikt

zijn duidelijk om redenen voor het becommentariëren / afwijzen van het ontwerp om het proces effectief te laten werken, moeten de redenen voor de opdrachtgever om commentaar te geven op (of af te wijzen) de hem voorgelegde ontwerpen specifiek en voldoende objectief zijn. Toegestane redenen voor commentaar of afwijzing omvatten meestal:

• het ontwerp voldoet niet aan de contractspecificatie
• het ontwerp voldoet niet aan de wettelijke vereisten
• de opdrachtnemer heeft onvoldoende ondersteunende informatie verstrekt om de opdrachtgever in staat te stellen het ontwerp te beoordelen.

verwar ontwerpontwikkeling niet met variaties ontwerpontwikkeling is conceptueel en praktisch te onderscheiden van het contractuele variatiemechanisme. Het niet begrijpen hiervan kan ertoe leiden dat het proces wordt misbruikt. Indien een opdrachtgever een ontwerp wenst te becommentariëren of af te wijzen om redenen die niet in de Overeenkomst zijn uiteengezet, heeft opdrachtnemer het recht de opmerkingen van opdrachtgever aan te vechten en, indien gerechtvaardigd, een wijziging te vorderen indien opdrachtgever erop aandringt dat deze ten uitvoer worden gelegd.

er zijn andere problemen rond de interface met variaties. Wat als een legitieme opmerking leidt tot een ander aspect van het ontwerp moet worden gewijzigd? In sommige contracten wordt uitdrukkelijk vermeld of een dergelijke wijziging al dan niet als een wijziging kan worden aangemerkt.

niet nalaten te reageren cliënten moeten altijd reageren op ontwerpen die binnen de opgegeven periode zijn ingediend. Om vertraging van het project te voorkomen, zal in het contract vaak worden bepaald dat als de klant niet reageert, hij geacht wordt geen opmerkingen te hebben. Indien de opdrachtgever het ontwerp later wenst te wijzigen of af te wijzen, kan hij geen andere keuze hebben dan een wijziging te instrueren, met de tijd-en kostengevolgen die dit kan meebrengen.

voorzien wel in een geschikte geschillenbeslechtingsprocedure indien een geschil ontstaat met betrekking tot een kwestie van ontwerpontwikkeling, moet dit snel en bij voorkeur definitief worden opgelost. Om deze reden kan de vaststelling door deskundigen het meest geschikte forum zijn. Vergeet echter niet dat de meeste bouwcontracten in het Verenigd Koninkrijk onderworpen zullen zijn aan de Construction Act, dus elke partij zal het recht hebben om een geschil te verwijzen naar berechting op elk moment.

Iain Suttie is een medewerker bij Berwin Leighton Paisner