Wat is corporate compliance en waarom is het belangrijk?

Corporate compliance gaat over het bevorderen van een werkplekcultuur die integriteit en ethisch gedrag hoog in het vaandel draagt.

dit begint bovenaan.

om het programma te laten werken, moeten uw leiders eerst de regels volgen. Ze moeten ethisch gedrag aanmoedigen en openlijk praten over het belang van compliance.

bedrijfsleiders dienen de inbreng van werknemers aan te moedigen, met de nadruk op het feit dat zij niet gestraft zullen worden voor het melden van onwettig of onethisch gedrag.

het Ministerie van Justitie heeft een checklist gemaakt voor het evalueren van Corporate compliance programma ‘ s en stelt voor de volgende vragen te stellen:

• hoe hebben senior leiders, door hun woorden en daden, het soort wangedrag in kwestie aangemoedigd of ontmoedigd?
• welke concrete acties hebben zij ondernomen om leiderschap aan te tonen in de nalevings-en saneringsinspanningen van het bedrijf?
• Hoe controleert het bedrijf het gedrag van zijn leidinggevenden? Hoe heeft senior leiderschap goed gedrag gemodelleerd naar ondergeschikten?

risicobeoordelingen uitvoeren

naleving door bedrijven gaat over risicobeheer.

om een effectief programma op te bouwen, moet u weten welke compliancegebieden de grootste risico ‘ s voor uw organisatie vormen. Zodra u deze gebieden hebt geïdentificeerd, kunt u uw middelen richten op het aanpakken van hen.

federale en staatsvoorschriften, evenals industriële normen, zijn voortdurend in ontwikkeling. Om het risico van niet-naleving te voorkomen, is het belangrijk om regelmatig evaluaties uit te voeren. De Association of Corporate Counsel (ACC) stelt voor om eenmaal per jaar een risicobeoordeling uit te voeren.

een formeel beoordelingsproces, zoals dit wordt aanbevolen door de ACC, kan uw organisatie helpen proactief te zijn bij het voorkomen van schendingen van bedrijfsconformiteit:

• auditresultaten
• recente rechtszaken
• klachten over naleving
• vorderingen van werknemers
• trends in de handhaving in de sector
• nalevingsbeleid op elk risicogebied

opstellen en handhaven van uw gedragscode, beleid en normen

uw corporate compliance-programma heeft een goed gedefinieerde gedragscode nodig. Waarom? Omdat het kan helpen het doel van uw programma te definiëren en verwachtingen voor gedrag te stellen.

de Gedragscode fungeert als basis en dient de volgende hoofdpunten toe te lichten:

• wie is verantwoordelijk voor het beheer van het programma
• hoe medewerkers wangedrag moeten melden
• disciplinaire maatregelen voor het overtreden van de Gedragscode

uw bedrijfsbeleid dient op die basis voort te bouwen door richtlijnen te verstrekken voor specifieke compliancegebieden. Ze kunnen bijvoorbeeld gemeenschappelijke schendingen van bedrijfsvoorschriften aanpakken:

• corruptie
• omkoping
• belastingpraktijken
• belangenconflicten
• Recordbehoud

de lijst gaat verder. Maar de exacte gebieden die je nodig hebt om aan te pakken zal afhangen van uw industrie.

zodra risicogebieden zijn geïdentificeerd en beleid is gemaakt, moet u procedures opstellen om werknemers te helpen beleid correct uit te voeren. Het opstellen van stapsgewijze richtlijnen maakt het gemakkelijker om procedures te volgen en niet-naleving vast te stellen.

risicogebieden in bepaalde industrieën kunnen aanvullende normen vereisen. De Foreign Corrupt Practices Act kan bijvoorbeeld vereisen dat u gedetailleerde protocollen bijhoudt voor het screenen van zakenpartners van derden.

alle werknemers goed opleiden

compliancebeleid en normen zijn nutteloos als werknemers ze niet volgen.

nadat u het beleid en de procedures voor uw corporate compliance-programma hebt vastgesteld, moet u deze doorgeven aan elk lid van uw personeel.

zorg ervoor dat bedrijfsfunctionarissen, werknemers en externe leveranciers alle compliance policies en procedures lezen en ondertekenen.

alle werknemers en relevante leveranciers moeten worden opgeleid op het gebied van wet-en regelgeving, bedrijfsbeleid en verboden gedrag. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie, kunt u training op maat van specifieke medewerkers in hoog risico gebieden.

de theorie en Onderzoekscursus voor gevorderden beveelt aan dat u de opleiding volgt, documenteert en opvolgt. Door het implementeren van een compliance beleid en training management tool, kunt u dit bereiken en automatiseren veel van uw handmatige processen. Met de juiste software kunt u beleid verspreiden, online training uitvoeren, aangepaste tests maken en meer.

Verbeter uw programma met compliance management software

het maken of herzien van uw compliance beleid en training kost veel werk. Het is een continu proces, dat consistente monitoring en updates vereist. Maar wacht niet tot er een incident heeft plaatsgevonden om actie te ondernemen.

Als u en uw compliance officers al bezig zijn en de tijd beperkt is, kan het moeilijk zijn om het juiste moment te vinden om een nieuw programma te implementeren. De truc is het vinden van compliance management software die het voor u beheert.

als een cloud-based compliance management platform, PowerDMS kunt u beleid, training, en accreditatie te beheren in een enkel, gekoppeld systeem. Met PowerDMS kunt u nalevingsbeleid maken, herzien, verspreiden en volgen. U kunt geautomatiseerde workflows maken en samenwerken aan documenten op verschillende afdelingen.

als u klaar bent om de controle over compliance over te nemen en uw bedrijf te beschermen tegen risico ‘ s, lees dan vandaag nog meer over PowerDMS en ontdek hoe we uw corporate compliance-programma kunnen helpen.