Wat is Afwezigheidsbeheer? 6 manieren om ziekteverzuim op het werk te verminderen

• “Waar is Mark?”
• ” hij nam vandaag ziekteverlof, denk ik.”
• ” Hmm, zijn jullie gisteravond niet uit geweest?”
• ” Um..Ja, maar ik denk dat hij iets gegeten heeft en voedselvergiftiging kreeg.

misschien is Mark echt ziek. Of, misschien had hij er een te veel gisteravond.

via GIPHY

hoe dan ook, hij is vandaag niet aan het werk.

Afwezigheidsmanagement gaat precies om met dergelijke situaties. Het is de praktijk van het verminderen van ongeplande niet-aandacht op de werkplek. Absenteïsme kost de Amerikaanse economie jaarlijks meer dan 200 miljard dollar aan productiviteitsverlies. Daarom is het van cruciaal belang dat uw organisatie een gestructureerde manier heeft om ermee om te gaan.

er kunnen vele redenen zijn waarom een werknemer niet op het werk komt, variërend van stress, pesten op het werk en een laag moreel tot ziekte of persoonlijk verlies.

hier zijn 6 Essentiële tips om uw organisatie ‘ s afwezigheidsbeheerstrategie te versterken:

houd de aanwezigheid bij, creëer beleid, maar automatiseer het straffen niet

een van de eerste dingen die u moet doen om het ziekteverzuim te verminderen, is het creëren van een systematische manier om de aanwezigheid van uw werknemers bij te houden. Er zijn veel tools online beschikbaar die kunnen helpen, zoals Jibble, Clockify, en BambooHR.

dan heeft u, hoe open en flexibel uw bedrijfscultuur ook is, een formeel beleid voor afwezigheidsbeheer nodig. Het moet uitleggen wat voor soort ongeplande afwezigheden aanvaardbaar zijn voor het bedrijf en welke niet.:

• Hoe neemt een werknemer ziekteverlof op? Wie moeten ze op de hoogte brengen en wanneer?
• na hoeveel ziekteverlof moeten werknemers een medisch attest overleggen?
• Hoe weet een werknemer dat zijn aanwezigheid een probleem wordt?

wees op de hoogte van de lokale federale wetten tijdens het creëren van het afwezigheidsbeleid. Veel landen hebben wetten die werknemers beschermen tegen verschillende soorten ongeplande afwezigheden.

Behandel uw formele beleid echter als een reeks richtlijnen en niet als wetten. Dit betekent in plaats van het hebben van een deken beleid te bestraffen, moet u zorgvuldig behandelen elke zaak afzonderlijk. Bijvoorbeeld, als een werknemer ziek is en je bezoekt hem in het ziekenhuis; het heeft geen zin om een medisch attest te vragen om zieke bladeren te verwerken.

treinbeheerders bij afwezigheidsmanagement

hoewel afwezigheidsmanagement primair Onder het domein van HR valt, is het niet alleen hun verantwoordelijkheid. Lijnmanagers moeten het in gelijke mate overnemen. In veel organisaties krijgen zij echter onvoldoende opleiding op het gebied van afwezigheidsmanagement.

hier kan HR leidinggevenden (met name leidinggevenden op het eerste niveau) begeleiden bij het voorkomen van absenteïsme in hun teams. Dit kan coaching managers omvatten in het omgaan met situaties zoals:

• hoe om te gaan met een werknemer die vaak is begonnen met het nemen van zieke bladeren?
• Wanneer moet het beleid worden afgedwongen en wanneer moet een uitzondering worden gemaakt?
• Wanneer moet de zaak escaleren naar de HV?

zodra lijnmanagers een meer proactieve rol in afwezigheidsmanagement op zich nemen, zult u zien dat het aantal absenteïsme een duikvlucht neemt.

onthoud dat presentieïsme niet het doel is

het is van cruciaal belang om op te merken dat het doel van absenteïsme is het verminderen van absenteïsme en het niet aanmoedigen van presentieïsme.

er is een groot verschil tussen de twee.

Presentieïsme is wanneer een werknemer zichzelf dwingt om op het werk te verschijnen ondanks het gevoel dat hij zich niet goed voelt. Er kunnen vele redenen achter dit variëren van onredelijke management verwachtingen tot oprechte toewijding aan iemands werk.

u zou zich kunnen afvragen hoe meer werkuren van werknemers het bedrijf kunnen schaden? Afgezien van de stress en burn-out, het kan daadwerkelijk invloed hebben op de totale productiviteit van de organisatie. Hoewel het moeilijker is om de financiële impact van presenteeism te kwantificeren dan absenteeism. Uit verschillende studies is gebleken dat de impact ervan gelijk of zelfs erger kan zijn. Een werknemer die onwel is zal natuurlijk doen hun werk met minder efficiëntie en ook het risico dat anderen op het werk.

daarom moet u, om het ziekteverzuim te beperken, afzien van beleid dat het presenteeïsme bevordert, zoals het belonen van werknemers voor het niet opnemen van ziekte – /vakantieverlof of het toestaan van het verzilveren van lopende verloven.

flexibele werktijden en werk op afstand

volgens een studie van het Zweedse Karolinska-Instituut kunnen flexibele werktijden het ziekteverzuim verminderen. Uit een enquête van flexjobs blijkt dat werknemers (vooral ouders) flexibiliteit nog meer waarderen dan salaris.

het is begrijpelijk dat flexibiliteit op het werk (omdat het om afgelegen, flexibele werktijden gaat) afhankelijk is van de aard van de industrie en de organisatie. Bepaalde banen vereisen aanwezigheid op het werk tijdens bepaalde uren. Echter, als uw bedrijf is niet een van hen, moet u overwegen het aanbieden van meer flexibiliteit aan uw team.

werknemers kunnen zich ziek melden als zij tijdens de werkuren bepaalde belangrijke boodschappen moeten doen – sanitair repareren, naar school gaan, enz. Als ze hun schema ‘ s eromheen kunnen aanpassen, zullen ze meer geneigd zijn om op hun werk te komen.

een ander belangrijk onderdeel van flexibiliteit is werk op afstand, dat steeds meer een van de populairste trends in de bedrijfscultuur wordt. Werk op afstand wordt niet langer beschouwd als een privilege dat wordt aangeboden door een paar new-age bedrijven. Veel werknemers verwachten nu werk op afstand als ze op zoek zijn naar een nieuwe baan. 90% van de mensen die op afstand hebben gewerkt plannen om de rest van hun leven op afstand te werken. Het toestaan van mensen om op afstand te werken vermindert aanzienlijk de redenen die een werknemer zou kunnen overwegen om ziekteverlof op te nemen.

Remote work wordt steeds breder geaccepteerd, zelfs bij meer traditionele bedrijven als gevolg van de toenemende populariteit van online samenwerkingsinstrumenten.

verbeter het teammoreel, voordat het te laat is

is het u opgevallen dat de gesprekken over teammoreel meestal opkomen als er iets mis is gegaan? Vaak wordt dat een overweging voor het management alleen wanneer het op de neerwaartse spiraal.

de werkomgeving leuk en boeiend maken is misschien wel het belangrijkste wat u kunt doen om het ziekteverzuim te beteugelen. Het is daarom een goed voorteken voor de hele organisatie om te investeren in het verbeteren van het moreel op de werkplek, zelfs als er geen rode vlaggen rond.

pingpongtafels en door HR ontworpen teambuildingoefeningen zijn misschien niet altijd de antwoorden. Het is belangrijk om de hartslag van je team te begrijpen om te weten wat zou werken om hun moreel op te krikken. Sommige teams geven misschien de voorkeur aan buitenactiviteiten samen, sommigen zijn misschien blij met een paar drankjes na het werk.

echter, wat ongetwijfeld werkt voor alle teams is het inprenten van een cultuur van erkenning die is gebouwd op frequente feedback.

snel actie ondernemen tegen degenen die ten onrechte profiteren

als u het gevoel hebt dat alle vorige 5 suggesties zijn scheefgetrokken naar werknemers en niet naar de werkgever, dan hebt u gelijk. Echter, het bedrijf is zijn werknemers in de eerste plaats. Door de kernproblemen aan te pakken waardoor ze geen solide aanwezigheid kunnen waarnemen, wordt het probleem voor managers vaak opgelost.

dit gezegd zijnde, is het echter belangrijk om actie te ondernemen tegen werknemers die misbruik maken van het beleid van de onderneming. Het onvermogen om dat te doen kan het hele beleid in gevaar brengen en degenen die zich er verantwoordelijk aan houden, pijn doen. Een constructief afwezigheidsbeleid vereist vertrouwen tussen de onderneming en haar medewerkers.

bijvoorbeeld, als u erachter komt dat een werknemer heeft gelogen over het nemen van ziekteverlof (in plaats daarvan naar een sollicitatiegesprek gaan als voorbeeld), moet dit onmiddellijk worden behandeld met een officiële schriftelijke waarschuwing.