Wat is een bezoekerslogboek en waarom heb je er een nodig?
elke faciliteit — of het nu een hotel, ziekenhuis, school of een bedrijfskantoor is-heeft tot doel de veiligheid als hoogste prioriteit te houden. De meeste kantooringangen zijn echter niet veilig en de reden hiervoor is het gebruik van handmatige en papieren incheckbladen om de bezoekersgegevens vast te leggen.
om de veiligheidsproblemen en risico ‘ s te beperken, is het noodzakelijk dat organisaties een digitaal bezoekersboek implementeren.
meer dan ooit is het van cruciaal belang waakzaam te zijn voor de veiligheid op de werkplek – mensen die & binnenkomen en het gebouw verlaten. Beveiliging van eigendommen en personeel staat voorop, maar het traditionele bezoekerslogboek is niet voldoende wat betreft de veiligheidsrisico ‘ s.
Wat is een bezoekerslogboek?
een bezoekerslogboek is een essentieel hulpmiddel om vast te leggen wie in en uit uw kantoor komt. Het is een recordboek dat de bezoekers op de site bijhoudt, hun identiteit, het bedrijf dat ze vertegenwoordigen, wie ze kwamen bezoeken, het doel om binnen te komen, contactgegevens, time-in en time-out.
Bezoekerslogboeken kunnen zowel op papier als digitaal zijn. Een papieren bezoekerslogboek bij de receptie is een traditioneel logboek dat de gasten verplicht om een formulier in te vullen met hun contactgegevens, tijd en de persoon die ze bezoeken.
anderzijds is een digitaal bezoekerslogboek een geautomatiseerde en gestroomlijnde versie waarin met behulp van technologie informatie wordt ingevoerd. Het kan statische foto ‘ s van bezoekers, QR-codes aangedreven check-ins, ID-kaarten scannen, biometrische vingerafdrukken en meer die helpen om de werkplek veiliger te maken.
bovendien houdt een online bezoekerslogboek digitale gegevens bij van elke bezoeker die in en uit komt. Het genereert ook meldingen en waarschuwingen in geval van een noodsituatie om de huidige bezoekers op de site te informeren over elk gevaar.
Waarom hebben organisaties een bezoekerslogboek nodig?
meer dan ooit is beveiliging de hoogste prioriteit voor elke faciliteit, inclusief kantoren van bedrijven. Werkgevers hebben de veiligheid van zowel de werknemers als de werkplek bovenaan hun lijst gehouden. Het beveiligen van de kantoorruimte is onmisbaar voor de veiligheid van de werknemers op de werkplek.
de markt voor Bezoekersmanagementsystemen zal naar verwachting in de komende vijf jaar groeien, wat het belang van de invoering van één systeem nogmaals onderstreept. Tal van redenen kunnen bijdragen aan waarom organisaties een bezoekerslogboek moeten bijhouden.
deze omvatten:
- veiligheid en veiligheid – toegangscontrole en verhoogt de algehele veiligheid op de werkplek
- noodbewaking-de bezoekers op de site kennen
- bezoekersanalyse-gegevens van inkomende en uitgaande bezoekers die voor vele doeleinden nodig kunnen zijn
laten we elk onderwerp dieper onderzoeken.
beveiliging en veiligheid
Bezoekerslogboeken zijn een integraal onderdeel van een bezoekersbeheersysteem, omdat het ervoor zorgt dat de persoon die het pand binnenkomt geldige referenties heeft om toegang te krijgen tot iets, of het nu gaat om het bezoeken van iemand, of om database-of systeembeheer.
om over de nodige vangnetten te beschikken, is het noodzakelijk dat organisaties beschikken over een goed systeem en registratieproces dat de toegang van niet-geautoriseerde bezoekers beperkt en de veiligheid op de werkplek met alle middelen waarborgt.
verder logt een bezoeker systeemcontacten in en ondervraagt de mensen die het ongelooflijk behulpzame pand betreden.
een bezorger mag bijvoorbeeld niet langs de receptie komen. Maar met een bezoekerslogboek, kunnen ze de juiste machtigingen ontvangen via inloggen en ga je gang. Op die manier worden de contactgegevens en identificatiegegevens in het systeem opgeslagen indien nodig.
emergency vigilance
Bezoekerslogboeken kunnen essentiële informatie geven over de bezoekers, waaronder hun naam, wie ze kwamen ontmoeten, wat aanwijzingen kan geven over het gebouwgebied waar de bezoeker zich bevindt. Bijvoorbeeld, in het geval van een natuurlijke calamiteit of brand noodsituatie, kan het helpen met evacuatie sneller en nauwkeurig.
natuurlijk zullen bezoekers niet bekend zijn met de bouwgebieden, zodat ze kunnen verdwalen, achterblijven of vast komen te zitten op een onbekende locatie die hun leven kan riskeren. Met een bezoekerslogboek zou je weten in welke gebieden de meerderheid van de mensen zijn en welke onmiddellijk geëvacueerd moeten worden.
en stel dat dit een digitaal bezoekerslogboek is. In dat geval heeft het alle bezoekerslog opgeslagen in het systeem dat de mensen ter plaatse kan waarschuwen met automatische noodmelding, zodat het evacuatieproces gemakkelijker en sneller verloopt.
Data-driven approach
hoewel beveiliging de meest cruciale reden is om gebruik te maken van een bezoekerslogboek, kunnen de inzichten uit een logboek organisaties ook helpen met andere dingen.
met een digitaal bezoekerslogsysteem krijgt u waardevolle inzichten en analyses, die u kunnen helpen uw aanpak dienovereenkomstig te strategiseren.
Bezoekerslogboeken bieden u veel gegevens over de bezoekers in het gebouw. Deze informatie kan van vitaal belang zijn voor u omdat u de gegevens kunt analyseren en de bezoekerspatronen en de algehele effectiviteit van de bezoekerslogboeken kunt meten.
dit kan u op zijn beurt helpen om weloverwogen beslissingen te nemen en indien nodig de nodige maatregelen te nemen om de werkplek te beschermen.
digitaal gaan: de toekomst van bezoekerslogboeken
veel bedrijven zijn gemigreerd naar een digitaal visorlogboek en hebben hun aanmeldings-en registratieprocessen gestroomlijnd. Aangedreven door een visitor management Systeem, biedt het digitale visitor logbook een breed scala aan voordelen.
niet alleen low-tech bezoekerslog laat uw organisatie er verouderd uitzien, maar het beschermt ook de bezoekersinformatie niet, omdat het beschikbaar is voor onbevoegde gebruikers.
hier zijn enkele van de voordelen die u kunt krijgen met het overschakelen naar een digitaal bezoekerslogboek.
snel en eenvoudig inchecken, uitloggen
een digitaal bezoekerslogboeksysteem biedt gemak en zorgt voor veiligheid. Het bespaart u tijd en gedoe dat wordt geleverd met een handmatig registratieproces. Bovendien kunnen bezoekers zich binnen enkele seconden aanmelden met het scannen van hun ID-kaarten of een QR-Code (touchless check-in).
de gegevens van bezoekers, zoals hun doel, de naam van de persoon die ze willen bezoeken, en andere informatie kunnen gemakkelijk worden vastgelegd en opgeslagen met hun foto voor gemakkelijke toegang.
met het digitale bezoekerslogboek van Sine kunt u contactloze oplossingen hebben. Deze omvatten check-ins met QR-code die de veiligheid van de gasten garanderen terwijl u het beheer van de bezoekersstroom kunt aanpassen.
verbeterde beveiliging en veiligheid
in tegenstelling tot een papieren registratie, legt een digitaal bezoekerslogboek automatisch alle gevoelige informatie van een bezoeker vast tijdens het registratieproces. U kunt gemakkelijk herkennen en beperken van de toegang van de zwarte lijst of onbevoegde bezoekers.
verder kunt u ook het verblijf van bezoekers controleren. Dit betekent dat het systeem u ook waarschuwt als u te lang blijft. Toegang te verlenen tot de gegevens van die persoon om ervoor te zorgen dat zij ter plaatse mogen zijn.
een bezoekersbeheersysteem zoals Sine vergemakkelijkt verschillende opties die de veiligheid op de werkplek vergroten. Zoals, gezichtsherkenning, vastleggen bezoeker foto-ID, voor te bereiden, en waarschuw het personeel met watchlists. Bovenal voldoet Sine aan de GDPR, die alle informatie van het bedrijf en zijn bezoekers beschermt en tegelijkertijd een veilige werkplek bevordert.
cloudgebaseerde oplossing
als het gaat om gegevensbeveiliging, kunnen papieren logboeken de vertrouwelijke informatie van uw bezoekers niet beschermen zoals een digitaal cloudgebaseerd logboek dat kan.
elke werknemer of gast kan langskomen en de bezoekersrecords op het papierlog controleren. Het onthullen van hun contactgegevens, wat een inbreuk op de privacy is.
anderzijds slaat een digitaal bezoekerslogboek automatisch informatie op over Aankomst en vertrek van de gast. Dit alles terwijl het bewaken van de toegang tot informatie van onbevoegde gebruikers en andere mensen.
bovendien is het veel gemakkelijker om de informatie uit het digitale systeem op te halen. U kunt toegang krijgen tot aangepaste gegevens door slechts een paar klikken van een specifieke datum en tijd. Voorbij zijn de dagen van het bladeren door honderden pagina ‘ s om de gegevens van een bepaald individu te vinden.
Leave a Reply