voordelen van een papierloze werkplek

Wat is een papierloos kantoor?

een kantoor zonder papier is een werkplek met minimale op papier gebaseerde processen en vertrouwt in plaats daarvan op gedigitaliseerde documenten. Sommige organisaties geven de voorkeur aan de term “paper-light” omdat veel kantoren en afdelingen papieren bestanden niet volledig kunnen elimineren vanwege proces-of compliance-eisen.

hoe dan ook, het verminderen van het gebruik van papier helpt de digitale transformatie van een organisatie te versnellen. Dit houdt meestal de overgang in naar een elektronisch documentbeheersysteem dat bestanden digitaliseert en opslaat in een centrale opslagplaats.

de voordelen van papierloos werken

bedrijven in de VS besteden meer dan $ 120 miljard per jaar alleen al aan gedrukte formulieren, waarvan de meeste binnen drie maanden verouderd raken en in de prullenbak belanden. Bovendien besteden kantoormedewerkers 30-40 procent van hun tijd aan het zoeken naar documenten in fysieke archiefkasten.

enkele van de meest papierintensieve afdelingen zijn human resources, crediteuren en debiteuren, faciliteitenbeheer en klantenservice, die zich bezighouden met een groot aantal aanvragen, CV ‘ s, ontvangsten, werkorders, facturen, facturen en meer.

blijkbaar veroorzaakt het werken met papieren documenten problemen die verhinderen dat een werknemer productief is en een organisatie kosten bespaart. Het aannemen van een papierloos systeem kan deze uitdagingen oplossen en voordelen zoals:

• bespaart tijd besteed aan het lokaliseren en ophalen van fysieke bestanden. Digitale documenten kunnen gemakkelijk worden georganiseerd en geïndexeerd, waardoor het vinden van de bestanden die u nodig hebt veel sneller met zoekmogelijkheden. Naarmate documenten toegankelijker worden, wordt de tijd die nodig is om bestanden op te halen aanzienlijk ingekort, zodat uw team productiever kan zijn en zich kan concentreren op andere hoogwaardige taken.
• bevordering van samenwerking tussen teamleden. Medewerkers kunnen bestanden digitaal delen zonder af te drukken en bijgewerkte en eerdere versies van documenten bekijken. Dit minimaliseert de stappen en optimaliseert de workflow bij het samenwerken aan documenten.
• verbetering van de informatiebeveiliging. Toegangsrechten kunnen worden toegewezen en ingetrokken op basis van gebruikersniveau en Documenttype. Met gedetailleerde beveiligingsinstellingen kan vertrouwelijke en gevoelige informatie worden bijgehouden en beschermd tegen misbruik en ongeautoriseerde wijzigingen. Dit vermindert ook het risico op verlies en diefstal.
• besparing van kosten voor het afdrukken en opslaan van documenten. Het elimineren van de meerderheid van het papierwerk helpt u geld te besparen besteed aan papier en archiefkasten, evenals andere kosten zoals kopieermachine inkt en kantoorbenodigdheden.

Hoe verander ik in een papierloos kantoor

een documentbeheersysteem legt informatie digitaal vast en slaat deze op op één platform met geïntegreerde zoekopties. Om de overgang van papier naar digitaal te vergemakkelijken, kunt u beginnen met:

• het bepalen van de juiste oplossing. Het platform dat u implementeert moet uw unieke zakelijke behoeften en uitdagingen aanpakken en oplossen, met de flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderingen en te schalen met groei.
• het digitaliseringsproces starten. Dit is waarschijnlijk het meest uitdagende deel vanwege de tijd en arbeid betrokken. De omvang van het werk hangt af van hoeveel papieren bestanden er zijn om te beginnen. Echter, met de hulp van uw solutions provider, kunt u werken aan een strategie om het digitaliseringsproces aan te pakken die vervolgens kan worden geïmplementeerd als best practices voor medewerkers.
• bijsturing van verandermanagement. Een cruciaal onderdeel van een succesvol transformatieinitiatief is het verkrijgen van buy-in van stakeholders. Help uw team de noodzaak van verandering te begrijpen en hoe een nieuw systeem hen helpt productiever, impactvoller en waardevoller te worden in hun werk. Ontwikkel een trainingsprogramma om werknemers voor te bereiden op het omgaan met nieuwe processen en verzamel feedback van hen voor verdere verbetering.

zoals bij elke wijziging, zal het enige tijd duren voordat uw organisatie zich aanpast. Het wordt aanbevolen om op kleinere schaal te beginnen met kritische processen die de meeste impact hebben van papierloos gaan, voordat de oplossing wordt geschaald naar andere processen en afdelingen.

neem contact met ons op voor meer informatie over hoe een documentbeheersysteem uw kantoor kan helpen papierloos te worden.