Wat is EDI (Electronic Data Interchange)?

Wat is EDI (Electronic Data Interchange)?

de Elektronische gegevensuitwisseling of EDI is een technologie die handelsorganisaties en partners helpt sneller werk te maken door logistieke tijdlijnen te versnellen en handmatige fouten te elimineren door automatisering van zakelijke communicatie. EDI staat organisaties toe die goederen produceren, verzenden, kopen en verkopen of diensten verlenen, zoals retailers, fabrikanten, verzekeraars, zorgverleners, luchtvaartmaatschappijen en meer.

EDI wordt al sinds de jaren zestig gebruikt, hoewel het tegenwoordig een nieuw gebruik Vindt door automatisering van de toeleveringsketen mogelijk te maken en als een belangrijk onderdeel van de workflow voor de automatisering van bedrijfsprocessen te fungeren. Tegen het einde van deze blogpost, moet u een vrij solide begrip van EDI en een inleiding tot de basisprincipes van EDI-technologie.

Computer-naar-Computer gegevensuitwisseling

EDI is een geautomatiseerde computer-naar-computer uitwisseling van standaard elektronische zakelijke documenten die plaatsvindt tussen zakelijke partners via een gestandaardiseerde en veilige verbinding.

bij communicatie tussen computer en computer is het niet nodig om te vertrouwen op handmatige opties zoals e-mail, feiten en post. Documenten gaan rechtstreeks van de computerapplicatie van de afzender naar de computerapplicatie van de ontvanger. Een koper kan bijvoorbeeld een inkooporder versturen en de leverancier stuurt automatisch een factuur.

duizenden standaard zakelijke transactiedocumenten kunnen automatisch worden uitgegeven met EDI. Veel voorkomende voorbeelden zijn inkooporders (EDI 850), verzendstatussen (EDI 214), facturen douane-informatie, betaling bevestigingen (EDI 820), en inventaris documenten.

met het standaard EDI-formaat kunnen computers EDI-documenten verwerken. Normen beschrijven elk stuk gegevens en het formaat, zoals het type document, de betrokken partijen, de gemeenschappelijke datum en de te nemen maatregelen. Het gebruik van normen elimineert bedrijf tot bedrijf variaties, zodat elke zakelijke partners computersysteem spreekt een gemeenschappelijke taal.

EDI-systemen hanteren verschillende normen voor verschillende regio ‘ s, gebruiken Kooien en industrieën. De EDI-normen hebben verschillende versies, dus EDI-partners moeten dezelfde standaard en versie gebruiken om de gegevens goed te laten stromen.

onder de meest populaire standaarden zijn ANSI X12 die in de Verenigde Staten wordt gebruikt, UN / EDIFACT dat wereldwijd wordt gebruikt, en industriespecifieke standaarden, zoals HIPAA.

EDI gebruikt een reeks veilige protocollen voor het uitwisselen van documenten. Partners moeten het eens worden over het te gebruiken protocol en ervoor zorgen dat ze hetzelfde protocol gebruiken voordat ze EDI-bestanden kunnen uitwisselen. Zo niet, dan moeten zij samenwerken met een tussenpersoon om de uitwisseling tussen de twee protocollen te vergemakkelijken.Sommige EDI-beveiligingsprotocollen vereisen meer technologie dan andere, maar het gebruik van EDI-software zoals ESSBUS Connect kan een grote verscheidenheid aan uitwisselingen vergemakkelijken zonder grote investeringen.

deze protocollen variëren van het al lang bestaande file transfer protocol (FTP) of secure FTP (STFP) dat wordt gebruikt om inhoud te uploaden naar een hostserver voor een website, tot API-gebaseerde systemen zoals AS4, web-based via A2, en andere opties, waaronder mobiele EDI.

hoewel EDI zelf zeer technisch kan worden, zal het investeren in IT voor uw bedrijf in een mum van tijd zichzelf terugverdienen. De snelheid waarmee u bestellingen en facturen kunt verwerken, zal drastisch verbeteren, zodat u de arbeidskosten kunt verlagen en arbeidsinspanningen kunt richten op andere taken met toegevoegde waarde.

EDI en automatisering

EDI-berichten kunnen worden geautomatiseerd met vooraf geconfigureerde workflows. Zo kan de leverancier, zodra een inkooporder is gemarkeerd als verzonden, een kennisgeving van verzending sturen, gevolgd door een factuur.

in het algemeen maken bedrijven gebruik van EDI-vertalers, hetzij via een dienstverlener, hetzij via software om de EDI-documenten te vertalen voor gebruik met interne applicaties om geautomatiseerde verwerking mogelijk te maken. Processen kunnen worden uitgebreid om te werken met workflows en integraties binnen uw bedrijf. Zodra een bedrijf bijvoorbeeld een inkooporder via EDI ontvangt, genereert het logistieke systeem automatisch een taak voor het magazijnpersoneel om de goederen van voorraad naar Verzending te verplaatsen. Eenmaal verplaatst naar verzending, wordt een verzendlabel automatisch gegenereerd en de verzendinformatie wordt teruggestuurd naar de klant die de bestelling heeft geplaatst.

met behulp van EDI vergeleken met traditionele handmatige processen

met een traditionele methode zoals papier of e-mail, ontvangt de koper een bericht om een bestelling te plaatsen of kan hij bepalen dat hij een bestelling moet plaatsen na controle van de inventarisnummers.

de koper voert informatie in een inkoopsysteem in om de inkooporder aan te maken, en drukt deze af en stuurt deze naar de verkoper, of stuurt deze per e-mail naar de verkoper.

de verkoper ontvangt de PO, dagen later of via e-mail, naast andere communicatie. Eenmaal ontvangen, de leverancier voert het handmatig in hun verkoop systeem.

de verkoper drukt een factuur af en voegt deze bij de zending of verzendt deze afzonderlijk, per e-mail of per post.

de koper voert de factuur handmatig in het crediteurensysteem in.

op dit moment heeft het papiersysteem een week of meer heen-en-weer verzendtijd aan het proces toegevoegd. Zowel papier als e-mail zijn zeer vatbaar voor fouten, wat bijdraagt aan de ordertijd.

bij een EDI-proces genereert en verzendt het aanbestedingssysteem met EDI automatisch een EDI-geformatteerde PO wanneer de voorraad het vooraf ingestelde niveau bereikt om het systeem te activeren. Binnen enkele minuten ontvangt het met EDI-software uitgeruste verkoopordersysteem van de verkoper de PO.

het systeem van de leverancier waarschuwt het magazijnpersoneel automatisch voor het verpakken en verzenden van de goederen. Zodra ze zijn verpakt en klaar om te verzenden, genereert het verzendsysteem de Advanced Ship Notice (ASN) en stuurt het naar de ontvangende afdeling van de koper. Van daaruit creëert het ERP-systeem van de verkoper een EDI-factuur die in het crediteurensysteem van de koper gaat.

dit hele proces duurt ongeveer een uur, in plaats van een week of meer.

voordelen van EDI

EDI biedt een verscheidenheid aan voordelen voor alle organisaties die het gebruiken.

EDI kan uw bedrijfscycli met 61% versnellen. De technologie maakt transacties mogelijk in minuten in plaats van dagen of weken. Door op papier gebaseerde taken te automatiseren, wordt uw personeel vrijgemaakt voor taken met een hogere waarde waardoor ze productiever kunnen zijn. Het automatiseren van gegevensuitwisseling tussen uw toeleveringsketens zorgt ervoor dat kritieke gegevens op tijd worden verzonden en in realtime worden bijgehouden. Door uw orderverwerking en levertijden te verkorten, kunt u de voorraad verminderen.

het gebruik van EDI verlaagt de transactiekosten omdat er niet langer hoeft te worden betaald voor papier, inkt, kopieën, archivering en opslag, portokosten en het ophalen van documenten. Dit kan helpen uw bedrijf te besparen meer dan 35% op transactiekosten alleen. Als u het omgaan met een hoog volume van de transacties, dit kan ook u helpen besparen miljoenen dollars per jaar als gevolg van vroegtijdige betaling kortingen. Het gebruik van EDI-technologie elimineert ook fouten die veel geld kunnen kosten, zoals verloren bestellingen, verkeerd opgenomen telefoonorders, gegevensinvoerfouten of onleesbare faxen.

EDI helpt leveranciersrelaties te verbeteren omdat verkopers profiteren van verminderde order-to-cash cycli en verbeterde cashflow het verminderen van fouten bespaart uw partner tijd en frustratie bij het behandelen van gegevensgeschillen.

EDI biedt ook een aantal strategische voordelen voor uw bedrijf omdat u real-time inzicht hebt in de transactiestatus, waardoor het gemakkelijker is om sneller gegevensgestuurde beslissingen te nemen. EDI stroomlijnt ook het proces van het betreden van nieuwe gebieden vanwege de gemeenschappelijke wereldwijde zakelijke taal die het gebruikt.

EDI-technologie bevordert duurzaamheid en vermindert de uitstoot van kooldioxide door op papier gebaseerde processen te vervangen door digitale alternatieven. Door de toename van de operationele efficiëntie is er ook minder energieverspilling.

Hoe werkt EDI

EDI vereist drie stappen:

• maak de documenten klaar.
• vertaal ze naar een EDI-formaat.
• geef ze door aan een partner.

aan de hand van inkooporders als voorbeeld bereidt de koper zijn inkooporder voor door alle gegevens te verzamelen en te ordenen, zodat hij met EDI werkt. In plaats van een inkooporder af te drukken, creëert het systeem een elektronisch bestand met alle informatie die nodig is om een EDI-document te bouwen.

zodra het document is aangemaakt, moet het worden ingevoerd via de EDI-vertaalsoftware om uw interne gegevens om te zetten in het EDI-standaardformaat. Als u geen EDI-software in huis hebt, kunt u de gegevens naar een EDI-serviceprovider sturen om het document naar het juiste EDI-formaat voor u te vertalen.

nadat de PO is vertaald naar het standaard EDI inkooporderformaat, wordt deze naar de leverancier verzonden. Leverancier maakt gebruik van EDI met verschillende documenten, de Advanced shipping notice en factuur, bijvoorbeeld om de koper te melden dat de bestelling is verzonden en om de koper om betaling te vragen.

implementatie van EDI in uw organisatie

om ervoor te zorgen dat EDI wordt nageleefd, moet u uw EDI-infrastructuur opzetten, uw EDI-installatie afstemmen op die van uw handelspartners en gemeenschappelijke normen naleven.

om met EDI te beginnen, moet u:

• EDI-software voor communicatie
• communicatie op het Internet, VAN, zoals vereist door de verschillende partners
• De nodige on-premise hardware zoals een server of PC, communicatie-apparatuur en randapparatuur,
• Beveiligde kantoorruimte met bewaakt de veiligheid van data back-ups en redundante voeding, zodat het systeem kan betrouwbaar worden uitgevoerd
• Software voor het integreren van de EDI-transacties met uw back-office systemen voor eenvoudig EDI integratie
• Kaarten voor elke EDI-document type dat wordt uitgewisseld met partners in kaart EDI records in bruikbare business document.

uw EDI is slechts zo waardevol als uw integraties met uw partnersystemen. U moet bepalen welke Idi-protocollen u gebruikt om de documenten te verzenden en te ontvangen. U selecteert en implementeert uitwisselingen voor de juiste documenten of transactie. U wilt ook de use cases waar u elk EDI-document verzenden en ontvangen.

Communiceer met leveranciers en uw IT-team om te bepalen welke stappen u moet nemen voor EDI-implementatie in uw organisatie.